CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT LẬP THÔNG TIN KẾ TOÁN CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề cơ bản về thông tin kế toán cho việc ra quyết định của nhà quản trị 1.1 Một số khái niệm chung 1.1 Thông tin kế toán Trong quá trình hoạt động, bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần các thông tin để có thể ra các quyết định kinh doanh thích hợp. Thông tin ở đây được hiểu là những dữ liệu biểu hiện dưới dạng những con số, hình ảnh hay quan sát về một sự kiện hay hoạt động nào đó - đã được sắp xếp, xử lý để có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng. Như vậy, không phải dữ liệu nào cũng là thông tin và chỉ những dữ liệu nào đã được xử lý phù hợp với yêu cầu của người sử dụng mới được coi là thông tin. Đã có khá nhiều định nghĩa về kế toán từ khi phương pháp kế toán kép ra đời, từ chỗ chỉ xem kế toán là các phương pháp, cách thức để xác định sự tồn hay phá sản của các công ty, đến việc được coi là hệ thống đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin hữu ích cho các quyết định kinh doanh, ngày nay kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị.
Theo Ủy Ban Thực Hành Kiểm Toán Quốc Tế (IPAC): “Kế toán là một khoa học, một kỹ thuật ghi nhận, phân loại, tập hợp và cung cấp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của một đơn vị kinh tế, giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định thích hợp”. Theo luật kế toán số 03/2003/QH11 ban hành ngày 17/06/2003: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.” Từ khái niệm thông tin là dữ liệu đã được xử lý kết hợp với khái niệm kế toán là quá trình xử lý nhằm cung cấp số liệu phục vụ cho việc ra quyết định, suy ra, thông tin kế toán là những dữ liệu về kinh tế tài chính đã được xử lý phù hợp với TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 2 nhu cầu của người sử dụng. Nói cách khác, thông tin kế toán là mục tiêu và cũng là kết quả cuối cùng của công việc kế toán. Trên cơ sở đó, người sử dụng trong đó có các nhà quản trị, sẽ đưa ra những quyết định thích hợp.2 Quyết định của nhà quản trị Theo giáo sư Andrew J.Dubrin (2012), quản trị là quá trình sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu thông qua các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.
Nhà quản trị thực hiện các chức năng trên để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Trong quá trình đó, nhà quản trị thường xuyên phải đưa ra các quyết định. Có thể xem đây là một trong những khâu mấu chốt, có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Quyết định của nhà quản trị hay “quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống thừa hành và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống” (Nguyễn Thị Liên Diệp, 2010, trang 146-147).
Suy cho cùng các chức năng trên của nhà quản trị có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều xoay quanh chức năng ra quyết định. Chức năng ra quyết định là một bộ phận không thể thiếu trong các chức năng còn lại. Quyết định quản trị phải có cơ sở khoa học, nghĩa là phải dựa trên các thông tin xác thực và đảm bảo chất lượng. Một trong những nguồn thông tin mà nhà quản trị có thể sử dụng nhiều nhất và có độ tin cậy cao phải nói đến thông tin kế toán mà cụ thể là thông tin kế toán quản trị.
Chẳng hạn, trong hoạch định, nhà quản trị sử dụng thông tin quá khứ để ước tính chi phí và thu nhập tương lai; trong kiểm soát, nhà quản trị cần theo dõi tình hình tài chính, thu nhập thông qua phân tích kết quả đạt được bằng cách so sánh giữa thực tế và kế hoạch…; cuối cùng, để đưa ra các quyết định ngắn hạn cũng như dài hạn, nhà quản trị sử dụng các số liệu kế toán kết hợp với các công cụ toán học, thống kê. Tùy thuộc vào tiêu thức phân loại, nhu cầu thông tin cho quyết định của quản trị có nhiều loại khác nhau. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 3 Nếu dựa theo chức năng quản trị, nhu cầu thông tin kế toán cần cung cấp bao gồm thông tin dự toán, thông tin kết quả, thông tin biến động và nguyên nhân và thông tin chứng minh quyết định. Mối quan hệ giữa vai trò, chức năng các quyết định của nhà quản trị và nhu cầu thông tin kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa vai trò chức năng quản trị và nhu cầu thông tin (Huỳnh Lợi, 2008) Nếu dựa theo đối tượng quản trị, các quyết định quản trị bao gồm quyết định tài chính, quyết định sản xuất, quyết định kinh doanh, quyết định đầu tư và quyết định nhân sự.
Thông tin kế toán phải hướng tới đáp ứng nhu cầu thông tin này. Cụ thể, nhu cầu thông tin của từng đối tượng quản trị được liệt kê theo bảng dưới đây: TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.1: Mô hình định hướng thông tin cho các đối tượng quản trị cho việc ra quyết định Đối tượng quản trị Nhu cầu thông tin để ra quyết định Quản trị tài chính Các thông tin để ra quyết định về vốn và nguồn vốn Thông tin cho điều hành sản xuất kinh doanh hướng tới Quản trị sản xuất mục tiêu chung Thông tin cho điều hành sản xuất kinh doanh hướng tới Quản trị kinh doanh mục tiêu chung Quản trị đầu tư Thông tin để quyết định đầu tư vào lĩnh vực nào? Ở đâu? Thông tin cho việc sắp xếp, bố trí nhân sự vào những Quản trị nhân sự phần việc có liên quan (Phạm Châu Thành và Phạm Xuân Thành, 2012, trang 20) 1.2 Quy trình ra quyết định, thông tin thích hợp và công cụ kế toán chứng minh Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2010, trang 152-153),quy trình ra quyết định hợp lý gồm các bước như sau: - Bước 1: Nhận diện và xác định vấn đề - Bước 2: Xác định mục tiêu - Bước 3: Đề xuất các giải pháp khác nhau - Bước 4: So sánh và đánh giá các giải pháp - Bước 5: Lựa chọn giải pháp thích hợp - Bước 6: Tổ chức thực hiện các giải pháp đã lựa chọn - Bước 7: Đánh giá, kiểm tra Để có thể ra quyết định hợp lý, nhà quản trị cần các thông tin thích hợp để chứng minh cho quyết định của mình. Nói cách khác, các thông tin đó, cụ thể là thông tin kế toán phải hỗ trợ việc ra quyết định sao cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, nghĩa là tạo ra lợi nhuận cao nhất hoặc chi phí thấp nhất. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 5 Thông tin thích hợp, cụ thể là chi phí thích hợp không bao gồm những chi phí chìm, nghĩa là những chi phí gánh chịu trong quá khứ, bởi vì chúng ta không thể làm gì để thay đổi những quyết định trước đó.
Chi phí thích hợp là những chi phí có thể tránh được thông qua việc thực hiện một quyết định cụ thể. Đó là dòng tiền gia tăng trong tương lai từ kết quả của một quyết định cụ thể. Chi phí thích hợp có thể là một sự chi trả tiền mặt tăng thêm hoặc một chi phí cơ hội, nghĩa là sự tổn thất từ một cơ hội bị bỏ qua. Các chi phí giống nhau bất kể quyết định được lựa chọn là không thích hợp vì không có lợi ích tài chính hay khoản lỗ nào do lựa chọn (Paul M.
Đối với các quyết định ngắn hạn, công cụ kế toán được dùng thường là các khoản thu và chi chênh lệch hoặc chi phí tăng thêm. Đối với các quyết định dài hạn, thường là các quyết định đầu tư vốn với thời gian thu hồi vốn dài, do đó, công cụ kế toán được dùng phổ biến để chứng minh cho các quyết định là các phương pháp phân tích dự án đầu tư trên cơ sở các tính toán chỉ số tài chính.3 Vai trò của thông tin kế toán đối với việc ra quyết định của nhà quản trị trong doanh nghiệp Bất cứ nhà quản trị nào cũng cần các thông tin để thực hiện chức năng quản trị của mình, trong đó quan trọng nhất là việc ra các quyết định thích hợp vào đúng thời điểm. Thông tin kế toán, cụ thể là các báo cáo sẽ đáp ứng các nhu cầu đó.1 Định hướng Mỗi một bộ phận có chức năng riêng, tương ứng với từng chức năng có mục tiêu riêng. Các mục tiêu đó thể hiện qua các dự toán sản xuất, dự toán mua hàng, dự toán lao động, dự toán giá bán, dự toán doanh thu, dự toán thu tiền ….Nhà quản trị cần nắm các thông tin này để định hướng hoạt động cho từng bộ phận nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức qua từng giai đoạn cụ thể.
Trên cơ sở đó, thông tin kế toán giúp họ có thể sử dụng tối ưu các nguồn lực, kiểm soát cũng như điều chỉnh kịp thời. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.2 Nhận diện thực trạng Khi triển khai các hoạt động của doanh nghiệp vào thực tế, mỗi bộ phận định kỳ thường có những báo cáo những gì đã và đang làm được. Thông tin kế toán được cung cấp trên các báo cáo như báo cáo hoạt động sản xuất, báo cáo tình hình bán hàng, báo cáo tình hình sử dụng vốn…giúp cho nhà quản trị nhận diện được thực trạng hiện tại. Từ đó, họ sẽ những hành động thích hợp để đảm bảo đúng định hướng đặt ra.3 Điều chỉnh Thực tế thực hiện thông thường không hoàn toàn giống với mục tiêu ban đầu đặt ra.
Vì vậy, thông tin kế toán thông qua các báo cáo biến động kết quả và những nguyên nhân ảnh hưởng của từng hoạt động, chẳng hạn, báo cáo biến động kết quả và những nguyên nhân ảnh hưởng hoạt động sản xuất, báo cáo biến động kết quả và những nguyên nhân ảnh hưởng hoạt động tiêu thụ….