Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động lưu trữ đóng vai trò thiết yếu trong quản lý thông tin và bảo tồn tài liệu của các cơ quan, tổ chức. Tại Việt Nam, việc xây dựng các tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật trong ngành lưu trữ đã được quan tâm từ nhiều năm qua, đặc biệt là từ khi Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 được ban hành. Theo báo cáo, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và ban hành 09 tiêu chuẩn ngành, đồng thời đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động này. Phạm vi nghiên cứu bao gồm các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ từ năm 1962 đến năm 2014. Việc hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật không chỉ góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài liệu lưu trữ mà còn thúc đẩy sự đồng bộ, hiện đại hóa hoạt động lưu trữ trong bối cảnh hội nhập quốc tế, qua đó nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của công tác lưu trữ trên toàn quốc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình tiêu chuẩn hóa kỹ thuật, trong đó có:

  • Lý thuyết tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật: Tiêu chuẩn được hiểu là các quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sản phẩm, dịch vụ; trong khi quy chuẩn kỹ thuật là các quy định bắt buộc về mức giới hạn kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn, sức khỏe và bảo vệ môi trường.
  • Mô hình quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008: Áp dụng để xây dựng và cải tiến quy trình nghiệp vụ lưu trữ, đảm bảo tính hệ thống và hiệu quả trong quản lý tài liệu.
  • Khái niệm về tiêu chuẩn hóa trong lưu trữ: Bao gồm các khái niệm chính như tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, tiêu chuẩn cơ sở, và các loại tiêu chuẩn về giấy lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp điều tra, khảo sát: Thu thập dữ liệu về tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các tổ chức lưu trữ quốc tế.
  • Phương pháp thống kê: Tổng hợp số lượng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật đã được xây dựng và ban hành.
  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật trong nước với các tiêu chuẩn quốc tế và nước ngoài để đánh giá mức độ phù hợp và hiệu quả.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đánh giá ưu điểm, hạn chế, thuận lợi và khó khăn trong hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng từ năm 1962 đến 2014. Phương pháp chọn mẫu là phương pháp toàn bộ mẫu (census) nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác của nghiên cứu. Thời gian nghiên cứu tập trung vào giai đoạn từ khi thành lập Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đến năm 2014.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Số lượng tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật đã xây dựng: Tính đến năm 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và ban hành 09 tiêu chuẩn ngành và đề nghị công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến lưu trữ. Tuy nhiên, chưa có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia nào được ban hành trong lĩnh vực này, dẫn đến việc áp dụng tiêu chuẩn mang tính khuyến khích nhiều hơn là bắt buộc.

  2. Nội dung tiêu chuẩn tập trung hạn chế: Các tiêu chuẩn chủ yếu tập trung vào mẫu sổ sách, trang thiết bị bảo quản tài liệu hành chính như bìa hồ sơ, hộp, giá, cặp đựng tài liệu. Các loại hình tài liệu khác như tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử chưa được chú trọng đầy đủ.

  3. Cơ sở pháp lý và quy trình xây dựng tiêu chuẩn: Hoạt động xây dựng tiêu chuẩn được thực hiện dựa trên các văn bản pháp luật như Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006, các nghị định, thông tư hướng dẫn. Quy trình xây dựng tiêu chuẩn được thực hiện bài bản với các bước từ lập dự án, biên soạn dự thảo, lấy ý kiến, thẩm định đến công bố.

  4. Thuận lợi và khó khăn trong xây dựng tiêu chuẩn: Thuận lợi gồm có sự quan tâm của Nhà nước, sự phối hợp giữa các cơ quan, sự tham gia của các chuyên gia có trình độ. Khó khăn gồm thiếu kinh phí đầu tư, thiếu phòng thí nghiệm chuyên ngành, hạn chế về nguồn nhân lực có chuyên môn sâu về tiêu chuẩn hóa lưu trữ.

Thảo luận kết quả

Việc chưa có quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng trong ngành lưu trữ làm giảm tính đồng bộ và hiệu quả trong quản lý tài liệu lưu trữ trên toàn quốc. So với các nước phát triển như Pháp, Mỹ, Trung Quốc, Anh, nơi đã xây dựng nhiều tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ, Việt Nam còn nhiều hạn chế trong việc mở rộng phạm vi tiêu chuẩn hóa sang các loại tài liệu đa dạng và tài liệu điện tử. Việc tập trung vào các mẫu sổ sách và trang thiết bị bảo quản tài liệu hành chính phản ánh thực trạng nguồn lực và ưu tiên của ngành trong giai đoạn trước đây. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ thông tin và nhu cầu quản lý tài liệu điện tử ngày càng tăng, việc mở rộng và cập nhật tiêu chuẩn là cần thiết. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện số lượng tiêu chuẩn ngành và tiêu chuẩn quốc gia theo từng năm, bảng so sánh nội dung tiêu chuẩn trong nước và quốc tế, cũng như biểu đồ phân bổ các loại tài liệu được tiêu chuẩn hóa.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia bắt buộc áp dụng: Cần xây dựng và ban hành các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ nhằm đảm bảo tính đồng bộ và bắt buộc áp dụng trong các cơ quan, tổ chức nhà nước. Mục tiêu là đạt 100% cơ quan nhà nước áp dụng quy chuẩn trong vòng 3 năm tới. Chủ thể thực hiện là Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Khoa học và Công nghệ.

  2. Mở rộng phạm vi tiêu chuẩn hóa sang các loại tài liệu đa dạng: Đề xuất xây dựng tiêu chuẩn cho tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hiện đại. Thời gian thực hiện trong 2 năm, do Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ chủ trì.

  3. Tăng cường đầu tư kinh phí và trang thiết bị thí nghiệm: Đầu tư xây dựng phòng thí nghiệm chuyên ngành lưu trữ để thực hiện các thử nghiệm kỹ thuật phục vụ xây dựng tiêu chuẩn. Mục tiêu hoàn thành trong 3 năm, do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam.

  4. Nâng cao năng lực nguồn nhân lực: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về tiêu chuẩn hóa lưu trữ cho cán bộ, chuyên gia nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng xây dựng tiêu chuẩn. Kế hoạch đào tạo kéo dài 2 năm, do các trường đại học và cơ quan quản lý nhà nước phối hợp thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ, viên chức Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Nâng cao hiểu biết và kỹ năng xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, phục vụ công tác quản lý nhà nước về lưu trữ.

  2. Sinh viên, học viên chuyên ngành Lưu trữ: Tài liệu tham khảo quan trọng cho môn học về tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ, giúp hiểu rõ thực trạng và giải pháp phát triển ngành.

  3. Các cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ: Hỗ trợ áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo quản tài liệu.

  4. Các nhà nghiên cứu, chuyên gia trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa và quản lý thông tin: Cung cấp cơ sở dữ liệu và phân tích chuyên sâu về hoạt động xây dựng tiêu chuẩn trong ngành lưu trữ Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật khác nhau như thế nào?
    Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng để khuyến khích áp dụng, còn quy chuẩn kỹ thuật là quy định bắt buộc về mức giới hạn kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn, sức khỏe và bảo vệ môi trường.

  2. Tại sao ngành lưu trữ cần có tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật?
    Chúng giúp đồng bộ hóa hoạt động lưu trữ, đảm bảo an toàn tài liệu, nâng cao hiệu quả quản lý và tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin nghiệp vụ giữa các cơ quan.

  3. Hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng được bao nhiêu tiêu chuẩn?
    Tính đến năm 2014, đã có 09 tiêu chuẩn ngành được ban hành và 03 tiêu chuẩn quốc gia được đề nghị công bố.

  4. Khó khăn lớn nhất trong xây dựng tiêu chuẩn lưu trữ là gì?
    Thiếu kinh phí, thiếu phòng thí nghiệm chuyên ngành và nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn sâu về tiêu chuẩn hóa lưu trữ là những khó khăn chính.

  5. Các tiêu chuẩn quốc tế nào được áp dụng trong lĩnh vực lưu trữ?
    Các tiêu chuẩn ISO như ISO 9706 về giấy lưu trữ, ISO 15489 về quản lý hồ sơ, ISO/TR 18492 về lưu trữ tài liệu điện tử được nhiều quốc gia áp dụng làm cơ sở xây dựng tiêu chuẩn quốc gia.

Kết luận

  • Luận văn đã đánh giá toàn diện thực trạng xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật trong ngành lưu trữ Việt Nam từ năm 1962 đến 2014.
  • Phát hiện chính là sự thiếu hụt quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc và phạm vi tiêu chuẩn hóa còn hạn chế.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, nâng cao năng lực và đầu tư cơ sở vật chất.
  • Kết quả nghiên cứu góp phần hỗ trợ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong công tác quản lý nhà nước và phát triển ngành lưu trữ.
  • Khuyến nghị triển khai các bước tiếp theo trong vòng 3 năm tới để nâng cao hiệu quả hoạt động tiêu chuẩn hóa ngành lưu trữ, đồng thời kêu gọi sự phối hợp của các cơ quan liên quan và chuyên gia trong lĩnh vực.