CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TDABC 1.1 Tổng quan về TDABC 1. Lịch sử hình thành TDABC Mô hình kế toán chi phí truyền thống được hình thành và ứng dụng rộng rãi trên thế giới vào khoảng cuối thế kỷ 19 đầu thế kỷ 20. Khi đó chi phí nhân công là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi phí sản xuất và được xem là một loại chi phí biến đổi. Vì vậy kế toán chi phí truyền thống chỉ tập trung vào quản lý hiệu quả giờ công lao động vì đó là một nguồn lực biến đổi quan trọng nhất.
Các chi phí gián tiếp được phân bổ cho đối tượng chịu chi phí theo những tiêu thức rất đơn giản như giờ công lao động trực tiếp, hoặc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tuy nhiên cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, nền kinh tế cũng phát triển theo hướng tự động hóa, đa dạng hóa sản phẩm do đó tỷ trọng chi phí gián tiếp ngày càng tăng lên. Vì vậy kỹ thuật xử lý của kế toán chi phí truyền thống ngày càng trở nên không chính xác, bởi vì chi phí gián tiếp không thực sự tiêu hao bằng nhau ở tất cả các sản phẩm. Ví dụ: có những sản phẩm phải mất nhiều thời gian để sản xuất và phải dùng những máy móc thiết bị đắt tiền, tuy nhiên số lượng lao động và chi phí nguyên vật liệu lại bằng với các sản phẩm khác.
Chi phí cho máy móc thiết bị gia tăng nhưng không được ghi nhận chi tiết cho sản phẩm, và tỷ lệ chi phí máy móc tăng thêm được phân bổ đều cho tất cả các sản phẩm. Nó chứa đựng nguy cơ chi phí sản phẩm bị bóp méo dẫn đến những quyết định chiến lược sai lầm (Cooper & Kaplan, 1988). Thực trạng này là một sự thai nghén cho việc ra đời của một hệ thống kế toán chi phí tiên tiến hơn. Mô hình kế toán chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-based costing - ABC) đã ra đời.
Các khái niệm trong phương pháp ABC được thiết lập trong lĩnh vực sản xuất ở Mỹ trong suốt những năm 1970 và 1980. Trong khoảng thời gian này, Tổ chức liên hiệp thế giới về tiến bộ trong quản lý (The consortium for Advanced Management international) mà ngày nay được gọi với cái tên đơn giản là CAM-I, đã đề nghị hình thành một vai trò cho việc nghiên cứu và hệ thống hóa những khái niệm nghiên cứu. 123doc 9 Cuối cùng những khái niệm này đã chính thức được đặt tên là hệ thống chi phí dựa trên hoạt động (Activity-based costing) (http://www. ABC lần đầu tiên được định nghĩa rõ ràng bởi Robert S.
Ban đầu họ tập trung vào ngành công nghiệp sản xuất nơi mà sự phát triển của công nghệ và cải tiến năng suất làm giảm tỷ lệ của các chi phí nhân công và nguyên vật liệu trực tiếp nhưng lại làm tăng chi phí gián tiếp. Cooper và Kaplan mô tả ABC như một cách tiếp cận để giải quyết các vấn đề của hệ thống quản lý chi phí truyền thống. Do hệ thống chi phí truyền thống không thể xác định chính xác các chi phí thực tế của sản phẩm và dịch vụ, nên các nhà quản lý đã phải đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu không chính xác đặc biệt là ở những công ty có rất nhiều sản phẩm. Thay vì phân bổ chi phí theo một tỷ lệ phần trăm tùy ý thì ABC tìm cách xác định mối quan hệ nhân quả để phân bổ chi phí một cách khách quan.
Chi phí của một đơn vị hoạt động được được xác định, sau đó chi phí của từng hoạt động được phân bổ tới từng sản phẩm theo mức độ sử dụng từng hoạt động của sản phẩm đó. (Cooper & Kaplan, 1988) kết luận rằng chi phí sản phẩm hầu như là chi phí biến đổi. Một số nguồn lực biến đổi đó liên quan đến khối lượng vật lý của sản phẩm được sản xuất. Những chi phí này sẽ thay đổi theo sản lượng sản xuất, hoặc trong môi trường sản xuất đa dạng, với các tiêu thức đo lường như: số giờ lao động, số giờ máy chạy, chi phí nguyên vật liệu, sản lượng, hoặc thời gian sản xuất.
Chi phí khác mặc dù tăng lên rất nhiều từ các bộ phận hỗ trợ và marketing, thay đổi trong dây chuyền sản xuất đa dạng và phức tạp. Tuy nhiên các chi phí biến đổi này được giải thích tốt nhất bởi tỷ lệ các giao dịch để khởi xướng các bước tiếp theo trong sản xuất, hậu cần, hoặc quá trình phân phối. Một hệ thống chi phí toàn diện, sự kết hợp các chi phí biến đổi của sản xuất, với chi phí tiếp thị của các sản phẩm hoặc dòng sản phẩm sẽ cung cấp nền tảng tốt hơn cho các quyết định quản trị về giá cả, giới thiệu sản phẩm, ngưng sản xuất, tái cấu trúc lại dòng sản phẩm. Hệ thống giá thậm chí có thể trở thành chiến lược quan trọng đối với hoạt động kinh doanh và thiết lập lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.
123doc 10 (Cooper and Kaplan ,1991) gợi ý rằng phương pháp ABC đo lường chi phí của đối tượng chịu phí trước tiên bằng việc phân bổ nguồn lực cho các hoạt động được thực hiện trong tổ chức. Sau đó sử dụng các yếu tố nhân quả để phân bổ chi phí hoạt động tới sản phẩm, dịch vụ, khách hàng được hưởng lợi hoặc tạo ra nhu cầu về các hoạt động này. (Cagwin & Bouwman, 2000) Điều tra những cải tiến trong hiệu quả tài chính có liên quan tới việc sử dụng mô hình tính giá dựa trên hoạt động (ABC), và theo đó đạt được sự cải thiện như mong muốn. Kiểm toán viên nội bộ cung cấp thông tin về hiệu quả tài chính công ty, mức độ sử dụng ABC, và các điều kiện ảnh hưởng tới sự hiệu quả của phương pháp ABC.
Phân tích nhân tố chứng thực và phương trình mô hình cấu trúc được sử dụng để điều tra các mối quan hệ giữa ABC và hiệu quả tài chính. Kết quả cho thấy rằng có mối quan hệ tỷ lệ thuận giữa ABC và sự cải thiện của chỉ số ROI khi ABC được sử dụng đồng thời với các sáng kiến chiến lược khác. (Kaplan & Anderson, 2003) và (Kaplan & Anderson, 2004) Trong 15 năm qua, tính toán chi phí dựa trên hoạt động đã cho phép các nhà quản lý thấy rằng không phải tất cả doanh thu đều là doanh thu tốt, và không phải tất cả các khách hàng đều là khách hàng có lợi nhuận. Tuy nhiên, những khó khăn của việc thực hiện và duy trì đã ngăn chặn hệ thống chi phí dựa trên hoạt động (ABC) trở thành công cụ quản lý hiệu quả, kịp thời.
Mặc dù ABC đã được công nhận là một hệ thống chi phí giúp phân bổ chính xác hơn và giảm chi phí cho các sản phẩm. Tuy nhiên, quá trình tính toán các thông tin chi tiết của danh sách tất cả các hoạt động và chi phí nguồn lực của nó thực sự có thể là một gánh nặng, đặc biệt là trong các doanh nghiệp lớn khi yêu cầu một khối lượng thông tin quá lớn. Phương pháp Time-driven ABC đã vượt qua được những khó khăn trên. Nó cung cấp một phương pháp luận có thể mở rộng, dễ thực hiện và cập nhật.
Nó được thiết lập trên dữ liệu có sẵn để tích hợp những tính năng đặc biệt theo những đơn hàng, quy trình, nhà cung cấp, và khách hàng riêng. Time-driven ABC cải tiến, cung cấp 123doc 11 cho nhà quản lý các thông tin hữu ích về chi phí và lợi nhuận một cách nhanh chóng và ít tốn kém. Thu thập chi phí và bảo trì hệ thống thông qua tái phỏng vấn và khảo sát lại là một rào cản lớn để ABC được chấp nhận và phổ biến rộng rãi. Time-driven ABC (TDABC) cuối cùng đã được giới thiệu bởi (Kaplan, R.
S, and Anderson, 2007) để khắc phục sự kém hiệu quả này của ABC. Bởi vì TDABC thiết lập phương trình chi phí cho mỗi hoạt động trên cơ sở thời gian, được gọi là một "phương trình thời gian", những khó khăn về xử lý thông tin lớn được giảm thiểu và thời gian tính toán cũng giảm được đáng kể. Nói chung, TDABC có vẻ như một công cụ ma thuật để giảm bớt những hạn chế của việc ứng dụng hệ thống ABC mà đã được biết đến rộng rãi trên thế giới. Khái niệm TDABC Để hiểu về phương pháp TDABC trước tiên chúng ta cùng tìm hiểu về phương pháp ABC tiền thân của nó.
a) Khái niệm ABC Theo (Kumar & Mahto, 2013). ABC là một quá trình xử lý mà chi phí được phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí dựa trên mối quan hệ nhân quả giữa chi phí và các hoạt động làm phát sinh chi phí. 123doc 12 Theo (Turney, 1999) Trong hình 1 thể hiện 2 quan điểm về lý thuyết ABC: một quan điểm về sự ghi nhận chi phí và một quan điểm về quá trình thực hiện. Cost assignment View (ABC) Resource Resource Resource cost drives assignment Process View (ABC/M) Cost drive Activities Performance measures Activity cost Activity assignment drives Cost ojects Hình 1.1: Mô hình ABC chéo Source: G.Cokins, Activity-based cost managerment: An executive’s guide, 2001, p.6 Các khái niệm trong ABC: Hoạt động (Activity): Là đơn vị công việc được thực hiện trong bộ phận và nó tiêu hao nguồn lực.
Ví dụ: kiểm tra nguyên vật liệu là một hoạt động. Tiêu thức phân bổ hoạt động (Activity drive): Là yếu tố mà nó đo lường mức độ sử dụng một hoạt động của đối tượng chịu chi phí. Ví dụng: nếu một bảng mạch là một đối tượng chịu chi phí, và việc gắn các bộ phận bào bảng mạch 123doc 13 là hoạt động thì số lượng bộ phận được gắn vào bảng mạch là một tiêu thức phân bổ hoạt động Nguồn lực (Resource): Là một yếu tố kinh tế được đưa vào hoặc được sử dụng trong việc thực hiện các hoạt động. Con người, vật tư, trang thiết bị, cơ sở vật chất là các nguồn lực.
Chi phí nguồn lực (Resource cost): Là biểu hiện bằng tiền của nguồn lực bị tiêu hao trong quá trình sử dụng nguồn lực. Chi phí hoạt động (activities cost): Là biểu hiện bằng tiền của sự hao phí nguồn lực để thực hiện hoạt động. Đối tượng chịu chi phí (Cost object): Đối tượng chịu chi phí là nguyên nhân để thực hiện các hoạt động. Sản phẩm, dịch vụ, khách hàng là những đối tượng chịu phí.
Tiêu thức phân bổ nguồn lực (Resource drive): Là yếu tố mà nó đo lường mức độ sử dụng nguồn lực của hoạt động. Nếu con người là một nguồn lực và con người sử dụng thời gian cho các hoạt động khác nhau.