Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH 1. Khái niệm về tổ chức và hoạt động của văn phòng 1. Khái niệm Khái niệm "văn phòng" có thể hiểu gồm các nội dung sau đây: Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc cơ quan thẩm quyền riêng có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc… Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. Những cách hiểu trên về "văn phòng" phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của "văn phòng" ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ nhất định. Nhìn từ gốc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có tính chất đặc thù nhất định.
Đầu vào đó là hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về những lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường v.v… theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai 12 thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức tới những mục tiêu mong đợi. Tóm lại, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó [16, tr.
Vị trí, vai trò của văn phòng Trong hệ thống tổ chức bộ máy của các cơ quan, tổ chức nói chung và các cơ quan nhà nước nói riêng rất đa dạng, tùy theo địa vị pháp lý, quy mô của cơ quan đơn vị đó mà mỗi cơ quan có một tổ chức bộ máy tương ứng; trong mỗi cơ cấu đó văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành được hình thành đồng thời với sự ra đời của cơ quan, tổ chức đó. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức, đơn vị luôn có mối quan hệ với nhau trong hệ thống cơ quan nhưng đồng thời cũng còn mối quan hệ với các cơ quan bên ngoài, văn phòng được xem là đầu mối, cầu nối thông tin liên lạc và là bộ phận có mối quan hệ mật thiết giữa lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị với các tổ chức, bộ phận bên trong và bên ngoài cơ quan, tổ chức trong mọi hoạt động. Là bộ phận trung tâm thực hiện gắn kết các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức, đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và phong phú, tỉ mỉ, phức tạp. Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ chức.
Khác với các bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhiệm việc thu nhập, xử lý, quản lý và cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý mà hoạt động văn phòng còn phải gắn liền với các hoạt động quản lý của tổ chức. Với vị trí nêu trên văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bộ máy của cơ quan, tổ chức, nếu thiếu văn phòng thì cơ 13 quan, tổ chức khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình thường. Văn phòng còn là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức, cơ quan điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý; văn phòng là ―bộ nhớ‖, ‗tai mắt‖ của lãnh đạo cơ quan và là đơn vị có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các bộ phận khác do có đầy đủ cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích và xử lý tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Văn phòng trong cơ quan tổ chức, đơn vị có vai trò trợ thủ đắc lực giúp cho thủ trưởng quản lý điều hành mọi công việc của cơ quan. Làm tốt công tác hành chánh văn phòng, có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức và toàn cơ quan; giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học. - Đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vi; cung cấp kịp thời các thông tin trong hoạt động quản lý. Tiếp nhận, thu thập, xử lý, phân loại, dự báo thông tin cung cấp kịp thời cho lãnh đạo đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác.
- Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan giúp các hoạt động trong cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, thông suốt và giảm thiểu những hoạt động và chi phí không cần thiết. - Việc bố trí các địa điểm làm việc, cơ sở vật chất, tài chính và các phương tiện khác có ý nghĩa rất quan trọng khi các nguồn nhân lực được bố trí hợp lý và khoa học, giảm chi phí rất lớn cho cơ quan, đơn vị. Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động của văn phòng Hoạt động của văn phòng chịu tác động bởi nhiều yếu tố bên ngoài và bên trong của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động của văn phòng bao gồm các yếu tố tự nhiên và xã hội; đó chính là môi trường hoạt động của văn phòng.
Môi trường bao gồm các điều kiện khác nhau, 14 đan xen tác động lẫn nhau, thậm chí có thể chuyển hóa cho nhau như chính trị, kinh tế, xã hội… việc nghiên cứu môi trường hoạt động của văn phòng nhằm tìm ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến yếu tố môi trường để khai thác những ảnh hưởng tốt và hạn chế ảnh những hưởng xấu của môi trường đến hoạt động của văn phòng. Quan trọng và trực tiếp là sự tác động của các yếu tố bên trong quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng. Yếu tố bên trong cũng đa dạng phong phú cần quan tâm toàn diện. - Xét về yếu tố khách quan (yếu tố bên ngoài), trong mối quan hệ thực hiện nhiệm vụ, văn phòng còn bị tác động bởi các yếu tố như: Mối quan hệ chấp hành của văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp mình; với cơ quan hành chính cấp trên; các quy định của pháp luật và các hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước về chuyên ngành, lĩnh vực có liên quan.
Mối quan hệ ngang cấp, giao tiếp giữa văn phòng với các sở ngành, huyện, thị khác. - Xét về yếu tố chủ quan (yếu tố bên trong), nhìn chung, công tác văn phòng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, nhưng cơ bản có các yếu tố sau đây: + Thứ nhất, nó bị chi phối bởi cách tổ chức cơ quan, công sở. Cơ quan càng có nhiều đơn vị bên trong thì công việc của văn phòng càng phức tạp. Nhiều khi công việc văn phòng bị chi phối ngay cả trường hợp cơ quan không có nhiều đơn vị, tổ chức; mà là do chức năng của đơn vị được phân định không rõ ràng.
Thực tế cho thấy, trong hệ thống bộ máy Nhà nước hiện nay, việc xác định chức năng của từng cơ quan nhiều khi không rõ ràng làm cho công tác văn phòng càng trở nên phức tạp. + Thứ hai, mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến mỗi con người trong toàn thể cơ quan, đơn vị. Ở đây đòi hỏi con người ở sự hiểu biết và phối hợp hành động, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình. Nếu cán bộ trong cơ quan hiểu rõ và hỗ trợ cho công tác văn phòng thì công tác sẽ thực hiện thuận lợi; 15 ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận chuyên môn không nắm vững hoặc có thái độ không đúng mực với công việc, thì công việc sẽ gặp nhiều khó khăn.
+ Thứ ba, trong mỗi cơ quan thì quy chế hoạt động và những qui định về lề lối làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng, những quy định ấy góp phần tạo lập và ràng buộc các bộ phận với nhau và giữa từng con người với con người. Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cụ thể, rõ ràng, từng con người làm việc riêng lẻ không có sự hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau thì không thể đạt được mục tiêu hoạt động của cơ quan, văn phòng không phát huy được vai trò, chức năng của mình. + Thứ tư, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là điều kiện quan trọng của công việc làm ảnh hưởng đến năng suất lao động trong cơ quan, công sở. Thiết bị văn phòng không chỉ hợp lý, tiện lợi mà còn cần đảm bảo tính thẫm mỹ.
Hiện nay, các thiết bị phục vụ hoạt động của văn phòng đã và đang được nâng cấp, trang bị mới, nhưng nhìn chung vẫn còn thiếu thốn, phương tiện làm việc còn chưa đảm bảo. Việc tin học hóa nền hành chính nói chung, việc sử dụng hiệu quả trang thiết bị tin học nói riêng hiện nay đang được triển khai mạnh mẽ, do đó đòi hỏi năng lực, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ, công chức vào hoạt động văn phòng càng phải được nâng cao hơn nữa.