Chương I: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1.1 Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán 1. Vai trò của tổ chức công tác kế toán Trong quản lý doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và chất lượng của công tác quản lý doanh nghiệp. Thêm vào đó, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có cơ quan chức năng của nhà nước.
Trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế của Việt Nam đang hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì vấn đề cạnh tranh diễn ra ngày càng thường xuyên và khốc liệt hơn. Lúc này, chất lượng thông tin của kế toán được coi như một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng thắng lợi của các quyết định kinh doanh. Thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và cần thiết cho các nhà quản trị. Để tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp cần căn cứ vào qui mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động; đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý cũng như tính chất của quy trình sản xuất trong doanh nghiệp đồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế độ nhà nước ban hành.
Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau. document, khoa luan9 of 98. tai lieu, luan van10 of 98. Các yêu cầu của tổ chức công tác kế toán Việc tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Yêu cầu về pháp lý: Khi tổ chức công tác kế toán phải xem xét đến việc tuân thủ Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, các qui định, thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán trong doanh nghiệp và các văn bản pháp qui khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kế toán như các bộ luật về thuế, Luật doanh nghiệp… Do đó, doanh nghiệp cần nắm vững hệ thống văn bản pháp quy và việc vận hành trong thực tế của hệ thống này.
- Yêu cầu về quản lý: Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thường rất đa dạng và không giống nhau, mặc dù mục đích cuối cùng của hoạt động kinh doanh là như nhau. Do đó khi tổ chức công tác kế toán cần nắm bắt đầy đủ các yêu cầu về quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống kế toán cho phù hợp. Các yêu cầu về quản lý có thể là nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin kế toán; các yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp; yêu cầu về quản lý vốn, tài sản hay quản lý nguồn nhân lực… 1. Các nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán Nhìn chung, tổ chức công tác kế toán của một doanh nghiệp bao gồm các nhiệm vụ: tổ chức hệ thống chứng từ kế toán; tổ chức hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức hệ thống sổ kế toán và tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Dưới góc độ lý luận chung, chứng từ kế toán là các chứng từ được dùng để ghi sổ kế toán. Nó phải đáp ứng các yêu cầu nhất định để cung cấp thông tin ban đầu cho việc ghi chép kế toán. Tuy nhiên, do phản ảnh nhiều mối quan hệ khác nhau trong doanh nghiệp nên chứng từ kế toán thường được lồng ghép: document, khoa luan10 of 98. tai lieu, luan van11 of 98.
10 - Các yếu tố pháp lý - Các yếu tố quản lý nội bộ như kiểm soát nội bộ, phê chuẩn/xét duyệt hoặc dấu vết kiểm toán… Nội dung tổ chức chứng từ kế toán bao gồm: 1. Xác định loại chứng từ cần dùng : Là đưa ra (liệt kê) tất cả những loại chứng từ phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp được lãnh đạo doanh nghiệp chấp thuận. Việc xác định loại chứng từ nào là cần thiết và chứng từ nào không cần thiết đối với doanh nghiệp tùy thuộc vào ba yếu tố sau: - Phải phù hợp với qui định của pháp luật hiện hành: Tại nhiều quốc gia, Nhà nước không can thiệp vào việc tổ chức chứng từ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số quốc gia đưa ra các tiêu chuẩn về quy cách mẫu biểu, các yếu tố ghi nhận và phương pháp lập một số loại chứng từ nhất định… Khi đó doanh nghiệp buộc phải thực hiện theo đúng qui định của pháp luật.
- Theo yêu cầu của đối tác: nếu doanh nghiệp có quan hệ giao dịch với các bên liên quan thì doanh nghiệp buộc phải sử dụng thêm những chứng từ mà đối tác yêu cầu. Thí dụ: khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, đối tác có thể yêu cầu thêm một số chứng từ như giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh, giấy chứng nhận phẩm chất và trọng lượng… thì doanh nghiệp buộc phải sử dụng thêm những chứng từ này nếu muốn tiêu thụ được hàng. - Do nhu cầu của doanh nghiệp: là những loại chứng từ cần dùng trong nội bộ doanh nghiệp. Sử dụng những chứng từ này chỉ nhằm mục đích phục vụ cho việc tổng hợp số liệu của doanh nghiệp được nhanh chóng, chính xác, kịp thời hoặc để xác định trách nhiệm của từng cá nhân trong doanh nghiệp.
Thiết kế mẫu biểu chứng từ: Sau khi xác định loại chứng từ nào là cần thiết đối với hoạt động kinh doanh của mình, lãnh đạo doanh nghiệp phải tổ chức xây dựng các biểu mẫu chứng từ để document, khoa luan11 of 98. tai lieu, luan van12 of 98. 11 đưa chứng từ vào áp dụng thống nhất trong doanh nghiệp. Lúc này, việc xây dựng hình thức và nội dung của mỗi loại chứng từ là công việc tiếp theo trong vấn đề tổ chức chứng từ tại doanh nghiệp.
Song bất kì chứng từ nào cũng phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn sau: - Tính đầy đủ: Chứng từ phải thể hiện được các thông tin cần thiết cũng như mức độ chi tiết của các thông tin đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. - Tính kiểm soát: Khi sử dụng chứng từ, người sử dụng có thể biết loại chứng từ nào được sử dụng ở bộ phận nào. Khi muốn tìm chứng từ nào đó thì sẽ phải tìm ở đâu. Ngoài ra, tính kiểm soát còn được thể hiện qua những vấn đề như chống các hành vi cạo sửa, giả mạo chứng từ, giúp truy cập chứng từ được thuận lợi và tránh nhầm lẫn giữa các loại chứng từ với nhau.
- Phê duyệt biểu mẫu: Để chứng từ được chính thức đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp cần phê duyệt biểu mẫu nhằm bảo đảm chúng được thiết kế phù hợp với các yêu cầu pháp lý và quản lý. - Tính cập nhật: Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, có thể cần phải bổ sung thêm hoặc loại bỏ bớt một số chứng từ. Ngoài ra cũng có những chứng từ chưa thể hiện được những thông tin cần thiết và cũng có những chứng từ thể hiện quá nhiều thông tin dư thừa. Do đó, doanh nghiệp phải thường xuyên xem lại các biểu mẫu chứng từ, cập nhật, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế của hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp, tránh tình trạng nhân viên không thể vận dụng được những chứng từ đã được phê duyệt.
Xác định quá trình lập và luân chuyển chứng từ: Đây là giai đoạn xác lập “hành trình” cũng như “điểm khởi đầu” và “điểm kết thúc” của các loại chứng từ. Hay nói cách khác, luân chuyển chứng từ là qui trình xác định chứng từ sẽ được lập ở những bộ phận nào, sau đó chuyển đến những bộ phận nào để xử lý và cuối cùng là việc lưu trữ và bảo quản được thực hiện ở bộ phận nào trong doanh nghiệp. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ ảnh hưởng đến tính kiểm soát cũng như hiệu quả của hệ thống thông tin. document, khoa luan12 of 98.
tai lieu, luan van13 of 98. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp tất cả các tài khoản được doanh nghiệp sử dụng để xử lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán bao gồm: 1. Thiết lập tài khoản cần sử dụng: Là việc lựa chọn những tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động, yêu cầu và khả năng quản lý của doanh nghiệp để có thể xử lý tốt tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản được thiết lập phải gồm các tài khoản thể hiện được tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp trong từng thời điểm, tình hình biến động của tài sản và nguồn vốn trong quá trình vận động của nó và những tài khoản để phản ánh doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Tổ chức hệ thống tài khoản: Sau khi lựa chọn những tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, người quản lý phải sắp xếp các tài khoản này một cách khoa học và có tính hệ thống (thông thường người ta hay sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần). Điều này sẽ giúp cho nhân viên dễ nắm bắt, dễ sử dụng các tài khoản được qui định. Phê duyệt hệ thống tài khoản: Để hệ thống tài khoản chính thức được đưa vào sử dụng và cũng là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát sự tuân thủ qui định của nhân viên.
Tính cập nhật: Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể mở rộng qui mô hoạt động, thay đổi hoặc thêm ngành nghề kinh doanh mới. Lúc này hệ thống tài khoản cũ chắc chắn sẽ có nhiều thiếu sót, không xử lý được các nghiệp vụ mới hoặc cũng có tài khoản doanh nghiệp không cần dùng đến. Vì vậy, doanh nghiệp phải bổ sung tài document, khoa luan13 of 98. tai lieu, luan van14 of 98.
13 khoản mới hoặc bỏ bớt những tài khoản cũ để hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình.