Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, hệ thống thông tin quản lý trở thành nguồn lực quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Theo ước tính, việc ứng dụng hệ thống quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng năng suất lên đến 50%, giảm thời gian chết 50% và giảm chi phí sản xuất khoảng 10%. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng thành công khi triển khai hệ thống thông tin do thiếu phương pháp thiết kế phù hợp với mô hình vận hành thực tế. Luận văn tập trung xây dựng hệ thống quản lý đơn hàng áp dụng tại Công ty Cổ phần Lai Cung Én Phúc Sang, một doanh nghiệp sản xuất may mặc với gần 100 đơn hàng mỗi ngày, nhằm giải quyết các vấn đề về quản lý dòng thông tin và tiến độ sản xuất.

Mục tiêu nghiên cứu là xây dựng hệ thống quản lý đơn hàng giúp tăng khả năng tương tác, thông suốt dòng thông tin trong quy trình vận hành, đồng thời thiết kế phần mềm hiển thị biểu đồ dòng công việc với dữ liệu thời gian thực, hỗ trợ kiểm soát và vận hành hiệu quả. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào quy trình vận hành tại công ty may quy mô vừa và nhỏ, trong khoảng thời gian từ tháng 1 đến tháng 6 năm 2015. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng, giảm thiểu sai sót và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp trong ngành may mặc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai lý thuyết chính: kỹ thuật hệ thống và lý thuyết hệ thống thông tin quản lý. Kỹ thuật hệ thống cung cấp quy trình phân tích, thiết kế và quản lý hệ thống nhằm đáp ứng các yêu cầu vận hành, bao gồm xác định yêu cầu hệ thống, phân tích vấn đề, thiết kế ý niệm và chi tiết. Lý thuyết hệ thống thông tin quản lý mô tả hệ thống tích hợp "Người - Máy" nhằm hỗ trợ sản xuất, quản lý và ra quyết định, bao gồm các thành phần như dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý, lưu trữ và thông tin đầu ra.

Các khái niệm chính bao gồm:

  • Đơn hàng: lượng đặt hàng từ khách hàng với các yêu cầu kỹ thuật và thời gian giao hàng cụ thể.
  • Quản lý đơn hàng: hoạt động đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu về thời gian, sản lượng và chất lượng sản phẩm.
  • Công cụ 5W1H: phương pháp đặt câu hỏi để phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
  • Biểu đồ dòng công việc (Workflow Diagram): mô hình trực quan hóa quy trình vận hành và tương tác giữa các bộ phận.

Ngoài ra, nghiên cứu tham khảo mô hình ứng dụng RFID trong quản lý sản xuất may mặc nhằm rút ra bài học về lợi ích và hạn chế khi áp dụng công nghệ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu chính được thu thập từ thực tế vận hành tại Công ty Cổ phần Lai Cung Én Phúc Sang, bao gồm quy trình sản xuất, vai trò các bộ phận, số liệu đơn hàng và phỏng vấn các đối tượng liên quan. Cỡ mẫu nghiên cứu gồm 7 nhóm đối tượng: Kinh doanh, Kho, Thu mua, Kế toán, Thiết kế - May mẫu, Sản xuất và Giám đốc.

Phương pháp phân tích sử dụng kỹ thuật hệ thống với 7 giai đoạn: phân tích hiện trạng, phân tích yêu cầu hệ thống, thiết kế ý niệm, thiết kế sơ khởi, thiết kế chi tiết, triển khai và đánh giá hệ thống, kết luận và kiến nghị. Các công cụ hỗ trợ gồm bảng câu hỏi phỏng vấn, công cụ 5W1H, sơ đồ cây mục tiêu, sơ đồ chức năng, sơ đồ trình tự và ma trận chức năng.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ ngày 19/01/2015 đến 15/06/2015, trong đó từng giai đoạn được thực hiện tuần tự nhằm đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của hệ thống quản lý đơn hàng được xây dựng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tương tác giữa các bộ phận chưa hiệu quả: Qua phân tích, khoảng 80% đơn hàng có số lượng dưới 100 sản phẩm, dẫn đến sự chồng chéo trong sản xuất. Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận Kinh doanh, Kho, Thu mua và Sản xuất còn thiếu chính xác và kịp thời, gây sai sót và chậm tiến độ.

  2. Quản lý tiến độ đơn hàng chưa hiệu quả: Công ty gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ sản xuất từng đơn hàng, dẫn đến tình trạng đơn hàng có thời gian giao dài hơn lại được sản xuất trước, gây mất cân đối trong kế hoạch.

  3. Mô hình quản lý công nghệ lạc hậu: Mô hình quản lý dựa trên kinh nghiệm và theo dõi thủ công không còn phù hợp với công nghệ sản xuất hiện đại, khiến việc kiểm soát tiến độ và phân công công việc không hiệu quả.

  4. Lợi ích của hệ thống quản lý đơn hàng mới: Hệ thống phần mềm ứng dụng web được thiết kế giúp tăng khả năng tương tác thông tin, cung cấp dữ liệu thời gian thực về tiến độ đơn hàng và hỗ trợ phân công công việc hiệu quả. Dự kiến hệ thống sẽ giảm sai sót thông tin, tăng tính minh bạch và nâng cao hiệu suất vận hành.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các vấn đề hiện tại là do thiếu sự đồng bộ và minh bạch trong quản lý thông tin giữa các bộ phận, cũng như việc áp dụng công nghệ chưa phù hợp với quy trình sản xuất. So với các nghiên cứu ứng dụng RFID trong ngành may mặc, hệ thống được đề xuất không đầu tư thiết bị phức tạp mà tận dụng phần mềm web để cập nhật tiến độ do người dùng thực hiện, phù hợp với mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ Pareto để phân tích nguyên nhân sai sót, biểu đồ dòng công việc thể hiện quy trình vận hành và bảng so sánh tiến độ đơn hàng trước và sau khi áp dụng hệ thống. Kết quả cho thấy hệ thống mới không chỉ cải thiện hiệu quả quản lý mà còn nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên thông qua việc phân công rõ ràng.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Triển khai hệ thống quản lý đơn hàng trên nền tảng web: Động viên các bộ phận sử dụng phần mềm để cập nhật tiến độ và thông tin đơn hàng, nhằm tăng tính tương tác và minh bạch. Chủ thể thực hiện: Ban quản lý công ty; Thời gian: 3 tháng đầu sau khi hoàn thiện phần mềm.

  2. Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống: Tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên các bộ phận về cách sử dụng phần mềm, đảm bảo mọi người đều nắm vững quy trình vận hành mới. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp IT; Thời gian: song song với triển khai hệ thống.

  3. Xây dựng biểu đồ dòng công việc và báo cáo tiến độ thời gian thực: Thiết kế các biểu đồ trực quan giúp giám sát tiến độ sản xuất và phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh. Chủ thể thực hiện: Bộ phận IT và quản lý sản xuất; Thời gian: 1 tháng sau khi triển khai phần mềm.

  4. Đánh giá và cải tiến liên tục hệ thống: Thiết lập quy trình thu thập phản hồi từ người dùng, đánh giá hiệu quả hệ thống định kỳ và điều chỉnh phù hợp với thực tế vận hành. Chủ thể thực hiện: Ban quản lý và bộ phận IT; Thời gian: hàng quý.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ: Nắm bắt phương pháp xây dựng hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh.

  2. Chuyên gia công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý sản xuất: Tham khảo mô hình thiết kế hệ thống phần mềm ứng dụng web phù hợp với doanh nghiệp may mặc, từ phân tích yêu cầu đến triển khai vận hành.

  3. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Kỹ thuật Công nghiệp, Quản trị sản xuất: Học hỏi quy trình nghiên cứu, áp dụng kỹ thuật hệ thống và lý thuyết quản lý thông tin trong thực tiễn doanh nghiệp.

  4. Các bộ phận vận hành và sản xuất trong doanh nghiệp: Hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và cách thức phối hợp trong quy trình quản lý đơn hàng, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống quản lý đơn hàng có thể áp dụng cho doanh nghiệp nào?
    Hệ thống phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành sản xuất, đặc biệt là may mặc, nơi có nhiều đơn hàng đa dạng và cần quản lý tiến độ chặt chẽ.

  2. Phần mềm được xây dựng trên nền tảng nào?
    Phần mềm ứng dụng web, cho phép truy cập qua trình duyệt trên các thiết bị kết nối Internet mà không cần cài đặt phức tạp.

  3. Làm thế nào để đảm bảo dữ liệu tiến độ được cập nhật chính xác?
    Nhân viên trực tiếp tại các trạm làm việc cập nhật tiến độ trên hệ thống, đồng thời có cơ chế kiểm tra và xác nhận từ quản lý để đảm bảo tính chính xác.

  4. Hệ thống có hỗ trợ báo cáo thời gian thực không?
    Có, hệ thống cung cấp biểu đồ dòng công việc và báo cáo tiến độ thời gian thực giúp giám sát và điều chỉnh kịp thời.

  5. Làm sao để triển khai hệ thống hiệu quả trong doanh nghiệp?
    Cần có kế hoạch đào tạo nhân viên, xây dựng quy trình vận hành rõ ràng, đồng thời thu thập phản hồi để cải tiến liên tục.

Kết luận

  • Luận văn đã xây dựng thành công hệ thống quản lý đơn hàng ứng dụng tại Công ty Cổ phần Lai Cung Én Phúc Sang, giải quyết các vấn đề về tương tác thông tin và quản lý tiến độ sản xuất.
  • Hệ thống phần mềm ứng dụng web giúp tăng tính minh bạch, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.
  • Phương pháp kỹ thuật hệ thống và lý thuyết quản lý thông tin được áp dụng hiệu quả trong thiết kế và triển khai hệ thống.
  • Kết quả nghiên cứu có thể mở rộng áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ trong ngành may mặc và các lĩnh vực tương tự.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai thực tế, đào tạo nhân viên và đánh giá hiệu quả hệ thống để hoàn thiện và mở rộng ứng dụng.

Quý độc giả và doanh nghiệp quan tâm có thể liên hệ để trao đổi và ứng dụng giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.