MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Quốc hội Việt Nam “là cơ quan đại biểu cao nhất của nhân dân, cơ quan quyền lực Nhà nước cao nhất của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. QH thực hiện quyền lập hiến, lập pháp, quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước và giám sát tối cao đối với hoạt động của Nhà nước”1. Tài liệu hình thành trong hoạt động của QH, các cơ quan của QH có ý nghĩa trên tất cả các mặt chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, văn hóa, xã hội.
Các khối tài liệu đó hình thành Phông Lưu trữ gọi là Phông Lưu trữ Quốc hội (gọi tắt là Phông Quốc hội). Phông Quốc hội là một trong những thành phần quan trọng đặc biệt của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, là di sản quý giá của quốc gia, dân tộc, Nhà nước ta cần phải quản lý tập trung thống nhất. Công tác thu thập tài liệu có những ảnh hưởng và quyết định đến hiệu quả các khâu nghiệp vụ khác trong công tác lưu trữ, tác động không nhỏ hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Bởi tài liệu được thu thập tốt thì sẽ là nguồn cung tốt phục vụ có hiệu quả cho công tác nghiên cứu, sử dụng cũng như nâng cao hiệu quả công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
Hiện nay, dưới thời đại bùng nổ thông tin, đặc biệt là sự phát triển của khoa học công nghệ (ngày này là cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư - 4.0), chúng ta đã và đang phải đối mặt với làn sóng tài liệu với tốc độ ngày càng lớn, đa dạng và phức tạp. Điều đó đặt ra những thách thức cho công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ, nhất là trong việc lựa chọn tài liệu để lưu trữ. Chính vì vậy, các nhà khoa học, nhà quản lý trong và ngoài nước đã và đang rất quan tâm nghiên cứu bài toán trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ, cụ thể là về xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ. Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ và những yêu cầu đặt ra, năm 2011 Quốc hội nước ta đã thông qua Luật Lưu trữ, Luật được thi hành sẽ "góp phần quan trọng vào việc thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức đồng thời, tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tích đống và 1 Điều 69 Hiến pháp (năm 2013) và Điều 1 Luật tổ chức Quốc hội (năm 2014).
6 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com lựa chọn giữ lại được những hồ sơ, tài liệu có giá trị nộp vào lưu trữ cơ quan, phục vụ cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử sau này”2. Sau năm năm Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành, ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ đã ra Chỉ thị số 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Trong đó đã đánh giá thực trạng: “Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của các Bộ, ngành và địa phương đã có những chuyển biến tích cực. Tài liệu tại các lưu trữ lịch sử, lưu trữ các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương từng bước… góp phần quan trọng trong phát triển kinh tế - xã hội.
Tuy nhiên, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan… hiện vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập;… tài liệu lưu trữ còn phân tán ở nhiều nơi; tình trạng giao nộp tài liệu chưa đúng quy định vào lưu trữ cơ quan còn phổ biến, nhất là các đơn vị trực thuộc cấp dưới, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu và lựa chọn tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp” [83]. Công tác lưu trữ tại VPQH không nằm ngoài tình trạng chung này. Qua khảo sát thực tiễn tại VPQH cho thấy, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác nộp lưu tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan còn những hạn chế, khó khăn nhất định: Một số nguồn nộp lưu của QH vào lưu trữ cơ quan chưa giao nộp tài liệu; vẫn còn những thành phần tài liệu quan trọng chưa giao nộp đầy đủ (như tài liệu về bầu cử ĐBQH và Hội đồng nhân dân các cấp; tài liệu hình thành trong hoạt động của một số cơ quan của QH,.); chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu chưa tốt. Những hạn chế trong công tác nộp lưu tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan có tác động nhất định đến hiệu quả, chất lượng Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Một trong những nguyên nhân quan trọng của tồn tại, hạn chế này là: Một số quy định về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn chung chung và có những nội dung quy định chưa thực sự khả thi, chẳng hạn quy định về thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan chưa cụ thể, thời hạn nộp lưu chưa phù hợp với trường hợp đặc thù (như cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ), thiếu quy định, hướng dẫn về xác định nguồn nộp lưu, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, v. Đối với Quốc hội có đặc 2 Báo cáo số 3608/BC-BNV ngày 05/11/2009 của Bộ Nội vụ đánh giá tác động dự thảo Luật lưu trữ. Hồ sơ số 8892, Kho Lưu trữ Văn phòng Quốc hội. 7 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com thù về tổ chức bộ máy, nhân sự và hoạt động nhưng đến nay chưa có quy định, hướng dẫn cụ thể về nguồn và thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan để làm căn cứ thu thập tài liệu.
Do đó, công tác xác định nguồn, thành phần tài liệu và thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn có những khó khăn, vướng mắc nhất định. Trong khoa học lưu trữ, một số lý luận về xác định nguồn, thành tài liệu chủ yếu vận dụng cho lưu trữ lịch sử. Chẳng hạn như: các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu được vận dụng để xây dựng danh mục nguồn nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; danh mục nguồn, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng,… Đối với lưu trữ cơ quan, đến nay chưa có công trình nghiên cứu một cách toàn diện, cụ thể về xây dựng danh mục nguồn, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Đặc biệt là chưa có công trình nghiên cứu về xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của Quốc hội nộp vào lưu trữ cơ quan.
Xuất phát từ những lý do trên đặt ra yêu cầu cần phải có nghiên cứu đầy đủ về mặt lý luận và thực tiễn công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu của QH để lựa chọn, giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Vì vậy, NCS chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội cần nộp vào lưu trữ cơ quan” làm luận án Tiến sĩ chuyên ngành Lưu trữ học (Mã số: 62. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu chính của Luận án là: - Nghiên cứu làm rõ cơ sở khoa học xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. - Nghiên cứu quy trình, phương pháp xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Đề xuất danh mục các cơ quan, đơn vị, cá nhân là nguồn nộp lưu của Quốc hội vào lưu trữ cơ quan và danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của Quốc hội và góp phần hoàn thiện hệ thống pháp luật lưu trữ Việt Nam. 8 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, Luận án có nhiệm vụ nghiên cứu các nội dung chính như sau: - Nghiên cứu, hệ thống tổng quan tình hình nghiên cứu về xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan nói chung và của QH nói riêng. Qua đó đưa ra những nhận xét, đánh giá chung về các kết quả nghiên cứu trước và rút ra những vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu.
- Nghiên cứu lý luận liên quan xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan: Làm rõ một số khái niệm cơ bản liên quan nội dung luận án, nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; từ đó vận dụng xác định nguồn và thành phần tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan. - Nghiên cứu, hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước ta về công tác lưu trữ và liên quan đến công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan; đánh giá hệ thống văn bản này và đưa ra những tồn tại, vướng mắc trong quá trình thực hiện qua thực tiễn tại VPQH. - Nghiên cứu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, hình thức và quy trình làm việc của QH, UBTVQH, các cơ quan của QH, các cơ quan thuộc UBTVQH và VPQH để thấy sự hình thành tài liệu và giá trị tài liệu của QH, UBTVQH, các cơ quan của QH, cơ quan thuộc UBTVQH và VPQH. Qua đó cho thấy sự hình thành Phông Lưu trữ Quốc hội - một trong những phông quan trọng nhất của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
- Thực trạng công tác nộp lưu tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan VPQH (văn bản của QH, VPQH về công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan; nguồn, thành phần tài liệu của QH nộp vào lưu trữ cơ quan; khối lượng, chất lượng, loại hình và đặc điểm tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; tồn tại, hạn chế và khó khăn, vướng mắc trong công tác nộp lưu tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan). - Nghiên cứu tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ cơ quan VPQH để so sánh, đối chiếu với thực tiễn sự hình thành tài liệu trong hoạt động của QH, các cơ quan của QH. 9 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com - Nghiên cứu quy trình, phương pháp xây dựng danh mục nguồn, thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và đề xuất các bản danh mục.