CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1. TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM 1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý, phân phối., dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời, đầy đủ cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý. Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Hay bản chất của HTTTKT là: Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tế phát sinh.
Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin toán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ, bảng…). Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin. Thành phần của một hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp HTTTKT trong doanh nghiệp gồm 5 thành phần sau đây: (1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ tục để tạo ra thông tin. 11 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH (2) Phần cứng: Là các thiết bị như máy tính điện tử, máy fax, máy in … là công cụ để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó.
(3) Thủ tục tài chính kế toán: Là thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ. (4) Dữ liệu tài chính kế toán: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin kế toán phục vụ cho việc xử lí trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lí (Tệp danh mục tài khoản, Tệp danh mục khách hàng, Tệp danh mục hàng hóa,. 5) Phần mềm (chương trình) kế toán tài chính: Là chương trình xử lý các nghiệp vụ, phân tích dữ liệu, tính toán để xác định và cung cấp những thông tin kế toán hữu ích cho người dùng. Nhiệm vụ và vai trò của một hệ thống thông tin kế toán Nhiệm vụ của một HTTTKT trong doanh nghiệp là: - Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển hợp lý, đáp ứng được yêu cầu thông tin của doanh nghiệp, của người dùng.
- Phát triển hệ thống nhằm đạt được HTTT kế toán hoàn hảo, với chi phí bỏ ra tương xứng với hiệu quả mang lại. Vai trò của một HTTTKT trong doanh nghiệp là: - Ghi nhận, lưu giữ các dữ liệu các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp - Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài - Hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản lý doanh nghiệp - Hoạch định và kiểm soát - Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Cở sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm, thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 12 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ● Khái niệm về phần mềm kế toán Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, từ những chứng từ gốc phần mềm kế toán xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán để tạo ra các thông tin kế toán như các sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
● Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Một phần mềm kế toán được xây dựng theo hai hướng đó là xây dựng theo hướng cấu trúc và hướng đối tượng: ➢ Thành phần của phần mềm kế toán được xây dựng theo hướng cấu trúc là: - Cở sở dữ liệu là các bảng lưu các thông tin kế toán, dữ liệu xử lý lưu trữ về nghiệp vụ kế toán và quản lý - Các modun chương trình con thường được viết bằng hàm và thủ tục để giải quyết theo thiết kế có sẵn ➢ Thành phần của phần mềm kế toán được xây dựng theo hướng đối tượng là: - Cở sở dữ liệu là các bảng lưu các thông tin kế toán, dữ liệu xử lý lưu trữ về nghiệp vụ kế toán và quản lý - Các form giao diện, form cho phép thao tác lên các bảng hay là cơ sở dữ liệu của chương trình - Các lớp (class) để định nghĩa các đối tượng - Các menu hệ thống - Thiết kế các báo cáo để hiển thị các thông tin đầu ra của doanh nghiệp gồm các báo cáo tài chính, các sổ, báo cáo quản trị khi cần thiết. Đặc điểm của phần mềm kế toán Một là, nguyên tắc xây dựng phần mềm phải tuân thủ theo luật kế toán, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và nghị định về kế toán. 13 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Hai là, Phần mềm kế toán bắt buộc phải được xây dựng dựa trên các phương pháp kế toán như sau: ● Phương pháp chứng từ kế toán - Phương pháp chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành. - Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán đối với chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
14 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ● Phương pháp tài khoản - Tài khoản phản ánh và giám sát một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống từng đối tượng kế toán riêng biệt. - Mở tài khoản – sổ kế toán là một công việc của kế toán: Mỗi đối tượng kế toán riêng biệt được mở một tài khoản tương ứng. - Tài khoản thực chất là phương pháp lưu trữ thông tin, mỗi một tài khoản là một đơn vị lưu trữ thông tin về một chỉ tiêu báo cáo. Tài khoản cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo.
● Phương pháp kiểm kê tài sản - Phương pháp xác định số thực có của tài sản tại thời điểm. - Kiểm kê tài sản là việc cân - đong - đo - đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản - nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra - đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. ● Phương pháp tính giá các đối tượng kế toán - Tính giá các đối tượng kế toán là một công việc của kế toán: Biểu hiện bằng giá trị tất cả những tài sản của doanh nghiệp, theo những nguyên tắc nhất định. - Tính giá thành là một công việc của kế toán, tổng hợp bằng tiền chi phí phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp, để xác định chi phí cho từng loại sản phẩm.
● Phương pháp ghi sổ kép - Phương pháp phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản. - Ghi sổ kép là một công việc của kế toán: Ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản, theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tài khoản. - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nội dung kinh tế nhất định được phản ánh vào các tài khoản liên quan đã giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. 15 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ● Phương pháp báo cáo tài chính - Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
- Lập báo cáo tài chính là một công việc của kế toán: Tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Thứ ba, phần mềm kế toán dễ phải đổi mới, cập nhật, bổ sung thêm khi doanh nghiệp có nhu cầu, kế hoạch phát triển mới hoặc do các yếu tố khách quan phải thay đổi, bổ sung vào phần mềm như về thuế suất, luật kế toán, quy định mới về mẫu báo cáo, chứng từ…. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán Theo hai hướng để xây dựng một phần mềm kế toán là theo lập trình hướng cấu trúc và lập trình hướng đối tượng. Ta thấy xu hướng của lập trình hướng cấu trúc là để xây dựng các phần mềm hệ thống vì nó rất mất thời gian và tốn chi phí, còn xu hướng của lập trình hướng đối tượng là xây dựng các phần mềm ứng dụng vì nó tốn ít thời gian hơn và giảm một lượng chi phí xây dựng đáng kể.
Do đó, quá trình xây dựng một phần mềm kế toán trong thực tế theo hướng đối tượng cơ bản được phân chia thành 8 bước như sau: Bước 1: Khảo sát nhu cầu Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán. Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau: - Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quá trình xử lý thông tin. 16 SV:NGUYỄN THỊ TĨNH LỚP: CQ50/41.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.