CHƯƠNG 1: U TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Một số lý luận chung về kế toán 1. Bản chất và vai trò của kế toán U 1. Bản chất của kế toán Tìm hiểu bản chất của kế toán là quá trình nghiên cứu để trả lời các câu hỏi kế toán là gì? kế toán được cấu tạo như thế nào? kế toán hoạt động như thế nào? sản phẩm do nó tạo ra phục vụ cho đối tượng nào? sản phẩm đó được dùng để phục vụ cho mục tiêu gì? … Qua quá trình tìm hiểu nghiên cứu từ các nguồn tài liệu khác nhau có thể xác định bản chất của kế toán như sau: - Đó là tập hợp gồm nhiều thành phần có mối quan hệ với nhau để thu thập dữ liệu và cung cấp thông tin hữu ích.
- Thông tin đầu vào được thu thập và xử lý chỉ giới hạn trong hoạt động kinh tế - tài chính của đơn vị. Tuy nhiên, ngày nay kế toán ngày càng hoà nhập chung với hoạt động quản trị trong doanh nghiệp nên có thể các hoạt động khác cũng cần được ghi nhận vào trong hệ thống kế toán. - Tổ chức của hệ thống kế toán phụ thuộc chủ yếu vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin của mỗi đơn vị riêng biệt. - Đầu ra của hệ thống là các thông tin hữu ích hỗ trợ đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài đơn vị đánh giá tình hình tài chính, kết quả hoạt động, sự thay đổi tình hình tài chính để đưa ra quyết định kinh tế và đối tượng sử dụng thông tin bên trong đơn vị thực hiện các hệ thống hoạch định, tổ chức, lãnh đ ạo và kiểm soát trong hoạt động quản trị đơn vị.
Kế toán vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. Tính khoa học của kế toán thể hiện khi xem xét kế toán như là hệ thống thông tin với các phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp và truyền đạt thông tin đến đối tượng sử dụng. Tính nghệ thuật của kế toán thể hiện rõ nét nhất khi xem xét kế toán trong vai trò là một công cụ quản lý trong đơn vị nhằm hỗ trợ nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị. Kế toán không cố định mà nó cần thay đổi theo sự phát triển của nền kinh tế - xã hội, theo nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin, theo yêu cầu thông tin đa dạng của các đối tượng sử dụng thông tin.
Vai trò của kế toán Kế toán có vai trò quan trọng đối với công tác quản lý, điều hành cho nhiều đối tượng thuộc nhiều cấp độ quản lý khác nhau. Vai trò của kế toán biểu hiện cụ thể như sau: - Đối tượng sử dụng thông tin bên trong đơn vị kế toán: bao gồm chủ yếu là các nhà quản trị trong đơn vị. Kế toán là công cụ hữu hiệu và hiệu quả để nhà quản trị nắm bắt được tình hình hoạt động trong quá khứ, kiểm soát hoạt động hiện tại và đưa ra quyết định trong tương lai nhằm cải thiện, phát triển đơn vị. Kế toán lan truyền trên mọi phương diện hoạt động của đơn vị và có tác động mạnh đến khả năng thực hiện các chức năng quản trị.
- Đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài đơn vị kế toán: bao gồm nhiều đối tượng khác nhau như cơ quan Nhà nước, Nhà đầu tư, Chủ nợ, Nhà nghiên cứu, Khách hàng, … Tùy theo mục tiêu mà mỗi đối tượng sử dụng thông tin kế toán để đưa ra nhiều loại quyết định khác nhau nhưng tất cả đều sử dụng thông tin nhằm theo dõi, phân tích, đánh giá và kiểm soát hoạt động đơn vị kế toán mà họ quan tâm. Để kế toán có được vai trò như nói trên thì thông tin do kế toán cung cấp phải đảm bảo các đặc điểm chất lượng như sau: 1 Theo Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế IASB , thông tin trình bày trên báo cáo tài 0F chính phải đảm bảo các đặc điểm chất lượng dựa trên hai giả định: cơ sở dồn tích và hoạt động liên tục, bao gồm: Có thể hiểu được: Thông tin thể hiện trên BCTC phải có thể hiểu được đối với người sử dụng. Người sử dụng được giả định rằng có một kiến thức nhất định về kinh tế, kinh doanh, kế toán và có thiện chí, nỗ lực để đọc BCTC. Tuy nhiên, thông tin về một vấn đề phức tạp nhưng cần thiết cho việc ra quyết định vẫn cần thiết phải trình bày trên BCTC.
1 Từ năm 1970 đến năm 2001, được gọi với tên Ủy ban chuẩn mực kế toán quốc tế IASC 2 Thích hợp: Thông tin hữu ích khi nó thích hợp với nhu cầu đưa ra quyết định của người sử dụng nhằm hỗ trợ họ đánh giá quá khứ, hiện tại, tương lai hay xác nhận, điều chỉnh các đánh giá trước đây. Tính thích hợp bao gồm tính dự đoán, tính xác nhận và chịu ảnh hưởng bởi nội dung và tính trọng yếu của thông tin. Đáng tin cậy: Có nghĩa là không có sai sót hay thiên lệch một cách trọng yếu, đồng thời phản ánh trung thực vấn đề cần phải trình bày. Đáng tin cậy bao gồm các yêu cầu: trình bày trung thực các nghiệp vụ hay sự kiện cần/ có thể trình bày; nội dung quan trọng hơn hình thức, nghĩa là phải trình bày thông tin phù hợp với bản chất kinh tế chứ không phải căn cứ vào hình thức pháp lý; trung lập tức không bị thiên lệch, thông tin bị thiên lệch khi tác động đến việc ra quyết định theo một kết quả định trước; thận trọng là việc làm tăng thêm mức chú ý khi thực hiện một sự xét đoán khi ước tính trong điều kiện chưa rõ ràng; Và đầy đủ trong phạm vi của trọng yếu và chi phí.
Có thể so sánh: BCTC hữu ích khi có thể so sánh với năm trước, với đơn vị khác. Tuy nhiên, IASB cũng đưa ra các hạn chế liên quan đến chất lượng thông tin trên BCTC bao gồm: Sự kịp thời: Thông tin nếu báo cáo chậm sẽ mất đi tính thích hợp và ngược lại nếu muốn thông tin đáng tin cậy lại cần có thời gian. Do đó, phải có sự cân đối giữa yêu cầu kịp thời và tính đáng tin cậy của thông tin. Cân đối giữa lợi ích và chi phí: Lợi ích mang lại từ thông tin cần cân đối với chi phí để cung cấp chúng.
Cân đối giữa các đặc điểm chất lượng Ngoài ra, thông tin trên BCTC cũng cần được trình bày trung thực và hợp lý về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự thay đổi tình hình tài chính của đơn vị. Hệ thống kế toán và cấu trúc của hệ thống kế toán U 1. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là tập hợp của nhiều bộ phận bao gồm các vấn đề pháp lý, kỹ thuật, hình thức ghi nhận, xử lý, trình bày, công bố, truyền thông và nhân sự trong hệ thống kế 3 toán. Các thành phần này hình thành và hoạt động vừa phải tuân thủ các quy định Pháp lý liên quan vừa phải đáp ứng được yêu cầu quản lý riêng biệt của từng đơn vị kế toán.
Cấu trúc của hệ thống kế toán (1) Hệ thống pháp lý Bộ phận đầu tiên cấu thành hệ thống kế toán là hệ thống các văn bản pháp lý của các cấp độ quản lý Nhà nư ớc quy định về quản lý, hướng dẫn, kiểm soát và điều chỉnh tất cả nội dung trong hoạt động kế toán thuộc tất cả các lĩnh vực trong nền kinh tế. Cụ thể, hệ thống pháp lý này bao gồm và được liệt kê theo thứ tự giảm dần tính pháp lý: - Luật kế toán: quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán và tổ chức hành nghề kế toán (Luật kế toán, 2003, điều 1); Luật khác có liên quan do quốc hội ban hành. - Chuẩn mực kế toán: quy định những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi sổ kế toán và lập BCTC; Chế độ kế toán: các quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do Bộ tài chính ban hành. - Thông tư hướng dẫn thực hiện hoặc bổ sung, điều chỉnh có liên quan.1: Mối quan hệ giữa các văn bản pháp lý liên quan đến kế toán Luật khác có Luật kế toán liên quan Chuẩn mực kế toán Chế độ kế toán Thông tư liên quan Hệ thống kế toán tại đơn vị kế toán (2) Hệ thống kỹ thuật nghiệp vụ - Hệ thống kỹ thuật nghiệp vụ là tập hợp các phương pháp kế toán được sử dụng nhằm thu thập, phân loại, xử lý, lưu trữ và tổng hợp thông tin cung cấp cho người sử dụng.
Mục tiêu của hệ thống này là biến các dữ liệu rời rạc thu thập được từ các nghiệp vụ 4 kinh tế phát sinh trong đơn vị thành các thông tin tổng hợp, có tính hệ thống và phù hợp với mục tiêu của người sử dụng thông tin. - Xét trên khía cạnh kỹ thuật, có hai phương pháp được sử dụng đó là hệ thống xử lý thủ công và hệ thống xử lý trên nền máy vi tính. Hệ thống xử lý thủ công: Các hoạt động được thực hiện chủ yếu bởi người làm kế toán và các chứng từ, sổ sách bằng giấy liên quan. Hệ thống xử lý trên nền máy vi tính: hoạt động kế toán tại đơn vị kế toán phụ thuộc nhiều vào hệ thống phần cứng và phần mềm ứng dụng để ghi nhận, xử lý và tổng hợp thông tin.
- Nhằm đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật nghiệp vụ, đơn vị kế toán ngoài việc tiếp nhận từ các nơi đào tạo theo những cấp độ khác nhau còn có thể thực hiện theo mục tiêu và yêu cầu riêng biệt của đơn vị mình. (3) Hệ thống thực hiện, kiểm tra, giám sát - Hệ thống thực hiện: tập hợp gồm các hoạt động ghi nhận, xử lý, trình bày, truyền thông và con người tham gia vào các hoạt động trên. Các hoạt động này được thể hiện cụ thể thông qua các hình thức như hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán mà người làm kế toán sử dụng trong quá trình thực hiện công việc chuyên môn tại đơn vị kế toán.