Steven M. Bragg: Treasury Management - The Practitioner's Guide

Khám phá bí quyết quản lý kho bạc hiệu quả với Steven Bragg. Cẩm nang thực hành toàn diện giúp tối ưu tài chính doanh nghiệp.

• Tác giả: Steven M. Bragg
• Chuyên ngành: Financial Management
• Đề tài: Treasury Management: A Practitioner's Guide
• Loại tài liệu: Book
• Năm xuất bản: 2010
• Địa điểm: Hoboken

Tóm tắt

I. Tổng quan về Treasury Management của Steven Bragg

Cuốn sách Treasury Management: A Practitioner's Guide do Steven M. Bragg biên soạn là tài liệu chuyên sâu về quản lý quỹ doanh nghiệp. Được xuất bản bởi John Wiley & Sons vào năm 2010, cuốn sách cung cấp kiến thức thực tiễn cho các chuyên gia tài chính. Nội dung bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng của hoạt động treasury. Từ quản lý tiền mặt, chuyển khoản đến kiểm soát nội bộ và quan hệ ngân hàng. Cuốn sách được chia thành nhiều phần rõ ràng, bắt đầu với Cash Management. Mỗi chương đi sâu vào một chủ đề cụ thể như vai trò phòng Treasury, mô tả công việc của Treasurer. Đây là cẩm nang không thể thiếu cho người làm nghề quản lý quỹ doanh nghiệp.

1.1. Cấu trúc nội dung cuốn sách

Cuốn sách được tổ chức theo từng phần riêng biệt, bắt đầu bằng Part One về Cash Management. Chương đầu tiên tập trung vào Treasury Department, bao gồm vai trò, kiểm soát, mô tả công việc Treasurer. Các chương tiếp theo trình bày phương pháp chuyển tiền mặt như thanh toán séc. Cấu trúc này giúp người đọc dễ dàng tra cứu và áp dụng vào thực tế công việc. Mỗi chương đều có phần Summary tóm tắt các điểm chính.

1.2. Đối tượng độc giả mục tiêu

Cuốn sách hướng đến các chuyên gia làm việc trong lĩnh vực quản lý quỹ doanh nghiệp. Đối tượng bao gồm Treasurer, nhân viên phòng tài chính và kiểm soát viên ngân quỹ. Ngoài ra, sinh viên ngành tài chính ngân hàng cũng có thể tham khảo tài liệu này. Nội dung thực tiễn giúp thu hẹp khoảng cách giữa lý thuyết và ứng dụng thực tế. Đây là tài liệu giá trị cho bất kỳ ai muốn hiểu sâu về quản lý tiền mặt doanh nghiệp.

II. Phân tích vấn đề quản lý quỹ doanh nghiệp hiện nay

Quản lý quỹ doanh nghiệp đối mặt nhiều thách thức phức tạp trong môi trường kinh doanh hiện đại. Một vấn đề lớn là kiểm soát thanh toán điện tử hiệu quả. Thanh toán thủ công nằm ngoài quy trình kiểm soát thông thường của accounts payable. Điều này tạo ra lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc theo dõi khả năng vay nợ dựa trên tài sản thế chấp cũng gặp khó khăn. Doanh nghiệp cần tính toán borrowing base usage percentage thường xuyên. Chỉ số này cho thấy lượng nợ hiện tại so với hạn mức vay tối đa. Nếu không quản lý tốt, doanh nghiệp có thể mất kiểm soát dòng tiền. Các rủi ro gian lận thanh toán cũng gia tăng khi thiếu quy trình phê duyệt chặt chẽ.

2.1. Rủi ro trong thanh toán điện tử

Thanh toán điện tử mang lại tốc độ nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Khi giao dịch được khởi tạo thủ công, nó nằm ngoài hệ thống kiểm soát tự động. Điều này yêu cầu phải có tài liệu phê duyệt bổ sung với nhiều chữ ký. Việc thiết lập nhà cung cấp mới cho thanh toán điện tử cần giám sát đặc biệt. Đây là điểm phát hiện thanh toán đến công ty ma hiệu quả. Truy cập phần mềm thanh toán phải được bảo vệ bằng mật khẩu thay đổi thường xuyên.

2.2. Thách thức theo dõi khả năng vay nợ

Tính toán borrowing base usage percentage đòi hỏi dữ liệu chính xác từ nhiều nguồn. Cần lấy số dư accounts receivable trừ đi hóa đơn quá 90 ngày. Hàng tồn kho phải trừ đi dự phòng lỗi thời trước khi nhân với tỷ lệ cho phép. Nhiều ngân hàng không chấp nhận tài sản cố định làm tài sản thế chấp. Điều này hạn chế đáng kể khả năng vay nợ của doanh nghiệp. Treasurer cần cập nhật chỉ số này trong mọi báo cáo nội bộ để ra quyết định kịp thời.

III. Giải pháp quản lý treasury hiệu quả từ chuyên gia

Steven Bragg đề xuất nhiều giải pháp thực tiễn để cải thiện quản lý quỹ doanh nghiệp. Đầu tiên, việc áp dụng kiểm soát nội bộ chặt chẽ cho thanh toán điện tử là thiết yếu. Yêu cầu xác minh ACH debit filter với ngân hàng giúp ngăn chặn giao dịch trái phép. Doanh nghiệp nên giới hạn quyền truy cập phần mềm thanh toán nghiêm ngặt. Thứ hai, xây dựng hệ thống phê duyệt nhiều lớp cho giao dịch lớn. Mỗi nhà cung cấp mới cần được xác minh qua báo cáo tín dụng. Thứ ba, tích hợp chỉ số borrowing base usage percentage vào ngân sách tiền mặt. Điều này giúp nhận diện sớm nguy cơ thiếu hụt tiền mặt. Cuối cùng, tối ưu hóa quan hệ ngân hàng để đảm bảo nguồn vốn linh hoạt. Các giải pháp này tạo nên hệ thống quản lý quỹ toàn diện và an toàn.

3.1. Thiết lập quy trình phê duyệt thanh toán

Quy trình phê duyệt thanh toán cần nhiều tầng xác nhận khác nhau. Thanh toán lớn yêu cầu thêm một cấp phê duyệt bổ sung để tăng cường kiểm soát. Khi thiết lập nhà cung cấp mới, cần phê duyệt riêng biệt kết hợp kiểm tra tín dụng. Cách tiếp cận cao nhất là yêu cầu phê duyệt kép cho mọi thanh toán điện tử. Tuy nhiên, quy trình này có thể quá cồng kềnh cho hoạt động hàng ngày. Doanh nghiệp cần cân bằng giữa bảo mật và hiệu quả vận hành khi áp dụng.

3.2. Giám sát hạn mức vay và tài sản thế chấp

Borrowing base usage percentage là công cụ giám sát nợ hiệu quả cho Treasurer. Chỉ số này so sánh nợ hiện tại với hạn mức vay dựa trên tài sản thế chấp. Báo cáo nội bộ nên hiển thị chỉ số này để dễ dàng theo dõi. Khi kết hợp với ngân sách tiền mặt, doanh nghiệp thấy rõ khả năng bù đắp thiếu hụt. Việc tính toán cần loại bỏ hóa đơn quá hạn và hàng tồn kho lỗi thời. Tài sản cố định chỉ nên tính khi ngân hàng chấp nhận làm tài sản thế chấp.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tế Treasury Management

Cuốn Treasury Management: A Practitioner's Guide cung cấp kiến thức toàn diện cho người thực hành. Các nguyên tắc trong sách áp dụng trực tiếp vào hoạt động quản lý quỹ hàng ngày. Doanh nghiệp có thể cải thiện đáng kể hiệu quả kiểm soát tiền mặt. Việc áp dụng quy trình thanh toán điện tử an toàn giúp giảm thiểu rủi ro gian lận. Theo dõi borrowing base usage percentage cho phép ra quyết định vay nợ sáng suốt. Cuốn sách cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của mối quan hệ ngân hàng bền vững. Centralization treasury là xu hướng giúp tối ưu hóa nguồn lực và giảm chi phí. Outsourcing một số chức năng treasury cũng là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp cân nhắc. Tổng thể, đây là tài liệu giá trị giúp xây dựng hệ thống quản lý quỹ chuyên nghiệp và hiệu quả.

4.1. Ứng dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể áp dụng nguyên tắc từ cuốn sách theo quy mô phù hợp. Việc thiết lập quy trình kiểm soát thanh toán cơ bản là bước đầu tiên quan trọng. Giám sát hạn mức vay qua borrowing base percentage giúp quản lý dòng tiền tốt hơn. Các SME nên xây dựng mối quan hệ ngân hàng đa dạng để đảm bảo nguồn vốn. Even với nguồn lực hạn chế, áp dụng kiểm soát nội bộ cơ bản vẫn mang lại hiệu quả lớn.

4.2. Xu hướng phát triển quản lý quỹ tương lai

Quản lý quỹ đang chuyển dịch mạnh mẽ sang tự động hóa và số hóa. Công nghệ cho phép theo dõi real-time các chỉ số như borrowing base usage percentage. Thanh toán điện tử ngày càng phổ biến đòi hỏi kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn. Centralization treasury giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền toàn cầu hiệu quả. Outsourcing một số chức năng treasury giúp giảm chi phí và tăng tính chuyên nghiệp. Cuốn sách của Bragg vẫn giữ nguyên giá trị trong bối cảnh chuyển đổi số.

Trích đoạn nội dung tài liệu

TREASURY MANAGEMENT The Practitioner's Guide STEVEN M. BRAGG TREASURY MANAGEMENT The Practitioner’s Guide Steven M. Bragg John Wiley & Sons, Inc. Copyright © 2010 by John Wiley & Sons, Inc.

All rights reserved. Published by John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey. Published simultaneously in Canada. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, scanning, or otherwise, except as permitted under Section 107 or 108 of the 1976 United States Copyright Act, without either the prior written permission of the Publisher, or authorization through payment of the appropriate per-copy fee to the Copyright Clearance Center, Inc., 222 Rosewood Drive, Danvers, MA 01923, 978-750-8400, fax [phone], or on the Web at www.

Requests to the Publisher for permission should be addressed to the Permissions Department, John Wiley & Sons, Inc., 111 River Street, Hoboken, NJ 07030, 201-748-6011, fax [phone], or online at http://www.com/go/permissions. Limit of Liability/Disclaimer of Warranty: While the publisher and author have used their best efforts in preparing this book, they make no representations or warranties with respect to the accuracy or completeness of the contents of this book and specifically disclaim any implied warranties of merchantability or fitness for a particular purpose. No warranty may be created or extended by sales representatives or written sales materials. The advice and strategies contained herein may not be suitable for your situation.

You should consult with a professional where appropriate. Neither the publisher nor author shall be liable for any loss of profit or any other commercial damages, including but not limited to special, incidental, consequential, or other damages. For general information on our other products and services, or technical support, please contact our Customer Care Department within the United States at 800-762-2974, outside the United States at 317-572-3993 or fax [phone]. Wiley also publishes its books in a variety of electronic formats.

Some content that appears in print may not be available in electronic books. For more information about Wiley products, visit our Web site at http://www. Library of Congress Cataloging-in-Publication Data: Bragg, Steven M. Treasury management : the practitioner’s guide / Steven M.

International business enterprises–Finance–Management. Banks and banking, International–Management.15’99–dc22 2009035912 Printed in the United States of America 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Contents Preface ix About the Author xi PART ONE Cash Management 1 Chapter 1 Treasury Department 3 Role of the Treasury Department 3 Treasury Controls 6 Treasurer Job Description 7 Position of Treasury within the Corporate Structure 7 Treasury Centralization 8 Treasury Compensation 10 Bank Relations 10 Treasury Outsourcing 13 Summary 18 Chapter 2 Cash Transfer Methods 21 Check Payments 21 Wire Transfers 27 ACH Payments 28 Procurement Cards 31 Cash Payments 32 iii iv Contents Fees for Cash Transfers 32 Summary of Cash Transfer Methods 32 Cash Transfer Controls 34 Cash Transfer Procedures 43 Summary 48 Chapter 3 Cash Forecasting 49 Cash Forecasting Model 49 Information Sources for the Cash Forecast 53 Measuring Cash Forecast Accuracy 54 Cash Forecasting Automation 55 Bullwhip Effect 57 Business Cycle Forecasting 58 Cash Forecasting Controls 60 Cash Forecasting Policies 62 Cash Forecasting Procedure 62 Summary 62 Chapter 4 Cash Concentration 67 Benefits of Cash Concentration 67 Cash Concentration Strategies 69 Pooling Concepts 70 Physical Sweeping 70 Notional Pooling 73 Comparison of Account Sweeping and Notional Pooling 74 Nonpooling Situations 75 Bank Overlay Structure 75 Cash Concentration Controls 76 Cash Concentration Policies 78 Cash Concentration Procedures 79 Summary 81 Contents v Chapter 5 Working Capital Management 83 Working Capital Variability 83 Cash Management 85 Credit Management 85 Receivables Management 87 Inventory Management 88 Working Capital Metrics 95 Summary 102 PART TWO Financing 103 Chapter 6 Debt Management 105 Types of Debt 105 Credit-Rating Agencies 116 Accounting for Debt 118 Debt-Related Controls 130 Debt-Related Policies 134 Debt-Related Procedures 135 Summary 136 Chapter 7 Equity Management 141 Stock Registration 141 Exemptions from Stock Registration 147 Accounting for Stock Sales 150 Equity-Related Controls 152 Equity-Related Policies 154 Equity-Related Procedures 156 Summary 163 Chapter 8 Investment Management 165 Investment Criteria 165 Investment Options 166 Investment Strategies 169 vi Contents Outsourced Investment Management 172 Risk-Reduction Strategies 173 Accounting for Investments 174 Investment Journal Entries 182 Investment Reporting 188 Investment Management Controls 188 Investment Management Policies 191 Investment Management Procedures 195 Summary 199 PART THREE Risk Management 205 Chapter 9 Foreign Exchange Risk Management 207 Foreign Exchange Quote Terminology 207 The Nature of Foreign Exchange Risk 208 Data Collection for Foreign Exchange Risk Management 209 Foreign Exchange Hedging Strategies 210 Hedge Accounting 223 Foreign Exchange Hedge Controls 232 Foreign Exchange Hedge Policies 234 Record Keeping for Foreign Exchange Hedging Activities 235 Foreign Exchange Hedge Procedures 236 Summary 238 Chapter 10 Interest Risk Management 239 Interest Risk Management Objectives 239 Interest Risk Management Strategies 240 Accounting for Interest Risk Management Activities 253 Interest Risk Management Policies 266 Record Keeping for Interest Rate Risk Management 267 Contents vii Interest Risk Management Procedures 267 Summary 267 PART FOUR Treasury Systems 271 Chapter 11 Clearing and Settlement Systems 273 Characteristics of Clearing and Settlement Systems 273 Overview of the Clearing and Settlement Process 273 Fedwire 275 Automated Clearing House (ACH) System 275 Clearing House Interbank Payments System (CHIPS) 277 Check Clearing 278 The Continuous Link Settlement (CLS) System 280 Summary 281 Chapter 12 Treasury Systems 283 Treasurer’s Technology Needs 283 Treasury Management System 285 SWIFT Connectivity 287 Summary 288 Index 289 Preface A treasurer has a broad range of responsibilities in the modern corporation, ranging from cash management to risk management. Further, the treasurer is responsible for the proper movement of potentially large amounts of funds and the construction of hedges, which call for the integration of a comprehensive set of controls into a broad-based procedural framework. Treasury Management: The Practitioner’s Guide shortens the treasurer’s learn- ing curve for all aspects of the position, with chapters clustered into the general categories of cash management, financing, risk management, and treasury systems.

The book is divided into four sections. In Part One, we address the various methods by which a company transfers cash, both on paper and by electronic means, and then show how to create a cash forecast and monitor its accuracy. We then cover several methods for aggregating cash from a multitude of locations, so that funds can be more effectively dispositioned. Finally, a separate chapter addresses the components of working capital and how they may be altered, thereby impacting cash flow planning.

In Part Two, we cover what the treasurer does to raise debt and equity, as well as how to invest funds. This includes a discussion of the various kinds of debt and key characteristics of each one, how to deal with credit rating agencies, and the intricacies of equity offerings. The coverage of investments includes investment criteria, types of available investments, and investment and risk reduction strategies. Part Three addresses an increasingly important aspect of the trea- surer’s responsibilities, which is risk management.

This includes the objec- tives and strategies of both interest rate and foreign exchange risk management, as well as the available risk mitigation tools that are available to the treasurer. Finally, Part Four describes the technology that drives many treasury transactions. This includes an overview of the clearing and settlement systems used in the United States, the functions of a treasury management ix x Preface system, and a discussion of how corporations can access the Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) network. These chapters are liberally sprinkled with examples to clarify con- cepts.

Particular attention has also been paid to the specific accounting requirements of key treasury transactions, as well as related controls, poli- cies, and procedures, with the intent of providing a treasurer with a com- plete framework for setting up and operating the treasury department. The book answers a multitude of questions involved in running a trea- sury department, such as: • How do I calculate the cost-effectiveness of a lockbox? • How do I create a cash forecast? • How do I set up a cross-border cash pool? • How does notional pooling work? • What policy changes can I implement to alter the investment in working capital? • How can I securitize my accounts receivable? • What types of exemptions are available from the stock registration rules? • How do I set up a tranched cash flow strategy? • How do I integrate risk mitigation into my investment strategy? • How do I use forwards, futures, swaps, and options within my hedging strategy? • How does the continuous link settlement system reduce settlement risk? • What features should I look for in a treasury management system? In short, Treasury Management: The Practitioner’s Guide is the ideal sourcebook for the mechanics of how to run all aspects of the modern trea- sury department. February 2010 Centennial, Colorado About the Author Steven Bragg, CPA, has been the chief financial officer or controller of four companies, as well as a consulting manager at Ernst & Young and auditor at Deloitte & Touche. He received a master’s degree in finance from Bentley College, an MBA from Babson College, and a bachelor’s degree in econom- ics from the University of Maine.

He has been the two-time president of the Colorado Mountain Club and is an avid alpine skier, mountain biker, and certified master diver. Bragg resides in Centennial, Colorado. He has written the following books: Accounting and Finance for Your Small Business Accounting Best Practices Accounting Control Best Practices Accounting Policies and Procedures Manual Advanced Accounting Systems Billing and Collections Best Practices Business Ratios and Formulas Controller’s Guide to Costing Controller’s Guide to Planning and Controlling Operations Controller’s Guide: Roles and Responsibilities for the New Controller Controllership Cost Accounting Essentials of Payroll Fast Close xi xii About the Author Financial Analysis GAAP Guide GAAP Policies and Procedures Manual GAAS Guide Inventory Accounting Inventory Best Practices Investor Relations Just-in-Time Accounting Management Accounting Best Practices Managing Explosive Corporate Growth Mergers and Acquisitions Outsourcing Payroll Accounting Payroll Best Practices Revenue Recognition Run the Rockies Running a Public Company Sales and Operations for Your Small Business The Controller’s Function The New CFO Financial Leadership Manual The Ultimate Accountants’ Reference Throughput Accounting FREE ONLINE RESOURCES BY STEVE BRAGG Steve issues a free accounting best practices podcast. You can sign up for it at www.com, or access it through iTunes.

PART ONE CASH MANAGEMENT 1 Treasury Department The treasury department is responsible for a company’s liquidity. The trea- surer must monitor current and projected cash flows and special funding needs, and use this information to correctly invest excess funds, as well as be prepared for additional borrowings or capital raises. The department must also safeguard existing assets, which calls for the prudent investment of funds, while guarding against excessive losses on interest rates and foreign exchange positions. The treasurer needs to monitor the internal processes and decisions that cause changes in working capital and profitability, while also maintaining key relationships with investors and lenders.

This chapter explores these and other responsibilities of the treasury department, as well as such key issues as treasury centralization, bank relations, outsourcing, and performance metrics. ROLE OF THE TREASURY DEPARTMENT Ultimately, the treasury department ensures that a company has sufficient cash available at all times to meet the needs of its primary business opera- tions. However, its responsibilities range well beyond that single goal. It also has significant responsibilities in the following areas: • Cash forecasting.

The accounting staff generally handles the receipt and disbursement of cash, but the treasury staff needs to compile this information from all subsidiaries into short-range and long- range cash forecasts. These forecasts are needed for investment purposes, so the treasury staff can plan to use investment vehicles that are of the correct duration to match scheduled cash outflows. The staff also uses the forecasts to determine when more cash is needed, so that it can plan to acquire funds either through the 3 4 Treasury Department use of debt or equity.