CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1. Một số khái niệm 1.
Tổ chức Tổ chức là khái niệm có thể hiểu từ nhiều góc độ khác nhau của công việc, đời sống và xã hội. Tổ chức khi là danh từ, Tiếng Anh là Organization, mang ý nghĩa là một dụng cụ, phương tiện, cách thức để thực hiện một nhiệm vụ, một công việc hướng đích nào đó. Dưới góc độ triết học, tổ chức được xem xét theo nghĩa rộng và bao quát, tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật, sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung, các bộ phận, đơn vị làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc có chung một chức năng. Vì vậy tổ chức là thuộc tính của bản thân các sự vật.
Theo Từ điển Tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học, Nhà Xuất bản Từ điển bách khoa năm 2010: “Tổ chức là làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định; làm cho thành có trật tự, có nề nếp, làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất.” [26, 1228] Như vậy tổ chức chính là công cụ nhằm định hướng cho công việc đạt được mục đích chung cụ thể, bản chất của tổ chức là tập hợp và phân chia công việc nhằm đạt tới một mục đích chung hiệu quả tốt nhất. Khoa học 7 Theo Luật Khoa học và Công nghệ năm 2018: “Khoa học là hệ thống tri thức về bản chất, quy luật tồn tại và phát triển của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy” [19] Theo Từ điển Tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ ngọc, Nhà Xuất bản Từ điển bách khoa, năm 2010: “Khoa học là sự phù hợp với những đòi hỏi của khoa học: khách quan, chính xác, có hệ thống.” [26, 650] Theo tác giả Vũ Cao Đàm “Khoa học là hệ thống tri thức về mọi loại quy luật của vật chất và sự vận động của vật chất, những quy luật của tự nhiên, xã hội và tư duy. Hệ thống tri thức được nói đến ở đây là hệ thống tri thức khoa học khác với tri thức kinh nghiệm. Khoa học là hệ thống tri thức về mọi loại quy luật của vật chất, phân biệt với tri thức kinh nghiệm.
Tài liệu lưu trữ “Tài liệu lưu trữ” là nền tảng chung cho công tác lưu trữ và lưu trữ học, đã có nhiều định nghĩa được đưa ra về “Tài liệu lưu trữ” Theo Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng 2008: “Tài liệu là dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì. Còn theo Luật Lưu trữ năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”[20] Theo từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, (2011), “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ.”[13, 346] Theo nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội, “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và 8 cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.” [5, 16] Theo khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ 2011: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.” [20] Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Như vậy, tài liệu lưu trữ chính là kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đó là những tài liệu mang ý nghĩa kinh tế, chính trị, văn hóa, lịch sử, khoa học. được bảo quản trong kho lưu trữ theo đặc thù và nguyên tắc nhất định.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Theo tác giả Vũ Thị Phụng “Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu.” [17, 26] Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là việc thực hiện các hoạt động phân loại, sắp xếp tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân một cách khoa học, có tổ chức, theo những đặc trưng nhất định, đảm bảo tính khách quan, chính xác, có hệ thống cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu bao gồm: Xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; phân loại tài liệu; xây dựng công cụ thống kê tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác có liên quan. Ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 1. Giúp các cơ quan, tổ chức quản lý thống nhất, chặt chẽ nguồn thông tin trong quá khứ 9 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ có tốt hay không, sẽ quyết định hiệu quả của công tác lưu trữ.
Thông qua công tác tổ chức khoa học tài liệu, cơ quan, và cán bộ lưu trữ có thể thống kê và xác định được số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ của cơ quan. Tránh được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, bảo đảm quản lý thống nhất, chặt chẽ tài liệu lưu trữ, nắm rõ tình hình, đặc điểm của từng phông lưu trữ để xây dựng kế hoạch chỉnh lý, bổ sung tài liệu, hoàn chỉnh phông lưu trữ của cơ quan. Tối ưu hóa thành phần tài liệu trong các lưu trữ Việc phân loại, xác giá trị tài liệu lưu trữ trong tổ chức khoa học tài liệu có vai trò quyết định chất lượng của các hồ sơ khi đưa vào lưu trữ. Qua việc phân loại và loại bỏ các tài liệu trùng, thừa và hết giá trị, thành phần tài liệu trong hồ sơ được tối ưu.
Góp phần tinh gọn từng phông lưu trữ, đảm bảo cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Tạo thuận lợi cho việc bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ thực hiện việc phân loại khoa học và thống kê trong công tác lưu trữ. Tài liệu trong kho lưu trữ được thống kê, phân loại sẽ giúp cán bộ lưu trữ kiểm soát được khối lượng tài liệu trong kho, xác định tình trạng vật lý của từng phông lưu trữ, xây dựng phương án bảo quản, xử lý kịp thời để bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó tổ chức khoa học tài liệu giúp hệ thống hóa tài liệu lưu trữ, là nền tảng hoàn thiện công cụ tra cứu tài liệu.
Hỗ trợ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tạo mỹ quan cho kho lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ giúp cán bộ lưu trữ nắm bắt các thông tin về tài liệu, tên phông lưu trữ, thời gian của tài liệu, số lượng tài liệu. Đây là yếu tố quan trọng xây dựng kế hoạch bảo quản, lựa chọn vị trí sắp xếp tài liệu phù hợp. Tài liệu sau khi được chỉnh lý sẽ được đưa vào các hộp (cặp).
Dựa vào thông tin trên nhãn hộp (cặp), tài liệu được xếp lên giá theo trật tự 10 của số ghi trên hộp (cặp) của mỗi phông lưu trữ. Tăng mỹ quan cho kho lưu trữ khi tránh được tình trạng tài liệu lộn xộn, bó gói, không theo trật tự sắp xếp khoa học. Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ gồm các nghiệp vụ: Xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu a) Khái niệm Theo giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ “Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” [11,153] Tại Khoản 14, Điều 02, Luật Lưu trữ 2011: “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.” Xác định giá trị tài liệu được hiểu là quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác.
Từ đó lựa chọn để thu thập, bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. b) Mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu 11 Mục đích của xác định giá trị tài liệu là lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản (bảo quản có thời hạn và bảo quản vĩnh viễn) để phục vụ sử dụng. Loại ra những tài liệu hết giá trị đối với mọi phương diện để tiêu hủy nhằm giảm thiểu chi phí trong lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu. Khắc phục tình trạng tài liệu tích đống trong các cơ quan, việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ tránh được tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện.
Xác định giá trị tài liệu tạo điều kiện bổ sung tài liệu có giá trị vào phông lưu trữ, tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ. Nâng cao hiệu quả công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.