Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP 1. Khái quát về ERP: 1. Một số định nghĩa về ERP: ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Nó là một hệ thống phần mềm trợ giúp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh hoạt động một cách hiệu quả và toàn diện.
Có nhiều định nghĩa về ERP: ERP là một “thế hệ hệ thống sản xuất mới”, bao gồm hệ MPR (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thông nhất.Hiểu một các đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng công nghệ thông tin trong kinh doanh vào một gói. Sau này, ERP được mở rộng và kết hợp nối thêm các hệ như APO (tối ưu hoá kế hoạch), CRM (quản trị quan hệ khách hàng). Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications) (Tạp chí CIO). Hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt dông riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá trình TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com -5- kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [11] bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp. Davanport (1998) định nghĩa: ERP là một phần mềm thương mại trọn gói mang lại sự tích hợp thống nhất của tất cả các thông tin lưu chuyển trong một doanh nghiệp- tài chính, kế toán, nguồn nhân lực, chuỗi cung ứng và thông tin khách hàng. Có nhiều định nghĩa khác nhau về ERPtùy theo quan điểm tiếp cận.
Theo quan điểm hệ thống thông tin thì hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005). Đặc điểm chính của ERP: Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau: 1. ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.
ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định. ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng.
Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com -6- thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước. ERPlà hệ thống với các trách nhiệm được xác định rõ(Defined Responsibilities).Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban hoạt động riêng lẻ.
Quá trình phát triển ERP: Sự phát triển của hệ thống ERP gần như theo sau sự phát triển ngoạn mục trong lĩnh vực phần cứng máy tính và hệ thống phần mềm. Có thể tóm tắt lịch sử phát triển của ERP như sau: TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.1: Tóm tắt lịch sử phát triển của ERP Loại hệ thống Năm Mục đích Áp dụng Dùng dữ liệu quá khứ dự báo nhu cầu Reorder Point tồn kho và đặt hàng. Quản lý sản xuất khối Từ 1960 Systems Dùng tính toán EOQ lượng lớn (Economic Order Quantity) Lập kế hoạch sản Materials xuất các mặt hàng để Requirement Tích hợp sản xuất và lập Từ 1970 quản lý và đặt hàng Planning Systems kế hoạch dự trữ, đặt hàng tồn kho (chủ yếu tập (MRP I) trung số lượng) Quản lý lịch trình cũng như số lượng sản xuất và hàng tồn kho Kết hợp thêm kỹ thuật sắp Hoạch định chế độ Closed-loop MRP Từ 1971 xếp lịch trình sản xuất và ưu tiên (Priority lịch trình nhà cung cấp. planning)- Khả năng SX và mức độ ưu tiên sử dụng nguồn lực để SX Tiếp tục mục tiêu của Manufacturing closed-loop MRP và Tích hợp thêm quản lý Resource Planning Từ 1980 lập kế hoạch và tiêu kinh doanh Systems (MRP II) thụ Tích hợp thêm quản trị Enterprise nhân sự và hướng nhiều Resource Planning Từ 1990 Cơ bản từ MRP II tới cung cấp thông tin (ERP) quản trị cấp chiến lược Tích hợp AIS và quản trị nhân lực để Mở rộng SCM (Supply có thể hoạch định Chain Management), nguồn lực toàn doanh CRM (Customer nghiệp hỗ trợ các Relationship ERP Từ 2000 quyết định chiến Managerment) DWBI lược, tăng khả năng (Data Warehouseing/ cạnh tranh và dịch vụ Business Intelligent) và e- khách hàng Business Hướng tới vấn đề toàn cầu TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.
Cấu trúc của ERP: Theo tài liệu chính thức của CIBRES1, một ERP tiêu chuẩn sẽ gồm các chức năng với các phân hệ kèm theo sau đây: 1. Kế toán tài chính. Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng. Bán hàng và các khoản phải thu.
Mua hàng và các khoản phải trả. Tài sản cố định. Hậu cần Quản lý kho và tồn kho. Quản lý giao nhận.
Quản lý nhà cung cấp. Lập kế hoạch sản xuất2 Lập kế hoạch nguyên vật liệu3 Lập kế hoạch phân phối4 Lập kế hoạch điều phối năng lực5 Công thức sản phẩm6 Quản lý luồng sản xuất 7 Quản lý mã vạch 8 1 CIBRES – Cô quan toå chöùc thi vaø caáp chöùng chæ CIERP (Certified Implementer of ERP – chuyeân vieân trieån khai heä thoáng ERP), moät trong nhöõng chöùng chæ quoác teá quan troïng nhaát ñoái vôùi chuyeân vieân tö vaán ERP. 2 MPS – Master Production Schedule. 3 MRP- Master Requirements Planning 4 DRP- Distribution Requirements Planning 5 CRP- Capability Requirements Planning 6 BOM- Bill of Material 7 Product Routings 8 Bar Coding TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com -9- Quản lý lệnh sản xuất 9 6.
Dự báo và lập kế hoạch. Công cụ lập báo cáo. Như vậy, ERP là một tổ hợp các thành phần dành cho các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, vật tư, sản xuất. Các hệ ERP cụ thể có thể gồm không đầy đủ các thành phần trên nhưng “tích hợp” mới là điều chính yêu nhất của ERP.
Tích hợp ở đây hiểu là mọi phân hệ trong ERP cuối cùng đều đưa dữ liệu về một cơ sở dữ liệu chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ tự tìm đường điđể có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở những bộ phận liên quan, cũng như trên báo cáo tài chính và quản trị. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp: Việc ứng dụng hệ thống ERP đem lại các lợi ích đối với doanh nghiệp như sau (Mishra Alok, 2008): Lợi ích về mặt hoạt động, cụ thể gồm: Tăng hiệu quả hoạt động. Vì ERP đòi hỏi phải tích hợp và chuẩn hóa các qui trình hoạt động của doanh nghiệp nên nó giúp doanh nghiệp giảm chu trình thời gian thực hiện mỗi hoạt động của các vùng hoạt động liên quan, gia tăng khối lượng công việc được xử lý trong một khoản thời gian và giảm thời gian chết không hiệu quả. Do đó, nó giúp doanh nghiệp giảm chi phí lao động trong tất cả các vùng hoạt động dịch vụ khách hàng, tài chính, quản lý nguồn lực, mua hàng, dịch vụ công nghệ thông tin và huấn luyện.
Ngoài chi phí nhân công, ERP còn giúp doanh nghiệp hoạch định dự trữ, luân chuyển hàng tồn kho tốt hơn nên giảm chi phí lưu kho bằng cách giảm số lượng hàng tồn, giảm chi phí quản lý kho hàng. Do tăng luân chuyển thông tin nên doanh nghiệp cũng giảm được chi phí quản lý, in ấn tài liệu, chứng từ liên quan. 9 Work Order TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com -10- Gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh, hoạt động xử lý thông tin. Do ERP là hoạt động có đặc điểm kết hợp nhiều giai đoạn, cùng kiểm tra lẫn nhau nên khi thực hiện hoạt động, việc sai sót sẽ bị phát hiện ngay và đòi hỏi sự sửa chữa kịp thời.
Nhờ vậy nó giúp doanh nghiệp giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu. Gia tăng dịch vụ khách hàng do người thực hiện hoạt động dịch vụ khách hàng dễ dàng truy cập dữ liệu và các yêu cầu liên quan tới dịch vụ mình thực hiện. Lợi ích về mặt quản lý. Quản trị nguồn lực của doanh nghiệp tốt hơn.
Các nguồn lực được quản lý tốt về mặt hiện vật, chất lượng cũng như các ghi chép về các nguồn lực này. Chẳng hạn như việc luân chuyển hàng tồn kho sẽ được quản lý dễ dàng hơn nhất là doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở nhiều vùng địa lý khác nhau. Doanh nghiệp còn dễ dàng kết hợp việc cung ứng và nhu cầu, do đó thực hiện sản xuất và kinh doanh với chi phí thấp hơn. Gia tăng việc lập kế hoạch và ra quyết định.
Nhờ việc được cung cấp thông tin kịp thời và phong phú về tất cả các vùng hoạt động của doanh nghiệp cũng như việc kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Nhờ các thông tin đầy đủ, kịp thời nên việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinh doanh cũng tốt hơn, nhanh hơn.