Tổng quan nghiên cứu

Trong giai đoạn phát triển từ năm 1999 đến năm 2010 sau khi cổ phần hóa, Công ty Cổ phần Gentraco đã ghi nhận bước tăng trưởng vượt bậc với doanh thu tăng từ 458 tỷ đồng lên 2.441 tỷ đồng, tương ứng mức tăng hơn 5,3 lần. Lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp cũng bứt phá mạnh mẽ từ 3 tỷ đồng lên 96 tỷ đồng, gấp 32 lần trong vòng 12 năm. Tính đến năm 2011, vốn điều lệ của công ty đạt hơn 100 tỷ đồng với 100% sở hữu tư nhân. Mặc dù nằm trong Top 10 doanh nghiệp xuất khẩu gạo lớn nhất Việt Nam với năng lực xuất khẩu bình quân 30.000 tấn mỗi tháng và trên 200.000 tấn mỗi năm, kết quả kinh doanh năm 2010 của công ty cho thấy sản lượng xuất khẩu chỉ đạt 220.258 tấn, đạt 69% so với kế hoạch đề ra. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm là sự thiếu hụt công cụ kế toán quản trị chuyên sâu để thu thập, phân tích và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ công tác hoạch định, kiểm soát chi phí và ra quyết định kinh doanh linh hoạt trong bối cảnh thị trường lương thực biến động phức tạp. Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán quản trị, đánh giá toàn diện thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Gentraco và xây dựng giải pháp ứng dụng hoàn chỉnh hệ thống kế toán quản trị phù hợp với mô hình sản xuất kinh doanh lúa gạo. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào toàn bộ hoạt động của Gentraco tại Cần Thơ trong mốc thời gian năm 2010 đến năm 2011, với số liệu phân tích thứ cấp mở rộng từ năm 1999 đến năm 2010. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài thể hiện qua việc thiết lập các công cụ định lượng giúp kiểm soát biến phí gia công chế biến, nâng cao độ chính xác trong lập dự toán ngân sách từ mức dưới 70% lên trên 90%, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp xuất khẩu gạo.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết tiến hóa của kế toán quản trị theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế với 4 giai đoạn phát triển: xác định chi phí và kiểm soát tài chính trước năm 1950, cung cấp thông tin lập kế hoạch và kiểm soát từ năm 1965, quản lý giảm thiểu hao phí nguồn lực từ năm 1985 và tạo lập giá trị doanh nghiệp từ năm 1995. Khung lý thuyết được tích hợp cùng các quy định pháp lý tại Việt Nam như Luật Kế toán năm 2003 và Thông tư 53/2006/TT-BTC hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Mô hình nghiên cứu kế toán quản trị ứng dụng được cấu thành từ 2 phần cốt lõi: hệ thống thông tin cơ sở về chi phí, thu nhập, lợi nhuận và hệ thống thông tin thực hiện các chức năng quản trị gồm dự toán, đo lường kết quả, phân tích biến động và ra quyết định. Bốn khái niệm cơ bản được chuẩn hóa gồm: cách ứng xử chi phí theo biến phí và định phí; số dư đảm phí biểu thị phần chênh lệch giữa doanh thu và biến phí; mô hình phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận; và hệ thống dự toán tác nghiệp tích hợp từ khâu tiêu thụ, chế biến đến tài chính tiền tệ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp đồng bộ nguồn dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp. Dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ các báo cáo tài chính đã được kiểm toán độc lập 2 lần mỗi năm bởi Công ty TNHH Tư vấn và Kiểm toán A&C, hệ thống báo cáo gia công sản xuất và dữ liệu kế hoạch giai đoạn 2008 - 2010 từ phần mềm kế toán Oracle của công ty. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp điều tra bảng hỏi khảo sát và phỏng vấn trực tiếp với cỡ mẫu là 15 nhân sự, bao gồm Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, 8 kế toán viên phụ trách các phần hành và 5 quản đốc phân xưởng chế biến. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu phi ngẫu nhiên có mục đích nhằm đảm bảo các đối tượng tham gia đều nắm vững quy trình xử lý số liệu kế toán và trực tiếp sử dụng thông tin kinh tế để điều hành sản xuất. Phương pháp phân tích dữ liệu chủ yếu bao gồm thống kê mô tả, phương pháp so sánh tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, phân tích biến động chi phí thực tế so với định mức và phương pháp tổng hợp - cân đối. Lý do lựa chọn các phương pháp này là nhằm nhận diện chính xác khoảng cách giữa hệ thống kế toán tài chính hiện hữu theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC với yêu cầu cung cấp thông tin nội bộ đa chiều của nhà quản trị trong chuỗi cung ứng lúa gạo. Timeline nghiên cứu được triển khai thực hiện từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2011.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, hệ thống kế toán tại Gentraco được tổ chức theo mô hình kế toán tài chính tập trung, 100% nhân sự phòng kế toán chỉ thực hiện công việc kế toán tài chính theo quy chuẩn nhà nước, chưa có nhân viên hay bộ phận chuyên trách về kế toán quản trị. Thứ hai, việc phân loại chi phí của công ty mới dừng lại ở phân loại theo chức năng sản xuất, bán hàng, quản lý và theo 5 yếu tố đầu vào kinh tế ban đầu, hoàn toàn chưa phân loại theo mô hình ứng xử chi phí thành biến phí, định phí hoặc chi phí hỗn hợp. Thứ ba, kết quả thực hiện sản lượng năm 2010 so với kế hoạch cho thấy nhiều chỉ tiêu đạt tỷ lệ thấp: tổng sản lượng gạo xuất khẩu đạt 220.258 tấn, chỉ đạt 69% kế hoạch, trong đó xuất khẩu trực tiếp đạt 134.351 tấn (69% kế hoạch), xuất cung ứng đạt 32.257 tấn và xuất ủy thác đạt 53.650 tấn; sản lượng gạo tiêu thụ nội địa đạt 439,5 tấn (đạt 80% so với kế hoạch 550 tấn) với doanh thu tương ứng 5,5 tỷ đồng. Thứ tư, công tác mở rộng thị trường ghi nhận điểm sáng khi phát triển mới 18 khách hàng lớn, chiếm 28% tổng lượng khách hàng của công ty, đồng thời mặt hàng gạo thơm Jasmine chất lượng cao qua hệ thống máy tách màu Sortex chiếm 19% sản lượng xuất khẩu; tuy nhiên công ty vẫn định giá bán theo phương pháp chi phí toàn bộ truyền thống, dẫn đến việc thiếu linh hoạt khi đàm phán hợp đồng trong các giai đoạn thị trường biến động mạnh.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi dẫn đến tình trạng chưa ứng dụng kế toán quản trị là do các nhà quản trị nhận định việc sử dụng phần mềm kế toán Oracle cho các báo cáo tài chính định kỳ đã đủ đáp ứng yêu cầu ra quyết định, đồng thời đội ngũ kế toán thiếu hụt kiến thức chuyên sâu về công cụ kế toán quản trị. So với các nghiên cứu tương tự trong ngành chế biến lương thực xuất khẩu tại khu vực Đồng bằng sông Cửu Long, việc thiếu hệ thống dự toán đồng bộ và báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí khiến Gentraco mất đi khả năng tối ưu hóa biên lợi nhuận trên từng hợp đồng thương mại. Dữ liệu phân tích thực nghiệm nên được trình bày trực quan qua biểu đồ cột chồng thể hiện cơ cấu sản lượng thực hiện so với kế hoạch giữa ba kênh xuất khẩu trực tiếp, cung ứng và ủy thác, kết hợp bảng ma trận phân tích số dư đảm phí chi tiết cho từng loại gạo từ 5% tấm đến 100% tấm. Cách trình bày này giúp ban điều hành nhận diện trực quan dòng sản phẩm mang lại tỷ suất lợi nhuận biên cao nhất, phân bổ tối ưu công suất của 8 xí nghiệp chế biến gạo trực thuộc và kiểm soát chính xác chi phí chạy máy phát sinh trong từng ca sản xuất.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, phân loại toàn bộ chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh theo cách ứng xử chi phí, bóc tách 100% các khoản mục biến phí nguyên vật liệu, biến phí nhân công trực tiếp và định phí khấu hao nhà xưởng, do Kế toán trưởng chủ trì thực hiện trong thời hạn 3 tháng đầu tiên.

Thứ hai, thiết lập hệ thống 12 biểu mẫu dự toán tác nghiệp chi tiết bao gồm dự toán doanh thu, dự toán sản xuất, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán thu chi tiền mặt và dự toán kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí, nhằm mục tiêu giảm độ sai lệch giữa dự toán và thực tế xuống dưới 5% trong chu kỳ 6 tháng, do phòng Kế toán phối hợp cùng phòng Kinh doanh triển khai.

Thứ ba, tái cơ cấu bộ máy kế toán theo mô hình kế toán kết hợp dành cho doanh nghiệp lớn, thành lập Tổ Kế toán quản trị gồm 3 nhân sự chuyên trách lập báo cáo biến động sản xuất và thẩm định phương án kinh doanh trong thời gian 9 tháng, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc.

Thứ tư, khai thác toàn diện phân hệ kế toán quản trị trên phần mềm Oracle hiện có, tự động hóa quy trình phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận và phân tích độ tuổi công nợ nhằm rút ngắn thời gian lập báo cáo quản trị định kỳ từ 15 ngày xuống còn 2 ngày làm việc sau khi kết thúc kỳ kế toán, do bộ phận Công nghệ thông tin phối hợp với phòng Kế toán hoàn thành trong vòng 12 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Ban Lãnh đạo và Giám đốc điều hành các doanh nghiệp xuất khẩu nông sản có thể ứng dụng khung phân tích số dư đảm phí và mô hình dự toán tác nghiệp để ra quyết định giá bán linh hoạt, giảm thiểu khoảng 10% đến 15% rủi ro đứt gãy dòng tiền trong mùa vụ cao điểm thu mua lúa gạo.

Kế toán trưởng và các chuyên viên kế toán tại các công ty chế biến lương thực có thể sử dụng trực tiếp hệ thống 29 biểu mẫu báo cáo nội bộ được xây dựng trong luận văn để thiết lập hệ thống kiểm soát chi phí thực tế so với định mức mà không cần tốn chi phí thuê tư vấn độc lập.

Giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán có được một tài liệu tham khảo mang tính học thuật và thực tiễn cao về việc vận dụng Thông tư 53/2006/TT-BTC vào một doanh nghiệp cụ thể có quy mô doanh thu trên 2.400 tỷ đồng và hơn 100 tỷ đồng vốn điều lệ.

Các chuyên viên tư vấn giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình phân tích dòng thông tin và thiết kế luồng dữ liệu kế toán quản trị để tối ưu hóa thời gian triển khai các phân hệ quản trị chi phí trên nền tảng phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có doanh thu hơn 2.400 tỷ đồng như Gentraco gặp trở ngại lớn nhất nào khi chưa áp dụng kế toán quản trị?

Trở ngại lớn nhất là thiếu thông tin chi phí linh hoạt phục vụ việc ra quyết định giá bán và kiểm soát hiệu quả hoạt động; việc 100% nhân sự kiêm nhiệm kế toán tài chính khiến công ty không thể phân tích biến động chi phí kịp thời khi sản lượng xuất khẩu năm 2010 giảm 31% so với mục tiêu kế hoạch.

Báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí khác biệt như thế nào so với báo cáo theo phương pháp toàn bộ truyền thống?

Báo cáo toàn bộ gộp toàn bộ chi phí sản xuất vào giá thành sản phẩm làm sai lệch thông tin khi lượng tồn kho biến động; trong khi báo cáo số dư đảm phí bóc tách riêng biến phí chiếm khoảng 85% giá thành để xác định chính xác mức đóng góp bù đắp định phí của từng lô hàng gạo xuất khẩu.

Hệ thống dự toán ngân sách trong luận văn giải quyết bài toán quản trị nào cho các xí nghiệp chế biến trực thuộc?

Hệ thống gồm 12 bảng dự toán liên kết từ dự toán sản xuất đến dự toán thu chi tiền giúp liên kết chặt chẽ công suất vận hành của các xí nghiệp Sortex với kế hoạch mua nguyên liệu, giảm thiểu tình trạng chậm tiến độ đơn hàng và hạ thấp chi phí lưu kho nguyên liệu trung bình 5%.

Phương pháp nào được đề xuất để nhận diện và phân tách chi phí hỗn hợp tại các phân xưởng gia công gạo?

Nghiên cứu đề xuất sử dụng phương pháp cực đại - cực tiểu hoặc phương pháp bình phương bé nhất dựa trên dữ liệu sản lượng và chi phí tiền điện, bảo dưỡng máy móc qua 12 tháng để tách bạch phần định phí cố định hàng tháng và biến phí phát sinh theo từng tấn gạo chế biến.

Thời gian và điều kiện cần thiết để một doanh nghiệp thương mại sản xuất hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị là gì?

Doanh nghiệp cần lộ trình thực thi từ 12 đến 24 tháng với 3 điều kiện tiên quyết: sự cam kết của ban giám đốc, đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán nội bộ và kích hoạt đồng bộ các tính năng kế toán quản trị trên phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện hữu.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán quản trị và chứng minh tính cấp thiết của việc ứng dụng công cụ này tại các doanh nghiệp xuất khẩu gạo quy mô lớn.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Gentraco, chỉ rõ nguyên nhân khiến sản lượng xuất khẩu năm 2010 chỉ đạt 220.258 tấn (69% kế hoạch) bắt nguồn từ sự thiếu hụt thông tin quản trị chi phí và chính sách giá chưa linh hoạt.
  • Xây dựng thành công hệ thống giải pháp toàn diện bao gồm 29 biểu mẫu báo cáo nội bộ, hệ thống 12 dự toán tác nghiệp và mô hình phân loại chi phí theo mức độ ứng xử phục vụ điều hành.
  • Hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp và xác lập lộ trình triển khai công nghệ thông tin trên phần mềm Oracle theo 3 giai đoạn từ 6 đến 24 tháng.
  • Đóng góp luận cứ thực tiễn quan trọng giúp các cơ quan quản lý hoàn thiện văn bản hướng dẫn thực hiện Luật Kế toán và thúc đẩy tiến trình chuẩn hóa kế toán quản trị trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

Công trình nghiên cứu là cẩm nang thực tiễn giá trị giúp các nhà quản trị doanh nghiệp tái cấu trúc hệ thống thông tin tài chính nội bộ. Để gia tăng năng lực cạnh tranh và kiểm soát chi phí tối ưu, các doanh nghiệp ngành lương thực cần chủ động triển khai ngay mô hình kế toán quản trị đồng bộ theo các khuyến nghị đã được kiểm chứng trong luận văn.