chương 1 và thực tiễn khảo sát thực trạng công tác tổ chức và điều hành tại Công ty CP Công nghệ Savis ở chương 2, em xin đề xuất một số giải pháp góp phần làm cho công tác tổ chức và điều hành họp ngày càng hoàn thiện, thúc đẩy hiệu quả làm việc của Công ty. 7 Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VẦ ĐIỀU HÀNH HỌP 1. Khái niệm họp Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 của Thủ Tướng chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước nêu rõ: “Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin, tổng kết các hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp đều quan tâm. Họp là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Đồng thời, đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi, bàn bạc và thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. Như vậy, có thể suy ra khái niệm họp được hiểu theo cách đơn giản đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó vấn đề này có thể được thống nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần họp. Khái niệm tổ chức “Tổ chức” là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau trong đó có khoa học tổ chức các cuộc họp.
Do được nhiều ngành nghiên cứu nên đã có không ít những định nghĩa. “Tổ chức” có thể là danh từ hoặc động từ tuỳ theo cách đặt “tổ chức” vào các trường hợp khác nhau. Đối với đề tài của khoá luận, “tổ chức” được bản thân em khai thác dưới góc độ của động từ. Xét dưới góc độ “tổ chức” là danh từ, Triết học định nghĩa “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật.
Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”1.Tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định. Dưới góc độ động từ thì “tổ chức” lại mang một màu sắc khác: Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa là „hài hòa‟, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” Theo Chester I. Barnard: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức” Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich: “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.
Điều quan trọng là vấn đề chúng ta cần xem xét bản chất của chức năng tổ chức từ góc độ của khoa học quản trị. Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể hiểu bản chất của chức năng tổ 1 Mấy vấn đề về cán bộ và về tổ chức trong cách mạng xã hội chủ nghĩa, Nxb Sự thật, Hà Nội, 1973, tr 28 9 chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó. Nói cách khác, tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào. Khái niệm điều hành Điều hành là một loại hoạt động được thực hiện trong các cáo quan, tổ chức mà mục đích là làm cho hoạt động của các cá nhân, bộ phận hài hòa với nhau hướng tới mục tiêu chung.
Điều hành bao gồm những hoạt động như: phân công công việc; điều hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt động…nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữa các cá nhân các phòng, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự kết nối, liên tục trong hoạt động của công sở đạt mục tiêu chung là hoàn thành nhiệm vụ, quyền hạn của công sở đó. Tóm lại, điều hành là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một cơ quan, tổ chức để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể. Khái niệm tổ chức và điều hành họp Từ những định nghĩa về “Họp”, “Tổ chức” và “Điều hành” như đã nêu ra ở trên ta có khái niệm về “tổ chức và điều hành họp” như sau: Tổ chức và điều hành họp là việc xác định và phân chia các công việc liên quan họp, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào. Các hoạt động đó được phối hợp giữa các các nhân, đơn vị, phòng ban dưới sự chỉ đạo của người có thẩm quyền để hướng đến nhiệm vụ 10 chung mà cấp trên đề ra.
Vai trò, ý nghĩa của tổ chức và điều hành họp - Các cuộc họp là nơi phát kiến nhiều tưởng mới lạ “Nhân vô thập toàn” là kinh nghiệm được ông cha ta đúc rút từ xa xưa. Dù có giỏi đến đâu thì chúng ta cũng không thể biết hết 10/10 những điều cần thiết khi làm việc trong một tổ chức nhất định, không thể thành công viên mãn nếu làm việc đơn lẻ một mình. Khi được tham gia vào 1 cuộc họp, chúng ta có cộng sự cùng làm việc chung, dù người đó không nổi trội thì việc bổ khuyết lẫn nhau những điểm còn yếu, còn thiếu sót sẽ là thế mạnh rất lớn cho thành công cho Công ty. Mỗi người một ý tưởng gom góp lại, cuối cùng tổng hợp ra được ý tưởng mới, lạ, độc, tạo chỗ đứng vững chắc trên thương trường cạnh tranh khốc liệt.
- Họp giúp mọi người cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả Để có thể có những phát kiến hay, những ý tưởng mới lạ, cả nhóm sẽ cần phải có những buổi họp, thảo luận, đưa ra ý kiến, chất vấn, bảo vệ ý kiến, và cuối cùng đi đến tổng hợp, chọn lọc, đưa ra quyết định. Qua những buổi thảo luận như thế khả năng giao tiếp cũng như các kỹ năng chất vấn, thảo luận, lắng nghe của từng người sẽ được cải thiện và nâng cao lên từng ngày. - Thông qua các cuộc họp mọi người có được những quyết định đúng đắn Trong quá trình họp hành, mọi người cần làm là thảo luận đưa ra các ý tưởng, sau đó là thảo luận so sánh tính khả thi giữa các ý tưởng, rồi chọn lọc ý tưởng tốt có thể dùng làm đòn bẩy chiến lược cho dự án. Khi được tham gia một cuộc họp đủ mạnh thì việc đưa ra ý tưởng, xác định tính khả thi và quyết định cuối cùng cũng sẽ dễ dàng và chuẩn xác hơn.
Mọi người sẽ không phải quá lo lắng với một quyết định sai lầm, bởi ý cac công việc đã được đánh giá qua nhiều góc nhìn khác nhau để đi đến quyết 11 định có thực hiện công việc đó hay không. Do đó có thể nói các cuộc họp có thể giúp các chúng ta có được những quyết định đúng đắn nhất. - Các cuộc họp là nơi phổ biến các quan điểm, tư tưởng mới, tháo gỡ khúc mắc, sửa chữa sai lầm Thông thường khi làm việc chúng ta có thể sẽ có nhiều áp lực trút xuống khiến chúng ta không thể tập trung vào một công việc cụ thể nào, dẫn đến việc dự án không hoàn thành đúng tiến độ, hoặc phá sản do thiếu kỷ luật trong công việc. Khi một cuộc họp diễn ra, mọi người sẽ cùng nhau ngồi lại, chỉ ra những lỗi sai trong từng khâu để kịp thời điều chỉnh.
Phân loại các cuộc họp Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 của Thủ Tướng chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước có nêu rõ: Các cuộc họp được chia thành: Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe, trao đổi các ý kiến, đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. Họp giải quyết công việc là cuộc họp của thủ trưởng cơ quan thuộc hệ thống hành chính cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc với cán bộ, công chức của cơ quan để giải quyết công việc thường xuyên hoặc bàn giải quyết những vướng mắc trong hoạt động quản lý, điều hành; thống nhất ý kiến chỉ đạo giải quyết những công việc có tính chất quan trọng, phức tạp, liên quan đến nhiệm vụ của nhiều cấp, nhiều ngành; xử lý những nội dung còn có ý kiến khác nhau trước khi ban hành quyết định, những nội dung vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để đánh giá tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới. 12 Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo.