CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN 1.1 Khảo Sát Hiện Trạng Đề Tài: “Quản Lý Của Hàng Bán Máy Tính”. Việt Nam đang ngày càng phát triển trên lĩnh vực công nghệ số và máy vi tính là một thiết bị kiên quyết không thể thiếu. Nó giúp con người quản lý các dữ liệu thông tin, quản lý nhân sự …vv Một cách dễ dàng, chính xác và tiêu tốn ít thời gian. Chính vì vậy mà nhu cầu mua máy tính ngày càng gia tăng và ở nhiều nơi có tình trạng cung không đủ cầu.
Do đó những năm gần đây các cửa hàng máy tính đang ngày càng nhiều.1 Giới Thiệu Về F-Store F-Store được thành lập năm 2010, ngành nghề kinh doanh chính là cung cấp máy vi tính và các linh kiện của máy. Với sứ mệnh phát triển một hệ sinh thái hàng chính hãng, bằng sự nỗ lực không ngừng để mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ ưu việt. Cùng với phương pháp giáo dục sản phẩm một cách khoa học, khách hàng sẽ am hiểu hết về sản phẩm và dễ dàng khai thác hết các chức năng của sản phẩm, làm cho việc mua sắm an tâm và tiết kiệm hơn. F-Store hiện nay đang là đối tác hàng đầu của các hãng máy tính trên thế giới như: DELL, HP, ASUS, MSI, … F-Store luôn mang đến những sản phẩm chất lượng với giá cả tốt nhất.2 Giới thiệu chung Tên cửa hàng: F-Store Tổng số nhân viên: 7 người.
Thời gian làm việc: Sáng : 7h30 – 15h00. Doanh thu hàng tháng : 100.000 VNĐ Địa chỉ : Số 180 Nguyễn Trãi , Thanh Xuân , Hà Nội.3 Cơ cấu,sơ đồ tổ chức Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận Quản lý cửa hàng: Là bộ phận có chức vụ cao nhất trong cửa hàng, không trực tiếp tham gia vào công việc bán hàng, giao dịch. Trực tiếp tổ chức và đưa ra những phương án phát triển cho cửa hàng. Có trách nhiệm xử lí và đưa ra quyết định cho các tình huống xảy ra trong cửa hàng.
Quản lý nhân viên: Quyết định về việc điều chỉnh, tuyển nhân sự, phân ca, chấm công và trả lương cho nhân viên trong cửa hàng theo sự chỉ thị của quản lý cửa hàng. Bộ phận bán hàng:Là bộ phận tư vấn, tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng khi đến cửa hàng, nếu khách có nhu cầu mua hàng thì bộ phận bán hàng sẽ giới thiệu tới khách hàng những mẫu mà phù hợp, còn khi khách đến bảo hành hoặc sửa chữa thì bộ phận bán hàng sẽ tư vấn và hỏi lỗi 3 mà máy tính gặp phải rồi báo cho bộ phận kỹ thuật. Bộ phận CSKH: Là bộ phận chuyên tiếp nhận, xử lý từ những cuộc gọi từ khách hàng hoặc những vấn đề liên quan đến vấn đề máy tính thì thông tin đến bộ phận kỹ thuật để xử lý được vấn đề của khách hàng. Bộ phận kỹ thuật: Là bộ phận chuyên tiếp nhận những yêu cầu xử lý của khách hàng về máy tính được nhân viên tiếp nhận để biết được những lỗi về máy của mình hoặc có nhu cầu lắp thêm linh kiện thì được nhân viên hỗ trợ.4 Trang thiết bị của cửa hàng - 02 máy tính chủ, 01 máy in, 01 máy thu ngân, 01 máy tính xách tay, 06 camera an ninh.5 Quy trình hoạt động - Quy trình nhập hàng: Cửa hàng được cung cấp các mặt hàng từ 4 nhà nhà cung cấp chính với các mặt hàng như là :máy tính laptop, card đồ họa,ổ cứng,… Khi cửa hàng có nhu cầu cần cung cấp hàng thì cửa hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp và yêu cầu nhà cung cấp gửi thông tin chi tiết vầ các mặt hàng : Báo giá ,thời gian bảo hành, … Sau khi thỏa thuận cửa hàng sẽ tiến hàng ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp.
Quá trình giao hàng sẽ được thực hiện theo thời gian thỏa thuận giữa cửa hàng và nhà cung cấp. 4 Khi nhận được hàng, bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra hàng, nếu khớp với hợp đồng mua hàng thì lập hóa đơn mua hàng đồng thời chuyển cho quản lý cửa hàng để viết hóa đơn và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. - Quy trình bán hàng: Khi cửa hàng nhận được yêu cầu cung cấp hàng của khách hàng. Nhân viên sẽ giới thiệu các mặt hàng cho khách hàng.
Sau khi thông nhất, khách sẽ gửi yêu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng :Fax,… Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn hàng, ở đây bộ phận bán xác nhận một lần nữa với khách hàng rồi lấy các thông tin cá nhân : Số điện thoại , địa chỉ, … rồi sau đó chuyển thông tin này tới quản lý cửa hàng để làm phiếu bảo hành. Dựa trên những thông tin trên đơn đặt hàng thì nhân viên sẽ vào kho lấy hàng cho khách và thực hiện thanh toán. - Quản lý số hàng bán được: Thống kê số lượng máy tính và linh kiện đã bán được theo tháng. Nắm được thông tin chi tiết về sản phẩm đã bán được.
- Quản lý số hàng tồn kho: Thống kê số lượng hàng hóa chưa bán được trong thời gian nhất định. Có thông tin chi tiết về sản phẩm tồn kho. - Quy trình bảo dưỡng, sửa chữa: 5 Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng khi ra mang máy tính đã mua ra cửa hàng. Xem lỗi cho thông tin máy của khách và thông báo lỗi cho khách.
Khi máy đang được bảo dưỡng hoặc sửa chữa thì khách hàng có thể ngồi ghế đợi hoặc đi xem thông tin các sản phẩm khác trong cửa hàng. - Quản lý nhân viên: Nhân viên quán bao gồm 1 quản lý, 1 nhân viên bảo vệ, 1 nhân viên thu ngân, 2 nhân viên bán hàng, 2 nhân viên kỹ thuật. Thông tin của nhân viên được lưu vào sổ để chấm công phát lương. Mức lương đối với từng nhân viên: Quản lý : 20,000,000/tháng Nhân viên kỹ thuật : 15.
Nhân viên bán hàng,thu ngân:10. Nhân viên bảo vệ : 7. Mỗi tháng nhân viên sẽ được nghỉ 4 ngày tự chọn. Báo trước cho quản lý trước ít nhất 2 tuần để sắp xếp lịch.6 Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại 1.1 Ưu điểm Dễ sử dụng, không yêu cầu cao về trình độ sử dụng tin học.
Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao.2 Nhược điểm Tốn nhiều thời gian, gây khó khăn trong khâu quản lý và đồng bộ. Tốc độ xử lý chậm. Chưa thực sự có một hệ thống đánh giá năng lực nhân viên. Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do các tác nhân bên ngoài.
Thiếu chính xác trong khâu kiểm kho. Khi mở rộng quy mô của cửa hàng thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được.Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức quản lí một hệ thống mới, quản lý các hoạt động liên quan tới quản lí bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vẫn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện ứng dụng của đơn vị sử dụng.1 Mục tiêu của dự án mới -Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ chức năng nghiệp vụ về bán hàng. Hỗ trợ quản lý kho hàng và nhân viên làm việc.
Giúp quản lý cửa hàng, thống kê báo cáo từ đó năm bắt được tình hình kinh doanh của quán để đưa ra phương hướng phát triển cho cửa hàng trong tương lai. 7 -Góp phần nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy phát triện hoạt động của quán. Giúp cho công việc quản lý trở lên dễ dàng, tiện dụng và chính xác hơn. -Giảm bớt chi phí nhân công, thời gian và sức lực.2 Yêu cầu hệ thống mới Thực hiện tốt các chức năng chính hiện tại.
Tuân thủ đúng quy tắc về bán hàng. Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo chính xác, kịp thời. Theo dõi chi tiết hàng nhập, tồn đọng… Tạo được các báo cáo hàng tháng, hàng quý… Thống kê được các linh kiện sắp hết hoặc những mẫu máy tính bán chạy trong quán…. Có đầy đủ chức năng quản lý hệ thống quản lý.
Hệ thống phải có chế độ sao lưu phục hồi dữ liệu, nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu. Bảo mật tốt và chỉ làm việc với người có quyền sử dụng.3 Phạm vi thực hiện dự án Các chức năng chính của dự án: Quản lý bán hàng. Quản lý nhân viên.4 Công nghệ sử dụng Xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu Hệ Quản Trị SQL sever (SQL sever 2019). Ngôn ngữ lập trình: C 8 Trình biên dịch: Visual Studio 2019.5 Ước tính chi phí Chi phí một hệ thống máy tính: 10.000 đồng Chi phí dự trù bảo trì và nâng cấp: 8.000 đồng Chi phí đào tạo tin học cho nhân viên: 3.000 đồng Chi phí đường truyền mạng: 800.000/tháng Chi phí cho người viết phần mềm: 15.000 đồng Tổng chi phí : 36.
9 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Các Actor Actor nhân viên là một người sử dụng hệ thống.Có thể thực hiện các tác vụ và chức năng của hệ thống để hỗ trợ cho công việc của mình. Các chức năng mà actor nhân viên có thể thực hiện trong hệ thống được mô tả trong biểu đồ use case là : Đăng nhập vào hệ thống Quản lí thông tin sản phẩm Quản lí hóa đơn Quản lí khách hàng Lập báo cáo thống kê Actor quản lí là một người sử dụng hệ thống , có trách nhiệm quản lí và giám sát các hoạt động trong cửa hàng. Có thể thực hiện các tác vụ và chức năng của hệ thống để hỗ trợ cho công việc quản lí của họ. Các chức năng mà actor quản lí có thể thực hiện trong hệ thống bao gồm : Đăng nhập vào hệ thống Quản lí thông tin sản phẩm 10 Quản lí hóa đơn Quản lí khách hàng Quản lí nhân viên Quản lí nhà cung cấp Lập báo cáo thống kê 2.
Sơ đồ use case tổng quát Hình 2.Sơ đồ use case tổng quát 2.Mô tả các tác nhân và vẽ sơ đồ cụ thể 2.Quản lí nhân viên - Mục đích : Kiểm soát thông tin của nhân viên hiện đang làm việc tại cửa hàng. 11 - Mô tả : Sau khi nhân viên chính thức làm việc ở cửa hàng, quản lí sẽ nhập toàn bộ thông tin của nhân viên lên hệ thống và hệ thống sẽ lưu lại thông tin đó.