CHƯƠNG 1: Lý luận cơ bản về quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp CHƯƠNG 2: Thực trạng quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Crystal Martin (Việt Nam) CHƯƠNG 3: Một số giải pháp hoàn thiện quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Crystal Martin (Việt Nam) 4 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP Khái niệm về quản trị cung ứng NVL Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, và kiểm soát các hoạt động của một tổ chức hoặc DN liên quan đến lên kế hoạch chiến lược, tổ chức cấu trúc của tổ chức, quản lý tài chính, quản lý nhân sự, tiếp thị, quản lý sản xuất, … để đạt được các mục tiêu đã được đề ra. Quản trị bao gồm sự điều phối các tài nguyên và nhân lực để đảm bảo hiệu quả và hiệu suất cao nhất trong hoạt động của tổ chức [1]. NVL (raw materials) là vật liệu hoặc vật chất được sử dụng trong quá trình sản xuất ban đầu hoặc sản xuất hàng hoá dưới tác động của con người để tạo ra sản phẩm; bao gồm NVL chính và NVL phụ. NVL chính trong lĩnh vực may mặc chính bao gồm vải & foam cup (bát áo), NVL phụ bao gồm các vật liệu đóng vai trò liên kết nguyên liệu, tạo thẩm mỹ cho sản phẩm may mặc gồm có 2 loại phụ liệu chính là chỉ may và vật liệu dựng.
Vật liệu dựng là các vật liệu góp phần tạo dáng cho sản phẩm may như chun, mắt cài, … Và quản trị cung ứng NVL là một trong những chuỗi hoạt động quản trị của DN, là tổng hợp các hoạt động quản trị xác định cầu và các chỉ tiêu dự trữ NVL bao gồm tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, vận chuyển, dự trữ & bảo quản NVL hợp lý nhất nhằm đảm bảo luôn cung ứng đúng, đủ các loại NVL theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với hiệu quả cao nhất [2]. Đối với doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL chiếm tỷ lệ cao trong tổng chi phí sản xuất, chính vì vậy DN có hoạt động hiệu quả hay không là nhờ vào việc quản lý và sử dụng một cách hợp lý NVL của DN đó. Vai trò của quản trị cung ứng NVL Việc vận hành trơn tru các hoạt động cung ứng NVL là trọng điểm cần được đầu tư và chú trọng của nhiều DN, bởi lẽ quá trình cung ứng NVL đóng vai trò quan trọng với với sự phát triển và sống còn của mỗi DN, thể hiện ở những khía cạnh như sau [2]: - Đảm bảo nguồn cung ổn định cho sản xuất: NVL được đảm bảo cung cấp đúng, đủ, kịp thời hàng hoá là tiền đề nhằm đáp ứng được nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doan nghiệp cũng như đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nâng cao hiệu suất sản xuất mà không bị ngắt quãng, đình trệ do thiếu NVL. 5 - Nâng cao chất lượng sản phẩm: NVL được đảm bảo chất lượng sẽ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm của DN thông qua lựa chọn được nguồn cung ứng đảm bảo, có chất lượng, uy tín.
- Tăng khả năng cạnh tranh của DN trên thị trường: Khi quản trị cung ứng NVL hoạt động hiệu quả đồng nghĩa với việc giảm được chi phí vận chuyển, chi phí sản xuất, chi phí lưu trữ, tiết kiệm thời gian, từ đó làm tăng năng suất, hạ giá thành sản phẩm và rút ngắn thời gian giao hàng. Mục tiêu của quản trị cung ứng NVL Để đạt được mục tiêu của hoạt động quản trị cung ứng NVL: luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ, đúng chủng loại, số lượng & chất lượng NVL cần thiết cho quá trình sản xuất với chi phí kinh doanh tối thiểu, DN cần phải thực hiện tốt các công tác quản trị mua sắm, vận chuyển và dự trữ [2]: - Công tác mua sắm: Mua hàng với giá cả cạnh tranh và đảm báo tiêu chuẩn chất lượng đã được quy định; Giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng hiện có và mở rộng những nguồn cung ứng hữu hiệu, đáng tin cậy. - Công tác vận chuyển: Cung ứng đúng, đủ số lượng, kịp thời để đảm bảo cho sản xuất liên tục và ổn định với chi phí thấp nhất. - Công tác dự trữ, kho tàng: Đảm bảo dự trữ NVL ở mức tối ưu, đảm bảo cấp phát kịp thời theo yêu cầu của sản xuất và quản lý NVL xuất-nhập-tồn chính xác.
Nguyễn Thành Độ và TS. Nguyễn Ngọc Huyền, quản trị cung ứng NVL bao gồm các nội dung chủ yếu sau [2]: Lập kế hoạch cung ứng NVL Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu dùng, tình hình giá cả, các yếu tố cạnh tranh trên thị trường, loại hình kinh doanh, tình hình tài chính doanh nghiệp cũng như năng lực hệ thống kho tàng của DN đó để từ đó lập kế hoạch cung ứng NVL phù hợp và hiệu quả nhất. Xác định số lượng nguyên vật liệu cần cung ứng Đối với mỗi loại NVL cần mua sắm trong thời kỳ kế hoạch bao gồm 3 bộ phận: Cầu NVL cho sản xuất, cầu do hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho và cầu dự trữ đề phòng sự biến động của thị trường. Trong đó cầu NVL cho sản xuất chiếm tỷ trọng chủ yếu và được xác định theo công thức: 6 QDi = QĐMij * QSPj Trong đó: QDi: Cầu nguyên vật liệu (hàng hoá) thứ i trong kỳ kế hoạch Q ĐMij: Định mức tiêu dùng loại NVL (hàng hoá) cho sản phẩm j Q SPj: Số lượng sản phẩm j sẽ được sản xuất trong kỳ kế hoạch Đối với lượng NVL cần cung ứng thêm đề bù đắp cho lượng hàng bị hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho.
Bộ phận này thường chiếm tỷ trọng nhỏ, thường được xác định theo phương pháp thống kê kinh nghiệm kết hợp với các dự báo cho kỳ kế hoạch. Về phần lượng NVL cần dự trữ để đề phòng sự biến động của thị trường hoàn toàn phụ thuộc vào tính chất của từng loại NVL, các dự báo cũng như sự biến động về giá của NVL trên thị trường hay các yếu tố bên ngoài khác chẳng hạn như lãi suất tiền gửi, khả năng tài chính của DN, năng lực kho tàng, … Xác định chất lượng và dự kiến người cung ứng DN phải xác định được chính xác đặc điểm, mẫu mã, chất lượng từng loại NVL phù hợp với yêu cầu sản xuất, từ đó xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng sản phẩm phù hợp với mục tiêu của DN. Việc xác định đối tác cung ứng NVL cần phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: Dựa trên cơ sở phân tích, dự báo các thông tin về quãng đường vận chuyển, phương tiện vận chuyển, chi phí vận chuyển tưng ứng, độ tin cậy của NCC về chất lượng và dịch vụ đi kèm của từng loại NVL, giá cả, khối lượng mua tối thiểu, hệ thống cơ sở sản xuất, các đối tác đã và đang cung cấp, … để đưa ra sự lựa chọn phù hợp và tốt nhất. Phương pháp hỗ trợ lập kế hoạch – MRP (Material requirement planning) Phương pháp MRP là một phương pháp được sử dụng rộng rãi trong việc lập kế hoạch sản xuất đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp có sản phẩm kết cấu phức tạp.
Phương pháp MRP chia nhu cầu NVL thành hai loại: Nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Các nhu cầu độc lập gắn với nhu cầu về sản phẩm cuối cùng được xác định bằng các phương pháp dự báo mức tiêu thụ sản phẩm. Còn nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu được tạo ra từ những nhu cầu độc lập, được tính toán nhờ việc phân tích sản phẩm thành các bộ phận, các cụm, các chi tiết, các linh kiện, các loại NVL. Việc tính toán nhu cầu là nội dung chủ yếu của MRP.
Phương pháp MRP được tiến hành thông qua các bước: 7 Bước 1: Phân tích kết cấu sản phẩm. Bước này tiến hành phân tích kết cấu của sản phẩm mà DN sản xuất thành các bộ phận, chi tiết nhỏ hợp thành ở các cấp khác nhau với quy ước cấp 0 ứng với sản phẩm cuối cùng. Bước 2: Xác định nhu cầu NVL. Nhu cầu ở cấp 0 là những nhu cầu được xác định qua các đơn hàng, qua dự báo mức tiêu thụ của thị trường đối với các sản phẩm cuối cùng của DN.
Nhu cầu NVL phụ thuộc sẽ được tính toán định mức với sự trợ giúp của các định mức kinh tế, kỹ thuật. Kết hợp với lượng hàng tồn trong kho từ đó xác định được lượng nhu cầu thực tế về NVL. Bước 3: Xác định thời gian sản xuất. Với mỗi một loại NVL mỗi NCC sẽ có thời gian đặt hàng khác nhau.
Việc xác định được thời gian đặt hàng của các loại NVL cấu thành là vô cùng quan trọng, từ thời điểm gửi đơn hàng đến lúc giao hàng, là cơ sở để phản hồi với khách hàng về thời gian giao hàng của từng đơn hàng. Bước 4: Xác định thời điểm đặt hàng. Thời gian đặt hàng được xác định là khoảng thời gian kể từ khi DN thông báo nhu cầu cho NCC đến khi NVL được vận chuyển về DN, kết hợp với thời gian sản xuất của NCC được xác nhận ở bước 2, thời gian vận chuyển, số lượng cần của từng loại NVL để xác định được các thời điểm đặt hàng hợp lý đối với từng NCC tương ứng. Quản trị công tác mua hàng Xây dựng các tiêu chí lựa chọn cần thiết Việc đánh giá và lựa chọn các NCC sẽ giúp DN có cái nhìn khách quan, đúng đắn khi lựa chọn nguồn cung ứng cho DN và được dựa trên nhiều tiêu chí đánh giá khác nhau: chất lượng sản phẩm & dịch vụ; chi phí và hiệu quả; Độ tin cậy và thời gian giao hàng; Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng; An toàn và tuân thủ chuẩn mực;… Lựa chọn NCC Việc lựa chọn được NCC đúng, phù hợp với yêu cầu của DN, không những đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn, còn giúp DN giảm chi phí đầu vào, góp phần gia tăng lợi nhuận cho DN.
Cụ thể, quá trình lựa chọn NCC thường theo một quy trình cơ bản như sau: Xác định nhu Tìm kiếm và Thử nghiệm Lựa chọn NCC cầu của DN đánh giá NCC Sơ đồ 1.1-Quy trình cơ bản lựa chọn nhà cung cấp 8 Thứ nhất: Xác định nhu cầu của DN DN cần xác định rõ nhu cầu là gì, giúp DN tiết kiệm được thời gian, chi phí, nhân lực và tập trung vào các NCC tiềm năng có thể đáp ứng nhu cầu của DN.