CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ 1. Tổng quan kiểm soát 1. Khái niệm kiểm soát Kiểm soát là các thủ tục được xác lập nhằm mục đích ngăn chặn hay phát hiện rủi ro. Khi các thủ tục này hoạt động hữu hiệu (thông qua việc thực hiện một cách nghiêm ngặt các qui chế quản lý) thì các rủi ro cũng sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Kiểm soát là một chức năng của quản lý, kiểm soát tốt giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định cụ thể, chính xác. Hệ thống kiểm soát thực chất là các quan điểm chỉ đạo hoạt động, kế hoạch, biện pháp, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, là tập hợp tất cả những công việc mà một đơn vị cần làm để có được những điều muốn có và để tránh được những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát hệ thống, giám sát nhân viên, phòng ban của đơn vị đang vận hành, đánh giá rủi ro và mức độ hoàn thành kế hoạch.
Việc thiết lập một hệ thống kiểm soát hữu hiệu sẽ hạn chế việc thất thoát tài sản và thời gian của đơn vị. Vai trò kiểm soát Từ kinh nghiệm thực tiển, qua quá trình quản lý ngân sách đã khẳng định công tác tự kiểm tra kiểm soát chi luôn là một khâu quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý chi tiêu ngân sách nhà nước (NSNN) ở các đơn vị sự nghiệp. Việc tăng cường kiểm tra, kiểm soát chi NSNN sẽ giúp cho việc quản lý NSNN được hiệu quả hơn. Thiết lập một hệ thống kiểm soát vững mạnh là xác lập một cơ chế giám sát bằng những quy định rõ ràng nhằm đảm bảo những lợi ích, như giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động như sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế Luan van 6 hoạch, tăng chi phí, giảm chất lượng dịch vụ; bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, trộm cắp; đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của đơn vị cũng như các quy định của luật pháp; đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và gây dựng lòng tin đối với họ.
Quy trình kiểm soát Quy trình kiểm soát là những công việc được tiến hành theo các bước Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát Xác định được mục tiêu kiểm soát cụ thể là cơ sở để thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát cụ thể hơn. Mục tiêu kiểm soát phải được xác định một cách hợp pháp, hợp lý và có thể đo lường được. Bước 2: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát Thiết lập các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình thực hiện công việc của đơn vị. Các tiêu chuẩn kiểm soát được thiết lập phải phù hợp với mục tiêu đã xác định.
Bước 3: Đánh giá kết quả Đánh giá kết quả đạt được để có hướng giải quyết phù hợp, từ đó có thể đánh giá tiêu chuẩn kiểm soát đã phù hợp với điều kiện của đơn vị hay không. Bước 4: Phân tích các nguyên nhân Xác định nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của nguyên nhân gây ra các kết quả không như mong muốn của đơn vị. Phải xác định nguyên nhân trực tiếp, gián tiếp và những nhân tố ảnh hưởng đến kết quả hoạt động. Phân tích nguyên nhân và các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả hoạt động giúp cho nhà lãnh đạo biết được những công việc cần giải quyết và điều chỉnh các mục tiêu, tiêu chuẩn kiểm soát cho phù hợp.
Những yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của đơn vị mà hệ thống kiểm soát được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động có hiệu quả, hệ thống này cần có các yếu tố gồm môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán và thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát Những yếu tố của đơn vị ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát và các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát. Đánh giá rủi ro không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động.
Nhân tố bên trong Đó là sự quản lý minh bạch, xem trọng đạo đức nghề nghiệp, trình độ cán bộ, hệ thống máy tính, trang thiết bị, tổ chức nhân sự và cơ sở hạ tầng, quy mô hoạt động của đơn vị, chi phí quản lý, sự kiểm tra. Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý Thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ điều hành đơn vị của nhà quản lý. Quan điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách, chế độ cũng như quy trình, cách thức kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị. Nếu nhà quản lý có quan điểm quản lý trung thực, xem trọng sự trung thực của báo cáo tài chính thì sẽ hạn chế được những rủi ro cũng như sai sót trong quản lý.
Khi đó các thủ tục kiểm soát dễ dàng đạt được mục đích là kiểm soát hữu hiệu và ngược lại. Sự khác biệt về quan điểm và phong cách quản lý có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị đã đề ra. Ví dụ, nhận thức của ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, cần tổ chức bộ máy hợp lý, phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng và phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình SXKD. Đạo đức nghề nghiệp Một yếu tố không thể thiếu trong môi trường sản xuất kinh doanh, tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị.
Luan van 8 Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi, thường xuyên đánh giá và theo dõi việc thể hiện các chuẩn mực ứng xử của tất cả các thành viên chính là hiệu quả để nâng cao việc kiểm soát tại đơn vị. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Các quy trình hoạt động và kiểm soát được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản.
Cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ đảm bảo cho hoạt động trong đơn vị được thông suốt và hiệu quả, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, đồng thời sẽ là nhân tố quan trọng góp phần tạo nên một môi trường kiểm soát lành mạnh. Chính sách nhân sự Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện bổ nhiệm, đánh giá, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật…Chính sách nhân sự ảnh hưởng lớn đến tinh thần làm việc cũng như quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên trong đơn vị, là nhân tố chính ảnh hưởng đến năng suất lao động, thực hiện các chính sách cũng như thủ tục kiểm soát của đơn vị. Vì vậy, một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện, sử dụng nhân viên có năng lực và có đạo đức nghề nghiệp. Công tác kế hoạch Các kế hoạch của đơn vị sẽ là cơ sở tốt cho các mục tiêu của công tác kiểm soát.
Việc lập kế hoạch một cách khoa học sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả. Kế hoạch là một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp đơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai sót, gian lận trong hoạt động của đơn vị. Nhân tố bên ngoài Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành, thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm dịch vụ, xuất hiện yếu tố cạnh tranh ảnh Luan van 9 hưởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính sách mới của nhà nước liên quan đến hoạt động của đơn vị. Để tránh thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, đơn vị cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó đưa ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
Bên cạnh đó, hệ thống thông tin nội bộ của đơn vị cần bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm. Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là sự nhận biết, thu thập, ghi chép, tính toán, phân loại, tổng hợp và lập các báo cáo tài chính, nó cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà quản lý và đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và báo cáo tài chính. Mục đích của hệ thống thông tin kế toán là sự thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán.
Chức năng kiểm tra của kế toán được thể hiện ở việc kiểm tra chứng từ kế toán, kiểm tra công tác hạch toán kế toán, kiểm tra báo cáo tài chính và các thông tin kinh tế tài chính. Thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát của đơn vị do lãnh đạo đơn vị chỉ đạo thiết lập và được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.