Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý tài chính công theo tinh thần Nghị định 16/2015/NĐ-CP, việc chuyển đổi mô hình tự chủ tài chính tại các đơn vị sự nghiệp có thu đang đặt ra những yêu cầu cấp thiết về quản trị ngân sách và minh bạch số liệu. Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên, trực thuộc Bộ Công Thương, với bề dày lịch sử 54 năm xây dựng và phát triển, hiện đang đào tạo 16 ngành nghề trọng điểm từ trình độ trung cấp đến cao đẳng. Để đáp ứng quy mô đào tạo ngày càng mở rộng tại 2 cơ sở đào tạo ở Hưng Yên và Bắc Ninh, việc hoàn thiện hệ thống kế toán là điều kiện tiên quyết giúp tối ưu hóa nguồn lực tài chính hữu hạn từ ngân sách nhà nước và nguồn thu sự nghiệp.

Nghiên cứu của tác giả Đỗ Thị Đảm thực hiện năm 2019 tại Học viện Nông nghiệp Việt Nam tập trung giải quyết bài toán: Làm thế nào để tổ chức bộ máy và quy trình hạch toán kế toán đáp ứng chuẩn mực theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Mục tiêu cụ thể của luận văn là đánh giá toàn diện thực trạng công tác kế toán giai đoạn 2016 - 2018, nhận diện các điểm nghẽn trong luân chuyển chứng từ và hạch toán tài khoản, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tại đơn vị. Về phạm vi không gian, đề tài khảo sát trực tiếp tại trụ sở chính xã Giai Phạm, huyện Yên Mỹ, tỉnh Hưng Yên và cơ sở 2 tại thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp đơn vị kiểm soát 100% dòng tiền thu - chi sự nghiệp, đồng thời nâng cao chỉ số minh bạch tài chính công theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng trên nền tảng lý luận về quản trị tài chính công và hệ thống kế toán đơn vị sự nghiệp công lập. Đề tài vận dụng lý thuyết phân loại đơn vị sự nghiệp theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, xác định trường thuộc nhóm đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên. Về mặt vận hành, nghiên cứu áp dụng 6 nguyên tắc tổ chức kế toán cơ bản gồm: nguyên tắc phù hợp với hệ thống pháp luật (Luật Kế toán số 88/2015/QH13), nguyên tắc tự kiểm soát nội bộ, nguyên tắc đồng bộ hóa dữ liệu, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả và nguyên tắc linh hoạt trong quản lý.

Bên cạnh đó, đề tài kế thừa mô hình hệ thống thông tin kế toán của các chuyên gia đầu ngành, phân định cấu trúc thông tin thành 3 cấu phần: thông tin đầu vào (chứng từ gốc), hệ thống cơ sở dữ liệu xử lý (tài khoản, sổ sách Nhật ký chung) và hệ thống thông tin đầu ra (Báo cáo tài chính theo Mẫu B01/BCTC, Báo cáo quyết toán kinh phí theo Mẫu B01/BCQT). Ba khái niệm cốt lõi được làm rõ bao gồm: cơ chế tự chủ tài chính đơn vị sự nghiệp có thu, tổ chức chứng từ kế toán bắt buộc - hướng dẫn theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, và hệ thống kiểm soát nội bộ 2 bước trước khi phê duyệt dự toán.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp chặt chẽ giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp để đảm bảo tính khách quan khoa học:

  • Nguồn dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ các báo cáo quyết toán ngân sách, sổ cái tài khoản và báo cáo tài chính tổng hợp của Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên trong giai đoạn 3 năm liên tục từ 2016 đến 2018.
  • Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu sơ cấp: Tác giả tiến hành điều tra bảng hỏi với cỡ mẫu 45 cán bộ, bao gồm 100% nhân sự Phòng Tài chính - Kế toán (5 người) kết hợp với 40 cán bộ quản lý đại diện cho 8 phòng chức năng và 6 khoa đào tạo chuyên môn. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích kết hợp phân tầng được áp dụng nhằm thu thập đánh giá đa chiều từ cả người trực tiếp lập chứng từ và người thụ hưởng ngân sách.
  • Phương pháp phân tích dữ liệu: Tác giả lựa chọn phương pháp thống kê mô tả để lượng hóa mức độ hài lòng, tính kịp thời của dữ liệu, và phương pháp so sánh đối chiếu số liệu thực tế với các chỉ tiêu định mức quy định tại Thông tư 90/2018/TT-BTC cùng Thông tư 107/2017/TT-BTC. Quá trình xử lý và tổng hợp dữ liệu hoàn thành trong năm 2018 phục vụ trực tiếp cho việc bảo vệ luận văn năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên đã làm sáng tỏ 4 phát hiện trọng tâm:

Thứ nhất, về tổ chức bộ máy: Nhà trường áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung với quy mô phòng gồm 5 nhân sự (2 cán bộ trình độ Thạc sĩ chiếm tỷ lệ 40%, 3 cán bộ trình độ Cử nhân Đại học chiếm tỷ lệ 60%). Đội ngũ này phục vụ công tác tài chính cho toàn bộ 178 cán bộ, giảng viên và hơn 2.500 học sinh sinh viên tại 16 ngành nghề đào tạo.

Thứ hai, về hệ thống chứng từ: Đơn vị đã áp dụng đầy đủ 100% các mẫu chứng từ bắt buộc theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Tuy nhiên, kết quả điều tra 45 phiếu khảo sát chỉ ra rằng có khoảng 25% nghiệp vụ thanh toán chi phí hoạt động chuyên môn bị chậm trễ trong khâu luân chuyển giữa các phòng ban chức năng và bộ phận kế toán.

Thứ ba, về hệ thống tài khoản và sổ sách: Đơn vị vận dụng hình thức sổ Nhật ký chung trên phần mềm kế toán. Dù vậy, việc mở tài khoản chi tiết mới chỉ dừng lại ở cấp 2, chưa thiết lập các tiểu khoản cấp 3 và cấp 4 để theo dõi riêng biệt chi phí đào tạo theo từng nghề và từng cơ sở đào tạo tại Hưng Yên và Bắc Ninh.

Thứ tư, về báo cáo và công khai tài chính: Nhà trường lập đầy đủ 5 biểu mẫu báo cáo tài chính và 5 mẫu báo cáo quyết toán theo luật định. Tuy nhiên, tỷ lệ công khai ngân sách đúng thời hạn 15 ngày theo quy định tại Thông tư 90/2018/TT-BTC mới chỉ đạt mức ước tính khoảng 60% qua các năm khảo sát từ 2016 đến 2018.

Thảo luận kết quả

Các kết quả nghiên cứu trên phản ánh sự phù hợp nhất định của mô hình kế toán tập trung đối với một trường cao đẳng có quy mô vừa. Tuy nhiên, sự chậm trễ trong khâu luân chuyển chứng từ xuất phát từ nguyên nhân quy trình kiểm soát nội bộ qua 2 bước chưa được số hóa triệt để. Khi so sánh với nghiên cứu của các tác giả cùng thời kỳ tại các trường cao đẳng thuộc khối công thương, tình trạng thiếu chi tiết hóa tài khoản doanh thu dịch vụ (Tài khoản 531) và tài khoản chi phí hoạt động (Tài khoản 611) là điểm nghẽn phổ biến làm giảm tính chuẩn xác của kế toán quản trị.

Trong trình bày học thuật, dữ liệu khảo sát 45 cán bộ được minh họa trực quan thông qua bảng đối chiếu tỷ lệ đánh giá mức độ phù hợp của mô hình kế toán và biểu đồ hình cột so sánh tốc độ tăng trưởng nguồn thu học phí với chi phí đào tạo giai đoạn 2016 - 2018. Việc thiếu hụt các báo cáo phân tích chênh lệch dự toán định kỳ từng quý đã hạn chế vai trò tham mưu tài chính của Phòng Kế toán đối với Ban Giám hiệu.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, luận văn đưa ra 4 nhóm giải pháp hành động cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị:

  • Chuẩn hóa và rút ngắn 30% thời gian quy trình luân chuyển chứng từ: Phòng Tài chính - Kế toán chủ trì ban hành cẩm nang luân chuyển chứng từ thanh toán nội bộ, áp dụng quy trình kiểm soát 2 bước thống nhất cho 8 phòng ban và 6 khoa đào tạo. Mục tiêu đạt 100% chứng từ được kiểm tra, ký duyệt trong vòng 3 ngày làm việc kể từ thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Thời gian thực hiện từ Quý I/2020.
  • Thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và cấp 4: Kế toán trưởng chỉ đạo phân rã Tài khoản 531 (Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ) và Tài khoản 154 (Chi phí SXKD dở dang) theo từng mã ngành trong tổng số 16 ngành đào tạo. Giải pháp này giúp quản lý chi tiết định mức chi phí cho 100% các lớp học tại cả 2 cơ sở. Thời gian hoàn thành trong 6 tháng đầu năm 2020.
  • Tự động hóa 80% quy trình tổng hợp báo cáo tài chính: Ban Giám hiệu phê duyệt nâng cấp phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp, tích hợp phân hệ kế toán quản trị nhằm tự động kết xuất các biểu mẫu B01/BCQT và F01-01/BCQT. Đơn vị thực hiện là Tổ công nghệ thông tin phối hợp cùng Phòng Kế toán trong Quý III/2020.
  • Siết chặt kỷ luật công khai tài chính trong hạn định 15 ngày: Hội đồng trường và Ban Giám hiệu ban hành quy chế công khai ngân sách định kỳ, đăng tải đầy đủ số liệu quyết toán thu - chi lên cổng thông tin nội bộ đúng 15 ngày sau khi được cấp trên phê duyệt theo đúng Thông tư 90/2018/TT-BTC. Thời gian thực hiện thường niên từ năm 2020 trở đi.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị thực tiễn cao, đặc biệt hữu ích cho 4 nhóm đối tượng sau:

  1. Ban Giám hiệu và các nhà quản lý giáo dục nghề nghiệp: Luận văn cung cấp mô hình tham chiếu thực tiễn giúp lãnh đạo các trường cao đẳng xây dựng phương án tự chủ tài chính theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, cân đối dòng tiền đào tạo cho hàng nghìn người học.
  2. Kế toán trưởng và đội ngũ kế toán viên đơn vị sự nghiệp có thu: Đây là cẩm nang hướng dẫn chi tiết cách thức chuyển đổi sang chế độ kế toán Thông tư 107/2017/TT-BTC, cung cấp quy trình kiểm soát nội bộ 2 bước và phương pháp mở tài khoản chi tiết theo ngành đào tạo.
  3. Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán: Tài liệu là nguồn tham khảo học thuật giá trị về phương pháp luận nghiên cứu định lượng, bộ câu hỏi khảo sát 45 mẫu và khung phân tích kế toán công tại các cơ sở đào tạo đại học, cao đẳng.
  4. Cơ quan quản lý nhà nước như Bộ Công Thương và Bộ Tài chính: Cung cấp bức tranh thực tế về các vướng mắc trong thực thi chính sách tại mạng lưới hơn 400 trường cao đẳng trên toàn quốc, làm cơ sở hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật trong giai đoạn mới.

Câu hỏi thường gặp

Thông tư 107/2017/TT-BTC đã làm thay đổi công tác kế toán tại nhà trường như thế nào? Thông tư ban hành ngày 10/10/2017 đã thay thế hoàn toàn Quyết định 19/2006/QĐ-BTC, yêu cầu nhà trường chuẩn hóa toàn bộ 100% hệ thống mẫu chứng từ bắt buộc và áp dụng danh mục tài khoản mới. Quy định này giúp phản ánh chính xác nguồn kinh phí cấp từ ngân sách nhà nước song song với các khoản thu sự nghiệp từ 16 ngành đào tạo.

Quy mô 5 cán bộ kế toán có đáp ứng đủ khối lượng công việc của trường không? Với quy mô 5 nhân sự (40% trình độ Thạc sĩ, 60% trình độ Cử nhân), mô hình kế toán tập trung vẫn vận hành ổn định cho 178 cán bộ giáo viên. Tuy nhiên, để xử lý dữ liệu của hơn 2.500 sinh viên tại 2 cơ sở đào tạo, đơn vị cần đẩy mạnh tự động hóa phần mềm kế toán.

Tại sao trường cần thiết lập thêm các tài khoản chi tiết cấp 3 và cấp 4? Việc mở rộng tài khoản chi tiết giúp theo dõi chính xác doanh thu học phí và chi phí vật tư thực hành cho từng chuyên ngành cụ thể. Điều này giúp loại bỏ tình trạng cào bằng chi phí, hỗ trợ tính toán chính xác giá thành đào tạo của từng nhóm nghề kỹ thuật và kinh tế.

Quy trình kiểm soát chứng từ 2 bước mang lại lợi ích cụ thể gì cho đơn vị? Quy trình gồm kiểm soát ban đầu tại phòng kế toán (kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ) và kiểm soát phê duyệt bởi Hiệu trưởng. Cách làm này giúp ngăn chặn 100% các khoản chi vượt định mức, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt quy chế chi tiêu nội bộ của nhà trường.

Thời hạn công khai báo cáo tài chính được pháp luật quy định cụ thể ra sao? Căn cứ Thông tư 90/2018/TT-BTC, nhà trường có trách nhiệm công khai báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được cơ quan cấp trên phê duyệt. Việc công khai được thực hiện qua 4 hình thức gồm niêm yết, thông báo văn bản, phát hành ấn phẩm và đăng tải cổng điện tử.

Kết luận

Luận văn thạc sĩ của tác giả Đỗ Thị Đảm đã giải quyết trọn vẹn mục tiêu nghiên cứu với các đóng góp trọng yếu:

  • Hệ thống hóa toàn diện 6 nguyên tắc tổ chức kế toán và cơ sở lý luận về quản lý tài chính tại đơn vị sự nghiệp đào tạo công lập.
  • Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại 2 cơ sở của Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên thông qua chuỗi số liệu 3 năm (2016 - 2018).
  • Nhận diện 4 tồn tại điển hình về độ trễ luân chuyển chứng từ, thiếu tài khoản chi tiết và tỷ lệ công khai tài chính đúng hạn mới đạt khoảng 60%.
  • Đề xuất 4 giải pháp khả thi với mục tiêu cắt giảm 30% thời gian xử lý nghiệp vụ và tự động hóa 80% quy trình lập báo cáo.
  • Cung cấp khung tài liệu tham khảo chuẩn mực cho hơn 400 cơ sở giáo dục nghề nghiệp công lập trên cả nước trong lộ trình đổi mới quản trị.

Kế hoạch hành động tiếp theo cần được nhà trường triển khai đồng bộ từ đầu năm 2020 đến hết năm 2021. Ban Giám hiệu cùng đội ngũ kế toán các cơ sở đào tạo công lập hãy chủ động áp dụng ngay các giải pháp chuẩn hóa quy trình và số hóa dữ liệu kế toán để nâng cao tính tự chủ, minh bạch và hiệu quả tài chính bền vững.