Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước và hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt. Để tồn tại và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, việc kiểm soát chi phí đầu vào là yếu tố sống còn. Đối với các doanh nghiệp ngành may mặc gia công xuất khẩu, nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, quyết định trực tiếp đến số lượng, chất lượng cũng như năng lực cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường quốc tế.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên đề "Tổ chức công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty may xuất khẩu Phương Mai" do tác giả Tưởng Thị Diệp Anh (học sinh Khoa Kế toán) thực hiện, tập trung khảo sát thực tiễn công tác hạch toán vật tư và phân tích tình hình tài chính tại doanh nghiệp.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 4 nội dung:

  1. Tìm hiểu quá trình hình thành, phát triển, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và cơ cấu bộ máy quản lý, bộ máy kế toán tại Công ty may xuất khẩu Phương Mai.
  2. Khảo sát thực trạng tổ chức hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại đơn vị.
  3. Đánh giá ưu điểm, tồn tại trong công tác quản lý và kế toán vật tư, từ đó đề xuất các giải pháp, biểu mẫu nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty.
  4. Thực hiện phân tích tình hình hoạt động tài chính của doanh nghiệp thông qua hệ thống báo cáo tài chính và Bảng cân đối kế toán.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty may xuất khẩu Phương Mai (địa chỉ tại Khu D, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội; trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn).
  • Phạm vi thời gian và số liệu: Dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh các năm 1999, 2000, 2001 và các chứng từ, sổ sách kế toán phát sinh thực tế trong tháng 04/2003 (kèm một số dữ liệu năm 2002).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và chế độ kế toán áp dụng

Tác giả căn cứ vào hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành, cụ thể:

  • Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp và hệ thống chứng từ kế toán tiêu chuẩn (Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT, Phiếu chi mẫu số 02-TT, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ...).
  • Luật Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và phương pháp tính thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
  • Các nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp đánh giá NVL nhập kho theo giá thực tế mua ngoài; phương pháp đánh giá NVL xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền.
  • Hình thức tổ chức kế toán tổng hợp: Hình thức Chứng từ ghi sổ.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư: Phương pháp Thẻ song song.

Phương pháp nghiên cứu thực tế

  • Phương pháp thu thập và kiểm tra chứng từ: Tiếp cận trực tiếp hệ thống chứng từ gốc phát sinh tại phòng kế toán và kho tàng (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu chi).
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Vận dụng phương pháp tài khoản và ghi chép kép, lập bảng kê chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ, vào sổ chi tiết, sổ Cái các tài khoản liên quan.
  • Phương pháp phân tích tài chính:
    • Phân tích theo chiều ngang (so sánh chênh lệch tuyệt đối và tỷ lệ % biến động): Đánh giá sự biến động tăng, giảm của từng khoản mục tài sản và nguồn vốn giữa các kỳ.
    • Phân tích theo chiều dọc (so sánh tỷ trọng kết cấu): Xác định tỷ trọng của từng khoản mục so với tổng tài sản hoặc tổng nguồn vốn.
    • Phương pháp tỷ số tài chính: Tính toán và đánh giá tỷ suất đầu tư tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình và đầu tư dài hạn, tỷ suất tài trợ TSCĐ và đầu tư dài hạn, tỷ suất tự tài trợ tổng quát.

Nguồn dữ liệu

Số liệu sơ cấp và thứ cấp trích xuất từ Bảng cân đối kế toán, Sổ Cái TK 152, TK 153, TK 331, Sổ chi tiết vật tư, Thẻ kho, Chứng từ ghi sổ và các hóa đơn bán hàng thực tế tại Công ty may xuất khẩu Phương Mai.

Nội dung chính theo từng phần và chương

Phần I: Đặc điểm tình hình chung tại đơn vị thực tập

Công ty may xuất khẩu Phương Mai tiền thân là Xí nghiệp may xuất khẩu, thành lập theo Quyết định số 02NN-TCCB/QĐ ngày 02/01/1990 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; đến tháng 3/1993 được đổi tên thành Công ty may xuất khẩu Phương Mai theo Nghị định số 388/HĐBT/QĐ ngày 24/3/1993. Công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập, mở tài khoản tiền Việt (431101000010) và tài khoản ngoại tệ (43210137000010) tại Ngân hàng Nông nghiệp Hà Nội.

Nhiệm vụ sản xuất chính của công ty là may gia công quần áo bảo hộ lao động và áo Jacket xuất khẩu sang các thị trường như Hàn Quốc, Hồng Kông, Singapore, Nhật Bản. Cơ sở vật chất ban đầu gồm nhà kho khung Tiệp và nhà cấp 4; sau đó được đầu tư cải tạo thành xưởng sản xuất 2 tầng (tầng 1 chứa nhiên liệu, thành phẩm; tầng 2 làm phân xưởng sản xuất) và trang bị 100% máy may công nghiệp, máy thùa khuy, máy vắt sổ, máy cắt, máy là.

Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
Doanh thu (triệu đồng) 8.450 - -
Tổng chi phí (triệu đồng) 8.700 - -
Tổng số cán bộ công nhân viên (người) 423 410 420
Vốn (triệu đồng) 3.766 - -
Vốn cố định (triệu đồng) 1.021 - -

Quy trình sản xuất được tổ chức thành 4 phân xưởng theo dây chuyền công nghệ khép kín:

  • Phân xưởng cắt: Tiếp nhận vải, trải vải, rắc mẫu, cắt phá, cắt gọt bán thành phẩm và đánh số.
  • Phân xưởng may 1 và Phân xưởng may 2: Tiến hành may sườn, may tay, may cổ, ráp thành phẩm.
  • Phân xưởng thêu: Thực hiện các công đoạn thêu chi tiết.
  • Khâu hoàn thiện: Kiểm tra chất lượng (KCS), vắt sổ, thùa khuy, đóng khuy, là, gấp, đóng túi và nhập kho thành phẩm.

Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, trực thuộc sự điều hành của Giám đốc công ty. Cơ cấu phòng kế toán gồm: 01 Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng, 01 Phó phòng kế toán (phụ trách xuất nhập khẩu, thanh toán hợp đồng), 01 Kế toán ngân hàng và thu chi, 01 Kế toán TSCĐ và XDCB, 01 Kế toán nhập xuất - thanh toán lương & BHXH, và 01 Thủ quỹ kiêm thủ kho.

Phần II - Chương I: Tình hình thực tế công tác kế toán NVL, CCDC của Công ty Phương Mai

Do đặc thù là doanh nghiệp may gia công xuất khẩu, nguyên vật liệu chính (vải chính, vải lót, bông, mếch) phần lớn do khách hàng gửi đến gia công và không phản ánh vào giá trị hàng mua của công ty. Đối với phần vật tư do công ty tự mua ngoài, công tác kế toán được tổ chức như sau:

Phân loại và đánh giá vật tư

Vật tư được phân loại thành:

  • NVL chính: Vải chính các loại, vải lót, bông, mếch.
  • Phụ liệu: Chỉ may, khóa kéo, cúc, dây chun.
  • Nhiên liệu: Xăng, dầu.
  • Phụ tùng thay thế: Kim máy, chân vịt máy khâu.
  • Công cụ dụng cụ (CCDC): Kéo may, kéo bấm chỉ, thước đo vải (giá trị dưới 5 triệu đồng).

Giá thực tế NVL nhập kho mua ngoài được xác định bằng giá mua ghi trên hóa đơn cộng với chi phí vận chuyển. Khi xuất kho, giá trị NVL, CCDC được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Ví dụ thực tế đối với vải lót Tapeta trong tháng 04/2003:

  • Tồn đầu tháng: 3.000m, đơn giá 10.000 đ/m.
  • Nhập ngày 07/04: 1.000m, đơn giá 7.000 đ/m.
  • Đơn giá xuất kho bình quân:

$$\text{Đơn giá bình quân} = \frac{(3.000 \times 10.000) + (1.000 \times 7.000)}{3.000 + 1.000} = 9.250\text{ đ/m}$$

(Ghi chú: Trong phiếu xuất kho ngày 15/4/2003, tác giả tính toán thực tế giá trị xuất 500m vải lót Tapeta theo đơn giá bình quân).

Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp

  • Kế toán chi tiết: Thực hiện theo Phương pháp Thẻ song song. Thủ kho theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ kho (cập nhật từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho). Định kỳ, kế toán vật tư đối chiếu Thẻ kho với Sổ chi tiết vật liệu (theo dõi cả số lượng và giá trị). Cuối tháng lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn.
  • Kế toán tổng hợp: Doanh nghiệp sử dụng các tài khoản TK 152 (gồm các tiểu khoản 1521, 1522, 1523, 1524, 1525, 1528), TK 153, TK 151, TK 331, TK 133, TK 621, TK 627, TK 632, TK 511, TK 131. Quy trình ghi sổ tổng hợp áp dụng Hình thức Chứng từ ghi sổ, từ các chứng từ gốc và bảng kê chứng từ gốc lập Chứng từ ghi sổ, ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái các tài khoản 152, 153.

Phần II - Chương II: Nhận xét, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC của đơn vị thực tập

Tác giả đánh giá tổng quan công tác quản lý và kế toán vật tư tại đơn vị có ưu điểm là bộ máy gọn nhẹ, áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ và phương pháp Thẻ song song phù hợp với quy mô sản xuất. Tuy nhiên, đơn vị còn bộc lộ một số tồn tại:

  1. Hệ thống kho tàng chật hẹp, dễ gây ẩm mốc hoặc rủi ro cháy nổ đối với vật liệu vải, mếch.
  2. Công tác hạch toán chi tiết trên sổ sách chưa phân tách cụ thể từng tiểu loại NVL chính, NVL phụ mà còn theo dõi tổng hợp chung.
  3. Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn NVL không lập định kỳ cuối mỗi tháng theo quy định mà lập dồn vào cuối năm.
  4. Doanh nghiệp chưa lập bảng định mức khoán vật tư cho các phân xưởng sản xuất.
  5. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lập không đúng mẫu chuẩn của Bộ Tài chính (kẻ thêm cột Diễn giải, cột Số hiệu tài khoản và phân chia cột Số tiền thành bên Nợ/bên Có, gây phức tạp cho việc ghi chép).

Để khắc phục, tác giả đề xuất 4 giải pháp hoàn thiện:

  • Áp dụng Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Lập 02 liên (01 liên cho bộ phận cung ứng, 01 liên cho phòng kế toán) trước khi lập phiếu nhập kho nhằm kiểm soát chặt chẽ số lượng, quy cách và phẩm chất vật tư mua về.
  • Mở Bảng kê chi tiết TK 152: Phân loại theo dõi chi tiết từng nhóm vật tư (vải chính, vải lót, phụ liệu) theo từng chứng từ phát sinh và tài khoản đối ứng.
  • Ban hành Phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng: Yêu cầu các phân xưởng sản xuất lập vào cuối kỳ đối với lượng vật liệu xuất dùng chưa hết (lập 02 liên: 01 liên gửi phòng cung tiêu, 01 liên gửi phòng kế toán) để tính chính xác giá thành và định mức tiêu hao.
  • Chuẩn hóa Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Sử dụng đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính, chỉ gồm các cột: Số hiệu chứng từ, Ngày tháng, Số tiền (bỏ cột diễn giải và việc chia tách Nợ/Có).

Phần III: Báo cáo thực tập môn Phân tích hoạt động tài chính

Phần phân tích tình hình tài chính đánh giá sự biến động quy mô tài sản, nguồn vốn và các hệ số tài trợ của công ty thông qua số liệu Bảng cân đối kế toán:

Phân tích quy mô tài sản và nguồn vốn

  • Về tài sản: Tổng tài sản cuối kỳ giảm 21.881 đồng (tỷ lệ giảm 12%). Trong đó:
    • Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn giảm 19.141 đồng (-13%), chủ yếu do vốn bằng tiền giảm 733.341 đồng (-11%) và các khoản phải thu giảm 22.717 đồng (-28%, phản ánh hiệu quả thu hồi công nợ).
    • Hàng tồn kho tăng 2.641 đồng (+6%), đặc biệt NVL tồn kho tăng 2.247 đồng (+192%); chi phí xây dựng cơ bản dở dang tăng 560.695 đồng (+0,9%) do mở rộng quy mô.
    • Tài sản cố định và đầu tư dài hạn giảm 1.740 đồng (-5%) do công ty thanh lý, nhượng bán một số TSCĐ cũ hỏng.
    • Về kết cấu (chiều dọc): TSLĐ chiếm 84,7% tổng tài sản (đầu năm chiếm 86%), TSCĐ chiếm 15,3% (đầu năm chiếm 14%).
  • Về nguồn vốn: Tổng nguồn vốn giảm 21.881 đồng (-12%).
    • Nợ phải trả giảm 22.952 đồng (-14%), trong đó nợ ngắn hạn giảm 20.854 đồng (-15%). Nợ dài hạn tăng nhẹ 21.656 đồng (+0,2%) do tăng vay dài hạn.
    • Nguồn vốn chủ sở hữu tăng 1.071 đồng (+9%), chủ yếu do nguồn vốn quỹ tăng 1.477 đồng (+9%), trong đó quỹ dự phòng tài chính tăng 142.049 đồng (+77%).
    • Về kết cấu (chiều dọc): Nợ phải trả giảm từ 91% xuống 89% tổng nguồn vốn; Nguồn vốn chủ sở hữu tăng từ 9% lên 11%.

Phân tích các tỷ số đầu tư và tài trợ

Chỉ tiêu tài chính Công thức tính Đầu năm Cuối năm Biến động
Tỷ suất đầu tư TSCĐHH và ĐTDH $\frac{\text{TSCĐHH và ĐTDH}}{\text{Tổng tài sản}} \times 100%$ 14,0% 15,3% +1,3%
Tỷ suất tài trợ TSCĐHH và ĐTDH $\frac{\text{Nguồn vốn chủ sở hữu}}{\text{TSCĐHH và ĐTDH}} \times 100%$ 58,0% 67,0% +9,0%
Tỷ suất tự tài trợ tổng quát $\frac{\text{Nguồn vốn chủ sở hữu}}{\text{Tổng nguồn vốn (Tổng tài sản)}} \times 100%$ 9,0% 11,0% +2,0%

Sự gia tăng của các tỷ suất đầu tư và tài trợ cho thấy công ty tăng cường mua sắm cơ sở vật chất kỹ thuật, năng lực tự chủ tài chính được cải thiện và khả năng tự tài trợ cho tài sản cố định ngày càng vững vàng.

Kết quả và đóng góp

  1. Phản ánh chi tiết thực trạng kế toán vật tư tại doanh nghiệp may: Báo cáo mô tả toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu mua ngoài, nhập kho, xuất dùng cho sản xuất theo từng phân xưởng cắt, may, thêu đến hạch toán tổng hợp trên sổ kế toán.
  2. Hệ thống hóa các mẫu biểu chứng từ kế toán thực tế: Cung cấp các biểu mẫu nghiệp vụ cụ thể phát sinh trong tháng 04/2003 như Hóa đơn GTGT số 083011 (mua vải lót Tapeta 700m), Hóa đơn số 083012 (vận chuyển), Phiếu chi số 01, số 02, Phiếu nhập kho số 1001, Phiếu xuất kho số 1201, số 1202, Thẻ kho, Sổ chi tiết và Chứng từ ghi sổ.
  3. Đề xuất giải pháp và thiết kế biểu mẫu hoàn thiện: Tác giả đã thiết kế 3 mẫu biểu mới và đề xuất điều chỉnh 1 mẫu sổ:
    • Mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
    • Mẫu Bảng kê chi tiết TK 152 theo tài khoản đối ứng.
    • Mẫu Phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng.
    • Mẫu chuẩn Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo quy định của Bộ Tài chính.
  4. Đánh giá định lượng cơ cấu tài chính: Xác lập hệ thống bảng biểu so sánh chênh lệch tuyệt đối, tỷ lệ phần trăm và kết cấu tài sản - nguồn vốn, tính toán các chỉ tiêu tỷ suất đầu tư và tỷ suất tài trợ phản ánh thực trạng tài chính của đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Báo cáo thực hiện trong phạm vi thực tập tốt nghiệp với nguồn dữ liệu giới hạn tại Công ty may xuất khẩu Phương Mai. Dữ liệu kế toán chi tiết tập trung chủ yếu vào tháng 04/2003; phần lớn nguyên vật liệu chính của công ty do khách hàng nước ngoài giao gia công nên không được phản ánh trên tài khoản tài sản của doanh nghiệp. Đề tài chưa đi sâu phân tích kế toán quản trị chi phí và phương pháp tính giá thành chi tiết cho từng đơn đặt hàng.
  • Hướng mở: Mở rộng nghiên cứu sang hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm may gia công xuất khẩu; nghiên cứu ứng dụng phần mềm kế toán máy để thay thế phương pháp ghi sổ thủ công, tự động hóa khâu lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn hàng tháng.

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Học sinh, sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cấu trúc trình bày một báo cáo thực tập tốt nghiệp chuẩn về chuyên đề nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, phương pháp hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ và phương pháp Thẻ song song.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp may mặc vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ kho, cách xử lý hạch toán phụ liệu mua ngoài và các mẫu biểu quản lý vật tư thừa cuối kỳ (Phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng, Biên bản kiểm nghiệm).
  • Người nghiên cứu phân tích tài chính doanh nghiệp: Tham khảo phương pháp phân tích Bảng cân đối kế toán theo chiều ngang, chiều dọc và cách tính toán các hệ số đầu tư, hệ số tự tài trợ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty may xuất khẩu Phương Mai áp dụng hình thức kế toán và phương pháp hạch toán chi tiết vật tư nào?

Công ty áp dụng Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trong hạch toán tổng hợp và Phương pháp Thẻ song song trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

2. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho tại công ty được thực hiện như thế nào?

Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Đơn giá bình quân của từng danh mục vật tư xuất kho được tính bằng cách lấy tổng giá trị tồn đầu kỳ cộng giá trị nhập trong kỳ chia cho tổng số lượng tồn đầu kỳ cộng số lượng nhập trong kỳ.

3. Những hạn chế chính trong công tác kế toán NVL, CCDC tại đơn vị được tác giả chỉ ra là gì?

Tác giả chỉ ra các hạn chế gồm: kho tàng chật hẹp dễ ẩm mốc; chưa theo dõi chi tiết từng loại NVL chính/phụ trên sổ sách mà theo dõi tổng hợp; Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn chỉ lập vào cuối năm thay vì định kỳ hàng tháng; chưa lập bảng định mức khoán vật tư; và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lập sai mẫu quy định của Bộ Tài chính.

4. Tác giả đề xuất những mẫu chứng từ, sổ sách nào nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật tư?

Tác giả đề xuất bổ sung:

  • Biên bản kiểm nghiệm vật tư (lập 2 liên trước khi nhập kho).
  • Bảng kê chi tiết TK 152 theo dõi theo tài khoản đối ứng.
  • Phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng tại các phân xưởng (lập 2 liên).
  • Mẫu chuẩn Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo quy định của Bộ Tài chính (loại bỏ cột diễn giải và phân chia Nợ/Có).

5. Kết quả phân tích tỷ suất tự tài trợ tổng quát và tỷ suất tài trợ TSCĐ của công ty thay đổi như thế nào qua kỳ phân tích?

Tỷ suất tự tài trợ tổng quát của công ty tăng từ 9,0% đầu năm lên 11,0% vào cuối năm (tăng 2,0%). Tỷ suất tài trợ TSCĐ hữu hình và đầu tư dài hạn tăng từ 58,0% lên 67,0% (tăng 9,0%), cho thấy năng lực tự chủ về tài chính của công ty có xu hướng cải thiện.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Tưởng Thị Diệp Anh đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và phân tích tình hình tài chính tại Công ty may xuất khẩu Phương Mai. Đề tài hệ thống hóa đầy đủ quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức Chứng từ ghi sổ và phương pháp Thẻ song song gắn liền với đặc thù sản xuất may gia công. Các kiến nghị về hoàn thiện biểu mẫu kiểm nghiệm, bảng kê chi tiết và phiếu báo vật tư tồn đọng có tính ứng dụng thực tế cao đối với công tác quản trị vật tư tại doanh nghiệp.