CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1. Thông tin về tổ chức được khảo sát. Thông tin chung Xuất phát từ đam mê với tình yêu hương thơm và mong muốn mang đến cho cuộc sống thêm hạnh phúc. Scent Homes Việt Nam ra đời, cung cấp các giải pháp hương thơm khẳng định giá trị thương hiệu bằng công nghệ Nano-Burst từ hệ thống phun tinh dầu tự động khuếch tán lạnh, đem đến các giải pháp hương thơm cao cấp và tinh khiết nâng tầm giá trị thương hiệu, tập đoàn, sự đẳng cấp cho không gian và môi trường sống.
Scent Marketing - Liệu pháp mùi hương từ thiên nhiên, đem lại giá trị vô cùng lớn để đưa chúng ta trở về quá khứ, mùi hương không đơn giản là xây dựng một trải nghiệm tốt mà gợi nhớ đến kỷ niệm, ký ức vui buồn trong cảm xúc của mỗi con người. Đội ngũ chuyên gia am hiểu và dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu về tinh dầu và phát triển mùi hương (LabOil), chúng tôi tiên phong thiết kế trên 1000+ mùi hương tinh dầu Essential Oils, Blend Oils, Fragrance Oils độc quyền, nâng giá trị cho thương hiệu của tập đoàn, doanh nghiệp. Cơ cSu tổ chức − Chủ cửa hàng là người quản lý các tài khoản của nhân viên và khách hàng, mỗi người, mỗi chức vụ sẽ có các tài khoản với chức năng riêng. − Cửa hàng với các hoạt động từ kiểm tra hàng trong kho, nhập hàng, lập hóa đơn và báo báo thống kê đều được thực hiện thủ công.
Cơ cấu của cửa hàng ScentHome VietNam được tổ chức gồm: chủ cửa hàng, nhân viên quản lý kho, nhân viên bán hàng. − Chủ cửa hàng là người quản lý cửa hàng, giám sát hoạt đô ng t của cửa hàng, quản lý quá trình hoạt đô ng t của cửa hàng, quá trình làm viêct của nhân viên, thống kê doanh thu và trả lương cho nhân viên cuối tháng. − Nhân viên quản lý kho quản lý các hoạt động liên quan tới kho như nhập hàng, xuất hàng, các thông tin sản phẩm có trong kho và thống kê kho. − Nhân viên bán hàng nắm bắt thông tin sản phẩm và giới thiệu sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Khi khách hàng đã khách nhận mua hàng thì nhân viên bán hàng lập hóa đơn bán hàng để giao cho khách hàng, gửi yêu cầu xuất kho các sản phẩm có trong hóa đơn bán hàng cho nhân viên kho. Nhân viên bán hàng thực hiện thống kế bán hàng khi có yêu cầu. Sơ đồ cơ cSu tổ chức: Hình: 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 1. Khảo sát hiênVtrạng Về quy trình quản lý bán hàng, cửa hàng hoạt động bán hàng trực tiếp và online như facebook, zalo.
Chủ cửa hàng trực tiếp đảm nhiệm việc quản lý kinh doanh và bán hàng online của cửa hàng. Một số công việc của quản lý cần đảm nhiệm là: − Kiểm soát hoạt động kinh doanh với các bộ phận trong cửa hàng − Lập kế hoạch kinh doanh. − Quản lý, giám sát công việc của nhân viên. − Làm việc với các đối tác ví dụ như bên vận chuyển, bên nguồn hàng.
Nhược điểm: Chủ cửa hàng rất dễ gặp sai sót ở trong việc đưa ra mục tiêu kinh doanh, việc này sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận bán hàng. Mục tiêu kinh doanh đưa ra không rõ ràng cụ thể, khi một mục tiêu rất chung chung thì không thể đánh giá được hiệu quả công việc bán hàng trên mạng online một cách chính xác. Từ những nhược điểm trên ta có ý tưởng cho hệ thống website quản lý bán hàng cho cửa hàng bán tinh dầu ScentHome VietNam 1. Các quy trình nghiệp vụ ● Quy trình nhập hàng vào kho: o Nhân viên quản lý kho dựa theo số liệu thống kê kho hàng nếu nhận thấy lượng hàng sắp hết, nhân viên kho sẽ gửi phiếu yêu cầu gửi lên cho chủ cửa hàng phê duyệt và gửi sang cho nhà cung cấp.
o Nhà cung cấp theo đơn hàng mua ,chuyển hàng và phiếu giao hàng đến cho cửa hàng o Nhân viên kho tiếp nhận hàng và phiếu giao hàng của nhà cung cấp o Khi tiếp nhận hàng, nhân viên sẽ kiểm tra hàng về mặt hàng, số lượng trên phiếu giao hàng, chất lượng của sản phẩm, nếu hàng không đảm bảo sẽ gửi lại hàng cho nhà cung cấp, số lượng hàng đảm bảo các yêu cầu sẽ được chuyển vào trong kho, rồi ký nhận và lưu phiếu nhập kho cho bộ phận bán hàng để thanh toán.2 Quy trình nhập hàng vào kho ● Quy trình bán hàng: o Sau khi khách hàng lựa chọn sản phẩm để mua hàng. o Khách hàng mua hàng sẽ được lưu lại một số thông tin cần thiết như họ tên, địa chỉ, số điện thoại,… Thông tin này được lưu lại trên mỗi đơn hàng và khách hàng có thể thay đổi thông tin nếu muốn. o Khách hàng sẽ bắt buộc phải lựa chọn hình thức thanh toán khi nhận hàng hoặc thanh toán chuyển khoản toàn bộ giá trị đơn hàng trước khi nhận hàng. o Sau khi khách hàng đã điền đầy đủ thông tin thì đặt hàng để hoàn tất quá trình mua hàng.
o Sau khi khách đặt hàng thành công tiến hành in đơn hàng, đơn hàng sẽ chuyển sang danh sách đơn hàng chờ xác nhận tại đây nhân viên bán hàng sẽ tiến hành xác nhận đơn hàng, lúc này đơn hàng sẽ vào danh sách đơn hàng đã xác nhận. o Nhân viên kho tiếp nhận đơn hàng đã được xác nhận, đổi trạng thái sang đang lấy hàng và soạn đơn hàng gửi đi cho khách theo địa chỉ trong đơn đặt hàng, và bàn giao cho bên giao hàng, sau đó nhân viên kho đổi trạng thái đơn hàng sang đang giao hàng. o Khi bên giao hàng nhận và giao hàng thành công, bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận và đổi trạng thái của đơn hàng về trạng thái thành công.3 Quy trình bán hàng ● Quy trình báo cáo th_ng kê: o Từ những hóa đơn bán hàng được lưu lại, nhân viên bán hàng thực hiênt thống kê theo định k| từng tháng,… ● Quy trình th_ng kê kho hàng: o Từ những phiếu nhâ pt kho mà nhân viên quản lý kho lâ pt và giữ lại, nhân viên quản lý kho sẽ thực hiê nt thống kê kho hàng theo từng tháng, … 1. Xác định các yêu c`u chức năng 1.1 Yêu c`u chức năng ● Chức năng cho quản trị viên(chủ cửa hàng): o R01: Tạo tài khoản, đăng nhập hệ thống, phân quyền chức năng, truy cập cho từng tài khoản.
o R02: Thêm, sửa, xóa tài khoản người dùng (nhân viên, khách hàng). o R03: Thêm, sửa, xóa các danh mục sản phẩm, sản phẩm (bao gồm các thuộc tính của sản phẩm như màu sắc, size, kiểu mẫu,…). o R04: Thêm, câ pt nhâttthông tin nhà cung cấp. o R05: Theo dõi tình trạng đơn hàng đã được đă t bởi khách hàng,… o R06: Thêm các đơn nhâ pt hàng với các thông tin từ nhà cung cấp, số lượng và đơn giá nhâpt hàng o R07: Thống kê doanh thu hàng tháng, thống kê tổng số lượng sản phẩm xuất nhâ pt hàng tháng, thống kê số lượng người dùng hê t thống, xuất báo cáo ra file,… o R08: Cảnh báo số lượng sản phẩm sắp hết.
● Chức năng cho nhân viên bán hàng: o R10: Được cấp tài khoản và đăng nhâ pt vào hê tthống. o R11: Theo dõi, thêm, câ pt nhâttđơn hàng. o R12: Xử lý khi có yêu cầu đổi/trả hàng. o R13: Thống kê bán hàng.
● Chức năng cho nhân viên quản lf kho: o R14: Được cấp tài khoản và đăng nhâ pt vào hê tthống. o R15: Nhân viên quản lý kho có thể thêm sửa xóa sản phẩm. o R16: Nhân viên quản lý kho có thể lập và quản lý phiếu nhập kho. o R17: Nhân viên quản lý kho có thể thống kê kho hàng.
o R18: Nhân viên kho lập và quản lý phiếu yêu cầu. o R19: Nhân viên kho có thể đổi trạng thái và theo dõi đơn hàng bán. o R20: Nhân viên kho có thể quản lý các nhà cung cấp hàng. ● Chức năng cho khách hàng: o R21: Người dùng có thể đăng ký, đăng nhập, đổi mật khẩu tài khoản, cập nhật thông tin tài khoản.
o R22: Khách hàng có thể xem thông tin sản phẩm. o R23: Khách hàng có thể tìm kiếm sản phẩm. o R24: Người dùng có thể mua hàng. Yêu c`u phi chức năng ● Tgnh tin câ yV(Reliability) o R26: Thông tin về sản phẩm phải có tính xác thực, giá cả minh bạch, hình ảnh rõ ràng, đúng với mô tả,… o R27: Hê t thống phải xử lý chính xác khi có yêu cầu từ phía người dùng.
● Tgnh hiê uVnăng (Performance) o R28: Thời gian phản hồi trả về kết quả tối tìm kiếm sản phẩm tối đa là 10 giây o R29: Thời gian xử lý yêu cầu người dùng tối đa là 10 giây o R30: Khả năng chịu tải của hê tthống khi có nhiều người dùng truy câ pt cùng lúc vẫn phải đảm bảo hê tthống hoạt đô ng t bình thường. ● Tgnh hlu dụng (Usability) o R31: Xuất báo cáo phải đơn giản chính xác. o R32: Sản phẩm được sắp xếp từ trên xuống dưới, từ mới nhất đến cũ nhất. ● Tgnh bảo mâtV(Security) o R33: Phân quyền truy câ pt theo vai tr• của người dùng để đảm bảo người dùng thực hiênt đúng viê ct cần làm.
● Tgnh tương thgch (Compatibility) o R34: Hê tthống mới phải tương thích với quy trình thủ công cũ, tương thích với nhiều giao diê nt màn hình. o R35: Tương thích với hầu hết trình duyê t như Chrome, Safari, Firefox, … ● Tgnh bảo trì (Maintainability) o R36: Hê tthống có thể nâng cấp bảo trì khi cần thiết. ● Tgnh văn hma o R37: Hê tthống nên thiết kế giao diê nt dễ nhìn, màu sắc hài h•a,… o R38: Ngôn ngữ sử dụng hướng vào người dùng là người Viê t Nam. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.