Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế, hoạt động thông tin - thư viện đóng vai trò là hạ tầng tri thức phục vụ giáo dục đại học và nghiên cứu khoa học. Để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa, liên thông thư viện và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin - thư viện trong và ngoài nước, việc tiêu chuẩn hóa các quy trình xử lý nghiệp vụ là điều kiện tiên quyết. Nhằm thực hiện mục tiêu "Chuẩn hóa - Thống nhất - Hội nhập" của ngành thư viện Việt Nam với thế giới, ngày 07 tháng 05 năm 2007, Bộ Văn hóa - Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) đã ban hành văn bản số 1598/BVHTT-TV (kèm quyết định áp dụng từ ngày 01 tháng 06 năm 2007), khuyến cáo và hướng dẫn các thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành và đa ngành áp dụng thống nhất ba chuẩn nghiệp vụ quốc tế trong công tác xử lý kỹ thuật tài liệu: Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2), Khổ mẫu biên mục máy đọc được (MARC21) và Khung phân loại thập phân Dewey (DDC).

Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông là cơ sở đầu ngành về đào tạo và nghiên cứu trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông và công nghệ thông tin. Trung tâm Thông tin - Thư viện của Học viện giữ vai trò là "giảng đường thứ hai", cung cấp nguồn tài liệu chuyên sâu phục vụ cán bộ, giảng viên và sinh viên. Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến trong biên mục tài liệu tại Trung tâm là nhiệm vụ trọng tâm nhằm nâng cao chất lượng quản lý dữ liệu, phục vụ tra cứu tìm tin và chuẩn bị điều kiện liên thông với mạng lưới thư viện đại học.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm:

  1. Tìm hiểu hiện trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu (gồm AACR2, MARC21, DDC) tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông.
  2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đưa ra hệ thống kiến nghị, đề xuất giải pháp nhằm tăng cường, hoàn thiện việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm và sự nghiệp thư viện.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu, cụ thể gồm Quy tắc biên mục AACR2, Khổ mẫu MARC21 và Khung phân loại DDC.
  • Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động biên mục và xử lý kỹ thuật tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực nghiệp vụ biên mục quốc tế và văn bản quy phạm kỹ thuật được áp dụng tại Việt Nam:

  • Chuẩn mô tả thư mục quốc tế ISBD (International Standard Bibliographic Description): Được khởi xướng từ năm 1969 tại Copenhagen (Đan Mạch), phát triển qua các chuẩn chuyên biệt như ISBD(M), ISBD(S), ISBD(G), ISBD(PM), ISBD(A), ISBD(CF)/ISBD(ER) với cấu trúc chuẩn gồm 8 vùng mô tả và hệ thống dấu phân cách quy định.
  • Các quy tắc mô tả áp dụng tại Việt Nam qua các giai đoạn: Quy tắc thống nhất mô tả ấn phẩm cho mục lục thư viện của Liên Xô cũ (giai đoạn 1960 đến giữa 1980), Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 4743-89 (Xử lý thông tin. Mô tả thư mục tài liệu. Yêu cầu chung và quy tắc biên soạn - tham khảo GOST 7.1-69), và Tài liệu hướng dẫn Mô tả ấn phẩm dùng cho mục lục thư viện do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn năm 1994.
  • Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules): Xuất bản lần đầu năm 1967 (AACR1), ban hành AACR2 năm 1978 (áp dụng rộng rãi từ năm 1981, cập nhật qua các bản hiệu đính 1988, 2002, 2004) dựa trên ISBD(G), cùng tổng quan về Bộ quy tắc Mô tả và truy cập tài nguyên RDA (Resource Description Access) được định hướng thay thế AACR2 trong môi trường số.
  • Khổ mẫu MARC21: Ra đời năm 1997 trên cơ sở hợp nhất USMARC và CANMARC, gồm 5 thành phần (Dữ liệu tác giả - Authority Data, Dữ liệu thư mục - Bibliographic Data, Dữ liệu phân loại - Classification Data, Thông tin cộng đồng - Community Information, Dữ liệu vốn tài liệu - Holdings Data). Tại Việt Nam, Khổ mẫu MARC21 Tiếng Việt rút gọn cho dữ liệu thư mục được Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia biên soạn (sau hội thảo quốc gia ngày 22-23/11/2001) và được công nhận thành Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7539:2005.
  • Khung phân loại thập phân Dewey (DDC): Do Melvil Dewey sáng lập năm 1873, xuất bản lần đầu năm 1876. Khóa luận phân tích cấu trúc 10 lớp chính của bản DDC 22 và bản dịch tiếng Việt Khung phân loại Thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14 (DDC 14) được Bộ Văn hóa - Thông tin chỉ đạo dịch từ tháng 8/2003 đến tháng 6/2006 (với sự tài trợ của tổ chức AP, hỗ trợ của OCLC và Thư viện Quốc hội Mỹ LC) và ban hành theo văn bản 1598/BVHTT-TV.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp cụ thể:

  1. Phương pháp điều tra thực tế.
  2. Phương pháp quan sát.
  3. Phương pháp phỏng vấn trực tiếp.
  4. Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu.
  5. Phương pháp so sánh, đánh giá.
  6. Phương pháp thống kê.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm:

  • Toàn văn các biểu ghi thư mục, quy trình nhập tin trên phần mềm quản trị thư viện CDS/ISIS 3.0 (giai đoạn trước 2007) và phần mềm thư viện điện tử tích hợp Libol 6.0 của Công ty Công nghệ Tin học Tinh Vân (giai đoạn từ tháng 12/2007 đến 2011).
  • Số liệu thống kê về cơ cấu tổ chức, nhân lực (15 cán bộ), vốn tài liệu (5.126 tên tài liệu), trang thiết bị kỹ thuật, diện tích và các mẫu bảng khai tiền máy (worksheet) biên mục tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Tổng quan về biên mục và các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục

Chương 1 hệ thống hóa lý luận cơ bản về công tác biên mục trong hoạt động thông tin - thư viện. Biên mục được xác định là một bộ phận cốt lõi của quá trình kiểm soát thư mục, bao gồm 3 công đoạn chính:

  • Biên mục mô tả: Nhận dạng tài liệu, ghi nhận các đặc trưng hình thức, nội dung, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý và thiết lập các điểm truy nhập (tiêu đề mô tả) dựa trên 8 vùng mô tả chuẩn.
  • Biên mục chủ đề: Phân tích nội dung tài liệu để gán chỉ số phân loại theo khung phân loại chuyên dụng và định tiêu đề đề mục chủ đề hoặc từ khóa tra cứu thông qua các danh mục chuẩn kiểm soát.
  • Kiểm soát tính thống nhất: Đảm bảo sự nhất quán trong diễn đạt điểm truy nhập, tạo lập các tiêu đề đồng nhất và hệ thống tham chiếu liên kết giữa các tài liệu có chung tác giả cá nhân, tác giả tập thể hoặc chủ đề.

Tác giả phân tích quá trình tự động hóa thư viện và vai trò của việc chuẩn hóa trong kiểm soát thư mục, chia sẻ tài nguyên và trao đổi dữ liệu liên thư viện. Nội dung chương trình bày chi tiết lịch sử, cấu trúc và đặc điểm của các tiêu chuẩn mô tả (ISBD, Quy tắc Liên Xô, TCVN 4743-89, Quy tắc Thư viện Quốc gia Việt Nam 1994, AACR2 và RDA). Cấu trúc của AACR2 gồm 19 chương chia làm 2 phần (Phần 1: Quy tắc mô tả tổng quát và mô tả cho từng loại hình tài liệu từ chương 1 đến 13; Phần 2: Lựa chọn và thiết lập điểm truy cập từ chương 21 đến 26, cùng các phụ lục A-E).

Đối với Khổ mẫu MARC21, chương 1 làm rõ cấu trúc 3 phần của biểu ghi (Đầu biểu - Leader 24 ký tự, Danh mục - Directory, và các Trường dữ liệu từ 0XX đến 9XX), nguyên tắc mở rộng trường cục bộ (9XX, X9X) và đặc điểm của Khổ mẫu MARC21 Tiếng Việt rút gọn (TCVN 7539:2005). Đối với Khung phân loại DDC, tác giả so sánh cấu trúc 10 lớp chính (000-900) giữa bản đầy đủ DDC 22 và bản rút gọn DDC 14, chỉ rõ sự khác biệt về mức độ chi tiết hóa chỉ số phân loại:

Lớp/Chủ đề phân loại Mức độ chi tiết hóa trong DDC 22 Mức độ chi tiết hóa trong DDC 14
001.4 (Nghiên cứu, phương pháp thống kê) Phân chia chi tiết: 001.433 (Phương pháp mô tả), 001.434 (Phương pháp thực nghiệm), 001.44 (Hỗ trợ và khuyến khích nghiên cứu) Chỉ chi tiết hóa đến 001.4 (Ghi chú bao gồm cả phương pháp mô tả, thực nghiệm, lịch sử, hỗ trợ nghiên cứu)
005.7 (Dữ liệu trong hệ thống máy tính) Phân chia chi tiết: 005.711 (Lập trình), 005.713 (Chương trình), 005.711 (Cấu trúc dữ liệu) Chỉ chi tiết hóa đến 005.7 (Ghi chú bao gồm cả lập trình, chương trình cho truyền thông dữ liệu, giao diện, cấu trúc dữ liệu)
502.8 (Kỹ thuật, thiết bị, vật liệu hỗ trợ) Phân chia chi tiết: 502.82 (Kính hiển vi) Chỉ chi tiết hóa đến 502.8 (Ghi chú bao gồm cả kính hiển vi, tác phẩm liên ngành về thuật soi hiển vi)
512.9 (Cơ sở đại số học) Phân chia chi tiết: 512.92 (Phép toán đại số), 512.94 (Lý thuyết phương trình), 512.136 (Định thức và ma trận) Chỉ chi tiết hóa đến 512.9 (Ghi chú bao gồm phép tính đại số, lý thuyết phương trình, hàm xác định hàm ma trận)
530.13 (Cơ học thống kê) Phân chia chi tiết: 530.133 (Thống kê lượng tử), 530.136 (Lý thuyết động học) Chỉ chi tiết hóa đến 530.13 (Ghi chú bao gồm thuyết động học, lý thuyết chiết lọc, thống kê lượng tử, lý thuyết vận tải)

Chương 2. Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Chương 2 trình bày bức tranh tổng thể về nguồn lực và thực trạng xử lý nghiệp vụ tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông. Trung tâm được thành lập theo Quyết định số 397/TCCB ngày 30/05/2006 trên cơ sở sáp nhập bộ phận Thư viện của Phòng Quản lý đào tạo, Trung tâm Internet Plaza và Trung tâm Internet A3 thuộc Khoa Công nghệ Thông tin 1; đến năm 2009 tiếp nhận quản lý phòng Thí nghiệm - Thực hành tại Cơ sở Hà Đông.

Cơ cấu nhân lực và hạ tầng kỹ thuật của Trung tâm tại thời điểm nghiên cứu gồm:

  • Tổng số cán bộ: 15 người.
    • 01 Thạc sĩ chuyên ngành Công nghệ Thông tin.
    • 01 Thạc sĩ chuyên ngành Thông tin - Thư viện.
    • 01 Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị Kinh doanh.
    • 03 Cử nhân chuyên ngành Thông tin - Thư viện.
    • 08 Đại học chuyên ngành khác.
    • 01 Cao đẳng Công nghệ Thông tin.
  • Vốn tài liệu: Khoảng 5.126 tên tài liệu. Trong đó, sách tiếng Việt có 1.887 bản; sách ngoại văn có 2.005 tên với 2.536 bản; 37 tên báo/tạp chí tiếng Việt và 12 tên tạp chí ngoại văn.
  • Cơ sở vật chất: Tổng diện tích 1000 m² (Phòng Đọc, Mượn và kho sách: 180 m²; Phòng Nghiệp vụ và văn phòng: 70 m²; Phòng máy chủ và Internet: 250 m²; Khu thí nghiệm thực hành: 500 m²). Hạ tầng tin học gồm máy chủ Data Center, mạng LAN, Internet, VinaREN và hơn 200 máy tính (50 máy tại phòng Internet A3, 50 máy tại Internet Plaza, 4 máy tại phòng nghiệp vụ, 5 máy tại phòng đọc/mượn, hơn 100 máy tại các phòng thí nghiệm).

Thực trạng triển khai các chuẩn nghiệp vụ cụ thể:

1. Áp dụng quy tắc biên mục AACR2:

  • Giai đoạn trước năm 2007: Thư viện xử lý tài liệu theo Quy tắc mô tả của Thư viện Quốc gia Việt Nam (1994), tổ chức bộ máy tra cứu bằng hệ thống phích mục lục truyền thống và từng bước tin học hóa qua phần mềm CDS/ISIS 3.0 từ năm 2002.
  • Giai đoạn từ năm 2007 đến nay: Thực hiện văn bản số 1598/BVHTT-TV, tháng 12/2007 Trung tâm trang bị phần mềm Libol 6.0, thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ CDS/ISIS sang Libol và áp dụng quy tắc AACR2 rút gọn.
  • Quy mô áp dụng: Triển khai thí điểm đối với kho tài liệu Kỹ thuật Viễn thông tiếng Việt với khoảng 135 đầu sách, tiến hành hiệu đính dữ liệu cũ và biên mục mới tài liệu bổ sung.
  • Cách thức lập tiêu đề và mô tả theo AACR2:
    • Tiêu đề tác giả cá nhân không có họ (bút danh, biệt hiệu Việt Nam): Giữ nguyên trật tự trên tài liệu, không đảo, không có dấu phẩy (Ví dụ: Xuân Diệu, Tố Hữu).
    • Tiêu đề tác giả cá nhân có họ (Việt Nam, phương Đông): Mô tả theo trật tự thuận Họ-đệm-tên, đặt dấu phẩy sau Họ (Ví dụ: Nguyễn, Công Hoan; Kim, Nhật Thành; Mao, Trạch Đông; trên MARC21: 100 0# $aĐặng, Văn Chuyết).
    • Tiêu đề tác giả phương Tây: Đảo Họ lên trước, sau Họ có dấu phẩy (Ví dụ: Huygô, Víchto; Lênin, V.).
    • Chi tiết xuất bản: Không viết tắt tên thủ đô, thành phố lớn (260 $aHà Nội : $bGiáo dục, $c2000) và không viết tắt tên nhà xuất bản/cơ quan bảo vệ luận án (Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông).
    • Thông tin trách nhiệm: Trường hợp có trên 3 tác giả cùng trách nhiệm, chỉ ghi tên tác giả đầu tiên kèm dấu ba chấm và cụm từ [và những người khác] hoặc [et al.].

Bảng đối chiếu sự khác biệt giữa Quy tắc Thư viện Quốc gia Việt Nam (1994) và AACR2:

Tiêu chí so sánh Quy tắc mô tả Thư viện Quốc gia Việt Nam 1994 Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2)
Tiêu đề mô tả Tiêu đề mô tả giữ nguyên như tên tác giả trên tài liệu. Quy định đặt dấu phẩy ngay sau thành phần họ.
Thông tin trách nhiệm Nếu có từ 4 tác giả trở xuống: ghi họ tên tất cả tác giả; Nếu có từ 5 tác giả trở lên: chỉ ghi 3 tác giả đầu tiên kèm dấu ba chấm (...). Nếu có trên 3 tác giả có cùng chức năng/mức độ trách nhiệm: chỉ ghi tác giả đầu tiên kèm dấu ba chấm (...) và cụm từ [và những người khác] hoặc [et al.].
Nơi xuất bản Cho phép viết tắt tên thủ đô và các thành phố lớn. Bắt buộc ghi đầy đủ tên thủ đô, thành phố xuất bản.
Trình bày vùng mô tả vật lý Viết liên mạch trên phiếu mô tả. Quy định xuống hàng riêng cho vùng mô tả vật lý.
Điểm truy cập và tham chiếu Đưa ra một số quy tắc bổ sung, lập phích bổ sung và phích chỉ chỗ cơ bản. Thiết lập đa dạng điểm truy cập; quy định chi tiết cách lập tiêu đề và liên kết tham chiếu.

2. Áp dụng Khổ mẫu MARC21: Trung tâm khai thác phân hệ Biên mục của phần mềm Libol 6.0 theo hai phương thức:

  • Biên mục gốc (Original Cataloging): Áp dụng cho nguồn tài liệu trong nước (sách, giáo trình, luận văn, luận án). Trung tâm phối hợp cùng Công ty Tinh Vân thiết kế phiếu nhập tin (Worksheet) tiền máy gồm 26 trường MARC21 phân bố trong 8 khối trường:
Khối trường MARC21 Số lượng trường Tên trường và chức năng áp dụng tại Trung tâm
0XX (Thông tin số và mã) 5 trường Kiểm soát định danh, mã ngôn ngữ (041), mã nước (044), chỉ số DDC (082), số gọi sách (090).
1XX (Tiêu đề chính) 2 trường Tác giả cá nhân chính (100), Tác giả tập thể chính (110).
2XX (Nhan đề, xuất bản) 3 trường Nhan đề chính và thông tin trách nhiệm (245), Thông tin xuất bản (260).
3XX (Mô tả vật lý) 2 trường Số trang, kích thước tài liệu (300).
4XX (Tùng thư) 2 trường Thông tin tùng thư/bộ sách.
5XX (Phụ chú) 2 trường Ghi chú chung (500), Luận án/luận văn (502), Tóm tắt nội dung (520).
6XX (Tiêu đề chủ đề) 2 trường Thuật ngữ chủ đề có kiểm soát (650), Từ khóa tự do không kiểm soát (653).
7XX (Tiêu đề bổ sung) 1 trường Tác giả bổ sung/người hướng dẫn khoa học (700).
9XX (Trường cục bộ) 7 trường Dữ liệu nội bộ thư viện, phân loại kho, mã xếp giá (928 có 6 trường con).
  • Biên mục sao chép (Copy Cataloging): Áp dụng cho tài liệu ngoại văn tiếng Anh có chỉ số ISBN. Cán bộ biên mục sử dụng giao thức Z39.50 trên phần mềm Libol để tra cứu, tải biểu ghi từ Thư viện Quốc hội Mỹ (LC), Thư viện Quốc gia Anh, Thư viện Quốc gia Úc; sau đó bổ sung số đăng ký cá biệt, mã kho và từ khóa tiếng Việt.
  • Sử dụng các chỉ thị (Indicators) và mã trường con: Điền chỉ thị cho các trường chính như trường 100/700 (chỉ thị 1 = 1 đối với tên có họ, chỉ thị 1 = 0 đối với tên không có họ), trường 110 (chỉ thị 1 = 1 đối với tên cơ quan tài phán, chỉ thị 1 = 2 đối với tên theo trật tự thuận), trường 245 (chỉ thị 1 = 1/0 về việc lập tiêu đề bổ sung nhan đề, chỉ thị 2 = 0-9 quy định số ký tự bỏ qua khi sắp xếp, ví dụ 245 14 cho nhan đề có mạo từ The). Biểu ghi thực tế được minh họa qua tài liệu sách chuyên khảo (Thiết kế mạch đầu cuối viễn thông) và luận án tiến sĩ (Nghiên cứu các thủ tục điều khiển truy nhập cho mạng ATM di động của NCS Nguyễn Quý Sỹ).

3. Áp dụng Khung phân loại DDC: Trung tâm đã tiến hành thay thế Khung phân loại Thập tiến 17 lớp của Thư viện Quốc gia Việt Nam bằng Khung phân loại DDC 14. Việc chuyển đổi này giải quyết tình trạng thiếu hụt đề mục và không cập nhật của khung phân loại cũ đối với các ngành khoa học kỹ thuật, công nghệ viễn thông và tin học chuyên sâu.

4. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin hình thành: Việc chuẩn hóa tạo nền tảng xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu thư mục điện tử, phân hệ mục lục trực tuyến OPAC phục vụ người dùng tin tra cứu đa điểm tiếp cận (tác giả, nhan đề, từ khóa, DDC) và phát hành định kỳ Thư mục thông báo sách mới.

Chương 3. Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Trên cơ sở khảo sát thực tế, tác giả đánh giá tổng hợp về thực trạng và đề xuất các nhóm giải pháp:

  • Nhận xét đánh giá:
    • Về chuẩn nghiệp vụ: Việc đồng bộ ba chuẩn AACR2, MARC21 và DDC 14 trên Libol 6.0 là bước tiến quan trọng. Tuy nhiên, quy mô biên mục theo chuẩn mới còn hẹp (mới thí điểm 135 đầu sách chuyên ngành viễn thông), chưa hồi cố toàn diện vốn tài liệu 5.126 tên; một số trường dữ liệu và chỉ thị trong MARC21 chưa được khai thác triệt để; việc định tiêu đề chủ đề (650) còn thiếu danh mục chuẩn đề mục thống nhất.
    • Về nhân lực: Đội ngũ gồm 15 cán bộ nhưng chỉ có 01 Thạc sĩ và 03 Cử nhân đúng chuyên ngành Thông tin - Thư viện; 8 cán bộ tốt nghiệp ngành khác nên kỹ năng xử lý biên mục tự động, xác định cấu trúc MARC21 và định số phân loại DDC còn hạn chế.
    • Về cơ sở vật chất: Các phòng chức năng còn phân tán ở các tòa nhà khác nhau do Trung tâm đang trong giai đoạn xây dựng, ảnh hưởng đến quy trình dây chuyền xử lý nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc.
  • Hệ thống kiến nghị:
    1. Chuẩn hóa nghiệp vụ trong công tác biên mục tài liệu: Xây dựng quy chuẩn biên mục chi tiết riêng của Trung tâm; lập kế hoạch hồi cố toàn bộ CSDL cũ sang MARC21/AACR2; tăng cường biên mục sao chép qua Z39.50; xây dựng bảng từ chuẩn/đề mục chủ đề thống nhất phục vụ kiểm soát trường 650.
    2. Hoàn thiện cơ sở vật chất hỗ trợ việc chuẩn hóa: Tập trung quy hoạch mặt bằng trụ sở làm việc; nâng cấp hạ tầng máy chủ Data Center, máy trạm biên mục và mở rộng băng thông mạng VinaREN phục vụ kết nối CSDL.
    3. Tổ chức và phát triển đội ngũ cán bộ biên mục: Tái cơ cấu nhân sự chuyên trách khâu xử lý kỹ thuật; cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo lại, tập huấn chuyên sâu về AACR2, MARC21, DDC 14 và tiếp cận tiêu chuẩn biên mục thế hệ mới RDA.
    4. Nâng cao hiệu quả khai thác sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện: Tối ưu hóa giao diện phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC; mở rộng liên kết chia sẻ dữ liệu với các thư viện đại học kỹ thuật; hướng dẫn người dùng tin khai thác triệt để các điểm truy cập chuẩn hóa.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể gắn liền với số liệu thực tế tại Trung tâm:

  • Khảo sát và phân tích toàn diện hiện trạng nguồn lực của Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT: 15 cán bộ (trong đó có 4 người có chuyên môn Thông tin - Thư viện từ đại học trở lên), quản lý 5.126 tên tài liệu (sách ngoại văn chiếm 2.005 tên với 2.536 bản, sách tiếng Việt 1.887 bản), hệ thống hạ tầng gồm 1000 m² và hơn 200 máy tính kết nối mạng LAN, Internet, VinaREN.
  • Làm rõ quy trình chuyển đổi công nghệ từ phần mềm CDS/ISIS 3.0 sang phần mềm Libol 6.0 (mua tháng 12/2007, vận hành chính thức năm 2009); ghi nhận kết quả biên mục thử nghiệm thành công 135 đầu sách Kỹ thuật Viễn thông tiếng Việt theo chuẩn AACR2.
  • Thống kê và phân tích chi tiết cấu trúc bảng khai tiền máy (Worksheet) gồm 26 trường MARC21 thuộc 8 khối trường, quy định nhập các chỉ thị (100, 110, 245, 700) và mã trường con đặc thù (928 mã xếp giá gồm 6 trường con).
  • Đánh giá hiệu quả việc thay thế Khung phân loại Thập tiến 17 lớp bằng Khung phân loại DDC 14 và quy trình biên mục sao chép qua cổng Z39.50 từ các thư viện quốc gia Mỹ, Anh, Úc.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện gồm 4 nhóm kiến nghị về chuẩn hóa nghiệp vụ, cơ sở vật chất, đào tạo nhân lực và phát triển dịch vụ thông tin.

Đóng góp khoa học của khóa luận:

  • Ý nghĩa lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về 3 chuẩn nghiệp vụ quốc tế (AACR2, MARC21, DDC) và làm rõ vai trò của chuẩn hóa trong bối cảnh tự động hóa thư viện đại học chuyên ngành kỹ thuật tại Việt Nam.
  • Ý nghĩa thực tiễn: Cung cấp nguồn cứ liệu thực tế, các mẫu phân tích biểu ghi và phiếu nhập tin chuẩn, giúp Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT làm căn cứ hoàn thiện quy trình biên mục và mở rộng triển khai hồi cố toàn diện vốn tài liệu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

  • Phạm vi khảo sát thực tế việc áp dụng quy tắc AACR2 tại Trung tâm mới dừng lại ở quy mô thí điểm trên kho tài liệu Kỹ thuật Viễn thông tiếng Việt (135 đầu sách), chưa đánh giá toàn diện trên toàn bộ kho tài liệu 5.126 tên.
  • Mức độ khai thác các trường dữ liệu và chỉ thị trong khổ mẫu MARC21 tại đơn vị còn ở mức cơ bản (mới tập trung ở các trường chính 100, 110, 245, 700; trường chủ đề 650 chưa có bảng đề mục kiểm soát đầy đủ).
  • Điều kiện cơ sở vật chất của Trung tâm tại thời điểm khảo sát đang trong giai đoạn xây dựng, các phòng ban còn bố trí phân tán nên việc theo dõi dây chuyền xử lý tài liệu liên thông chưa đạt tính đồng bộ tuyệt đối.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng khảo sát quy trình hồi cố dữ liệu toàn diện cho tất cả các loại hình tài liệu trong thư viện (bài trích tạp chí, luận án, kỷ yếu hội thảo, tài liệu nghe nhìn và tài liệu điện tử).
  • Nghiên cứu xây dựng danh mục tiêu đề đề mục chủ đề chuyên ngành bưu chính, viễn thông và công nghệ thông tin phục vụ kiểm soát tính thống nhất cho trường 650.
  • Nghiên cứu lộ trình cập nhật và khả năng ứng dụng Bộ quy tắc biên mục Mô tả và truy cập tài nguyên RDA (Resource Description Access) để thay thế AACR2 trong môi trường thư viện số.

Giá trị tham khảo

Tài liệu có giá trị tham khảo chuyên môn đối với:

  • Giảng viên, sinh viên và học viên cao học chuyên ngành Thông tin - Thư viện, Quản lý thông tin trong việc nghiên cứu phương pháp luận và quy trình áp dụng chuẩn nghiệp vụ quốc tế vào thực tiễn Việt Nam.
  • Cán bộ nghiệp vụ tại các trung tâm thông tin - thư viện, đặc biệt là hệ thống thư viện các trường đại học khối kỹ thuật - công nghệ đang trong giai đoạn chuyển đổi phần mềm quản trị (từ CDS/ISIS sang Libol hoặc các phần mềm thư viện tích hợp khác) và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thư mục.

Các nội dung có giá trị tham khảo nổi bật:

  • Bảng so sánh chi tiết các tiêu chí nghiệp vụ giữa Quy tắc mô tả Thư viện Quốc gia Việt Nam (1994) và AACR2.
  • Bảng so sánh đối chiếu mức độ phân loại giữa DDC 22 và DDC 14.
  • Cấu trúc thiết kế mẫu bảng khai tiền máy (Worksheet) 26 trường MARC21 và các biểu ghi biên mục thực tế đối với sách chuyên khảo và luận án tiến sĩ kỹ thuật.

Câu hỏi thường gặp

1. Quyết định pháp lý nào là căn cứ để Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông chuyển đổi sang áp dụng các chuẩn AACR2, MARC21 và DDC?
Căn cứ pháp lý trực tiếp là Văn bản số 1598/BVHTT-TV do Bộ Văn hóa - Thông tin ban hành ngày 07/05/2007 (có hiệu lực hướng dẫn từ ngày 01/06/2007) quy định áp dụng thống nhất 3 chuẩn nghiệp vụ quốc tế gồm AACR2, MARC21 và DDC trong công tác xử lý kỹ thuật tài liệu tại tất cả các thư viện Việt Nam.

2. Trước khi triển khai phần mềm Libol 6.0 và chuẩn AACR2, công tác biên mục tại Trung tâm được thực hiện bằng công cụ nào?
Trước năm 2007, Trung tâm thực hiện mô tả tài liệu bằng phương pháp truyền thống theo Tài liệu hướng dẫn Mô tả ấn phẩm (dùng cho mục lục thư viện) do Thư viện Quốc gia Việt Nam ban hành năm 1994, tổ chức mục lục phích; từ năm 2002 tin học hóa từng phần bằng phần mềm quản trị thư viện CDS/ISIS 3.0 và sử dụng Khung phân loại Thập tiến 17 lớp.

3. Quy tắc đặt tiêu đề tác giả cá nhân theo AACR2 được Trung tâm áp dụng cụ thể như thế nào đối với tên người Việt Nam và tên người phương Tây?

  • Tên người Việt Nam có họ: Trình bày theo trật tự thuận Họ-đệm-tên, đặt dấu phẩy sau thành phần Họ (ví dụ: Nguyễn, Công Hoan; 100 0# $aĐặng, Văn Chuyết).
  • Tên bút danh không có họ: Giữ nguyên như trên tài liệu, không đảo và không có dấu phẩy (ví dụ: Xuân Diệu, Tố Hữu).
  • Tên người phương Tây: Đảo thành phần Họ lên trước, sau Họ có dấu phẩy (ví dụ: Huygô, Víchto; Lênin, V.).

4. Mẫu phiếu nhập tin (Worksheet) biên mục gốc tại Trung tâm sử dụng bao nhiêu trường MARC21 và cấu trúc các khối trường ra sao?
Phiếu nhập tin sử dụng 26 trường MARC21 phân bố trong 8 khối trường: 0XX (5 trường mã/số), 1XX (2 trường tiêu đề chính), 2XX (3 trường nhan đề/xuất bản), 3XX (2 trường mô tả vật lý), 4XX (2 trường tùng thư), 5XX (2 trường phụ chú 500, 520), 6XX (2 trường chủ đề 650, 653), 7XX (1 trường tác giả bổ sung 700) và 9XX (7 trường cục bộ, tiêu biểu là trường 928 mã xếp giá gồm 6 trường con).

5. Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT thực hiện phương thức biên mục sao chép (Copy Cataloging) như thế nào?
Đối với tài liệu ngoại văn tiếng Anh có chỉ số ISBN, cán bộ thư viện sử dụng giao thức Z39.50 tích hợp trong phần mềm Libol 6.0 để truy cập và tải trực tiếp biểu ghi thư mục từ Thư viện Quốc hội Mỹ (LC), Thư viện Quốc gia Anh, Thư viện Quốc gia Úc; sau đó bổ sung số đăng ký cá biệt, mã kho và từ khóa tiếng Việt mà không cần xử lý tiền máy thủ công.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả đã phản ánh toàn diện thực trạng áp dụng bộ ba chuẩn nghiệp vụ quốc tế AACR2, MARC21 và DDC 14 trên nền tảng phần mềm Libol 6.0 tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông. Công trình làm rõ những kết quả bước đầu trong việc chuyển đổi cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa quy trình biên mục gốc và biên mục sao chép qua giao thức Z39.50 phục vụ công tác tra cứu OPAC. Đồng thời, hệ thống kiến nghị về tổ chức nhân sự, nâng cấp cơ sở vật chất và hoàn thiện quy chuẩn nghiệp vụ được đề xuất mang tính thực tiễn cao, cung cấp cơ sở khoa học giúp Trung tâm tiếp tục nâng cao hiệu quả hoạt động và đẩy mạnh liên thông thư viện.