Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công tác lưu trữ giữ vai trò huyết mạch trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức tại Việt Nam. Đây là lĩnh vực tổng hợp các vấn đề lý luận, pháp lý và thực tiễn nhằm quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả nguồn thông tin quá khứ phục vụ hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học và lịch sử. Để phát huy tối đa giá trị của phông lưu trữ, tài liệu bắt buộc phải trải qua quy trình tổ chức khoa học, bao gồm các khâu nghiệp vụ cốt lõi: xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý khoa học, thống kê và xây dựng hệ thống công cụ tra cứu.

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng (IBST) là đơn vị sự nghiệp khoa học công lập tự trang trải kinh phí trực thuộc Bộ Xây dựng, có cơ cấu tổ chức quy mô lớn, tính chất hoạt động phức tạp và phát sinh khối lượng tài liệu nghiệp vụ rất lớn. Tài liệu lưu trữ tại Viện mang tính chất đặc thù cao của ngành xây dựng, bao gồm các hồ sơ đề tài nghiên cứu, biên soạn quy chuẩn, tiêu chuẩn, hồ sơ tư vấn thiết kế, thẩm tra, kiểm định và các bản vẽ công trình xây dựng khổ lớn (A0, A3). Thực tiễn công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Viện giai đoạn vừa qua còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn, đặc biệt là tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh và thiếu công cụ tra cứu đồng bộ. Do đó, việc nghiên cứu đề tài "Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng" mang tính cấp thiết về cả phương diện lý luận nghiệp vụ và thực tiễn quản trị đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu: Làm rõ số lượng, thành phần, giá trị tài liệu lưu trữ và thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng; trên cơ sở đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này trong giai đoạn tiếp theo.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng.
  3. Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng.
  • Phạm vi nội dung: Cơ sở khoa học, thực trạng thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ (xác định giá trị, chỉnh lý, thống kê, lập công cụ tra cứu) và các giải pháp hoàn thiện.
  • Phạm vi không gian: Kho lưu trữ và các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng (địa chỉ: số 81 Trần Cung, phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát, đánh giá số liệu thực tế giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được triển khai dựa trên hệ thống khái niệm chuẩn mực của khoa học lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước:

  • Khung lý thuyết và khái niệm:

    • Khái niệm Tổ chức (Từ điển tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học, 2010), Khoa học (Luật Khoa học và Công nghệ 2018; giáo trình của PGS.TS. Vũ Cao Đàm).
    • Khái niệm Tài liệu lưu trữ theo Luật Lưu trữ năm 2011, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam (2011), và giáo trình của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990).
    • Khái niệm và yêu cầu của Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, Xác định giá trị tài liệu, Chỉnh lý tài liệu, Thống kê lưu trữ, Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ theo các giáo trình chuyên ngành của ThS. Vũ Thị Phụng (2006) và TS. Chu Thị Hậu (2016).

  • Cơ sở pháp lý:

    • Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đặc biệt là Điều 15, 16, 17, 18, 27, 28).
    • Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
    • Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/09/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
    • Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
    • Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/05/2004 về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính và Công văn số 897/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
    • Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu và Thông tư số 16/2023/TT-BNV quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy.
    • Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/05/2006 của Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng.
    • Quyết định số 98/QĐ-BXD ngày 25/01/2018 của Bộ Xây dựng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng.

  • Phương pháp nghiên cứu:

    • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, phân tích các văn bản quy phạm pháp luật, giáo trình, báo cáo tổng kết, văn bản nội bộ của Viện.
    • Phương pháp điều tra khảo sát: Trực tiếp khảo sát hiện trạng kho tàng, trang thiết bị, tình trạng vật lý và mức độ chỉnh lý của các khối tài liệu.
    • Phương pháp thống kê: Tổng hợp số liệu định lượng về mét giá tài liệu, số lượng hồ sơ, các đợt chỉnh lý, danh mục tiêu hủy qua các giai đoạn.
    • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn viên chức chuyên trách phụ trách công tác lưu trữ tại Phòng Tổ chức - Hành chính.
    • Phương pháp hệ thống, phân tích: Đánh giá tổng thể mối liên hệ giữa cơ cấu tổ chức của Viện với thành phần tài liệu và quy trình nghiệp vụ lưu trữ.

  • Nguồn dữ liệu: Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng; Tờ trình số 1813/VKH-TCHC ngày 15/08/2011; các Quyết định quản lý nội bộ số 26/QĐ-VKH (2010), số 1435/QĐ-VKH (2011), số 1435/QĐ-VKH (2019); sổ theo dõi hợp đồng kinh tế và file Excel tra cứu tài liệu của đơn vị.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Chương 1 hệ thống hóa khung lý luận về tổ chức khoa học tài liệu, các quy định pháp luật điều chỉnh và bức tranh tổng quan về lịch sử, cơ cấu, nguồn tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng.

  1. Lý luận và pháp lý: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bao gồm bốn khâu nghiệp vụ nền tảng: xác định giá trị, chỉnh lý khoa học, thống kê và lập công cụ tra cứu. Các nghiệp vụ này đảm bảo ba yêu cầu cơ bản: tính khoa học, tính thống nhất và khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác.
  2. Khái quát về đơn vị hình thành phông:
    • Viện thành lập ngày 18/11/1963 (tiền thân là Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng thuộc Bộ Kiến trúc), đổi tên thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng năm 1974, sáp nhập Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng cơ bản năm 1988, đổi tên thành Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng năm 1996 và chuyển đổi sang cơ chế tự trang trải kinh phí theo Nghị định 115/2005/NĐ-CP vào năm 2007.
    • Cơ cấu tổ chức: 01 Viện trưởng, 03 Phó Viện trưởng, 03 phòng ban chuyên môn, 02 phân viện, 03 Viện nghiên cứu chuyên ngành, 12 Trung tâm trực thuộc và 01 Công ty Cổ phần (IBST - Cotec).
  3. Hiện trạng kho tàng và khối lượng tài liệu:
    • Diện tích kho lưu trữ: 176 m², bố trí tại tầng 1 trụ sở chính.
    • Tổng khối lượng tài liệu tính đến năm 2023: 940 mét giá (tương đương hơn 39.100 hồ sơ, tài liệu các loại).
  4. Thành phần và giá trị tài liệu:
    • Tài liệu hành chính: Hồ sơ quản trị nội bộ, tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, kế toán tài chính, hợp tác quốc tế, thi đua khen thưởng, tổ chức Đảng, Đoàn thể.
    • Tài liệu khoa học kỹ thuật: Chiếm tỷ trọng lớn nhất, chia làm hai nhóm chính gồm: (1) Nhóm tài liệu đề tài, tiêu chuẩn, dự án (hợp đồng KHCN, biên bản nghiệm thu, báo cáo tổng kết, thuyết minh, dự toán); (2) Nhóm tài liệu xây dựng cơ bản (hợp đồng kinh tế, hồ sơ thiết kế, hồ sơ thẩm tra, hồ sơ hoàn công, bản vẽ thi công A0, A3).
    • Tài liệu nghe nhìn: Ảnh, tư liệu ghi âm, ghi hình về các lễ kỷ niệm, sự kiện hợp tác trong và ngoài nước.
    • Giá trị: Phục vụ trực tiếp hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành; phục vụ thanh tra, kiểm tra; phục vụ nghiên cứu chuyên môn (biên soạn Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia số 02, 03, 04, 06, 08, 12, 13 và hệ thống Tiêu chuẩn thiết kế kết cấu, thi công nghiệm thu); phục vụ nghiên cứu lịch sử phát triển hơn 60 năm của Viện và 65 năm ngành xây dựng Việt Nam.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Chương 2 phản ánh chi tiết việc triển khai các khâu nghiệp vụ lưu trữ tại Viện, làm rõ những mặt làm được và các hạn chế thực tế.

  1. Bộ máy nhân sự và văn bản quản lý nội bộ:

    • Nhân sự lưu trữ: Bố trí 01 viên chức chuyên trách thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính, có trình độ đúng chuyên ngành, hơn 20 năm thâm niên công tác nhưng phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ hành chính khác.
    • Hệ thống văn bản chỉ đạo của Viện: Quyết định số 26/QĐ-VKH ngày 07/01/2010 ban hành Quy chế Văn thư và Lưu trữ; Quyết định số 1435/QĐ-VKH ngày 23/08/2011 quy định lưu tài liệu tại Viện và tại các đơn vị; Quyết định số 1435/QĐ-VKH ngày 16/09/2019 ban hành Quy định về thủ tục hành chính, trình tự xử lý hồ sơ.

  2. Thực trạng triển khai các nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu:

    • Xác định giá trị tài liệu:
      • Chủ yếu thực hiện ở khâu lưu trữ và xét hủy; chưa thực hiện tốt ở giai đoạn văn thư do chưa ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan.
      • Căn cứ xác định: Thông tư 10/2022/TT-BNV, Thông tư 09/2011/TT-BNV và dự thảo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành xây dựng.
      • Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn (quy chế nội bộ, nhiệm vụ phục vụ quản lý nhà nước, hồ sơ pháp lý dự án); Lưu theo tuổi thọ công trình (hồ sơ thiết kế, hợp đồng thi công); 70 năm (hồ sơ nhân sự, bổ nhiệm, chế độ); 20, 10, 5 năm (văn bản quản lý, báo cáo thường niên).
      • Tiêu hủy tài liệu: Viện thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo Quyết định số 26/QĐ-VKH. Năm 2011, Viện đã tiến hành tiêu hủy một đợt tài liệu theo Tờ trình số 1813/VKH-TCHC ngày 15/08/2011 (gồm hợp đồng kinh tế, kết quả kiểm nghiệm, công văn đi/đến giai đoạn 1995–1999).
    • Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ:
      • Đã trải qua 4 đợt chỉnh lý: Đợt 1 (năm 2000: tài liệu 1963–1995); Đợt 2 (năm 2003: tài liệu 1995–2000); Đợt 3 (năm 2010: tài liệu 2000–2007); Đợt 4 (tài liệu từ năm 2008 đến nay, đang trong quá trình thực hiện).
      • Khối lượng chỉnh lý hoàn chỉnh: Trong tổng số 940 mét giá, chỉ có khoảng 500 mét giá được chỉnh lý hoàn chỉnh; 440 mét giá còn lại chỉ dừng ở mức chỉnh lý sơ bộ (chỉ chia theo năm, đơn vị, ghim nhãn số hợp đồng, chưa đánh số trang).
      • Phương án phân loại: Khối tài liệu hành chính phân loại theo phương án Cơ cấu tổ chức – Thời gian; Khối tài liệu khoa học kỹ thuật phân loại theo Công trình và số hợp đồng (không phân biệt riêng văn bản hay bản vẽ).
      • Tồn tại: Tài liệu nộp lưu thường bị tích đống tại phòng làm việc văn thư trước khi đưa xuống kho; thiếu kế hoạch chỉnh lý định kỳ.
    • Xây dựng công cụ tra cứu:
      • Chưa lập được hệ thống mục lục hồ sơ hoàn chỉnh cho toàn phông.
      • Công cụ tra cứu chủ yếu dựa vào Sổ lưu trữ theo dõi hợp đồng kinh tế và File Excel danh mục tài liệu hàng năm. File Excel có thiết kế 12 trường thông tin (Số thứ tự, Ngày lưu, Số hợp đồng, Đơn vị, Chủ trì, Tên/địa điểm công trình, Nội dung, Loại hợp đồng, Số trang, Ngày ký/thanh lý, Cấp/nhóm công trình, Thời hạn lưu, Ghi chú) nhưng thực tế chỉ nhập liệu một vài trường cơ bản.
    • Thống kê lưu trữ:
      • Chưa lập các sổ nghiệp vụ theo quy chuẩn (sổ nhập, sổ xuất, sổ thống kê phông, mục lục hồ sơ).
      • Thống kê chỉ được thực hiện tổng hợp, sơ bộ khi phục vụ báo cáo định kỳ hàng năm về số lượng văn bản đi/đến, khối lượng mét giá, ước lượng hồ sơ chưa chỉnh lý.

  3. Đánh giá tổng hợp:

    • Ưu điểm: Lãnh đạo quan tâm chỉ đạo; cán bộ lưu trữ có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng; phương án phân loại tài liệu khoa học kỹ thuật theo công trình và hợp đồng phát huy được mối liên hệ logic của hồ sơ xây dựng.
    • Hạn chế: Thiếu Danh mục hồ sơ cơ quan; nhân lực lưu trữ mỏng (01 người kiêm nhiệm); công tác chỉnh lý tồn đọng khối lượng lớn (440 mét giá); công cụ tra cứu và thống kê còn thô sơ, chưa số hóa đồng bộ.

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Chương 3 đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện từ quản lý đến kỹ thuật nghiệp vụ:

  1. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý:
    • Kiện toàn bộ phận lưu trữ: Bổ sung nhân lực chuyên trách, giảm tải các nhiệm vụ kiêm nhiệm ngoài chuyên môn cho viên chức lưu trữ.
    • Hoàn thiện văn bản nội bộ: Rà soát, sửa đổi Quy chế văn thư - lưu trữ; bắt buộc xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm để định hướng lập hồ sơ ngay từ giai đoạn văn thư tại các phòng ban, trung tâm.
    • Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo Chỉ thị 35/CT-TTg.
  2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất:
    • Nâng cấp điều kiện kỹ thuật của kho lưu trữ 176 m² (hệ thống giá kệ chuyên dụng cho bản vẽ A0, A3, thiết bị đo nhiệt ẩm, phòng chống cháy nổ và côn trùng gây hại).
  3. Nhóm giải pháp về chuyên môn, nghiệp vụ:
    • Xác định giá trị tài liệu: Áp dụng chặt chẽ Thông tư số 10/2022/TT-BNV kết hợp đặc thù ngành xây dựng; duy trì hoạt động thường xuyên của Hội đồng xác định giá trị để định kỳ xét hủy tài liệu hết giá trị.
    • Chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng: Xây dựng kế hoạch chỉnh lý dứt điểm khối lượng 440 mét giá tài liệu tồn đọng từ năm 2008 đến nay theo đúng quy trình của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; thực hiện đánh số tờ, làm chứng từ kết thúc và đưa vào hộp bảo quản chuẩn.
    • Hiện đại hóa công cụ tra cứu: Hoàn thiện dữ liệu đầy đủ cho 12 trường thông tin trong phần mềm/file Excel quản lý hồ sơ kỹ thuật; từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu tự động hóa, hướng tới số hóa tài liệu toàn văn đối với các công trình, quy chuẩn trọng điểm.
    • Hoàn thiện công cụ thống kê: Thiết lập và ghi chép đầy đủ hệ thống sổ nghiệp vụ: Sổ nhập tài liệu, Sổ xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã khảo sát toàn diện và lượng hóa được hiện trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng qua bảng số liệu tổng hợp:

Hạng mục khảo sát Hiện trạng ghi nhận tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng (2023)
Diện tích kho lưu trữ 176 m² (tầng 1 trụ sở 81 Trần Cung, Cầu Giấy, Hà Nội)
Tổng khối lượng tài liệu 940 mét giá (khoảng 39.100 hồ sơ)
Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh Khoảng 500 mét giá (giai đoạn 1963 đến 2007)
Tài liệu chỉnh lý sơ bộ / tồn đọng Khoảng 440 mét giá (từ năm 2008 đến 2023)
Nhân sự chuyên trách 01 viên chức (thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính, kiêm nhiệm)
Phương án phân loại tài liệu HC Cơ cấu tổ chức – Thời gian
Phương án phân loại tài liệu KHKT Công trình và Số hợp đồng
Công cụ tra cứu hiện dùng Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế và File Excel (12 trường thông tin)
Tình hình tiêu hủy tài liệu 01 đợt năm 2011 (Tài liệu giai đoạn 1995–1999 theo Tờ trình 1813/VKH-TCHC)

Đóng góp của tác giả:

  • Đây là công trình khảo sát độc lập, chuyên sâu đầu tiên về công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng.
  • Làm rõ đặc thù xử lý tài liệu kỹ thuật xây dựng khổ lớn (bản vẽ A0, A3, hồ sơ hoàn công, thẩm tra) trong cơ cấu một viện nghiên cứu - tư vấn tự chủ tài chính.
  • Đề xuất quy trình phân loại kết hợp (Cơ cấu tổ chức - Thời gian đối với văn bản hành chính; Công trình - Hợp đồng đối với hồ sơ kỹ thuật) cùng hệ thống giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn cao cho đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:

    • Phạm vi khảo sát tập trung chủ yếu tại kho lưu trữ tập trung ở trụ sở chính (Hà Nội); chưa bao quát chi tiết tình hình tài liệu lưu trữ phân tán tại các Phân viện miền Nam, Phân viện miền Trung và các Trung tâm chuyên ngành có con dấu, hạch toán phụ thuộc.
    • Số liệu thống kê các đợt chỉnh lý dựa trên hồ sơ lưu trữ quản lý nội bộ và báo cáo thường niên, một số chỉ số chi tiết về tình trạng vật lý của hồ sơ bản vẽ chưa được đo lường bằng phương pháp trắc nghiệm kỹ thuật.

  • Hướng nghiên cứu tiếp:

    • Nghiên cứu giải pháp xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa toàn văn và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, bản vẽ kỹ thuật CAD/BIM tại các viện nghiên cứu khoa học công nghệ chuyên ngành xây dựng.
    • Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đặc thù áp dụng thống nhất cho toàn bộ hệ thống đơn vị trực thuộc Viện.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng:
    • Sinh viên, học viên chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị hành chính công tại Học viện Hành chính Quốc gia và các cơ sở đào tạo đại học khác.
    • Cán bộ, viên chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại các Viện nghiên cứu khoa học, doanh nghiệp tư vấn, thiết kế, giám sát, thi công công trình xây dựng.
  • Phần nội dung có giá trị tham khảo cao:
    • Mục phân loại tài liệu khoa học kỹ thuật (Chương 2): Cung cấp phương pháp phân loại hồ sơ xây dựng cơ bản theo công trình và số hợp đồng, giải quyết bài toán xử lý bản vẽ hoàn công, hồ sơ thiết kế công trình lớn.
    • Bộ trường thông tin tra cứu (Hình 5 / Chương 2): Cung cấp cấu trúc 12 trường dữ liệu ứng dụng trên bảng tính để quản trị hồ sơ hợp đồng kỹ thuật xây dựng.

Câu hỏi thường gặp

1. Khối lượng và diện tích bảo quản tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng là bao nhiêu?
Kho lưu trữ của Viện có diện tích 176 m² đặt tại tầng 1 trụ sở chính (81 Trần Cung, Hà Nội). Tổng khối lượng tài liệu lưu trữ tính đến năm 2023 là 940 mét giá (tương đương hơn 39.100 hồ sơ các loại).

2. Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng áp dụng phương án phân loại tài liệu như thế nào cho từng khối tài liệu?
Viện áp dụng hai phương án phân loại riêng biệt:

  • Tài liệu hành chính: Phân loại theo phương án Cơ cấu tổ chức – Thời gian (chia theo đơn vị phòng/ban, sau đó theo từng năm và các mặt hoạt động).
  • Tài liệu khoa học kỹ thuật và xây dựng cơ bản: Phân loại theo Công trình và Số hợp đồng (tập hợp toàn bộ hồ sơ thiết kế, dự toán, bản vẽ thi công, hoàn công vào từng công trình cụ thể).

3. Tình trạng chỉnh lý tài liệu tại Viện đã trải qua các giai đoạn nào và hiện còn tồn đọng ra sao?
Viện đã thực hiện 4 đợt chỉnh lý: Đợt 1 (năm 2000: tài liệu 1963–1995), Đợt 2 (năm 2003: tài liệu 1995–2000), Đợt 3 (năm 2010: tài liệu 2000–2007) và Đợt 4 (tài liệu từ 2008 đến nay). Hiện tại, trong tổng số 940 mét giá, có khoảng 500 mét giá được chỉnh lý hoàn chỉnh và khoảng 440 mét giá chỉ được chỉnh lý sơ bộ.

4. Đợt tiêu hủy tài liệu hết giá trị gần nhất tại Viện được thực hiện vào thời gian nào và gồm những loại hồ sơ nào?
Đợt tiêu hủy được phê duyệt và thực hiện năm 2011 căn cứ theo Tờ trình số 1813/VKH-TCHC ngày 15/08/2011. Các tài liệu tiêu hủy gồm: hợp đồng kinh tế giai đoạn 1995–1999, kết quả kiểm nghiệm giai đoạn 1995–1999 và công văn đi - đến giai đoạn 1995–1999.

5. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ hiện đang được sử dụng tại Viện gồm những gì?
Viện chưa xây dựng được hệ thống mục lục hồ sơ hoàn chỉnh; công tác tra tìm hiện dựa vào Sổ lưu trữ theo dõi hợp đồng kinh tế và File Excel danh mục tài liệu hàng năm (được thiết kế 12 trường thông tin quản lý).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Hồng Minh đã phản ánh bức tranh toàn diện và chân thực về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng giai đoạn 2018–2023. Đề tài đã phân tích rõ nét những đặc thù trong việc phân loại, bảo quản khối tài liệu kỹ thuật xây dựng khổ lớn và chỉ ra các nút thắt về tài liệu tồn đọng, thiếu hụt công cụ tra cứu chuẩn hóa. Các nhóm giải pháp do tác giả đề xuất bám sát các quy định pháp luật lưu trữ hiện hành và có tính khả thi cao nhằm nâng cao hiệu quả quản trị thông tin tư liệu tại một viện nghiên cứu đầu ngành.