CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Tổ chức ‘Tổ chức” có nguồn gốc là từ tiếng Hy Lạp “Organon” có nghĩa là “hài hòa” và từ “tổ chức” này nó nói lên quan điểm tổng quát rằng rằng “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” (Trích Văn hóa và nguyên lý quản trị của TS Nguyễn Văn Đáng, Vũ Xuân Hương – NXB Thống kê Hà Nội, 1996 – tr.199) Theo Harold Koontz, Cylil Odennell và Heinz Weihrich công tác tổ chức là hoạt động bố trí, sắp xếp các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho những công việc đó đóng góp một cách tích cực, mang lại hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tổ chức có nội dung rất rộng lớn liên quan đến công tác xây dựng một doanh nghiệp như xây dựng và tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp (có bao nhiêu cấp quản lý, tổ chức các phòng ban chức năng phân công trách nhiệm và quyền hạn các phòng ban cũng như của mỗi cá nhân … ), xây dựng hệ thống sản xuất và kinh doanh (có những bộ phận sản xuất nào, kinh doanh nào, phân công chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận …).2 Bộ máy Bộ máy quản lý bao gồm sự phân chia và tổ chức các bộ phận, quy trình làm việc, quyền hạn và trách nhiệm của các chức danh và nhân viên. Nó định rõ cách thức hoạt động của tổ chức, quy định luồng thông tin, quy trình ra quyết định, và quyền lực trong các cấp quản lý khác nhau.
C (2020), Giáo trình Quản trị học.3 Tổ chức bộ máy "Bộ máy tổ chức" hoặc "cơ cấu tổ chức" là quá trình sắp xếp các bộ phận và đơn vị trong một tổ chức nhất định, với mục tiêu tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi cho mỗi cá nhân và bộ phận, trong đó nhiệm vụ và quyền hạn được xác định rõ ràng, nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Các mô hình cơ bản về tổ chức đã được rút ra từ kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp trên thế giới, bao gồm mô hình đơn giản, mô hình chức năng, mô hình phân ngành hoặc trực tuyến, mô hình hỗn hợp trực tuyến - chức năng, và mô hình ma trận, cũng như tổ chức theo lý thuyết Z. "Tổ chức bộ máy" đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến cấu trúc và cơ chế hoạt động của một tổ chức. "Tổ chức nhân sự" giải quyết vấn đề liên quan đến sử dụng lao động thông qua việc phân công và phân nhiệm.
"Tổ chức công việc" tập trung vào việc phân chia và phối hợp công việc. Các nhiệm vụ này tương quan chặt chẽ và tạo thành một hệ thống nhiệm vụ chính trong chức năng tổ chức của người quản lý. C (2020), Giáo trình Quản trị học. Vai trò Công việc tổ chức có một vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu của một tổ chức, doanh nghiệp.
Có thể nói khi công tác tổ chức được thực hiện một cách khoa học thì mọi quá trình quản trị sẽ được thực hiện thành công. Vai trò của công tác tổ chức thể hiện ở những điểm sau: Chức năng tổ chức bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế. Đồng thời tổ chức còn tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ và chuyên môn của mình. Chính tổ chức tốt tạo ra tính kỷ luật và trật tự trong hoạt động chung của con người.
Khi thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý thì sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp cho công tác quản trị. Nếu có một cơ cấu tổ chức hợp lý thì công việc thực thi các nhiệm vụ quản trị sẽ có hiệu quả và từ đó mục tiêu chung của tổ chức sẽ được thực hiện. 4 Tổ chức công việc tốt sẽ có tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị.
C (2020), Giáo trình Quản trị học. Ý nghĩa Công tác tổ chức bộ máy đóng vai trò vô cùng quan trọng và mang ý nghĩa to lớn trong hoạt động của một tổ chức. Nó không chỉ đơn giản là sắp xếp các bộ phận và đơn vị trong tổ chức, mà còn tạo ra một cấu trúc và môi trường làm việc thuận lợi cho sự hoạt động của mỗi cá nhân và bộ phận. Công tác tổ chức bộ máy đảm bảo rằng mỗi bộ phận, đơn vị, và cá nhân có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, đồng thời tạo ra sự thống nhất và đồng nhất trong hoạt động tổ chức.
Bằng cách xác định và phân công công việc một cách hợp lý, công tác tổ chức bộ máy giúp tăng cường sự phối hợp, tương tác và cộng tác giữa các bộ phận và cá nhân, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức hợp lý và khoa học cung cấp một khung cơ bản để quản lý và điều hành các quy trình và quy trình làm việc trong tổ chức. Qua việc xác định phạm vi quản lý, phân chia công việc, và ủy quyền hợp lý, công tác tổ chức bộ máy giúp tạo điều kiện cho nhà quản lý phát huy năng lực và sở trường của họ. Điều này dẫn đến tăng cường sự chịu trách nhiệm cá nhân, nâng cao hiệu suất làm việc và tăng cường sự phân công công việc hiệu quả.
Một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp cũng tạo ra sự linh hoạt và thích nghi với môi trường kinh doanh biến đổi. Từ việc đa dạng hóa cấu trúc tổ chức đến khả năng thay đổi và điều chỉnh quy trình làm việc, tổ chức có khả năng thích ứng với các yêu cầu và thay đổi của thị trường. Điều này giúp tổ chức tận dụng tối đa tiềm năng của nguồn lực và năng lực, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh và sự đổi mới trong môi trường kinh doanh. Cuối cùng, công tác tổ chức bộ máy còn tạo điều kiện cho sự phát triển và mở rộng của tổ chức.
Bằng cách xác định rõ cấu trúc tổ chức, quy trình làm việc và sự phân công nhiệm vụ, tổ chức có thể tăng quy mô và đa dạng hóa tổ chức. Điều này 5 tạo ra tính linh hoạt, độc lập và sự đổi mới trong đội ngũ lãnh đạo và thành viên tổ chức, giúp tổ chức vươn lên trên thị trường và đạt được sự thành công bền vững. C (2020), Giáo trình Quản trị học. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp 1.
Nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai khía cạnh không thể tách rời trong hoạt động quản trị. Mỗi chiến lược mới được xác định dựa trên việc phân tích các yếu tố môi trường, bao gồm các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe dọa của doanh nghiệp trong bối cảnh cơ cấu tổ chức hiện tại. Đồng thời, cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược và phải điều chỉnh phù hợp khi có thay đổi trong chiến lược. Các mục đích và chức năng hoạt động của doanh nghiệp sẽ xác định cơ cấu bộ máy.
Ví dụ, trong doanh nghiệp sản xuất, chức năng sản xuất là điểm quan trọng và do đó, cơ cấu tổ chức cần tập trung vào phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất. Trong khi đó, các doanh nghiệp dịch vụ thường tập trung vào bộ phận tiếp xúc và phục vụ khách hàng. Công trình nghiên cứu của giáo sư Alfred Chandler từ Đại học Harvard đã khẳng định rằng "Các thay đổi trong chiến lược doanh nghiệp dẫn đến những thay đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức," tức là cơ cấu tổ chức phải thích ứng và tương ứng với chiến lược và mục tiêu mới của doanh nghiệp 1. Môi trường hoạt động Môi trường hoạt động của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả và bền vững của tổ chức.
Tất cả các tổ chức phải đối mặt với sự tác động từ môi trường và cần thích nghi với những biến đổi của nó để tồn tại. Điều này yêu cầu bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải linh hoạt và đáp ứng được yêu cầu của môi trường. Môi trường cạnh tranh cao tạo nên áp lực lớn cho nhà quản lý, buộc họ phải xây dựng một tổ chức hiệu quả, với việc phân công lao động hợp lý để giảm thiểu chi phí và tăng cao năng suất. Đồng thời, môi trường kinh doanh thường thay đổi liên tục, đòi hỏi nhà quản lý phải thay đổi bộ máy quản lý của doanh nghiệp để phù hợp với 6 thời điểm hiện tại và không bị lạc hậu.
Việc xây dựng một bộ máy tổ chức đáp ứng đặc điểm của từng loại môi trường là điều cần thiết. Đặc điểm ngành nghề Điều này là nền tảng quan trọng để triển khai công tác tổ chức bộ máy. Các hoạt động kinh doanh trong tổ chức được thể hiện thông qua các nhiệm vụ và chức năng cụ thể. Ví dụ: công tác tổ chức của tổ chức kinh doanh trong ngành bán lẻ sẽ khác với công tác tổ chức sản xuất: Từ cách hình thành cấu trúc tổ chức, cách tổ chức điều hành các đơn vị,… 1.
Quy mô hoạt động Kích thước và phạm vi hoạt động của tổ chức có tác động quan trọng đến cơ cấu tổ chức. Các tổ chức lớn, thực hiện các hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hóa, và hình thức hóa cao hơn, trong khi các tổ chức nhỏ thường tập trung vào các hoạt động không quá phức tạp. Tầm hạn quản trị và phân chia tổ chức Tầm hạn quản trị là phạm vi số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể quản lý được một cách trực tiếp. Tầm hạn quản trị có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác tổ chức, đặc biệt là việc thiết kế các tầng nấc quản trị trong bộ máy tổ chức.
Tầm hạn quản trị rộng: Quản lý số lượng nhân viên nhiều; Tầm hạn quản trị hẹp: Quản lý số lượng nhân viên ít hơn. Tầng nấc càng nhiều, tầm hạn quản trị càng hẹp và thông thường tốn kém hơn, đồng thời hoạt động kém hiệu quả. C (2020), Giáo trình Quản trị học.