CHƯƠNG 1: CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận chung về kế toán, hệ thống kế toán và thông tin kế toán: 1.1 Kế toán và vai trò của kế toán: 1.1 Khái niệm kế toán: Tuỳ theo cách tiếp cận mà có nhiều khái niệm khác nhau về kế toán. Sau đâu tác giả giới thiệu một vài khái niệm: - Theo Luật kế toán số 03/2003/QH11, tại điều 4 có khái niệm về kế toán như sau: Kế toán là việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. - Ngoài ra, còn có một số khái niệm về kế toán khác như sau: + Xét trên khía cạnh khoa học thì kế toán được xác định đó là khoa học về thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính gắn liền với một tổ chức nhất định (gọi chung là chủ thể) thông qua một hệ thống các phương pháp riêng biệt. + Xét trên khía cạnh nghệ thuật thì kế toán được xem là một ngôn ngữ kinh doanh, là nghệ thuật truyền đạt thông tin về một doanh nghiệp, các hoạt động của doanh nghiệp được trình bày thành báo cáo kế toán bằng ngôn ngữ kế toán theo một hệ thống có sự sắp xếp các ký hiệu, trong đó sự sắp xếp các ký hiệu được xem là văn phạm của ngôn ngữ này.2 Vai trò của kế toán: Kế toán có vai trò hết sức quan trọng đối với công tác quản lý, điều hành trong đơn vị kế toán đồng thời nó là cơ sở quan trọng cho việc ra các quyết định kinh doanh cho các đối tượng khác nhau ở bên trong và bên ngoài đơn vị kế toán.
Vai trò của kế toán được biểu hiện như sau: - Đối với đối tượng bên trong đơn vị: + Cung cấp thông tin tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, nhờ đó mà các nhà quản trị có căn cứ quản lý, điều hành các hoạt động có hiệu quả, trôi chảy và hoạt động kiểm soát nội bộ được tuân thủ tốt; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 + Cung cấp tài liệu là cơ sở vững chắc cho người quản lý hoạch định hành động cho từng giai đoạn phát triển của đơn vị, vạch hướng hoạt động trong tương lai; + Là cơ sở pháp lý vững chắc để giải quyết khiếu nại, tố cáo đồng thời cũng là nền tảng của các giao dịch mua bán, sát nhập doanh nghiệp. - Đối với đối tượng bên ngoài đơn vị: (1) Các cơ quan nhà nước: + Theo dõi và kiểm soát được hoạt động của các đơn vị kế toán, làm cơ sở để thực hiện quá trình hành thu thuế, tình hình thực hiện nghĩa vụ của nhà nước; + Theo dõi được sự phát triển của các ngành sản xuất kinh doanh, tổng hợp được sự phát triển ở tầm vĩ mô của cả nền kinh tế, + Là cơ sở để hoạch định các chính sách thuế, lãi suất, điều hành giá cả thị trường của cơ quan quản lý kinh tế làm hạn chế những sai lầm trong chính sách điều hành nền kinh tế. (2) Đối với các đối tượng sử dụng khác như: chủ nợ, nhà đầu tư, khách hàng, ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác: tùy theo mục đích mà mỗi đối tượng này sử dụng thông tin được cung cấp từ các đơn vị kế toán để đưa ra nhiều loại quyết định khác nhau nhưng tất cả đều sử dụng thông tin kế toán nhằm theo dõi, phân tích, đánh giá và kiểm soát hoạt động của một đơn vị kế toán.2 Hệ thống kế toán và cấu trúc của hệ thống kế toán: 1.1 Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán là tập hợp bao gồm nhiều thành phần có mối quan hệ mật thiết và có sự tác động qua lại trong quá trình thực hiện các chức năng của kế toán – chức năng thông tin và chi tiết kiểm tra, Các bộ phần cấu thành hệ thống kế toán bao gồm: - Hệ thống văn bản pháp lý liên quan đến kế toán; - Hệ thống các kỹ thuật nghiệp vụ kế toán; - Hệ thống kiểm tra, giám sát.2 Các bộ phận của hệ thống kế toán: (1) Hệ thống văn bản pháp lý liên quan đến kế toán: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Các văn bản pháp lý này được ban hành bởi các cơ quan nhà nước các cấp chịu trách nhiệm, các văn bản pháp lý này được ban hành nhằm điều hành, quản lý, định hướng cũng như kiểm soát hoạt động kế toán tại các doanh nghiệp nói riêng và hệ thống kế toán của quốc gia nói chung. Trong hệ thống các văn bản pháp lý liên quan đến kế toán được trình bày cụ thể như sau: - Luật Kế toán: được ban hành bởi Quốc hội, là văn bản pháp lý liên quan đến kế toán có giá trị cao nhất và một văn bản pháp lý khác có liên quan đến kế toán phải tuân theo 1.
Luật Kế toán quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán ở tất cả các loại hình doanh nghiệp, loại hình sở hữu doanh nghiệp không phụ thuộc vào quy mô của đơn vị kế toán. - Chuẩn mực kế toán: Chuẩn mực kế toán gồm những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Bộ Tài chính quy định chuẩn mực kế toán trên cơ sở chuẩn mực quốc tế về kế toán và theo quy định của Luật Kế toán 2. - Chế độ kế toán: là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan quản lý nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý nhà nước về kế toán uỷ quyền ban hành.
3 - Thông tư hướng dẫn: trong quá trình điều hành của nhà nước liên quan đến công tác kế toán tại các đơn vị kế toán phát sinh những vướng mắc, khó khăn thì các cơ quan có trách nhiệm ban hành thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung hoặc điều chỉnh có liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị. Thông tư có thể Bộ Tài Chính ban hành hoặc do các Bộ cùng ban hành (thông tư liên tịch). - Các văn bản pháp lý khác do các cấp quản lý nhà nước ban hành: ngoài ra, công tác kế toán tại đơn vị có thể chịu ảnh hưởng, phải áp dụng các văn bản pháp lý có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị, ví dụ: các văn bản pháp lý về thuế, xuất nhập khẩu… 1 Điều 1, Luật kế toán 2 Điều 8, Luật kế toán 3 Khoản 9, điểu 4, Luật kế toán LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 - Các điều ước, thông lệ quốc tế: trường hợp điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc gia nhập có quy định về kế toán khác với quy định của Luật này thì áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó 4.1: Mối quan hệ giữa các văn bản pháp lý Luật kế toán Luật khác có liên quan Chuẩn mực kế toán Chế độ kế toán Các thông tư có liên quan Hệ thống kế toán tại đơn vị kế toán (2) Hệ thống các kỹ thuật, nghiệp vụ kế toán: Hệ thống các kỹ thuật, nghiệp vụ này bao gồm việc áp dụng, thực hiện hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán và các phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung công việc kế toán. Các công việc kế toán bao gồm việc thao tác trên chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán nhằm thu thập, phân loại, xử lý, lưu trữ và tổng hợp thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Các công việc kế toán này được thực hiện bởi bộ máy kế toán thông qua việc phân công nhân sự phụ trách và các công cụ thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin có thể bằng thủ công hoặc bằng máy móc hỗ trợ. Các kỹ thuật, nghiệp vụ kế toán phải được thực hiện bởi những con người được đào tạo theo đúng quy định với bằng cấp phù hợp ngành nghề kế toán và được quy định cụ thể trong Luật kế toán, cụ thể đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán; đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng, trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được người làm kế 4 Điều 3, Luật kế toán LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán hoặc thuê người làm kế toán trưởng 5. (3) Hệ thống kiểm tra, giám sát: Trong quá trình hoạt động của bộ máy kế toán, các đơn vị phải tiến hành các công tác kiểm tra, kiểm soát theo một lịch trình cụ thể được thống nhất và thực hiện qua nhiều năm. Việc kiểm tra, giám sát này giúp cho đơn vị nắm bắt được các vấn đề cần xử lý, cải thiện hoặc điều chỉnh trong quá trình thực hiện công tác kế toán.
Ngoài ra, đơn vị kế toán phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật 6.3 Tính hữu ích của thông tin kế toán: Thông tin kế toán là thông tin về hoạt động kinh tế tài chính gắn liền với một đơn vị kế toán được thu thập, xử lý, tổng hợp và trình bày thông qua hệ thống báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị). Thông tin kế toán trong một đơn vị bao gồm hai dạng thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị. Mỗi dạng thông tin phục vụ cho nhóm đối tượng sử dụng thông tin khác, thông tin kế toán tài chính phục vụ cho các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài đơn vị và thường được lập theo yêu cầu chung của các quy định pháp lý liên quan đến kế toán; thông tin kế toán quản trị đa phần phục vụ các đối tượng sử dụng bên trong đơn vị, thường được lập theo yêu cầu riêng của từng đơn vị theo từng thời điểm nhất định và không quy định nhất định về thông tin này.