Chương 1 Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU VÀ VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TẠI CÁC THƯ VIỆN THUỘC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 1. Xử lý nội dung tài liệu Sau khi nhập vào thư viện, cơ quan thông tin, tài liệu sẽ được tiến hành xử lý, rồi đem ra phục vụ người sử dụng. Có hai hình thức chủ yếu để xử lý tài liệu: Xử lý hình thức và xử lý nội dung. Xử lý hình thức hay còn gọi là mô tả thư mục (hoặc công tác biên mục) là quá trình lựa chọn, rút ra những chỉ dẫn từ những yếu tố hình thức của tài liệu, trình bày chúng theo một quy tắc chặt chẽ, giúp ta định vị được tài liệu.
Xử lý nội dung là một khâu quan trọng trong quy trình nghiệp vụ của hoạt động thư viện - thông tin. Đó là quá trình phân tích và phản ánh những thông tin đặc trưng của nội dung tài liệu dưới các hình thức như: ký hiệu phân loại, từ khóa, đề mục chủ đề, bài tóm tắt, bài chú giải, bài tổng luận. Tùy theo yêu cầu của nội dung và yêu cầu cụ thể của từng thư viện mà cán bộ thư viện sẽ tiến hành mô tả nội dung theo các hình thức trên. Nhìn chung, các thư viện và cơ quan thông tin thường sử dụng những hình thức mô tả nội dung chủ yếu: phân loại tài liệu, định chủ đề tài liệu, định từ khóa tài liệu, làm tóm tắt tài liệu, làm tổng luận tài liệu… - Phân loại tài liệu: Là quá trình xử lý, trong đó dùng các kí hiệu phân loại để mô tả nội dung tài liệu với mục đích xếp giá và tổ chức mục lục phân loại.
Các kí hiệu này được rút ra trên cơ sở một bảng phân loại cụ thể mà thư viện hoặc cơ quan thông tin sử dụng. 7 Kết quả của quá trình phân loại là kí hiệu phân loại. Đây là dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng để đánh chỉ số cho các tài liệu theo các môn ngành tri thức. Là hệ thống các kí hiệu được sử dụng để thể hiện các lớp trong một hệ thống phân loại.
Chúng được thể hiện bằng các chữ số Ả rập, hoặc chữ cái, hoặc hỗn hợp chữ số và chữ cái được qui ước đặc trưng cho các khái niệm cụ thể. Kí hiệu phân loại được sử dụng để biện soạn các bảng phân loại và ghi lại kết quả của quá trình phân loại tài liệu. - Định chủ đề tài liệu: Là quá trình xử lý nội dung nhằm xác định đề tài và khía cạnh nghiên cứu của tài liệu. Kết quả của quá trình này được thể hiện bằng các đề mục chủ đề.
Đề mục chủ đề là một dạng ngôn ngữ tư liệu, được sử dụng để mô tả một cách ngắn gọn chủ đề của nội dung và các góc độ nghiên cứu của chủ đề cũng như hình thức của tài liệu. Đề mục chủ đề có thể là một danh từ, một cụm danh từ. - Định từ khóa tài liệu: Là quá trình xử lý và thể hiện nội dung chính của tài liệu đó bằng một hoặc một tập hợp các từ khóa nhằm lưu trữ và tìm tin tự động hóa hay tạo ngôn ngữ tìm tin trong các bảng tra ấn phẩm thông tin. Từ khóa của tài liệu là một hay một cụm từ có nghĩa được rút ra từ tài liệu, phản ánh cô đọng, chính xác những nội dung chủ yếu như sự vật, hiện tượng, tên riêng của một vùng địa lý, và có thể tìm tài liệu nhất định khi có yêu cầu có chứa từ hoặc cụm từ đó.
Mỗi từ khóa là một điểm tiếp cận tìm tin độc lập. - Tóm tắt tài liệu: Theo Từ điển Tiếng Việt, tóm tắt là “rút gọn, thu ngắn nội dung thành những điểm chính”. Đây là công đoạn xử lý nội dung mà ở đó người ta cô đọng nội dung tài liệu bằng một bài viết ngắn gọn. Sản phẩm là 8 một bản tóm tắt - tài liệu cấp II - trình bày ngắn gọn những nội dung chính của tài liệu gốc (hoặc một phần tài liệu gốc) phù hợp mục đích sử dụng, tính chất và giá trị sử dụng của tài liệu gốc, được thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Tùy thuộc vào căn cứ để phân chia ta có nhiều loại hình tóm tắt. Nếu căn cứ vào diện đề tài bao quát của bài tóm tắt, ta có tóm tắt chung, tóm tắt chuyên đề, tóm tắt tổng hợp. Nếu phân chia theo mức độ phân tích thông tin của tài liệu gốc, ta có: - Tóm tắt chỉ dẫn: Cung cấp cho người dùng tin những vấn đề về đối tượng chính trong nội dung tài liệu gốc. Đây là phương pháp thông dụng nhất, được hầu hết các thư viện sử dụng.
- Tóm tắt thông tin: Cung cấp cho người dùng tin những thông tin cơ bản của đối tượng chính trong nội dung tài liệu gốc, trong một số trường hợp có khả năng thay thế tài liệu gốc. Phương pháp này ít được sử dụng hơn vì nó đòi hỏi phải đầu tư nhiều về thời gian, công sức và trình độ. - Tóm tắt hỗn hợp: Đây là hình thức kết hợp hai phương pháp trên. Ngoài các hình thức kể trên, còn một số các hình thức khác như: Làm chú giải tài liệu, làm tổng luận tài liệu.
Tuy nhiên, trong phạm vi bài khóa luận này không đề cập đến những khâu đó nên xin phép không trình bày ở đây. Chuẩn nghiệp vụ Để thực hiện những công đoạn trên đạt kết quả, tương tự như với bất cứ một ngành khoa học nào, thì việc tuân thủ các quy tắc là điều không thể thiếu. Giống như khi sử dụng ngôn ngữ ta cần tuân thủ các quy tắc chính tả, trong thư viện học cũng có những quy tắc riêng. Chúng được gọi là các chuẩn nghiệp vụ.
Theo Từ điển Tiếng Việt, chuẩn là “cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để hướng theo 9 đó mà làm cho đúng”. Chuẩn nghiệp vụ, hiểu một cách khái quát, là những tiêu chuẩn được nghiên cứu, lựa chọn và sử dụng cho cán bộ xử lý dựa vào đó mà đối chiếu, so sánh để thực hiện các công đoạn của nghiệp vụ thư viện nhằm thu được những sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người sử dụng. Tương ứng với mỗi công đoạn xử lý nội dung tài liệu ở trên, ta có những chuẩn nghiệp vụ riêng. - Phân loại tài liệu: Công đoạn này được thực hiện dựa vào các hệ thống phân loại, hay còn gọi là khung phân loại, xây dựng dựa trên các quan hệ cấp bậc giữa các thuật ngữ.
Trong đó, người ta gán cho mỗi thuật ngữ một chỉ số. Chỉ số có thể bằng chữ cái hoặc kết hợp chữ cái và số và chữ cái. Các khung phân loại được dùng để tổ chức các bộ phiếu mục lục và sắp xếp các tài liệu trên giá trong kho tài liệu. Nó thích hợp với các hoạt động thư viện truyền thống.
Trong lịch sử, đã có nhiều bảng phân loại được xây dựng. Từ Bảng phân loại của Calimachus (TK III TCN - Hi Lạp) có thể gọi là Bảng phân loại đầu tiên của nhân loại, trải qua rất nhiều sáng tạo, đã xuất hiện những bảng phân loại như: Hệ thống phân loại thập phân Dewey (DDC); Hệ thống phân loại thập phân Bách khoa (UDC); Bảng Phân loại thư viện thư mục (BBK)… Ở Việt Nam, Thư viện Quốc gia cũng đã xây dựng Bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp (Bảng 19 lớp). - Định chủ đề tài liệu: Kết quả của quá trình định chủ đề là các đề mục chủ đề. Tập hợp các đề mục chủ đề sắp xếp theo vần chữ cái đảm bảo sao cho các khái niệm được thể hiện rõ ràng và không trùng lặp được gọi là bảng đề mục chủ đề.
Đây chính là công cụ cần thiết để thực hiện quá trình định chủ đề, tạo điều kiện cho 10 việc diễn đạt đề mục chủ đề đảm bảo tính thống nhất và khoa học. Hiện đã có khá nhiều bảng đề mục chủ đề lớn được xây dựng, ví dụ: Bảng đề mục chủ đề của thư viện Quốc hội Mỹ (LCSH), bảng RAMEAU của Pháp, cuốn Từ điển đề mục chủ đề của Thư viện Xantưcôp - Sêđơrin (Liên Xô), Từ điển từ chuẩn của UNESCO (UN Thesaurus - U.T)…Ở Việt Nam TVQG cũng đã xây dựng “Danh mục các đề mục chủ đề dùng trong mục lục chủ đề sách nhập từ 1954 đến 1960 của TVQGVN”, và thư viện trường Đại học Y xây dựng “Bảng Phân loại đề mục chủ đề của thư viện trường Đại học Y khoa Hà Nội”. - Định từ khóa, từ chuẩn tài liệu: Có nhiều phương pháp định từ khóa. Tuy nhiên có hai cách cơ bản thường được sử dụng, đó là: Định từ khóa tự do và định từ khóa có kiểm soát.
Trên thế giới có những bộ từ khóa, từ chuẩn nổi tiếng như: Bộ từ chuẩn của UNESCO. Ở Việt Nam có thể kể ra như: Bộ Từ khóa do TVQGVN biên soạn; Bộ Từ khóa Khoa học Xã hội & Nhân văn; Từ điển Từ khóa Khoa học và Công nghệ. Bộ Từ khóa Khoa học Xã hội & Nhân văn do Viện Thông tin Khoa học Xã hội biên soạn và hoàn tất năm 2005. Bộ Từ khóa bao gồm 2 tập: - Tập 1: Bảng tra theo vần chữ cái - Tập 2: Bảng tra hoán vị Đây là một Bộ từ khóa đa ngành, với trên 40000 thuật ngữ thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn như: Triết học, tâm lý học, xã hội học, lịch sử, khảo cổ học, v.
Nội dung chính gồm 5 phần lớn: - Từ khóa vấn đề các ngành Khoa học Xã hội và Nhân văn - Địa danh lịch sử văn hóa 11 - Từ khóa nhân vật lịch sử - Địa danh thế giới - Các tổ chức quốc tế Các từ khóa được sắp xếp theo vần chữ cái. Bộ từ khóa sử dụng 2 tham chiếu: Dùng cho (DC) và Sử dụng (SD). - Tóm tắt tài liệu Tóm tắt tài liệu thường được thực hiện theo phương pháp tự do, người cán bộ dựa vào kinh nghiệm, sự hiểu biết của mình để làm, vì vậy chưa có được sự thống nhất. Chính vì nhận thức được điều đó, cũng như nhận thức được tầm quan trọng của việc làm tóm tắt tài liệu, các cơ quan chức năng cũng đã có sự quan tâm nhất định tới việc ban hành các chuẩn về tóm tắt, trong đó đáng kể đến TCVN 4524-88: Xử lý thông tin, bài tóm tắt và bài chú giải do Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng phối hợp với Viện Thông tin KHKT Trung ương (nay là Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia) biên soạn và ban hành năm 1988.