MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ch.3 – QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN ThS. Tạ Việt Phương phuongtv@uit.vn Nội dung 1. Giới thiệu quy trình quản lý dự án 2. Nhóm Quy trình khởi tạo 3.
Nhóm Quy trình lập kế hoạch 4. Nhóm Quy trình thực thi 5. Nhóm Quy trình quản lý và kiểm soát 6. Nhóm Quy trình kết thúc 7.
Model, Method, Artifact 9. GIỚI THIỆU Vòng đời dự án • Vòng đời dự án (Project Life Cycle) hay chu kỳ dự án, là một chuỗi các giai đoạn mà dự án phải trải qua từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Số lượng và trình tự các chu trình được xác định bởi ban quản lý và các yếu tố khác như nhu cầu của tổ chức liên quan đến dự án, tính chất của dự án và lĩnh vực ứng dụng của nó. Các chu trình này có điểm bắt đầu, kết thúc, bị kiểm soát và bị hạn chế bởi thời gian.
4 Vòng đời dự án • Các giai đoạn trong vòng đời dự án có thể diễn ra theo trình tự, lặp lại hoặc chồng chéo nhau. • Mỗi giai đoạn có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng, được gọi là điểm kiểm soát (control point). Tại điểm kiểm soát, bản điều lệ dự án (Project Charter) và tài liệu kinh doanh (business documents) được xem xét lại dựa trên môi trường hiện tại. Lúc này, hiệu quả hoạt động của dự án được so sánh với kế hoạch quản lý dự án để xác định xem dự án cần thay đổi, chấm dứt hay tiếp tục theo kế hoạch.
5 Quy trình quản lý dự án • Quy trình quản lý dự án là quá trình thực hiện các bước nhằm đưa dự án đến mục tiêu đã đặt ra. Người quản lý sẽ có nhiệm vụ trực quan hóa quy trình để giúp mọi người hình dung ra các công việc, công cụ liên quan trong suốt quá trình làm việc. Qua đó, thành viên và các bên liên quan sẽ hiểu được các nội dung của dự án và cùng nhau phối hợp, nỗ lực đưa dự án đến thành công. • Tùy và các Phương pháp quản lý dự án sẽ có các cách thức phân chia Quy trình quản lý dự án khác nhau 6 Quy trình quản lý dự án • Theo PRINCE2 sẽ có 7 quy trình • Bắt đầu một dự án(Starting up a Project) • Chỉ đạo một dự án(Directing a Project) • Bắt đầu một dự án(Initiating a Project) • Kiểm soát một giai đoạn(Controlling a Stage) • Quản lý phân phối sản phẩm(Managing Product Delivery) • Quản lý ranh giới giai đoạn(Managing Stage Boundary) • Đóng một dự án(Closing a Project) • Theo PMBOK sẽ có 5 nhóm quy trình (Process Group) 7 Quy trình quản lý dự án • Mỗi dự án tùy theo lĩnh vực, quy mô có thể có vòng đời dự án (project life cycle) khác nhau.
Tuy nhiên, các nhóm quy trình quản lý dự án là thống nhất cho tất cả các dự án dù là dự án công nghệ thông tin, xây dựng, môi trường, dầu khí, năng lượng,… Các nhóm quy trình quản lý dự án này bao gồm: nhóm quản lý thiết lập dự án, nhóm quản lý lập kế hoạch dự án, nhóm quản lý thực thi dự án, nhóm quản lý kiểm soát và kết thúc dự án. • Một nhóm quy trình quản lý dự án (Project Management Process Group) là một nhóm có logic các quy trình quản lý dự án (project management processes) để đạt được các mục tiêu cụ thể của dự án. Các quy trình riêng lẻ trong các nhóm quy trình thường được lặp lại trước khi hoàn thành một giai đoạn hoặc dự án. 8 Quy trình quản lý dự án • Gọi là Process Groups (nhóm quy trình QLDA) • Kết quả của một quy trình thường là đầu vào cho một quy trình khác hoặc là sản phẩm của dự án hoặc giai đoạn dự án.
Ví dụ: kế hoạch quản lý dự án và tài liệu dự án (ví dụ: sổ tài liệu đăng ký rủi ro, ma trận phân công trách nhiệm, v.) được tạo ra trong Nhóm Quy trình Lập kế hoạch được cung cấp cho Nhóm Quy trình Thực hiện, nơi các cập nhật được thực hiện. 9 Quy trình quản lý dự án • Quy trình thường được chia thành 3 loại: • Được sử dụng một lần hoặc tại các điểm xác định trước trong dự án. Ví dụ: phát triển văn bản dự án và đóng dự án hoặc giai đoạn. • Được thực hiện định kỳ khi cần thiết.
Ví dụ: thu thập tài nguyên được thực hiện khi cần tài nguyên. Thực hiện mua sắm sẽ được thực hiện trước khi cần các mục mua sắm. • Được thực hiện liên tục trong suốt dự án. Xác định hoạt động có thể xảy ra trong suốt vòng đời dự án, đặc biệt khi dự án sử dụng lập kế hoạch theo đợt hoặc phương pháp phát triển thích ứng.
Nhiều quy trình theo dõi và kiểm soát được thực hiện liên tục từ khi bắt đầu dự án cho đến khi hoàn thành. 10 Phân biệt • Vòng đời dự án và Nhóm quy trình quản lý dự án ? 11 Phân biệt • Vòng đời dự án và Nhóm quy trình quản lý dự án ? • Vòng đời: khái niệm theo tuần tự thời gian, liệt kê các giai đoạn (phase) của dự án. • Nhóm quy trình: Các quy trình được lặp lại trong từng giai đoạn của dự án. Các quá trình không phải là các giai đoạn.
• Vòng đời dự án nói lên phương thức (methodologies) để thực hiện công việc trong dự án, còn nhóm quy trình quản lý dự án được xác lập nhằm quản lý việc thực hiện các phương thức ấy. • Trong vòng đời, dự án được chia thành các giai đoạn (phase), các quy trình trong Nhóm Quy trình sẽ tương tác trong mỗi giai đoạn. 12 Các quy trình quản lý dự án • Theo PMBOK 6, có 5 nhóm quy trình: • Nhóm quy trình Khởi tạo dự án / Khởi động dự án (Initiating Process Group) • Nhóm quy trình Lập kế hoạch dự án (Planning Process Group) • Nhóm quy trình Thực thi dự án (Executing Process Group) • Nhóm quy trình Giám sát và kiểm soát dự án / Kiểm soát và điều khiển (Monitoring and Controlling Process Group) • Nhóm quy trình Đóng dự án / Kết thúc dự án (Closing Process Group) 13 Các quy trình quản lý dự án Khởi động dự án Lập kế hoạch dự án Initiating Planning Thực thi dự án Kiểm soát & điều khiển Executing Monitoring & Controlling Kết thúc dự án Closing 14 Các quy trình quản lý dự án 15 Các quy trình quản lý dự án • Theo PMBOK 7, sẽ chuyển từ Process-Based sang Principle-Based, trọng tâm là chuyển từ một tập hợp quy trình cứng nhắc sang 12 nguyên tắc hướng dẫn nhấn mạnh việc cung cấp giá trị, sự tham gia của các bên liên quan, khả năng thích ứng và cải tiến liên tục. 16 Các quy trình quản lý dự án 17 2.
NHÓM QUY TRÌNH KHỞI TẠO Nhóm Quy trình khởi tạo • Nhận diện và bắt đầu một dự án mới (hoặc một giai đoạn mới của dự án) • Các kết quả chính gồm: • Chọn người quản trị dự án • Xác định các stakeholder chính • Hoàn tất các nghiệp vụ (business case) • Hoàn tất tuyên bố về dự án (Project charter) và lấy chữ ký 19 3. NHÓM QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH Nhóm Quy trình lập kế hoạch • Xác định các công việc (thiết lập phạm vi dự án) và ước lượng tài nguyên • Sắp xếp thứ tự thực hiện các công việc • Chọn Quy trình làm phần mềm • Dự đoán các rủi ro, biến cố trong tương lai và đưa ra giải pháp 21 Nhóm Quy trình lập kế hoạch • Kết quả: Hợp đồng nhóm (team contract) Phát biểu về phạm vi dự án (scope statement) Biểu đồ phân rã công việc (WBS) Lịch biểu của dự án, dưới dạng biểu đồ Gantt với các tài nguyên sử dụng và các mối quan hệ phụ thuộc Danh sách các rủi ro 22 Nhóm Quy trình lập kế hoạch 23 4. NHÓM QUY TRÌNH THỰC THI Nhóm Quy trình thực thi • Các quy trình được thực hiện để hoàn thành công việc trong kế hoạch quản lý dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án. • Thường chiếm nhiều thời gian và tài nguyên nhất để thực thi dự án vì sản phẩm của dự án được tạo ra trong giai đoạn này.
• Kết quả quan trọng nhất là kết quả công việc. Thúc đẩy các deliverables (output của một phase/ phiên dự án) • Người quản trị dự án phải dùng kỹ năng lãnh đạo để vượt qua những thách thức xảy ra trong quá trình thực thi dự án. NHÓM QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ KIỂM SOÁT Nhóm Quy trình điều khiển • Các quy trình cần thiết để theo dõi, xem xét, và điều chỉnh tiến độ và hiệu quả của dự án; xác định những chỗ cần thay đổi trong kế hoạch; và bắt đầu những thay đổi tương ứng. • Điều khiển (Controlling) bao gồm đo tiến độ đạt được các mục tiêu của dự án, theo dõi độ lệch so với kế hoạch, và thực hiện các hoạt động chỉnh sửa cho phù hợp.
• Điều khiển tác động đến tất cả các nhóm Quy trình khác và xảy ra trong tất cả các giai đoạn của chu trình sống dự án. • Kết quả quan trọng của giai đoạn này là báo cáo tình trạng và báo cáo tiến độ. 27 Nhóm Quy trình điều khiển • Để giám sát tốt, cần phải thực hiện các công việc sau: • Xây dựng hệ thống báo cáo tiến độ. • Sử dụng các công cụ, Quy trình kiểm soát sự thay đổi.
NHÓM QUY TRÌNH KẾT THÚC Nhóm Quy trình kết thúc • Quy trình kết thúc gồm đạt được sự chấp nhận của các stakeholder và khách hàng về sản phẩm và chuyển dự án sang trạng thái kết thúc. • Cài đặt các kết quả của dự án • Huấn luyện sử dụng • Hoàn tất tài liệu • Chuẩn bị bảo hành, bảo trì • Ghi nhận các lesson learned (các bài học kinh nghiệm) • Thông báo kết thúc dự án 30 Nhóm Quy trình kết thúc • Ngay cả khi dự án chưa hoàn tất, nó cần phải kết thúc để rút kinh nghiệm. • Tài liệu lưu trữ về dự án và các bài học kinh nghiệm là những kết quả quan trọng. Hầu hết các dự án có báo cáo và trình bày cuối cùng (final report and presentation).
31 Bức tranh tổng thể về QLDA 32 Quy trình quản lý dự án • PMBOK 6: 49 quy trình. • Cách tiếp cận thông thường: bắt đầu từ lĩnh vực kiến thức Tích hợp, sau đó đến các lĩnh vực kiến thức khác. • Cách tiếp cận trong chương trình: bắt đầu từ các lĩnh vực kiến thức khác, cuối cùng đến lĩnh vực kiến thức Tích hợp. Sẽ có giới thiệu về Project Charter (thuộc lĩnh vực kiến thức Tích hợp) trước.