CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Thông tin * Khái niệm Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Thông tin tồn tại dưới hình thức: + Bằng ngôn ngữ, hình ảnh + Mã hiệu hay xung điện.
* Các tính chất của thông tin + Tính tương đối + Tính định hướng + Tính thời điểm + Tính cục bộ Như vậy, nói đến thông tin là nói đến hai đối tượng : chủ thể phản ánh (truyền tin), và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin). Về mặt kỹ thuật, cần phân biệt hai khái niệm : dữ liệu (data) và thông tin (information) Dữ liệu (Data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau. Thông tin (Information) là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng. Trong hệ thống quản lý, có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra.
Thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như năng lượng là thể nền của mọi hoạt động. Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà 5 Lớp: K43/41.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP 1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN. * Khái niệm: Hệ thống thông tin là một hệ thống gồm những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm và dữ liệu thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học và không tin học.
Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy ra từ các nguồn(Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Để có thể nhìn nhận một cách trực quan về hệ thống thông tin, người ta thường tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin. Trong mỗi tổ chức thì mô hình hệ thống thông tin có một đặc thù riêng nhưng chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà 6 Lớp: K43/41.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Nguồn Đích Thu thập Xử lý Phân phát Lưu trữ Hình 3: Mô hình hệ thống thông tin * Mô Hình Hệ thống thông tin - Mô hình logic Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời các câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này.
- Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. - Mô hình vật lý trong Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà 7 Lớp: K43/41.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện.
Mô hình này giải đáp câu hỏi : “Như thế nào?” Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ. * Khái niệm: HTTT quản lí là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định của quản lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước.
Nó sử dụng thông tin đầu vào là các hệ xử lí giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêu cầu. Một số HTTT quản lí trong một doanh nghiệp, một tổ chức như: + Hệ thống nhân sự, tiền lương. + Hệ thống quản lí vật tư chuyên dụng. + Hệ thống quản lí công văn đi, đến.
+ Hệ thống kế toán. + Hệ thống quản lí tiến trình. HTTT quản lí trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp được tổ chức một cách khoa học và hợp lí, từ đó các nhà quản lí trong doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc ra các quyết định kịp thời. Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.
* Tại Sao Phải Phát Triển HTTT Quản Lý Trong Doanh Nghiệp Một doanh nghiệp có HTTT quản lí hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể: Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà 8 Lớp: K43/41.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP + Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra + Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức. * Vòng đời phát triển một hệ thống thông tin Khởi tạo và lập kế hoạch dự án Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó: trình bày rõ lý do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển hệ thống thông tin. Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển hệ thống thông tin về cơ bản được mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra các ước lượng thời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó.
Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức. Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế hệ thống thông tin sau này, bao gồm các công việc: + Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong đợi hệ thống sẽ mang lại. + Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ thống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách đặc biệt. + Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài và các giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện.
+ Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà 9 Lớp: K43/41.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua. Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên. + Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kỳ hệ thống phần cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào nghiệp vụ của hệ thống thực. + Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển logic trừu tượng thanhf bản thiết kế hay các đặc tả kỹ thuật.
Nhưng phần khác nhau của hệ thống được gắn vào các thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức. + Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chươngg trình và cấu trúc hệ thống. Lập trình và kiểm thử + Trước hết chọn phần mềm nền (hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng) + Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm) + Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các modul chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng.