Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh thế kỷ XXI, nền kinh tế tri thức và xã hội thông tin phát triển mạnh mẽ, thông tin tri thức trở thành nguồn tài nguyên quan trọng nhất của xã hội. Việc tiếp cận và sở hữu thông tin là điều kiện sống còn và phát triển của mỗi quốc gia. Thư viện, với vai trò lưu giữ tinh hoa văn hóa và là nơi sản sinh các công trình nghiên cứu khoa học, đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin và hỗ trợ phát triển tư duy sáng tạo. Tại Việt Nam, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực thông tin thư viện đã cải tiến toàn bộ quy trình nghiệp vụ, đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhu cầu của bạn đọc.

Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Đại học Mở Hà Nội, với đặc thù là cơ sở đào tạo đa ngành, đa cơ sở và đa loại hình đào tạo, đã triển khai ứng dụng phần mềm quản lý thư viện KIPOS từ tháng 8 năm 2014 nhằm thay thế cho hệ thống Libol và Dspace trước đây. Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng, phục vụ tốt hơn nhu cầu thông tin của cán bộ, giảng viên và sinh viên.

Phạm vi nghiên cứu tập trung tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Đại học Mở Hà Nội, trong giai đoạn từ tháng 8 năm 2014 đến nay. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hiện đại hóa hoạt động thư viện, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học, đồng thời làm cơ sở tham khảo cho các thư viện đại học khác trong nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình về phần mềm quản lý thư viện, bao gồm:

  • Phần mềm tích hợp quản trị thư viện: Hệ thống phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ thư viện, bao gồm các phân hệ như bổ sung, biên mục, lưu thông, quản lý bạn đọc, và tra cứu. Ví dụ điển hình là phần mềm Libol, đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế như ISBD, AACR2, MARC21.

  • Phần mềm quản lý bộ sưu tập số: Phần mềm quản lý các tài liệu số đa dạng định dạng (âm thanh, hình ảnh, văn bản, video), hỗ trợ xây dựng thư viện số và cung cấp truy cập trực tuyến. Phần mềm KIPOS kết hợp cả quản trị tích hợp và quản lý bộ sưu tập số, tuân thủ các tiêu chuẩn METS và MARC21.

  • Khái niệm tài liệu số và bộ sưu tập số: Tài liệu số là các tài liệu được lưu trữ trên vật mang tin điện tử và có thể truy cập qua máy tính hoặc mạng. Bộ sưu tập số là tập hợp các tài liệu số được tổ chức có hệ thống, có siêu dữ liệu mô tả và giao diện truy cập qua mạng.

Các khái niệm chính bao gồm: tự động hóa thư viện, quản lý tài liệu số, tiêu chuẩn MARC21, tiêu chuẩn METS, và mô hình OAIS.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thu thập từ Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Đại học Mở Hà Nội, bao gồm số liệu thống kê tài liệu truyền thống và tài liệu số, khảo sát ý kiến cán bộ thư viện và sinh viên, dữ liệu biên mục và lưu thông trên phần mềm KIPOS.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, kết hợp nghiên cứu tài liệu, quan sát, phỏng vấn, so sánh và điều tra bảng hỏi. Phân tích số liệu thống kê, so sánh hiệu quả giữa phần mềm KIPOS và các phần mềm trước đây như Libol và Dspace.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Khảo sát 670 phiếu điều tra phát ra, thu về 518 phiếu hợp lệ (tỷ lệ 77,3%), trong đó có 114 phiếu của cán bộ quản lý, 105 phiếu của giảng viên và cán bộ nghiên cứu, 299 phiếu của sinh viên. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên có chủ đích nhằm đảm bảo đại diện cho các nhóm người dùng tin chính.

  • Timeline nghiên cứu: Từ tháng 8 năm 2014 (bắt đầu ứng dụng KIPOS) đến tháng 6 năm 2015, bao gồm giai đoạn chuyển đổi dữ liệu, khảo sát thực trạng và phân tích kết quả.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Chuyển đổi dữ liệu và tích hợp hệ thống: Trong vòng 1 tháng, Trung tâm đã chuyển đổi thành công khoảng 10.000 biểu ghi từ phần mềm Libol sang KIPOS, phát hiện hơn 6.000 biểu ghi trùng và mất khoảng 2.000 biểu ghi do xóa dữ liệu trước khi chuyển đổi hoàn tất. Việc tích hợp quản lý tài liệu truyền thống và tài liệu số trên cùng một nền tảng giúp tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ.

  2. Hiệu quả quản lý và phục vụ bạn đọc: KIPOS hỗ trợ đầy đủ các tiêu chuẩn quốc tế (ISBD, AACR2, MARC21, METS), cho phép biên mục linh hoạt, quản lý lưu thông tự động, và cung cấp giao diện tra cứu trực tuyến OPAC với tốc độ tìm kiếm nhanh, chính xác. Khoảng 18.000 biểu ghi thư mục và hơn 900 tài liệu số được quản lý hiệu quả, đáp ứng nhu cầu đa dạng của bạn đọc.

  3. Đáp ứng nhu cầu người dùng: Khảo sát 518 người dùng cho thấy mức độ hài lòng với tài liệu số đạt 18,4% rất tốt và 42,5% tốt; tài liệu truyền thống như giáo trình và tài liệu tham khảo cũng được đánh giá cao với tỷ lệ rất tốt và tốt trên 40%. Nhu cầu sử dụng tài liệu số của sinh viên chiếm khoảng 65,8%, phản ánh xu hướng chuyển đổi sang thư viện số.

  4. So sánh với phần mềm Libol và Dspace: KIPOS vượt trội hơn về khả năng tích hợp quản lý tài liệu truyền thống và tài liệu số trên cùng một hệ thống, hỗ trợ chuẩn METS cho tài liệu số, cho phép phân quyền truy cập linh hoạt và bảo mật tốt hơn. Trong khi Libol không hỗ trợ quản lý tài liệu số hiệu quả, Dspace gặp khó khăn về bảo mật và không tích hợp với hệ thống quản lý truyền thống.

Thảo luận kết quả

Việc chuyển đổi sang phần mềm KIPOS đã giải quyết được các hạn chế của việc sử dụng song song hai phần mềm Libol và Dspace, giúp giảm thiểu thao tác lặp lại trong biên mục và quản lý dữ liệu. Sự tích hợp các phân hệ quản lý tài liệu truyền thống và tài liệu số trên cùng một nền tảng tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện và người dùng trong việc truy cập và khai thác thông tin.

Kết quả khảo sát cho thấy người dùng đánh giá cao tính năng tìm kiếm nhanh, chính xác và khả năng truy cập tài liệu số mọi lúc mọi nơi, phù hợp với mô hình đào tạo đa ngành và đào tạo từ xa của Viện Đại học Mở. So với các nghiên cứu trước đây về phần mềm Libol và các phần mềm mã nguồn mở, KIPOS thể hiện sự ưu việt trong việc đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa thư viện.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ hài lòng của người dùng theo từng loại tài liệu, bảng so sánh các tính năng chính giữa KIPOS, Libol và Dspace, cũng như biểu đồ đường thể hiện tiến trình chuyển đổi dữ liệu và số lượng biểu ghi quản lý theo thời gian.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và nâng cao kỹ năng cho cán bộ thư viện: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về sử dụng phần mềm KIPOS, đặc biệt là các phân hệ quản lý tài liệu số và biên tập tài liệu theo chuẩn METS. Mục tiêu nâng cao năng lực cán bộ trong vòng 6 tháng, do Trung tâm Thông tin - Thư viện phối hợp với nhà cung cấp phần mềm thực hiện.

  2. Phát triển và mở rộng nguồn tài liệu số: Đẩy mạnh số hóa tài liệu truyền thống, xây dựng các bộ sưu tập số chuyên ngành phục vụ đào tạo và nghiên cứu. Mục tiêu tăng 20% số lượng tài liệu số trong 1 năm, do Trung tâm phối hợp với các khoa và phòng ban liên quan thực hiện.

  3. Nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: Cải thiện hệ thống máy chủ, mạng và thiết bị đầu cuối để đảm bảo hoạt động ổn định, tốc độ truy cập nhanh và bảo mật dữ liệu. Kế hoạch thực hiện trong 12 tháng, do Ban quản lý Viện Đại học Mở chủ trì.

  4. Tăng cường chia sẻ và liên kết nguồn lực thông tin: Thiết lập các kênh trao đổi dữ liệu và liên kết thư viện với các cơ sở đào tạo, thư viện khác trong và ngoài nước nhằm mở rộng nguồn tài nguyên thông tin. Mục tiêu thiết lập ít nhất 3 liên kết mới trong 1 năm, do Trung tâm Thông tin - Thư viện chủ động phối hợp.

  5. Cải tiến và hoàn thiện phần mềm KIPOS: Phản hồi các hạn chế trong quá trình sử dụng để nhà phát triển phần mềm cập nhật, bổ sung tính năng mới phù hợp với đặc thù của Viện Đại học Mở. Thực hiện liên tục, với các đợt cập nhật định kỳ 6 tháng/lần.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý thư viện đại học: Nhận diện các giải pháp công nghệ hiện đại trong quản lý thư viện, áp dụng mô hình tích hợp quản lý tài liệu truyền thống và tài liệu số, nâng cao hiệu quả nghiệp vụ.

  2. Giảng viên và sinh viên ngành Thông tin - Thư viện: Tài liệu tham khảo thực tiễn về ứng dụng phần mềm quản lý thư viện hiện đại, các tiêu chuẩn quốc tế trong biên mục và quản lý tài liệu số.

  3. Nhà phát triển phần mềm quản lý thư viện: Hiểu rõ yêu cầu nghiệp vụ, đặc thù và thách thức trong triển khai phần mềm tại các thư viện đại học đa ngành, từ đó cải tiến sản phẩm phù hợp hơn.

  4. Các cơ quan quản lý giáo dục và thư viện: Đánh giá hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện đại học, làm cơ sở xây dựng chính sách phát triển thư viện điện tử và thư viện số trong hệ thống giáo dục.

Câu hỏi thường gặp

  1. Phần mềm KIPOS có những ưu điểm gì so với các phần mềm quản lý thư viện khác?
    KIPOS tích hợp quản lý tài liệu truyền thống và tài liệu số trên cùng một nền tảng, tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như MARC21 và METS, hỗ trợ biên mục linh hoạt, quản lý lưu thông tự động và cung cấp giao diện tra cứu trực tuyến nhanh, chính xác. Ví dụ, KIPOS cho phép phân quyền truy cập tài liệu số chi tiết, điều mà phần mềm Libol không thực hiện được.

  2. Quá trình chuyển đổi dữ liệu từ Libol và Dspace sang KIPOS gặp những khó khăn gì?
    Khó khăn chính là xử lý biểu ghi trùng lặp, mất dữ liệu do xóa hệ thống cũ trước khi chuyển đổi hoàn tất, và việc hồi cố dữ liệu phân loại theo khung DDC23 mới. Trung tâm đã huy động tối đa nguồn lực để hoàn thành công việc trong hơn 2 tháng.

  3. KIPOS hỗ trợ người dùng truy cập tài liệu số như thế nào?
    KIPOS cung cấp giao diện web OPAC cho phép người dùng tìm kiếm, tra cứu và truy cập tài liệu số mọi lúc mọi nơi. Hệ thống hỗ trợ trình diễn tài liệu số theo chuẩn METS, cho phép xem theo chương, trang và có thể giới hạn quyền xem hoặc tải xuống theo chính sách thư viện.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm KIPOS tại thư viện?
    Cần tổ chức đào tạo thường xuyên cho cán bộ thư viện, nâng cấp hạ tầng công nghệ, phát triển nguồn tài liệu số phong phú, tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin và phối hợp chặt chẽ với nhà phát triển phần mềm để cập nhật tính năng mới.

  5. Phần mềm KIPOS có phù hợp với mô hình đào tạo từ xa của Viện Đại học Mở không?
    KIPOS rất phù hợp với mô hình đào tạo từ xa nhờ khả năng quản lý tài liệu số hiệu quả, cung cấp truy cập trực tuyến thuận tiện cho sinh viên và giảng viên ở nhiều cơ sở khác nhau, đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu đa dạng.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã đánh giá thực trạng ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Đại học Mở, khẳng định hiệu quả vượt trội so với các phần mềm trước đây như Libol và Dspace.
  • Việc tích hợp quản lý tài liệu truyền thống và tài liệu số trên cùng một nền tảng giúp tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ và nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc.
  • Kết quả khảo sát người dùng cho thấy mức độ hài lòng cao với tính năng tìm kiếm, truy cập tài liệu số và sự đa dạng của nguồn tài liệu.
  • Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm, bao gồm đào tạo cán bộ, phát triển nguồn tài liệu số, nâng cấp hạ tầng và hoàn thiện phần mềm.
  • Nghiên cứu mở ra hướng đi mới cho việc hiện đại hóa thư viện đại học, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học, đồng thời làm tài liệu tham khảo quý giá cho các thư viện và nhà quản lý giáo dục.

Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Đại học Mở cần triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tiếp tục theo dõi, đánh giá và cập nhật phần mềm KIPOS để đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng đa dạng của người dùng. Các thư viện đại học khác cũng nên tham khảo mô hình này để nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện trong thời đại số.