Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý thuyết về hệ thống HRMS Chương 3: Thực trạng ứng dụng hệ thống HRMS vào quản lý nhân sự Chương 4: Kết luận 16 Chương 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 2. Các khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự Quản lý nhân sự tức là hoạt động tuyển dụng, triển khai và quản lý nhân viên của một tổ chức. Thuật ngữ nguồn nhân sự lần đầu tiên được sử dụng và đầu những năm 1900, và sau đó rộng rãi hơn vào những năm 1960 để mô tả tổng thể những người làm việc cho tổ chức.
[2] Trọng tâm của quản lý nguồn nhân lực là quản lý con người trong mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động. Cụ thể, nó liên quan đến việc sử dụng hiệu quả làm việc của con người để đạt được các mục tiêu chiến lược kinh doanh của tổ chức và sự thõa mãn của các cá nhân trong tổ chức. Nó tăng thêm giá trị bằng cách thiết kế và thực thi các chính sách nhân sự nhằm thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn. Sau đây là một vài định nghĩa về HRM: Gratton cho rằng: ‘Các nguồn lợi thé cạnh tranh bền vững mới danh cho các tổ chức có con người làm trọng tâm- sự sáng tạo và tài năng của nhân viên, nguồn cảm hứng và hy vọng, ước mơ và sự phấn khích.
Các công ty phát triển mạnh mẽ trong thập kỷ này là do họ có thể cung cấp ý nghĩa, mục đích, văn bản ngắn gọn và khuôn khổ để khuyến khích tiềm năng cá nhân phát triển’ [1] Pfeffer đã xác định rằng: ‘Bảy khía cạnh của quản lý nhân sự hiệu quả tạo ra hiệu quả kinh tế cao đáng kể bao gồm: đảm bảo việc làm, lựa chọn nghiêm ngặt, phòng nhân sự, quyết định phi tập trung thực hiện mức lương thưởng tương đối cao đối với hiệu suất làm việc của nhân viên và tổ chức, đào tạo sâu rộng, giảm sự phân biệt về địa vị, chia sẽ rộng rãi thông tin tài chính và hiệu suất trong toàn tổ chức’. [1] HRMS hiệu quả có tác động tích cực đến hoạt động của tổ chức bằng cách nâng cao kiến thức, kỹ năng, khả năng và các đặc điểm khác của nhân viên, trao quyền cho nhân viên hành động, động lực để họ thực hiện. 17 Frasch và cộng sự 2010: Hãy rời khỏi các bữa tiệc và sinh nhật cũng như các hình thức tuyển dụng…Hãy nhớ rằng nhân sự quan trọng trong thời điểm thuận lợi, nhân sự được xác định trong thời điểm khó khan. Trước đây hệ thống quản lý nhân sự đã thay đổi nhiều trong hai mươi năm qua, khiến nó đóng vai trò ngày càng quan trọng hơn trong các tổ chức ngày nay.
Trước đây, HRM có ý nghĩa là xử lý bảng lương, gửi quà sinh nhật cho nhân viên, sắp xếp các chuyến đi chơi của công ty và xác định các biểu mẫu được điền chính xác- nói cách khác mang vai trò quản trị hơn là vai trò chiến lược quan trọng với sự thành công của tổ chức [1]. Các nội dung lý thuyết về quản lý nhân sự và hệ thống quản lý nhân sự 2. Khái niệm về quản lý nhân sự Từ khi có sự xuất hiện của con người, khi con người tập hợp lại thành một tổ chức thì sinh ra vấn đề quản trị. Khi xã hội phức tạp, đông đảo thì vai trò của quản trị ngày trở nên quan trọng hơn.
Tuy nhiên, đối tượng mà quản trị hướng đến là con người (quản trị nhân sự). Một tổ chức, doanh nghiệp dù có khối lượng tài sản lớn, nguồn tài nguyên phong phú, khoa học kỹ thuật tiến bộ nhưng không biết cách quản lý con người thì cũng vô ích. Khái niệm quản lý nhân sự Việc quản trị nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì lực lượng lao động và quản lý tốt lực lượng lao động này để tạo ra thành quả lao động tốt cho doanh nghiệp. Điều quan trọng của quản trị nhân sự là đúng người, đúng thời điểm và đúng số lượng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Khi lựa chọn được đúng nhân viên phù hợp thì cả doanh nghiệp, nhân viên mới và nhân viên cũ đều hài lòng và làm việc hiệu quả hơn. Ta có thể nói:” Quản trị nhân sự là tổ hợp toàn bộ mục tiêu, chiến lược và công cụ mà qua đó các nhà quản trị và nhân viên trong doanh nghiệp cùng làm nền tảng cho cung ứng cách cư xử để phát triển doanh nghiệp”. Hay nói cách khác: “Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định quản lý liên quan và có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cán bộ công nhân viên của nó. Quản trị nhân sự đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược và gắn với chiến lược hoạt động của công ty” Một câu hỏi đặt ra: Ai là người quản trị nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? và quản lý nhân sự như thế nào sẽ mang lại hiệu quả, đặc biệt là đối với các tổ chức 19 có nguồn nhân lực đông đảo.
Câu trả lời là các nhà quản lý trong doanh nghiệp và đặc biệt là bộ phận quản trị nguồn nhân lực. Để việc quản lý nhân lực mang lại hiệu quả cao nhất thì cần có một hệ thống thông tin quản lý để tự động hóa quy trình quản lý, đó là hệ thống quản lý nhân sự. Khái niệm hệ thống quản lý nhân sự a. Hệ thống thông tin quản lý là gì? Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức.
Hệ thống gồm có các thành phần: Nhân lực, dữ liệu, các thủ tục (quy trình), phần cứng (thiết bị vật lý) và phần mềm. • Nhân lực: Có thể phân biệt hai loại nguồn nhân lực của hệ thống là chuyên gia và người dung cuối của hệ thống thông tin. Các chuyên gia của hệ thống bao gồm các nhà phân tích hệ thống, người lập trình và người vận hành. Người dùng cuối là những người sử dụng hệ thống thông tin hoặc đầu ra của hệ thống, nói cách khác đó là tất cả các thành viên của tổ chức.
• Dữ liệu: Nhiều hệ thống thông tin của các tổ chức được sử dụng như một phương tiện để cung cấp cơ sở dữ liệu. Đó là một tập hợp dữ liệu có liên quan với nhau, chẳng hạn như con người của một tổ chức, cơ sở dữ liệu tài nguyên hoặc sản phẩm. Cơ sở dữ liệu khách hàng vô cùng quý giá đối với công ty vì nó có thể được sử dụng để thông báo với khách hang về sản phẩm mới hoặc các sản phẩm sắp ra mắt đáp ứng nhu cầu của họ. Một cơ sở dữ liệu phải được tổ chức để nó có thể được truy cập theo nội dung của nó.
• Quy trình (thủ tục): là các chính sách hoặc các phương pháp phải tuân thủ khi sử dụng, vận hành và duy trì hệ thống thông tin. Các tổ chức đều có các quy trình của riêng mình, và quy trình ở mỗi tổ chức có thể giống hoặc khác nhau. Ví dụ để thiết lập quy trình trả lương của công ty, cần phải xác định nó phải chạy bao nhiêu lần, ai có trách nhiệm trong quy trình này và ai có quyền truy cập để nắm bắt được thông tin về lương của các cá nhân trong công ty và các báo cáo mà hệ thống đưa ra. 20 • Phần cứng: Ngày nay, hầu hết các công ty đều sử dụng máy tính cá nhân.
Các tổ chức lớn thường sử dụng các hệ thống máy tính đa dạng bao gồm cả máy tính lớn, máy tính mini và phổ biến hơn là máy tính cá nhân. Thành phần kiểm soát tất cả các đơn vị của hệ thống là bộ xử lý trung tâm, bộ xử lý này thực hiện các lệnh do chương trình đưa ra. Các thiết bị khác được sử dụng để trả ra dữ liệu như: chuột, màn hình, máy in, loa, … • Phần mềm: Có 2 loại phần mềm chính là phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Các phần mềm hệ thống được sử dụng để quản lý tài nguyên của hệ thống máy tính và đơn giản hóa việc lập trình.
Các ứng dụng như: bảng tính, bộ xử lý từ trực tiếp giúp người dùng thực hiện công việc của mình Hình 2. Thành phần của hệ thống thông tin quản lý Có 3 loại thông tin quản lý trong tổ chức bao gồm: • Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho các kế hoạch dài hạn của tổ chức, phục vụ cho các nhà quản lý cấp cao dùng để dự đoán và đưa ra chiến lược phát triển cho doanh nghiệp trong tương lai. Thông tin này mang tính chất khái quát, tổng hợp. Dữ liệu của loại thông tin này thường được thu thập từ bên ngoài tổ chức.
• Thông tin chiến thuật: Thông tin dành cho các chiến thuật ngắn hạn, được cung cấp cho các phòng ban. Những thông tin này là kết quả phân tích số liệu và dự 21 báo bán hang, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực sản xuất, báo cáo tài chính năm, … Do xuất phát từ những dữ liệu của các hoạt động hằng ngày nên đòi hỏi các thông tin này phải hợp lý và chính xác. Cần phải kết hợp nhiều thông tin từ các nguồn khác nhau trước khi ra quyết định. • Thông tin điều hành: Thông tin điều hành được sử dụng cho mục đích ngắn hạn và chỉ diễn ra ở một phòng ban nào đó.
Bao gồm số lượng đơn hàng đang có, tiến độ công việc. Đây là dạng thông tin được rút ra nhanh chóng từ các hoạt động và thu thập gấp rút. Hệ thống quản lý nhân sự Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập, khi cuộc cách mạng số và công nghiệp 4. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và sự thay đổi khôn lường khiến cho các doanh nghiệp rơi vào hoàn cảnh cạnh tranh khốc liệt.
Để tồn tại và phát triển trong bối cảnh này, các doanh nghiệp buộc phải chuyển mình, cải tiến và nâng cao năng lực của hệ thống trong tổ chức mà trong đó con người là yếu tố tiên quyết quyết định sự thành công của tổ chức.