Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (TLLT) ngày càng trở nên cấp thiết. Theo Luật Lưu trữ năm 2011, TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ. Tuy nhiên, các hình thức khai thác TLLT hiện nay tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (LTQG) ở Việt Nam chủ yếu vẫn là truyền thống như phục vụ tại phòng đọc, trưng bày, triển lãm tài liệu trực tiếp, chưa đa dạng và hiện đại. Triển lãm trực tuyến TLLT là một hình thức khai thác hiện đại, không giới hạn về không gian và thời gian, giúp công chúng tiếp cận tài liệu nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm chi phí.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG I, II, III, IV từ năm 2007 đến nay, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức triển lãm trực tuyến nhằm phát huy tối đa giá trị TLLT. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các cuộc triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG ở Việt Nam, không đi sâu vào kỹ thuật số hóa hay bản quyền tài liệu.

Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện ở việc bổ sung lý luận về triển lãm trực tuyến TLLT, một lĩnh vực còn mới mẻ tại Việt Nam, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng TLLT trong thời đại số. Nghiên cứu cũng cung cấp cơ sở thực tiễn để các Trung tâm LTQG phát triển hình thức triển lãm trực tuyến phù hợp với xu thế hiện đại hóa công tác lưu trữ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về lưu trữ học, triển lãm tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ. Hai lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  • Lý thuyết về tài liệu lưu trữ: Định nghĩa và phân loại TLLT theo Luật Lưu trữ năm 2011, Hội đồng Lưu trữ quốc tế và các chuyên gia lưu trữ, nhấn mạnh giá trị lâu dài và mục đích sử dụng của tài liệu.

  • Lý thuyết về triển lãm trực tuyến: Khái niệm triển lãm trực tuyến là hoạt động giới thiệu tài liệu số hóa trên môi trường mạng Internet, với các nguyên tắc chính xác, tuân thủ pháp luật và phục vụ lợi ích chung. Mô hình tổ chức triển lãm trực tuyến gồm các bước từ lựa chọn chủ đề, xây dựng kế hoạch, sưu tầm tài liệu, thiết kế giao diện đến tổ chức khai mạc và đánh giá.

Các khái niệm chuyên ngành quan trọng bao gồm: tài liệu lưu trữ điện tử, triển lãm tài liệu lưu trữ truyền thống, triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu, và các nguyên tắc tổ chức triển lãm trực tuyến.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp kết hợp:

  • Phương pháp khảo sát tài liệu: Thu thập và phân tích các tài liệu, sách, báo, công trình nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến triển lãm trực tuyến TLLT.

  • Phương pháp quan sát thực tiễn: Thu thập thông tin từ các Trung tâm LTQG về hoạt động triển lãm trực tuyến, khảo sát website và chuyên trang triển lãm trực tuyến.

  • Phương pháp phân tích tổng hợp: Tổng hợp các dữ liệu thu thập được để đánh giá thực trạng, ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân.

  • Phương pháp so sánh: So sánh mô hình triển lãm trực tuyến TLLT của Việt Nam với các nước phát triển như Mỹ, Anh, Singapore để rút ra bài học kinh nghiệm.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các cuộc triển lãm trực tuyến TLLT được tổ chức tại 4 Trung tâm LTQG từ năm 2007 đến tháng 4 năm 2019, với hơn 60 cuộc triển lãm được khảo sát. Phương pháp chọn mẫu là chọn toàn bộ các cuộc triển lãm trực tuyến có dữ liệu công khai trên website của các Trung tâm LTQG và Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ năm 2018 đến 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Số lượng và quy mô triển lãm trực tuyến còn hạn chế: Tính đến tháng 4 năm 2019, Cục VTLTNN đã tổ chức 49 cuộc triển lãm trực tuyến, Trung tâm LTQG I có 10 cuộc từ 2013-2018, Trung tâm LTQG II chỉ có 2 cuộc triển lãm trực tuyến. Trung tâm LTQG III và IV chưa có triển lãm trực tuyến riêng do đang xây dựng website. So với số lượng triển lãm truyền thống hàng năm, tỷ lệ triển lãm trực tuyến chiếm khoảng 20-30%.

  2. Chất lượng nội dung và hình thức thiết kế còn đơn điệu: Các tài liệu triển lãm chủ yếu là hình ảnh số hóa từ tài liệu truyền thống, thiếu đa dạng về loại hình như video, âm thanh. Giao diện website triển lãm đơn giản, chưa có tính năng tìm kiếm nâng cao, đăng ký thành viên hay tương tác đa chiều. Ví dụ, trang triển lãm của Trung tâm LTQG I không có tính năng bình luận hay đăng ký thành viên, trong khi Trung tâm LTQG II có tính năng bình luận và chia sẻ nhưng chưa đầy đủ.

  3. Ưu điểm về không gian và thời gian tiếp cận: Triển lãm trực tuyến không giới hạn không gian và thời gian, giúp người dùng truy cập mọi lúc mọi nơi, mở rộng đối tượng khai thác. Một số triển lãm có chú thích đa ngôn ngữ (tiếng Việt, Anh, Nhật, Nga) giúp thu hút công chúng quốc tế. Ví dụ, triển lãm “Việt Nam – Nhật Bản: Lịch sử quan hệ hợp tác qua tài liệu lưu trữ” năm 2018 có chú thích ba thứ tiếng.

  4. Hạn chế về cơ sở pháp lý và nguồn lực: Chưa có văn bản pháp luật cụ thể hướng dẫn tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT, thiếu quy trình, tiêu chuẩn và định mức kinh tế kỹ thuật. Nguồn nhân lực chưa được đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin, ngoại ngữ và thiết kế triển lãm trực tuyến. Hai Trung tâm LTQG III và IV chưa có website riêng gây khó khăn trong việc tổ chức triển lãm trực tuyến.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ việc nhận thức về triển lãm trực tuyến TLLT còn hạn chế trong ngành lưu trữ và các cấp quản lý. Việc đầu tư về công nghệ, hạ tầng và đào tạo nhân lực chưa tương xứng với yêu cầu phát triển. So với các nước phát triển như Mỹ, Anh, Singapore, triển lãm trực tuyến TLLT của Việt Nam còn thiếu tính tương tác, đa dạng nội dung và công cụ tra cứu hiện đại.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện số lượng triển lãm trực tuyến theo năm tại từng Trung tâm LTQG, biểu đồ so sánh tỷ lệ tài liệu số hóa đa dạng (hình ảnh, video, âm thanh) trong triển lãm trực tuyến Việt Nam và các nước phát triển, cũng như bảng đánh giá các tính năng website triển lãm trực tuyến.

Ý nghĩa của kết quả nghiên cứu là làm rõ thực trạng, từ đó đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT, góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong thời đại số.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật: Ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT, bao gồm quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật, chế độ nghiệp vụ và cơ chế bảo mật tài liệu. Thời gian thực hiện trong 1-2 năm, do Bộ Nội vụ và Cục VTLTNN chủ trì.

  2. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực chuyên sâu: Tổ chức các khóa đào tạo về công nghệ thông tin, thiết kế triển lãm trực tuyến, ngoại ngữ và kỹ năng phối hợp liên ngành cho công chức, viên chức tại các Trung tâm LTQG. Mục tiêu nâng cao trình độ chuyên môn trong vòng 1 năm, do các trường đại học và cơ quan lưu trữ phối hợp thực hiện.

  3. Nâng cao nhận thức và quảng bá hình thức triển lãm trực tuyến: Tăng cường tuyên truyền, giới thiệu triển lãm trực tuyến qua các phương tiện truyền thông đại chúng, mạng xã hội và các sự kiện chuyên ngành nhằm thu hút đông đảo công chúng. Thời gian triển khai liên tục, do Cục VTLTNN và các Trung tâm LTQG phối hợp thực hiện.

  4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại: Đầu tư xây dựng website triển lãm trực tuyến với giao diện thân thiện, tích hợp công cụ tìm kiếm nâng cao, tính năng đăng ký thành viên, bình luận, chia sẻ và liên kết đa phương tiện (video, âm thanh). Thời gian hoàn thiện trong 1-2 năm, do các Trung tâm LTQG phối hợp với các đơn vị công nghệ.

  5. Tăng cường phối hợp liên ngành và quốc tế: Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các Trung tâm LTQG với các cơ quan lưu trữ trong nước, bảo tàng, viện nghiên cứu và các đối tác quốc tế để tổ chức triển lãm trực tuyến đa dạng, phong phú và có chiều sâu. Thời gian thực hiện liên tục, do Cục VTLTNN chủ trì.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ, công chức ngành lưu trữ: Nâng cao kiến thức về tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT, áp dụng các giải pháp hiện đại trong công tác lưu trữ và khai thác tài liệu.

  2. Nhà quản lý và hoạch định chính sách: Hiểu rõ thực trạng và nhu cầu phát triển triển lãm trực tuyến TLLT để xây dựng chính sách, văn bản pháp luật phù hợp, thúc đẩy hiện đại hóa ngành lưu trữ.

  3. Giảng viên và sinh viên ngành lưu trữ, thư viện, thông tin học: Là tài liệu tham khảo quý giá cho việc nghiên cứu, giảng dạy về công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin và phát triển triển lãm trực tuyến.

  4. Nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóa và công chúng quan tâm: Cung cấp cái nhìn tổng quan về triển lãm trực tuyến TLLT, giúp tiếp cận tài liệu lưu trữ một cách thuận tiện, đa dạng và hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

  1. Triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ là gì?
    Triển lãm trực tuyến TLLT là hình thức giới thiệu tài liệu lưu trữ đã được số hóa trên môi trường mạng Internet, cho phép công chúng truy cập, tìm hiểu tài liệu mọi lúc mọi nơi mà không bị giới hạn về không gian và thời gian.

  2. Tại sao triển lãm trực tuyến TLLT quan trọng trong thời đại số?
    Triển lãm trực tuyến giúp mở rộng đối tượng tiếp cận, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu, đồng thời thúc đẩy hiện đại hóa công tác lưu trữ phù hợp với xu thế công nghệ hiện nay.

  3. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia ở Việt Nam đã tổ chức bao nhiêu cuộc triển lãm trực tuyến?
    Tính đến tháng 4 năm 2019, Cục VTLTNN tổ chức 49 cuộc, Trung tâm LTQG I có 10 cuộc, Trung tâm LTQG II có 2 cuộc triển lãm trực tuyến. Trung tâm LTQG III và IV chưa có triển lãm trực tuyến riêng do đang xây dựng website.

  4. Những hạn chế chính của triển lãm trực tuyến TLLT hiện nay là gì?
    Bao gồm thiếu cơ sở pháp lý cụ thể, nguồn nhân lực chưa được đào tạo chuyên sâu, nội dung triển lãm đơn điệu, thiếu tính năng tương tác và công cụ tìm kiếm, cũng như hạn chế về hạ tầng công nghệ và quảng bá.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT?
    Cần hoàn thiện pháp luật, đào tạo nhân lực, ứng dụng công nghệ hiện đại, tăng cường phối hợp liên ngành và quốc tế, đồng thời đẩy mạnh tuyên truyền, quảng bá hình thức triển lãm trực tuyến đến công chúng rộng rãi.

Kết luận

  • Triển lãm trực tuyến TLLT là hình thức khai thác hiện đại, phù hợp với xu thế phát triển công nghệ và nhu cầu tiếp cận tài liệu của công chúng.
  • Thực trạng triển lãm trực tuyến tại các Trung tâm LTQG Việt Nam còn nhiều hạn chế về số lượng, chất lượng nội dung và công nghệ ứng dụng.
  • Nghiên cứu đã chỉ ra các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, làm cơ sở đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT.
  • Giải pháp trọng tâm bao gồm hoàn thiện pháp luật, đào tạo nhân lực, ứng dụng công nghệ, tăng cường phối hợp và quảng bá.
  • Các bước tiếp theo cần tập trung xây dựng văn bản pháp lý, triển khai đào tạo chuyên sâu và đầu tư công nghệ để phát triển triển lãm trực tuyến TLLT đồng bộ, hiệu quả.

Hành động ngay hôm nay: Các Trung tâm LTQG và cơ quan quản lý cần phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất nhằm hiện đại hóa công tác lưu trữ, nâng cao giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển đất nước trong kỷ nguyên số.