Chương 1. Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của văn phòng. Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào.
8 Chƣơng 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1. Cơ sở lý luận về tổ chức của văn phòng 1. Khái niệm văn phòngvà tổ chức của văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Theo tiếng Anh, thuật ngữ “Office” có nghĩa là văn phòng.
Đây là thuật ngữ để chỉ về một khu vực hoặc vị trí trong một tòa nhà hoặc một địa điểm làm việc của một hay một nhóm người nhất định. Đồng thời, đây cũng chính là một phần quan trọng của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Theo từ điển tiếng Việt do Viện ngôn ngữ học chủ biên, nhà xuất bản Đà Nẵng - Việt Nam năm 1997, thì: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”.Đây chỉ là cách hiểu thông thường, còn trên thực tế, thuật ngữ văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Theo nghĩa rộng thì văn phòng là bộ máy giúp việc cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chỉ đạo công việc có hiệu lực, hiệu quả cao.
Theo nghĩa hẹp thì văn phòng là trụ sở làm việc của cá nhân, cơ quan, đơn vị, là nơi diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại và các hoạt động khác của cá nhân, tổ chức. Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu theo nghĩa là phòng làm việc của các lãnh đạo, thủ trưởng cấp cao như văn phòng chủ tịch nước, văn phòng thủ tướng chính phủ, văn phòng trung ương Đảng,… Nhìn chung văn phòng có thể được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, dựa trên những phương diện và góc độ khác nhau, nhưng tựu chung chúng đều có điểm chung là: 9 Thứ nhất, văn phòng là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm của từng cơ quan khác nhau. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận và số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động của tổ chức. Còn các cơ quan, đơn vị khác có quy mô nhỏ hơn, tích chất công việc đơn giản hơn thì văn phòng có thể gọn nhẹ hơn và linh hoạt hơn, với số lượng nhân viên và phòng ban vừa đủ để thực hiện công việc.
Thứ hai, văn phòng phải có địa điểm cụ thể và có trụ sở để tổ chức các hoạt động, các giao dịch, quy mô của các yếu tố về cơ sở vật chất, phòng ban sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của văn phòng. Một mặt văn phòng được hiểu như là bộ máy giúp việc của thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc là phòng làm việc trực tiếp của những nhà lãnh đạo cấp cao hoặc là trụ sở của cơ quan, đơn vị, là địa điểm đối nội, đối ngoại của cơ quan đó. Mặt khác, văn phòng còn được hiểu là một loại hoạt động trong cơ quan nhà nước, trong các tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp. Tóm lại,văn phòng là bộ máy điều hành, phối hợp hoạt động của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin (thông tin cấp trên truyền đạt xuống, thông tin cấp dưới đề xuất lên, thông tin bên ngoài, thông tin bên trong nội bộ đơn vị)nhằm phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo.
Văn phòng là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. Khái niệm tổ chức của văn phòng Thuật ngữ “tổ chức” là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau trong đó có khoa học tổ chức nhà nước. Chính vì có nhiều ngành khoa học nghiên cứu nên đã có không ít những định nghĩa khác nhau về thuật ngữ này. Mặc dù vậy, cho đến nay vẫn chưa có sự thống nhất với nhau về 10 nhận thức của những người làm công tác nghiên cứu và thực tiễn về tổ chức.
Do đó, thuật ngữ “tổ chức” được nhiều ngành khoa học sử dụng với ý nghĩa không giống nhau. Triết học định nghĩa:“tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”.
Như vậy, có thể thấy: Tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định. Y học thì cho rằng trong sinh vật đơn bào, các tế bào đơn lẻ thực hiện tất cả các chức năng sống, nó hoạt động một cách độc lập. Tuy nhiên, sinh vật đa bào có mức độ khác nhau của tổ chức cơ thể của chúng. Các tế bào cá nhân có thể thực hiện chức năng cụ thể và cũng làm việc cùng nhau vì lợi ích của toàn bộ cơ thể.
Các tế bào trở lên phụ thuộc vào nhau. Từ quan điểm của y học cho thấy: “Tổ chức chỉ có ở sinh vật đa bào, các tế bào phụ thuộc vào nhau vì lợi ích của toàn bộ”. Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp là:“tập thể của con người tập hợp lại nhau để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó”.Tổ chức ở đây có thể hiểu đó là một tổ chức, một cơ quan đơn vị nhỏ lẻ và độc lập trong hệ thống cơ cấu tổ chức chung. Bên cạnh đó thì tổ chức cũng có nghĩa là cách thức tổ chức nhân sự, tổ chức bộ máy, tổ chức các nguồn nhân lực, vật lực,… góp phần tạo lên giá trị và hiệu quả của hoạt động chung để thực hiện thắng lợi mục tiêu mà cơ quan, đơn vị đề ra.
Trong cuốn “sổ tay nghiệp vụ cán bộ làm công tác tổ chức nhà nước” định nghĩa: “Tổ chức là một đơn vị xã hội, được điều phối một cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt được một hoặc nhiều mục 11 tiêu chung của tổ chức”. Quan niệm của những người làm công tác tổ chức nhà nước có nhiều điểm tương đồng với khoa học quản lý, trong đó đặc biệt nhấn mạnh đến mục tiêu chung, nguyên tác hoạt động của tổ chức. Điểm mới quan trọng của quan điểm này là thể hiện ở phạm vi của tổ chức, mỗi tổ chức có phạm vi hoạt động khác nhau phụ thuộc vào các yếu tố chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu và nguồn lực của tổ chức đó. Các yếu tổ này chính là điều kiện của tổ chức.
Như vậy, trên góc độ quản lý nhà nước, theo tác giả tổng hợp và đúc rút thì chúng ta có thể hiểu:“Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra”. Đó là công tác tổ chức về nhân sự, về vị trí, nhiệm vụ, trách nhiệm của các cán bộ nhân viên, công chức thực hiện tại văn phòng. Bên cạnh đó tổ chức ở đây cũng có nghĩa là các khâu trong phối hợp hoạt động của tổ chức phải được thực hiện có tổ chức và theo đúng quy trình, quy định. Tổ chức sắp xếp các công việc, các bộ phận, các tổ tham mưu, tham vấn giải quyết các công việc trên các lĩnh vực văn thư, sổ sách, hậu cần, kế toán, văn hóa xã hội, điều phối thực hiện công việc, số lượng nhân sự và phòng ban trong nội bộ khối văn phòng,… tất cả hợp lại thành các cách thức tổ chức giải quyết công vụ tại văn phòng UBND cấp huyện hiện nay để đạt được những hiệu quả công việc theo mục tiêu chung của nhà nước đạt ra đối với khối văn phòng.
Nguyên tắc tổ chức của văn phòng Theo nguyên tắc tổ chức thì văn phòng ở CHDCND Lào được tổ chức theo quy định của hệ thống pháp luật, có thể kể đến một số nguyên tắc tổ chức cơ bản như sau: Thứ nhất, là nguyên tắc mục tiêu: Phải xác định mục tiêu rõ ràng trước khi thành lập ra bộ phận nào đó. Mục tiêu của công tác hành chính văn phòng 12 là hỗ trợ một cách tiết kiệm và có hiệu quả để hoạt động của các bộ phận khác được vận hành một cách dễ dàng trong mối quan hệ vận hành chung của tổ chức. Thứ hai, nguyên tắc về chức năng của tổ chức: Có thể nói rằng mục tiêu quyết định chức năng, chức năng được xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong phân công thực hiện mục tiêu. Thứ ba, nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn: Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với nhau, có thể nói rằng nguyên tắc trách nhiệm bắt nguồn từ quyền hạn.
Trách nhiệm và quyền hạn có mối quan hệ tác động qua lại với nhau, nó bổ sung và tăng cường lẫn nhau, nhưng không nên vượt qua nhau, mà chỉ nên song song và ngang nhau trong tổ chức. Bởi vì tránh hiện tượng có trách nhiệm và không có quyền hạn và ngược lại, có quyền hạn mà lại thiếu trách nhiệm khi thực hiện công việc sẽ rất bất ổn. Do đó, trách nhiệm phải được quy định rõ ràng và phải được phân công cụ thể, minh bạch. Thứ tư, nguyên tắc mệnh lệnh hành chính: Trong tổ chức luôn đòi hỏi có những quyết định nhanh chóng để đưa ra các mệnh lệnh giải quyết công việc, vì vậy xuất hiện chủ thể quản lý và đối tượng quản lý.
Nguyên tắc đòi hỏi cần phải thực hiện và áp dụng đó là thực hiện nguyên tắc mệnh lệnh hành chính trong tổ chức. Bất kỳ cá nhân nào trong tổ chức chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm với một cấp trực tiếp và có trách nhiệm báo cáo với cấp quản lý của mình theo thứ bậc. Nguyên tắc này đảm bảo tất cả các nguồn lực trong tổ chức định hướng theo một cấp thứ bậc chặt chẽ, giúp cho họ thấy được vị trí và vai trò, trách nhiệm của họ trong tổ chức.