Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TRIỂN LÃM TRỰC TUYẾN VÀ TRIỂN LÃM TRỰC TUYẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Các khái niệm chung 1. Khái niệm tài liệu lưu trữ Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” - một trong những khái niệm làm nền tảng chung cho công tác lưu trữ, lưu trữ học và tất cả các hoạt động lưu trữ. Có rất nhiều cuốn sách giáo khoa, sách chuyên khảo, từ điển về lưu trữ học, luật pháp về lưu trữ của Việt Nam và các nước đã trình bày khái niệm về “tài liệu lưu trữ” như: Theo định nghĩa của Hội đồng Lưu trữ quốc tế năm 1988: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về sự việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng” [30].
Định nghĩa này chỉ đề cập tới giá trị tiềm năng của tài liệu khi chúng hết giá trị hiện hành mà chưa đề cập tới vật mang của tài liệu. Theo quy định tại Điều 1, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 cho rằng: Tài liệu lưu trữ quốc gia là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh. và công nghệ, được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước,. TLLT quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp [21].
Định nghĩa này nêu khá đầy đủ, chi tiết về giá trị, nguồn gốc hình thành tài liệu, mục đích, loại hình, vật mang tin của TLLT và cũng là cơ sở để hình thành nên định nghĩa về TLLT trong Luật Lưu trữ năm 2011. Luan van 8 Bên cạnh đó, theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ của tác giả Richard Pearce- Moses xuất bản năm 2005 khẳng định “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu được tạo ra hoặc tiếp nhận bởi một cá nhân, gia đình hoặc tổ chức, công hoặc tư nhân, trong quá trình thực hiện công việc, chúng được bảo quản bởi giá trị lâu dài được chứa đựng trong các thông tin của tài liệu hoặc là bằng chứng về chức năng và trách nhiệm của người tạo ra chúng” [31]. Khái niệm tài liệu lưu trữ của nước ta theo Luật Lưu trữ năm 2011 tại Khoản 2, Điều 3 thì: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [19].
Khái niệm này đã nêu đầy đủ, ngắn gọn và chính xác về TLLT và cũng là khái niệm mà tác giả sử dụng trong luận văn này. Khái niệm triển lãm tài liệu lưu trữ Triển lãm TLLT là một trong những hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT truyền thống của các cơ quan lưu trữ nhằm đưa tài liệu đến với công chúng và phát huy giá trị của TLLT. Để hiểu rõ hơn về khái niệm “triển lãm tài liệu lưu trữ” chúng ta cần làm rõ thuật ngữ “triển lãm”. Theo từ điển Oxford Learner’s Dictionaries, “triển lãm (Exhibition) được hiểu là một bộ sưu tập các đồ vật ví dụ như các tác phẩm nghệ thuật được trưng bày cho công chúng” [36].
Tác giả Leong Chee Khoon và Chennupati K. Ramiah, Viện Giáo dục Kỹ thuật Singapore giải thích: “Triển lãm là việc trưng bày cho công chúng về công nghiệp, hoặc các sản phẩm thương mại hoặc các đồ vật [29, tr. Như vậy, triển lãm là việc trưng bày các đồ vật, vật phẩm như tranh ảnh, hàng hóa… để giới thiệu cho công chúng được biết đến. Theo Điều 3, Nghị định số 23/2019/NĐ-Cp ngày 26 tháng 02 năm 2019 của Chính phủ về hoạt động triển lãm quy định: “Triển lãm là việc tổ chức trưng bày tác phẩm, hiện vật, tài liệu tập trung trong một thời gian, tại một không gian nhất định theo các hình thức khác nhau, bằng các phương tiện kỹ thuật khác nhau nhằm Luan van 9 mục đích giới thiệu, công bố, phổ biến trong xã hội, cộng đồng”[7].
Định nghĩa này đã nêu về loại hình tài liệu triển lãm, cách thức và mục đích triển lãm. Về định nghĩa “triển lãm tài liệu lưu trữ”, cuốn Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục VTLTNN biên soạn năm 1992 có định nghĩa: “Triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa để phục vụ việc sử dụng và tuyên truyền, giáo dục cho quần chúng về một chuyên đề nào đó” [9]. Định nghĩa này chỉ mới đề cập tới mục đích của triển lãm TLLT. Theo cuốn Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam do PGS.
Dương Văn Khảm biên soạn, nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông ấn hành năm 2015 thì: Triển lãm tài liệu lưu trữ - Exhibition of archival documents là một trong các hình thức tổ chức, khai thác, sử dụng TLLT thông qua việc trưng bày hiện vật là TLLT và những tài liệu, hiện vật khác có liên quan. nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá đến mọi người trong xã hội, cộng đồng về nội dung giá trị của TLTL để phát huy giá trị của tài liệu. Việc tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu, hình ảnh lưu trữ thường theo một chủ đề, tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định” [16]. Đây là khái niệm thể hiện đầy đủ nhất về loại hình, mục đích và phương pháp tổ chức của triển lãm TLLT truyền thống.
Theo Điều 32 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định các hình thức sử dụng TLLT thì “triển lãm, trưng bày TLLT”[19] là hình thức thứ tư trong sáu hình thức được đưa ra. Đây là hình thức giới thiệu, quảng bá TLLT đến với công chúng nhanh nhất và trực tiếp nhất. Như vậy, triển lãm TLLT truyền thống là sự trưng bày TLLT ở những địa điểm cụ thể để công chúng đến xem nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu TLLT theo một chủ đề nhất định. Triển lãm TLLT có thể áp dụng hình thức triển lãm cố định tại một địa điểm hoặc triển lãm lưu động tại các địa điểm khác nhau.
Ngoài ra, triển lãm TLLT còn có thể kết hợp tổ chức giữa cơ quan lưu trữ với các cơ quan bảo tàng, văn hóa, cơ quan trung ương, cơ quan địa phương… tùy theo quy mô vừa, lớn hay nhỏ. Khái niệm triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, những thuật ngữ mới như: kinh doanh trực tuyến, ngân hàng trực tuyến, giáo dục trực tuyến, dịch vụ công trực tuyến…. dần trở nên quen thuộc trong xã hội. Tuy nhiên, triển lãm trực tuyến TLLT vẫn là một thuật ngữ mới, chưa được nghiên cứu rộng rãi nên chưa có khái niệm thống nhất.
Để hiểu rõ về khái niệm này, trước hết, chúng ta tìm hiểu các khái niệm “trực tuyến”, “triển lãm trực tuyến”. Theo Từ điển Longman Dictionary, “trực tuyến là (1) kết nối với các máy tính khác thông qua Internet hoặc là kết nối có sẵn thông qua Internet; (2) kết nối trực tiếp hoặc bị điều khiển bởi một máy tính” [33]. Bên cạnh đó, tác giả Trương Văn và Quốc Bình cuốn Từ điển giải thích thuật ngữ Anh – Anh – Việt đã viết: “Trực tuyến là (1) liên kết hoạt động với bất kỳ mạng hay Internet, trái với ngoại tuyến và (2) bất kỳ hoạt động nào xảy ra trên Internet trái với thế giới thực, ví dụ như tán gẫu trực tuyến, nghiệp vụ ngân hàng trực tuyến” [3]. Như vậy, có thể hiểu trực tuyến là một thuật ngữ chỉ trạng thái kết nối hoạt động với một mạng truyền thông, chủ yếu là mạng Internet hoặc mạng cục bộ để giúp người dùng truy cập trực tiếp để khai thác thông tin mà họ cần.
Theo tác giả Chennupati Kodand Ramaiah, Đại học Pondicherry Ấn Độ: Triển lãm trực tuyến là một sự kiện mà có thể xem trên máy tính hoặc điện thoại di động sử dụng Internet ở bất cứ đâu, bất cứ địa điểm nào và bất cứ thời gian nào [26, tr. Như vậy, chúng ta có thể hiểu “triển lãm trực tuyến” là hoạt động giới thiệu tài liệu, hiện vật… dưới dạng số hóa trong môi trường mạng ở bất cứ thời điểm nào trong ngày nhằm phục vụ những mục đích khác nhau cho người sử dụng. Hiện nay, trên thế giới, chưa có định nghĩa chính thức, thống nhất về triển lãm trực tuyến TLLT. Tuy nhiên, theo kết quả nghiên cứu các thuật ngữ “trực tuyến”, “triển lãm trực tuyến”, tác giả xin đưa ra khái niệm về triển lãm trực tuyến TLLT như sau: “Triển lãm trực tuyến TLLT là một trong các hình thức khai thác sử dụng TLTL thông qua việc trưng bày, giới thiệu TLTL theo một chủ đề nhất định trong môi trường mạng nhằm giới thiệu tới công chúng về giá trị, ý nghĩa của Luan van 11 TLTL”.
TLLT trong triển lãm trực tuyến TLLT là những TLLT điện tử hoặc những TLLT truyền thống đã được số hóa, chúng không phải là các TLLT giấy, ảnh, hay hiện vật… thông thường được sử dụng như trong triển lãm truyền thống. Hai khía cạnh quan trọng nhất của triển lãm trực tuyến nói chung và triển lãm trực tuyến TLLT nói riêng là nội dung và thiết kế. * Nguyên tắc triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ Khi tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Thứ nhất, chính xác là nguyên tắc quan trọng nhất trong khi tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT. Bởi vì khi triển lãm trực tuyến, các độc giả có thể tiếp cận với TLLT cũng như thông tin trong TLLT rất nhanh thông qua Internet.
Sự chính xác trong triển lãm trực tuyến TLTL thể hiện rõ ở phương diện nội dung và hình thức. Thứ hai, tuân thủ pháp luật là nguyên tắc cần thiết khi tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT. TLLT được bảo quản trong các Trung tâm LTQG là tài sản của quốc gia, dân tộc, của Đảng và là nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu lịch sử. TLLT được nhà nước quản lý tập trung thống nhất và không được tự do mua bán, tiêu huỷ nếu không được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép.
Triển lãm trực tuyến TLLT là một hình thức khai thác sử dụng TLLT hiện đại nên cũng phải đảm bảo các quy định chung của pháp luật.