Tổng quan nghiên cứu

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam là trung tâm nghiên cứu khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ lớn nhất cả nước, với lịch sử xây dựng từ năm 1975 và quy tụ khoảng 300 giáo sư, phó giáo sư cùng 6 viện sĩ thuộc các Viện Hàn lâm Khoa học quốc tế. Đội ngũ trí thức tiêu biểu này đã đóng góp hàng ngàn công trình nghiên cứu giá trị, đặt nền móng cho các ngành khoa học mũi nhọn như vật lý lượng tử, toán học ứng dụng, công nghệ sinh học và khoa học vật liệu. Tuy nhiên, theo khảo sát thực tế, khối lượng di sản tài liệu của các nhà khoa học đầu ngành đang đứng trước nguy cơ thất lạc nghiêm trọng, với tỷ lệ phân tán lên tới hơn 60% tại nhiều địa điểm lưu trữ khác nhau ngoài tầm quản lý tập trung.

Vấn đề cốt lõi được đặt ra là sự thiếu vắng một quy trình khoa học chuẩn mực trong việc sưu tầm, thu nộp, phân loại và tổ chức khai thác phông lưu trữ cá nhân nhà khoa học. Mục tiêu của nghiên cứu là hệ thống hóa các luận cứ lý luận và kinh nghiệm quốc tế về phông lưu trữ xuất xứ cá nhân, khảo sát toàn diện thực trạng thu thập tài liệu của Giáo sư, Viện sĩ Nguyễn Văn Hiệu – nhà vật lý lý thuyết tiên phong của Việt Nam, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ có tính ứng dụng cao. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào khối tài liệu giấy hình thành trong suốt sự nghiệp hoạt động khoa học và quản lý của Giáo sư Nguyễn Văn Hiệu từ năm 1960 đến năm 2017 tại Viện Hàn lâm cùng các cơ quan hữu quan.

Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn trong việc hiện thực hóa Nghị quyết số 160-NQ/ĐUVHL ngày 06/7/2017 của Đảng ủy Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong nghiên cứu khoa học. Việc tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ này giúp các thế hệ nghiên cứu kế cận kế thừa trực tiếp các thành tựu đi trước, ước tính giảm thiểu từ 15% đến 20% chi phí và thời gian trùng lặp đề tài, đồng thời bảo tồn nguyên vẹn di sản tri thức quý báu của quốc gia.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết cấu trúc phông lưu trữ xuất xứ cá nhân (Archival Provenance Theory) kết hợp với lý thuyết giám định giá trị tài liệu lưu trữ (Appraisal Theory) theo chuẩn mực lưu trữ học quốc tế. Cơ sở lý thuyết này tích hợp 4 tiêu chuẩn xác định phông cá nhân do Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam ban hành: tiêu chuẩn phẩm chất đạo đức, tiêu chuẩn lao động sáng tạo chuyên môn, tiêu chuẩn ý nghĩa xã hội của người hình thành phông và tiêu chuẩn vết tích phông tài liệu.

Khung phân tích vận dụng 5 khái niệm chuyên ngành nền tảng gồm: tài liệu lưu trữ, tài liệu xuất xứ cá nhân, phông lưu trữ cá nhân, sưu tập lưu trữ cá nhân và giá trị sử liệu học. Nghiên cứu bám sát các căn cứ pháp lý cao nhất gồm Luật Lưu trữ năm 2011 (đặc biệt là Điều 5 quy định về quản lý tài liệu cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Nghị định số 108/2012/NĐ-CP quy định chức năng nhiệm vụ của Viện Hàn lâm, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP và Thông tư số 14/2014/TT-BKHCN về việc thu thập, lưu giữ thông tin nhiệm vụ khoa học công nghệ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng quy trình tiếp cận đa phương pháp nhằm đảm bảo tính khách quan và chiều sâu học thuật:

  • Nguồn dữ liệu và cỡ mẫu: Khảo sát thực địa toàn diện tại 41 viện nghiên cứu chuyên ngành trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Trung tâm Thông tin - Tư liệu, Phòng Hành chính - Lưu trữ Văn phòng Viện, Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam và khối tài liệu lưu giữ tại gia đình Giáo sư Nguyễn Văn Hiệu. Cỡ mẫu phỏng vấn chuyên gia gồm 12 cán bộ phụ trách lưu trữ lâu năm, các nhà quản lý khoa học và cuộc tiếp xúc trực tiếp với Giáo sư, Viện sĩ Nguyễn Văn Hiệu để xác minh tính xác thực của nguồn tài liệu.
  • Phương pháp chọn mẫu: Sử dụng phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling), tập trung vào trường hợp điển hình nhất là Giáo sư Nguyễn Văn Hiệu – nhà khoa học đạt Giải thưởng Lênin năm 1986 và Giải thưởng Hồ Chí Minh đợt 1 năm 1996, nhằm xây dựng mô hình mẫu có khả năng nhân rộng cho các nhà khoa học tiêu biểu khác.
  • Phương pháp phân tích và lý do lựa chọn: Kết hợp phương pháp sử liệu học, phân tích nội dung văn bản (content analysis) và tổng hợp so sánh. Phương pháp sử liệu học là bắt buộc nhằm phục dựng chính xác các mốc sự kiện gắn liền với hoàn cảnh ra đời của tài liệu khoa học qua các thời kỳ lịch sử từ năm 1963 đến năm 2017. Phương pháp phân tích, tổng hợp giúp phân loại rành mạch giữa tài liệu nghiên cứu cá nhân và tài liệu hành chính công vụ, hạn chế tối đa nguy cơ thất thoát dữ liệu. Timeline nghiên cứu được thực hiện xuyên suốt trong 18 tháng, từ đầu năm 2016 đến tháng 9 năm 2017.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát và phân tích thực chứng đã chỉ ra 4 phát hiện quan trọng về thực trạng tài liệu của Giáo sư, Viện sĩ Nguyễn Văn Hiệu:

Thứ nhất, khối lượng tài liệu hình thành trong sự nghiệp của nhà khoa học là vô cùng đồ sộ với hơn 300 công trình nghiên cứu, hàng chục sách chuyên khảo quốc tế, nhưng tỷ lệ thu gom vào hệ thống lưu trữ tập trung của Viện Hàn lâm hiện đạt dưới 25%. Hầu hết tài liệu quý chỉ tồn tại dưới dạng phân tán hoặc lưu giữ tự phát.

Thứ hai, mức độ phân tán địa bàn lưu trữ là rất cao, hiện diện tại hơn 8 đầu mối khác nhau bao gồm: Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Lưu trữ Văn phòng Quốc hội, Viện Vật lý, Trung tâm Thông tin - Tư liệu, Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam, Viện Liên hiệp Nghiên cứu Hạt nhân Dubna (Nga) và tư gia. Trong đó, khoảng 60% tài liệu tiền thảo, bản thảo viết tay có bút tích chỉnh lý chưa từng được đăng ký trong danh mục thống kê lưu trữ nhà nước.

Thứ ba, cơ cấu thành phần ngôn ngữ của tài liệu rất đa dạng nhưng chưa có phương án xử lý thống nhất. Tài liệu tiếng Nga chiếm tỷ trọng khoảng 45% (chủ yếu là luận án phó tiến sĩ năm 1963, tiến sĩ khoa học năm 1964 và các công trình tại Dubna), tiếng Việt chiếm 30%, tiếng Anh chiếm 20% và các ngôn ngữ khác chiếm khoảng 5%.

Thứ tư, có sự chồng lấn phức tạp giữa tài liệu hoạt động công vụ (khi đảm nhiệm Viện trưởng Viện Khoa học Việt Nam, Đại biểu Quốc hội khóa 4 đến khóa 10, Ủy viên Trung ương Đảng) và tài liệu nghiên cứu học thuật thuần túy, dẫn đến khoảng 35% tài liệu quan trọng bị trôi dạt trong quá trình chuyển giao nhiệm kỳ quản lý.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của tình trạng trên bắt nguồn từ việc thiếu vắng một quy chế thu thập tài liệu cá nhân đặc thù trong hệ sinh thái của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 ban hành Quy chế Công tác Văn thư - Lưu trữ của Viện chủ yếu tập trung vào hồ sơ hành chính cơ quan mà chưa có điều khoản ràng buộc đối với bản thảo nghiên cứu cá nhân. Thêm vào đó, nhận thức của một bộ phận cán bộ nghiên cứu còn coi tài liệu bản thảo là tài sản riêng tư, chưa thấy hết giá trị di sản quốc gia.

Khi so sánh với các nghiên cứu tiền biên về Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng hay các phông nhà văn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, tài liệu khoa học tự nhiên có tính chuyên sâu cao hơn gấp nhiều lần. Do đó, việc phân loại không thể chỉ dựa vào niên đại mà phải kết hợp chặt chẽ với chuyên ngành nghiên cứu (như vật lý hạt nhân, vật lý chất rắn, quang học).

Để minh họa trực quan các kết quả này, dữ liệu nghiên cứu có thể được hệ thống hóa qua bảng ma trận đối chiếu 3 nhóm tài liệu (tiểu sử, nghiên cứu chuyên môn, hoạt động xã hội) tương ứng với 8 địa điểm lưu giữ, đồng thời mô hình hóa tỷ lệ phần trăm phân bố ngôn ngữ và loại hình vật mang tin qua biểu đồ phân tầng, giúp các nhà quản lý lưu trữ dễ dàng hình dung mức độ phân tán của nguồn tư liệu.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, luận văn đưa ra 4 nhóm giải pháp chiến lược nhằm tối ưu hóa công tác sưu tầm, thu thập và phát huy giá trị khối tài liệu:

  1. Hoàn thiện thể chế và ban hành văn bản quy phạm nghiệp vụ nội bộ: Ban Lãnh đạo Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam cần chỉ đạo sửa đổi, bổ sung Quy chế Công tác Văn thư - Lưu trữ trước quý 2 năm 2018. Cần bổ sung chương riêng quy định trách nhiệm giao nộp, gửi tặng tài liệu nghiên cứu của các nhà khoa học tiêu biểu, đặt mục tiêu đăng ký và kiểm soát 100% hồ sơ nghiên cứu cấp nhà nước và các bản thảo xuất bản quốc tế.
  2. Xây dựng và phê duyệt Đề án sưu tầm, số hóa tài liệu chuyên biệt: Giao Phòng Hành chính - Lưu trữ chủ trì phối hợp với Trung tâm Thông tin - Tư liệu xây dựng đề án thu thập tài liệu Giáo sư Nguyễn Văn Hiệu trong giai đoạn 2018-2020. Áp dụng quy trình kỹ thuật số hóa chuẩn quốc tế để lập bản sao điện tử cho 100% tài liệu giấy quý hiếm có niên đại trước năm 1990, nhằm giải quyết triệt để bài toán bảo quản dự phòng.
  3. Đầu tư ngân sách và hạ tầng kho tàng chuyên dụng: Phân bổ tối thiểu 10% đến 15% tổng kinh phí đầu tư thường xuyên cho công tác văn thư lưu trữ của Viện Hàn lâm vào việc nâng cấp kho bảo quản chuyên ngành. Trang bị hệ thống khử axit tài liệu giấy, máy hút ẩm tự động và phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu chuyên biệt phục vụ tra cứu trực tuyến.
  4. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền và vận động hiến tặng: Tổ chức định kỳ 2 năm một lần các hội thảo khoa học và ngày hội hiến tặng tư liệu nhà khoa học. Thực hiện ký kết các biên bản thỏa thuận chuyển giao di sản tài liệu giữa Viện Hàn lâm với gia đình nhà khoa học và các tổ chức quốc tế (như Viện Dubna) trước năm 2019, đảm bảo quyền lợi tinh thần và quyền tiếp cận nghiên cứu của tác giả.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo học thuật và thực tiễn thiết thực dành cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm:

  • Cán bộ làm công tác lưu trữ và quản trị văn phòng tại 41 đơn vị viện nghiên cứu trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam: Cung cấp bộ công cụ hướng dẫn nghiệp vụ chuẩn hóa để xác định giá trị, lập danh mục và tổ chức thu thập tài liệu khoa học tại đơn vị cơ sở.
  • Giảng viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh chuyên ngành Lưu trữ học, Thông tin học và Quản lý Khoa học Công nghệ: Cung cấp khung lý thuyết hoàn chỉnh về phông lưu trữ xuất xứ cá nhân, phương pháp luận nghiên cứu trường hợp (case study) và các kinh nghiệm thực tế trong thẩm định tài liệu chuyên ngành khoa học tự nhiên.
  • Thân nhân, gia đình và cộng sự của các nhà khoa học tiêu biểu tại Việt Nam: Cung cấp góc nhìn chuẩn mực về giá trị pháp lý, giá trị lịch sử của các di sản chữ viết, từ đó phối hợp hiệu quả với các trung tâm lưu trữ nhà nước trong việc hiến tặng và bảo quản tài sản trí tuệ.
  • Các nhà nghiên cứu lịch sử khoa học và cơ quan hoạch định chính sách: Khai thác bức tranh toàn cảnh về tiến trình phát triển vật lý học hiện đại của Việt Nam từ năm 1960 đến nay thông qua nguồn sử liệu gốc từ cuộc đời hoạt động của Giáo sư Nguyễn Văn Hiệu.

Câu hỏi thường gặp

Tiêu chuẩn cốt lõi để quyết định thành lập một phông lưu trữ cá nhân nhà khoa học là gì?
Căn cứ vào 4 tiêu chuẩn cơ bản của lưu trữ học Việt Nam: phẩm chất đạo đức mẫu mực, thành tựu lao động sáng tạo khoa học xuất sắc được công nhận bằng các giải thưởng danh giá trong và ngoài nước (như Giải thưởng Hồ Chí Minh, Giải thưởng Lênin), ý nghĩa lịch sử của cá nhân đối với xã hội và mức độ hoàn chỉnh của khối lượng tài liệu còn lưu giữ được.

Tài liệu xuất xứ cá nhân của nhà khoa học khác biệt như thế nào so với tài liệu hành chính cơ quan?
Tài liệu cá nhân nhà khoa học chứa đựng các yếu tố độc bản như nhật ký nghiên cứu, sổ tay ghi chép ý tưởng, bản thảo tính toán viết tay, thư từ trao đổi học thuật và các công trình chưa công bố. Những tài liệu này phản ánh trực tiếp quá trình tư duy sáng tạo, mang giá trị sử liệu học sâu sắc vượt ra ngoài khuôn khổ văn bản quy phạm hành chính thông thường.

Tại sao tài liệu của Giáo sư, Viện sĩ Nguyễn Văn Hiệu lại bị phân tán ở nhiều cơ quan khác nhau?
Do trong suốt hơn 50 năm cống hiến, Giáo sư đồng thời đảm nhiệm nhiều trọng trách tại các cơ quan Đảng, Quốc hội, Viện Hàn lâm, các trường đại học và viện nghiên cứu quốc tế như Viện Dubna. Tài liệu được sản sinh trong từng chức năng công tác sẽ tự động lưu lại tại cơ quan chủ quản đó theo nguyên tắc xuất xứ hành chính.

Giải pháp nào hiệu quả nhất để bảo quản các bản thảo viết tay của nhà khoa học có niên đại trên 50 năm?
Giải pháp tối ưu là tiến hành vệ sinh cơ học, khử trùng, khử axit bằng hóa chất chuyên dụng và bảo quản trong môi trường vi khí hậu tiêu chuẩn (nhiệt độ 18 đến 22 độ C, độ ẩm 50% đến 55%). Đồng thời, cần số hóa quét quang học độ phân giải cao từ 400 đến 600 DPI để phục vụ khai thác mà không làm ảnh hưởng đến bản gốc.

Việc thu thập và lưu trữ tốt tài liệu của nhà khoa học mang lại lợi ích gì cho việc quản lý ngân sách nhà nước?
Theo tinh thần Nghị quyết số 160-NQ/ĐUVHL năm 2017, việc quản lý và phát huy khối tài liệu này giúp các hội đồng khoa học đối soát nhanh chóng, ngăn ngừa việc phê duyệt các đề tài có nội dung trùng lặp, ước tính tiết kiệm cho ngân sách hàng tỷ đồng kinh phí nghiên cứu mỗi năm.

Kết luận

  • Luận văn đã chuẩn hóa hệ thống cơ sở lý luận về phông lưu trữ cá nhân và tài liệu xuất xứ cá nhân trong lĩnh vực khoa học tự nhiên tại Việt Nam.
  • Khảo sát thực chứng toàn diện mức độ phân tán tài liệu của Giáo sư, Viện sĩ Nguyễn Văn Hiệu tại hơn 8 cơ quan lưu giữ chủ chốt.
  • Xác lập 4 tiêu chí đánh giá giá trị và cấu trúc thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phục vụ công tác chỉnh lý thực tế.
  • Đề xuất lộ trình 4 giải pháp đồng bộ kết hợp giữa văn bản pháp lý, kỹ thuật số hóa, hạ tầng kho tàng và cơ chế vận động xã hội hóa.
  • Cung cấp luận cứ khoa học tin cậy giúp Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam xây dựng chính sách bảo tồn di sản tri thức giai đoạn 2018-2025.

Các cơ quan quản lý và đơn vị lưu trữ chuyên ngành cần nhanh chóng phối hợp thực hiện đề án sưu tầm, số hóa khối tài liệu của các nhà khoa học tiêu biểu trong vòng 12 đến 24 tháng tới, biến các di sản trí tuệ vô giá này thành nguồn lực thông tin phục vụ đắc lực cho công cuộc đổi mới sáng tạo và phát triển khoa học công nghệ của đất nước.