CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO NHÂN SỰ 1. Quy trình tuyển dụng nhân sự. Khái niệm tuyển dụng.
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau những nhân viên có đủ khả năng đảm nhiệm những vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển. Tìm kiếm, thu hút nhân viên trong tuyển dụng có thể nhờ vào thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp vì nó truyền đạt thông tin về văn hóa, mục tiêu và giá trị của doanh nghiệp để thu hút nhân tài về đầu quân. Một thương hiệu mạnh trong tuyển dụng nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trước hết, thương hiệu này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng.
Khi quảng bá rộng rãi những giá trị, mục tiêu và văn hóa của tổ chức thì bạn sẽ giảm thiểu được lượng ứng viên không phù hợp ứng tuyển vào công ty. Quan trọng hơn, nếu xây dựng được danh tiếng như một trong những nhà tuyển dụng hàng đầu, bạn sẽ dễ dàng “chiêu mộ” và giữ chân nhân tài vì người tài luôn tìm kiếm nơi xứng đáng để “dụng võ”. Tầm quan trọng của tuyển mộ. Trong thực tế sẽ có người lao động có trình độ cao nhưng họ không được tuyển chọn vì họ không được biết các thông tin tuyển mộ, hoặc họ không có cơ hội nộp đơn xin việc.
Chất lượng của quá trình lựa chọn sẽ không đạt được như các yêu cầu mong muốn hay hiệu quả thấp nếu như số lượng người nộp đơn xin việc bằng hoặc ít hơn số nhu cầu cần tuyển chọn. Công tác tuyển mộ có ảnh hưởng lớn đến chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức. Tuyển mộ không chỉ ảnh hưởng tới việc tuyển chọn mà còn ảnh hưởng tới các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như : Đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; các mối quan hệ lao động…. Tầm quan trọng của quá trình tuyển chọn.
Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp cho các nhà quản trị nhân lực đưa ra được các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho các tổ chức có được những con người có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai. Tuyển chọn tốt cũng sẽ giúp cho tổ chức giảm được các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc. Để tuyển chọn đạt được kết quả cao thì cần phải có các bước tuyển chọn phù hợp, các phương pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá các thông tin một cách khoa học.
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng. Có nhiều yêu tố bên trong có thể ảnh hưởng đến kết quả thu hút, tuyển chọn ứng viên cho công việc của công ty. Bao gồm những nhân tố sau: 10 do an Các yếu tố ảnh hưởng bên ngoài. - Tỷ lệ thất nghiệp: tỷ lệ thất nghiệp của những người làm cùng công việc hay vị trí, ngành nghề mà tổ chức đang tuyển.
Nếu tỷ lệ thất nghiệp cao thì tổ chức có thuận lợi thu hút được nhiều ứng viên hơn và ngược lại tổ chức sẽ bị hạn chế do khan hiếm lao động ở một số ngành nghề trên thị trường. - Đối thủ cạnh tranh: nhà quản trị nguồn nhân lực cần phải quan tâm đến hoạt động tuyển chọn của đối thủ cạnh tranh để biết đâu là điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức mình so với họ, từ đó làm cơ sở để tổ chức xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn. - Khả năng sẵn có của nguồn lực theo mùa (sinh viên vừa tốt nghiệp). - Những ảnh hưởng của luật lao động.
Các yếu tố ảnh hưởng bên trong. - Tính chất công việc hay vị trí cần tuyển: gồm kinh nghiệm, trình độ tay nghề; vị trí công việc có hấp dẫn hay không: thu nhập, môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến… - Hình ảnh của tổ chức hai doanh nghiệp: uy tín, danh tiếng, loại hình sở hữu, tên gọi, quy mô, ngành nghề kinh doanh. Ví dụ như: hàng không, thuế, hải quan, liên doanh… - Chính sách nguồn nhân lực của tổ chức: lương, thưởng, chế độ BHXH, BHYT, thất nghiệp… - Tính ổn định của công việc: ít rủi ro, địa điểm làm việc thuận lợi. - Quan điểm của nhà quản trị về nhân viên (phải có hộ khẩu thành phố… - Các giai đoạn phát triển của tổ chức, doanh nghiệp: trong giai đoạn tăng trưởng nếu tuyển dụng sẽ thu hút nhiều ứng viên hơn, giai đoạn suy thoái doanh nghiệp ít quan tâm đến tuyển dụng nên khả năng thu hút bị hạn chế.
- Thông báo tuyển dụng: quảng cáo trên báo, đài, truyền hình; các trung tâm giới thiệu việc làm; niêm yết trước cổng cơ quan, doanh nghiệp… 1. Quy trình tuyển dụng nhân sự. Quy trình tuyển dụng nhân sự gồm 8 bước. Lập kế hoạch tuyển dụng.
Doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng nhân viên cần tuyển, các vị trí cần tuyển và các tiêu chuẩn cần đặt ra cho từng vị trí cần tuyển. Tuyển theo kế hoạch hàng năm: tùy theo kế hoạch, chiến lược, chính sách và mục tiêu kinh doanh hằng năm mà doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên cho năm tiếp theo. 11 do an Tuyển khi có thay đổi bất thường: khi tổ chức, doanh nghiệp có sự biến động nhân sự bất thường như người lao động bất ngờ xin nghỉ việc mà không thể thông báo trước cho tổ chức; hoặc khi tổ chức nhận được những hợp đồng hay dự án mà nhân lực hiện có không thể đáp ứng được nhu cầu và tính chất công việc nên phải tuyển thêm nhân sự để bổ sung. Tìm kiếm, thu hút ứng viên.
Hiểu rõ được chất lượng thị trường lao động hiện tại tổ chức có thể thu hút ứng viên một cách hiệu quả thông qua hai nguồn tuyển dụng là bên trong và bên ngoài tổ chức. Nguồn tuyển chọn bên trong (nội bộ): Áp dụng hồ sơ thuyên chuyển: áp dụng cho cán bộ quản trị. Niêm yết chỗ trống: áp dụng cho nhân viên có chức vụ thấp hơn. Khuyến khích mọi người đăng ký tham gia.
Tuyển người đang làm công việc hiện hành trong doanh nghiệp. Hình thức tuyển nhân viên nội bộ được ưu tiên hàng đầu và được thực hiện công khai. Các tiêu chuẩn tuyển chọn rõ ràng đối với tất cả các ứng viên trong doanh nghiệp. Để xác định có bao nhiêu ứng viên trong nội bộ doanh nghiệp nên có những thông tin về số lượng, chất lượng và những phẩm chất cá nhân của nhân viên thông qua thu thập và xây dựng hồ sơ nhân viên, biểu đồ thuyên chuyển hay phiếu thăng chức.
Nguồn tuyển chọn bên ngoài: Thông qua giới thiệu: thư tay, trao đổi, giới thiệu của người thân, bạn bè, nhân viên. Các trường đào tạo: đây là nguồn cung cấp lao động rất lớn cho doanh nghiệp. Họ là những người trẻ tuổi và rất linh hoạt, chịu khó học hỏi, dễ tiếp thu cái mới, có tinh thần cầu tiến và chấp nhận rủi ro cao. Tuy nhiên, họ lại thiếu kinh nghiệm nên xử lý công việc thiếu chín chắn, phản ứng vội vàng; tính trung thành và gắn bó với doanh nghiệp thấp do đó tỷ lệ bỏ việc, nghỉ việc cao (thích tự do, làm việc tùy hứng).
Trong trường hợp doanh nghiệp đòi hỏi gấp thì nguồn này không đáp ứng được vì tốn chi phí, thời gian và công sức đào tạo. Cựu nhân viên: doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ động cơ quay trở lại làm việc của nhân viên này để tránh tình trạng gây ra phản ứng tâm lý cho các nhân viên khác “muốn thì đi, thích thì quay lại”. Từ các tổ chức, doanh nghiệp khác: cần quan tâm tới tính trung thành của nhân viên vì có trường hợp chấp nhận được tuyển dụng nhưng thực chất là để : “ăn cắp” bí quyết kinh doanh, công nghệ, khách hàng, … 12 do an Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ. Là việc thu thập và đánh giá về ứng viên thể hiện trong hồ sơ dự tuyển, trên cơ sở đối chiếu với yêu cầu công việc để chọn ra những ứng viên có triển vọng phù hợp cho các vòng tuyển dụng sau.
Một hồ sơ xin việc được gọi là hoàn chỉnh phải cung cấp nhiều thông tin cho nhà tuyển dụng và phải tạo được sự khác biệt hóa đối với các hồ sơ khác nhằm gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng. Đánh giá ứng viên thể hiện trong hồ sơ dự tuyển trên cơ sở đối chiếu với yêu cầu công việc để chọn ra những ứng viên có triển vọng phù hợp cho các vòng tuyển dụng sau. Hồ sơ phải cung cấp nhiều thông tin và phải tạo được sự khác biệt hóa đối với các hồ sơ khác. Đây là cuộc tiếp xúc đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và người lao động nên nó để lại nhiều ấn tượng cho họ.
Nhà tuyển dụng sẽ: - Kiểm tra kiến thức, kỹ năng chuyên môn của ứng viên. - Tìm hiểu động cơ tìm việc và cho họ biết về công việc sắp tới để họ có thể khẳng định mình có thích hợp hay không. - Có thể sử dụng các hình thức trắc nghiệm tâm lý, tính cách hoặc cho họ kiểm tra qua công việc mẫu, … - So sánh một người với tiêu chuẩn mẫu hoặc so sánh với những ứng viên khác. Đây là cuộc phỏng vấn chính thức nên thời gian khá dài, khoảng tử 0,5 – 1 giờ/ ứng viên.
Có thể áp dụng các phương pháp phỏng vấn sau: - Phỏng vấn theo mẫu. - Phỏng vấn không chỉ dẫn. - Phỏng vấn nhóm. - Nhóm phỏng vấn.
- Phỏng vấn căng thẳng. Mục đích: tạo cơ hội để ứng viên tìm hiểu về công việc để họ so sánh với kế hoạch và tham vọng của họ; tạo cơ hội để nhà tuyển dụng tiếp xúc ứng viên và tạo mối quan hệ giữa ứng viên với công việc. 13 do an Đánh giá sắc thái bên ngoài của ứng viên như: vóc dáng, trang phục, thái độ, tướng mạo, quan điểm ứng xử, … cái mà qua hồ sơ dự tuyển không thể thể hiện, hay thể hiện không rõ ràng. Quyết định tuyển dụng.
Nhà tuyển dụng tập hợp lại mọi thông tin mà họ có được trong suốt quá trình từ sơ tuyển đến phỏng vấn để đánh giá mức độ phù hợp của các ứng viên so với tiêu chuẩn công việc và mục tiêu tuyển chọn của tổ chức. Nhà tuyển dụng có hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình hay không là cả một vấn đề nan giải.