Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT), việc ứng dụng CNTT trong quản lý nhà nước nói chung và trong thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) nói riêng đã trở thành một yêu cầu cấp thiết. Tại Việt Nam, ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an sinh xã hội cho người lao động, với số lượng người tham gia ngày càng tăng. Cụ thể, tại Thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM), BHXH quản lý khoảng 6,816 triệu người tham gia BHXH, BHYT với tổng số thu lên đến hơn 45 nghìn tỷ đồng, đồng thời chi trả các chế độ bảo hiểm với quy mô ngày càng mở rộng. Tuy nhiên, khối lượng công việc lớn cùng với yêu cầu cải cách hành chính đã đặt ra thách thức lớn cho BHXH TP.HCM trong việc nâng cao hiệu quả giải quyết TTHC.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong thực hiện TTHC tại BHXH TP.HCM từ năm 2011 đến nay, đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp. Nghiên cứu tập trung vào các thủ tục hành chính liên quan đến giao dịch giữa người dân, đơn vị sử dụng lao động và cơ quan BHXH TP.HCM, không đi sâu vào các thủ tục nội bộ. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc góp phần cải cách hành chính, giảm thiểu thời gian, chi phí cho người dân và doanh nghiệp, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực BHXH.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng, kết hợp các lý thuyết quản lý công và công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước. Hai khung lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  1. Lý thuyết về thủ tục hành chính (TTHC): TTHC được hiểu là tổng thể các hành vi pháp lý cần thiết thực hiện theo trình tự do pháp luật quy định nhằm tổ chức nhiệm vụ, quyền hạn trong quản lý hành chính nhà nước. Các yếu tố cấu thành TTHC bao gồm tên thủ tục, hồ sơ, trình tự, cách thức thực hiện, thời hạn giải quyết, cơ quan có thẩm quyền, kết quả thủ tục, yêu cầu, mẫu đơn và phí lệ phí. TTHC là cầu nối chuyển tải chính sách nhà nước vào thực tiễn, đảm bảo quyền lợi công dân và tổ chức.

  2. Lý thuyết về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý nhà nước: CNTT được định nghĩa là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện kỹ thuật nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác thông tin hiệu quả trong mọi lĩnh vực. Ứng dụng CNTT trong TTHC giúp cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả, minh bạch và giảm phiền hà cho người dân, doanh nghiệp. Các mô hình dịch vụ công trực tuyến được phân thành 4 mức độ từ cung cấp thông tin đến thực hiện giao dịch và thanh toán trực tuyến.

Các khái niệm chuyên ngành quan trọng bao gồm: BHXH, BHYT, BHTN, dịch vụ công trực tuyến, giao dịch điện tử, phần mềm nghiệp vụ, cơ sở hạ tầng CNTT, chữ ký số, và chính phủ điện tử.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp thống kê, thu thập và phân tích số liệu kết hợp với khảo sát thực tiễn tại BHXH TP.HCM. Cỡ mẫu khảo sát gồm 1.464 đơn vị sử dụng lao động được lấy theo phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên có chủ đích nhằm đảm bảo tính đại diện. Dữ liệu thu thập bao gồm số liệu về số lượng người tham gia BHXH, BHYT, BHTN, số lượng hồ sơ giao dịch điện tử, thời gian xử lý thủ tục, mức độ hài lòng của khách hàng, cùng các báo cáo, văn bản pháp luật liên quan.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp định lượng và định tính, sử dụng các công cụ thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm và phân tích SWOT để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp. Thời gian nghiên cứu tập trung từ năm 2011 đến năm 2018, phù hợp với giai đoạn triển khai các chương trình ứng dụng CNTT trong BHXH.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Ứng dụng CNTT đã giảm đáng kể thời gian và chi phí thực hiện TTHC: Giao dịch điện tử và dịch vụ bưu điện đã giúp giảm thời gian thực hiện thủ tục bảo hiểm từ 100 giờ xuống dưới 49,5 giờ cho mỗi doanh nghiệp mỗi năm. Tỷ lệ hồ sơ giao dịch điện tử đạt khoảng 92,33% đơn vị sử dụng lao động đăng ký, với hơn 2,4 triệu hồ sơ giao dịch điện tử trên tổng số 6,64 triệu hồ sơ (tỷ lệ 36%).

  2. Chất lượng phục vụ được cải thiện rõ rệt: Khảo sát 1.464 đơn vị sử dụng lao động cho thấy trên 90% đánh giá tốt về công khai minh bạch và thái độ phục vụ của cán bộ BHXH TP.HCM, chỉ có 8,9% không hài lòng. Thời gian giao dịch BHXH của doanh nghiệp giảm từ 335 giờ (năm 2014) xuống còn 147 giờ (năm 2017).

  3. Hạ tầng CNTT và phần mềm nghiệp vụ còn nhiều hạn chế: Mặc dù đã đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, phần mềm nghiệp vụ vẫn còn nhiều lỗi, chưa thực sự thuận lợi cho người dùng. Hạ tầng CNTT chưa hoàn toàn đáp ứng yêu cầu phát triển, đặc biệt trong việc tích hợp dữ liệu và bảo mật thông tin.

  4. Nguồn nhân lực CNTT được chú trọng phát triển: BHXH TP.HCM đã xây dựng khung năng lực cán bộ CNTT, tổ chức đào tạo chuyên sâu và phối hợp với các bộ ngành để nâng cao trình độ, tuy nhiên vẫn còn thiếu hụt nhân sự chất lượng cao để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng.

Thảo luận kết quả

Việc ứng dụng CNTT trong thực hiện TTHC tại BHXH TP.HCM đã tạo ra bước đột phá trong cải cách hành chính, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ người dân, doanh nghiệp. Kết quả khảo sát và số liệu thống kê cho thấy sự chuyển biến tích cực về thời gian xử lý hồ sơ và mức độ hài lòng của khách hàng. So với các nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong các cơ quan hành chính khác, BHXH TP.HCM có tỷ lệ giao dịch điện tử và dịch vụ bưu điện cao, thể hiện sự chủ động và hiệu quả trong triển khai.

Tuy nhiên, hạn chế về hạ tầng kỹ thuật và phần mềm nghiệp vụ vẫn là rào cản lớn, ảnh hưởng đến tốc độ và chất lượng xử lý hồ sơ. Điều này phù hợp với các nghiên cứu trong ngành CNTT về tầm quan trọng của việc đầu tư đồng bộ hạ tầng và phát triển phần mềm phù hợp. Ngoài ra, nguồn nhân lực CNTT chưa đáp ứng đủ về số lượng và chất lượng cũng là điểm cần khắc phục để đảm bảo sự phát triển bền vững.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh thời gian xử lý thủ tục trước và sau khi ứng dụng CNTT, bảng thống kê tỷ lệ giao dịch điện tử theo năm, và biểu đồ mức độ hài lòng của khách hàng qua các năm.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cấp và hoàn thiện hạ tầng CNTT: Đầu tư mở rộng mạng WAN, chuẩn hóa mạng LAN, xây dựng trung tâm dữ liệu hiện đại, đảm bảo an toàn thông tin và khả năng tích hợp dữ liệu liên ngành. Thời gian thực hiện trong 2 năm, chủ thể là BHXH TP.HCM phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông.

  2. Phát triển và nâng cao chất lượng phần mềm nghiệp vụ: Tăng cường hợp tác với các nhà cung cấp phần mềm uy tín để sửa lỗi, nâng cấp tính năng, đảm bảo phần mềm thân thiện, ổn định và đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ. Thời gian 1-2 năm, do Trung tâm CNTT BHXH TP.HCM chủ trì.

  3. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực CNTT: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về quản trị mạng, an ninh mạng, lập trình phần mềm cho cán bộ CNTT; đồng thời xây dựng chính sách thu hút nhân tài CNTT. Thời gian liên tục, chủ thể là BHXH TP.HCM phối hợp với các trường đại học, viện đào tạo.

  4. Tăng cường tuyên truyền và hỗ trợ người dân, doanh nghiệp: Đẩy mạnh các chiến dịch quảng bá dịch vụ công trực tuyến, hướng dẫn sử dụng phần mềm giao dịch điện tử, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật qua đường dây nóng và các điểm hỗ trợ trực tiếp. Thời gian thực hiện liên tục, chủ thể là BHXH TP.HCM và các đơn vị bưu điện.

  5. Hoàn thiện chính sách và quy trình quản lý: Rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính, xây dựng hệ thống văn bản pháp luật đồng bộ về giao dịch điện tử, bảo vệ dữ liệu cá nhân và chữ ký số. Thời gian 1 năm, do BHXH Việt Nam phối hợp với Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Thông tin và Truyền thông.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ, công chức ngành BHXH: Nghiên cứu giúp nâng cao nhận thức về ứng dụng CNTT trong cải cách TTHC, từ đó cải thiện quy trình làm việc và phục vụ người dân hiệu quả hơn.

  2. Quản lý nhà nước và các cơ quan hành chính: Tham khảo để xây dựng chính sách, kế hoạch phát triển CNTT trong quản lý hành chính, đặc biệt trong lĩnh vực an sinh xã hội.

  3. Doanh nghiệp và người dân tham gia BHXH: Hiểu rõ quy trình, lợi ích và cách thức sử dụng dịch vụ công trực tuyến, giảm thiểu thời gian và chi phí khi thực hiện các thủ tục BHXH.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản lý công, CNTT: Tài liệu tham khảo quý giá về thực trạng và giải pháp ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính công, góp phần phát triển nghiên cứu khoa học và đào tạo.

Câu hỏi thường gặp

  1. Ứng dụng CNTT đã giúp giảm thời gian thực hiện thủ tục BHXH như thế nào?
    Ứng dụng CNTT, đặc biệt là giao dịch điện tử và dịch vụ bưu điện, đã giảm thời gian thực hiện thủ tục từ 100 giờ xuống dưới 49,5 giờ mỗi năm cho một doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại đáng kể.

  2. Tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng giao dịch điện tử tại BHXH TP.HCM hiện nay là bao nhiêu?
    Tính đến năm 2017, khoảng 92,33% đơn vị sử dụng lao động tại TP.HCM đã đăng ký giao dịch điện tử bằng chữ ký số, cho thấy sự phổ biến và tin tưởng vào hình thức này.

  3. Những khó khăn chính trong ứng dụng CNTT tại BHXH TP.HCM là gì?
    Hạ tầng CNTT chưa hoàn thiện, phần mềm nghiệp vụ còn nhiều lỗi và chưa thân thiện, cùng với nguồn nhân lực CNTT chưa đủ về số lượng và chất lượng là những thách thức lớn.

  4. BHXH TP.HCM đã có những giải pháp gì để nâng cao chất lượng phục vụ?
    BHXH TP.HCM đã triển khai cơ chế một cửa, đa dạng hóa hình thức giao dịch (trực tiếp, bưu điện, điện tử), đơn giản hóa thủ tục, đồng thời tăng cường đào tạo cán bộ và tuyên truyền đến người dân, doanh nghiệp.

  5. Làm thế nào để người dân và doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng hồ sơ BHXH?
    Người dân và doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng hồ sơ qua trang điện tử của Bưu điện Việt Nam bằng mã bưu phẩm, hoặc qua cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam, giúp theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ nhanh chóng và minh bạch.

Kết luận

  • Ứng dụng CNTT trong thực hiện thủ tục hành chính tại BHXH TP.HCM đã góp phần giảm thời gian xử lý hồ sơ từ 100 giờ xuống dưới 49,5 giờ, nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ.
  • Tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng giao dịch điện tử đạt trên 90%, thể hiện sự chuyển đổi tích cực trong phương thức giao dịch.
  • Hạ tầng CNTT và phần mềm nghiệp vụ cần được nâng cấp để đáp ứng yêu cầu phát triển và bảo mật thông tin.
  • Phát triển nguồn nhân lực CNTT và tăng cường tuyên truyền, hỗ trợ người dân, doanh nghiệp là yếu tố then chốt cho thành công bền vững.
  • Các giải pháp đề xuất cần được triển khai đồng bộ trong 1-3 năm tới nhằm hoàn thiện ứng dụng CNTT, góp phần xây dựng chính phủ điện tử và cải cách hành chính hiệu quả.

Hành động tiếp theo: Các cơ quan quản lý và BHXH TP.HCM cần phối hợp triển khai các giải pháp nâng cấp hạ tầng, phát triển phần mềm, đào tạo nhân lực và tuyên truyền rộng rãi để tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ công, hướng tới mục tiêu phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.