Chương 1. Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp Chương 2. Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần đường sắt Bình Trị Thiên Chương 3. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần đường sắt Bình Trị Thiên 6.
Đóng góp của đề tài Đề tài được thực hiện nhằm tìm hiểu về quy trình kiểm soát quản lý dự án tại Công ty Cổ phần Đường sắt Bình Trị Thiên. Khóa luận này góp phần giúp công ty hệ thống và đánh giá lại công tác quản lý cũng như hệ thống KSN B tại công ty từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động trong thời gian tới. Bên cạnh đó, đề tài còn cho em cơ hội để tìm hiểu thực tiễn hệ thống nội bộ tại 1 doanh nghiệp trong thực tế. Dựa vào các lý luận đã được học tại trường lớp, vận dụng các kiến thức thực tế tại doanh nghiệp để không ngừng trau dồi, cải thiện bản thân.
4 PHẦ II: ỘI DU G VÀ KẾT QUẢ GHIÊ CỨU CHƯƠ G 1. CƠ SỞ LÝ LUẬ CỦA HỆ THỐ G KIỂM SOÁT ỘI BỘ TRO G DOA H GHIỆP 1. Khái quát những vấn đề cơ bản về hệ thống KS B trong trong doanh nghiệp 1. Tìm hiểu chung về khái niệm kiểm soát trong doanh nghiệp Kiểm soát trong quản lý: Quản lý là quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Quá trình này bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (giai đoạn): ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu cần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu, xây dựng các chương trình, kế hoạch. Sau khi các chương trình, kế hoạch đã được kiểm tra có thể đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện, cần kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểm tra diễn biến và kết quả của các quá trình để diều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các định mức và mục tiêu trên quan điểm tối ưu hoá kết quả hoạt động. N hư vậy là kiểm tra kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này. Bởi vậy kiểm tra kiểm soát được hiểu là một chức năng của quản lý.
Hay nói cách khác kiểm soát là một chức năng thNm định độc lập được thiết lập nhằm mục đích để xem xét và đánh giá các hoạt động của một tổ chức với tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó. Quá trình kiểm soát là rất cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, của một tổ chức hay của toàn Xã hội. Kiểm soát được xem là một hoạt động của tổ chức hay là một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ chức nào đó nên nó tồn tại ở hầu hết các cấp độ tổ chức và nó thu hút được sự quan tâm của nhiều người trong tổ chức đó. Kiểm soát tồn tại như một khâu độc lập của quả trình quản lý nhưng đồng thời nó lại là một bộ phận xuyên suốt của quá trình đó.
Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Khái niệm kiểm soát nội bộ đã bắt đầu xuất hiện từ đầu thế kỷ 20, với ý nghĩa hết sức đơn giản là các biện pháp bảo vệ tiền không bị biển thủ, sau đó được mở rộng ra việc ghi chép kế toán chính xác, nâng cao hiệu quả hoạt động, tuân thủ chính sách của nhà quản lý. Từ đó đến nay, khái niệm kiểm soát nội bộ được mỗi quốc gia, mỗi hiệp hội, tổ chức tiếp tục định nghĩa ngày càng hoàn thiện. Ta có thể kể đến một vài định nghĩa sau đây: Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC – The International Federation of Accountant): “Hệ thống KSN B là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.” Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị. Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants) định nghĩa: “ Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.
Theo quan niêm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ cũng có xu hướng thiên về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên đoàn kế toán quốc tế Theo ChuNn Mực Kiểm Toán Việt N am (VSA) 400: “Hệ thống KSN B là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập báo cáo tài chính trung 6 thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.” Theo quan niệm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ được mô tả theo con mắt của các kiểm toán viên độc lâp là những người bên ngoài doanh nghiệp và nó cũng hướng đến phục vụ các mục tiêu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị đó Định nghĩa về hệ thống KN SB thì rất nhiều, nhưng định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất vẫn là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) - là Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính. Ủy ban này bao gồm đại diện của hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) năm 1992, đưa ra báo cáo đầu tiên về hệ thống KSN B, cung cấp hệ thống lý luận đầy đủ nhất về KSN B trở thành chuNn mực được công nhận và áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới. ► Theo COSO “Kiểm soát nội bộ (Internal control) là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, nhà quản lý và nhân viên khác và được thiết lập nhằm cung cấp một sự bảo đảm hợp lý để đạt được những mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” Các nội dung trong định nghĩa này cần được hiểu như sau. - Thứ nhất, Kiểm tra kiểm soát nội bộ là một quá trình, bởi: Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp.
- Thứ hai, Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Vì Kiểm soát nội bộ không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập,… mà phải bao gồm cả yếu tố con người - HĐQT, BGĐ, nhân viên của tổ chức. Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát và thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. HĐQT và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho quy trình KSN B hiệu quả, giám sát tính hiệu quả 7 của hệ thống này một cách liên tục. Tất cả các thành viên của tổ chức đều tham gia vào quy trình này.
- Thứ ba, Không thể yêu cầu thực hiện tuyệt đối được các mục tiêu đối với KSN B mà chỉ có thể yêu cầu cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện mục tiêu. kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mà nó mang lại. Vì thế kiểm soát nội bộ chỉ có thể đảm bảo một cách hợp lý là các mục tiêu sẽ được thực hiện chứ không phải đảm bảo tuyệt đối.
Từ đây, ta có thể hiểu một cách ngắn gọn rằng, KS"B là toàn bộ các biện pháp của nhà quản lý áp dụng cho doanh nghiệp của mình, nhằm đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Vai trò và tầm quan trọng của hệ thống KS:B trong doanh nghiệp. Kiểm soát là một chức năng thNm định các hoạt động của doanh nghiệp, nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện một cách tốt nhất các mục tiêu của mình, chính vì thế mà hiện nay người ta có xu hướng đưa hoạt động kiểm soát vào gắn liền với từng khâu trong quá trình quản lý mà chúng ta chỉ có thể đạt được điều đó thông qua hoạt động của bộ phận kiểm soát nội bộ. Vì vậy, việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ đang ngày càng cần thiết đối với các doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ giúp nhà quản lý đánh giá toàn diện về vấn đề kiểm soát trong tổ chức theo hướng đánh giá rủi ro, xác định mục tiêu và thiết lập các hoạt động kiểm soát. Bên cạnh đó, tạo lập môi trường kiểm soát tốt cùng với một hệ thống thông tin hữu hiệu. Mục tiêu của hệ thống KS:B trong doanh nghiệp Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 8 Theo giáo trình Kiểm toán – tập 1 của N hà xuất bản Kinh tế TP.