CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Phương thức thanh toán trong doanh nghiệp Phương thức thanh toán là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động thương mại, thông thường khi có giao dịch phát sinh thì hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Các phương thức thanh toán mà doanh nghiệp thương mại thường sử dụng có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Xu hướng của các doanh nghiệp là tiến tới thanh toán không dùng tiền mặt, hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lưu thông như vật sẽ an toàn, tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp có thể quản lý việc thanh toán dễ dàng hơn.
Phương thức thanh toán bằng tiền mặt Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu áp dụng cho các giao dịch phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: - Thanh toán bằng Việt Nam đồng - Thanh toán bằng ngoại tệ - Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng - Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, hoặc giấy tờ có giá trị như tiền. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt Phương thức thanh toán này được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh thương mại.
Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt rất đa dạng, tùy theo tính chất của hoạt động thanh toán mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn những phương thức thanh toán phù họp nhất. Có thể kể ra đây một số loại phương thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu sau: 1.Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) thường được các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tượng có quan hệ mua bán với doanh nghiệp từ trước và trong cùng một Quốc gia, đây là phương thức thanh toán có thủ tục đơn giản và tiện lợi cho doanh nghiệp. Theo hình thức này thì chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu (chi) hộ với một đối tượng nào đó do doanh nghiệp chỉ định có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc khác ngân hàng. Chứng từ thanh toán xuất hiện trong phương thức này gồm có: ủy nhiệm Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 3 Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp thu (chi), Giấy báo Có (Nợ).Phương thức chuyển tiền Phương thức chuyển tiền là phương thức thanh toán trong đó người trả tiền yêu cầu ngân hàng của mình chuyển số tiền nhất định cho người hưởng lợi ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách yêu cầu hoặc bằng điện (telegraphic - T/T) hoặc bằng thư (mail transiser - M/T).
Phương thức này đơn giản dễ thực hiện nhưng chỉ nên thực hiện với khách hàng quen biết vì có thể gặp phải rủi ro người bán không thu được tiền hàng trong trường họp thanh toán sau và không đảm bảo người mua sẽ nhận được hàng trong trường hợp thanh toán trước. Bộ chứng từ thanh toán trong phương thức này gồm có: Hợp đồng thương mại, Hóa đơn, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu.Phương thức thanh toán nhờ thu Phương thức nhờ thu là phương thức mà người bán sau khi giao hàng thì ký phát hối phiếu đòi tiền người mua rồi đến ngân hàng nhờ thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu đó. Phương thức nhờ thu có hai loại: - Phương thức nhờ thu phiếu tron: người ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền bán hàng ghi trên hối phiếu từ người mua mà không gửi kèm theo bất cứ chứng từ nào. Người bán sẽ gửi thẳng bộ chứng từ cho người mua cùng lúc với việc gửi hàng hóa.
Phương thức này chỉ áp dụng trong trường hợp người bán và người mua tin cậy nhau dưới dạng công ty mẹ và công ty con hoặc giữa các chi nhánh. Do sự không đảm bảo quyền lợi cho người bán nên phương thức này ít được sử dụng trong thanh toán quốc tế. - Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ: người bán sau khi giao hàng, ký phát hối phiếu và gửi kèm bộ chứng từ gửi hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua. Với điều kiện là ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua sau khi người này trả tiền hoặc ký chấp nhận thanh toán.
Phương thức thanh toán này mặc dù đã khắc phục được nhược điểm của nhờ thu phiếu tron khống chế được quyền định đoạt hàng hóa của người mua. Phương thức thanh toán nhờ thu có nhược điểm là không khống chế được việc người mua có trả tiền hay không. Người mua có thể chậm trễ hoặc không thanh toán bằng việc trì hoãn nhận chứng từ hoặc không nhận hàng nữa, thanh toán theo hình thức này thường chậm chạp do ngân hàng chỉ đóng vai trò thu tiền hộ còn không có trách nhiệm đến việc trả tiền của người mua. Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 4 Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Bộ chứng từ sử dụng trong phương thức thanh toán nhờ thu: Hối phiếu, Hóa đơn, Vận đơn, Bảng kê bao bì chi tiết.Phương thức tín dụng chứng từ Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thư tín dụng (Letter of Credit - L/C) theo yêu cầu của người mở thư tín dụng sẽ trả một số tiền nhất định cho người hưởng lợi hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền trong thư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng.
Các loại thư tín dụng: - Thư tín dụng có thể hủy ngang: là thư tín dụng mà ngân hàng và người mua có thể tự ý sửa đổi hoặc hủy bỏ bất cứ lúc nào mà không cần thông báo trước cho người bán. - Thư tín dụng không thể hủy ngang: là loại thư tín dụng mà ngân hàng khi đã mở thư tín dụng phải chịu trách nhiệm trả tiền cho người bán trong thời hạn hiệu lực của thư tín dụng, không được quyền sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ thư tín dụng đó nếu chưa được sự đồng ý của các bên liên quan. - Thư tín dụng không thể hủy ngang có xác nhận: là loại thư tín dụng không thể hủy ngang được một ngân hàng đảm bảo trả tiền thư tín dụng theo yêu cầu của ngân hàng mở thư tín dụng. Ngân hàng xác nhận đảm bảo trả tiền cho người bán nếu như ngân hàng mở thư tín dụng không trả được tiền.
- Thư tín dụng không thể hủy ngang không thể truy đòi: là loại thư tín dụng không thể hủy bỏ mà sau khi người bán đã được ngân hàng trả tiền rồi nếu về sau có sự tranh chấp về chứng từ thanh toán thì người bán không phải truy hoàn lại số tiền đã nhận. Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng được sử dụng rất rộng rãi và ưu việt hơn cả trong các phương thức thanh toán thương mại quốc tế do đảm bảo được quyền lợi cho cả hai bên bán và mua. Trong phương thức này ngân hàng không chỉ là trung gian thanh toán như các phương thức khác nữa. Tuy nhiên khi áp dụng phương pháp này người mua và người bán vẫn có thể gặp phải những rủi ro: Về phía người xuất khẩu, việc thanh toán có thể không thực hiện được do bộ chứng từ họ xuất trình không phù hợp với quy định trong L/C.
Khi đó nhà xuất khẩu phải tự chịu chi phí lưu kho bãi, bán đấu giá. cho đến khi vấn đề được giải quyết hoặc phải chở hàng về nước. Nhà xuất khẩu cũng có khả năng Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 5 Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp không được thanh toán nếu ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận mất khả năng thanh toán. Về phía nhà nhập khẩu: ngân hàng thanh toán dựa trên sự đầy đủ và hợp lệ của bộ chứng từ do nhà xuất khẩu xuất trình.
Nếu nhà xuất khẩu gian lận làm giả chứng từ thì họ vẫn có khả năng được thanh toán mặc dù hàng hóa đã giao cho nhà nhập khẩu không đảm bảo chất lượng, số lượng, chủng loại. Bộ chứng từ thanh toán trong hình thức thanh toán này gồm: Giấy đề nghị mở thư tín dụng, Hóa đơn, Vận đơn, Chứng nhận xuất xứ hàng hóa, Chứng nhận chất lượng hàng hóa.Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1.Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau: - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. - Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. Sinh viên: Nguyễn Thị Hoài Thu 6 Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.Chứng từ, tài khoản sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua * Chứng từ, sổ sách sử dụng: - Sổ Nhật Kí Chung - Sổ Cái Tk 131, Sổ chi tiết 131…. - Phiếu thu, các loại chứng từ khác có liên quan.
* Tài khoản sử dụng: Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài sản kế toán sử dụng tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng.