Chương 1: Tổng quan nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty cổ phần VIMC Logistics Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty cổ phần VIMC Logistics 2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ 2.1 Khái quát về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2.1 Khái niệm - Giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác. Theo Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA_1926), dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ loại hình dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp… cũng như là các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm…. Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và thu tiền hay những chứng từ liên quan đến hàng hóa.
- Dịch vụ logistics (dịch vụ giao nhận hàng hoá – Frieght forwarding service) là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao- Điều 233, Luật Thương mại 2005. Khác với định nghĩa về giao nhận hàng hóa thì định nghĩa người giao nhận chưa được thống nhất bởi một tổ chức quốc tế nào. Theo Luật Thương mại Việt Nam thì người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. trong phạm vi ủy thác của chủ hàng để đưa hàng từ nơi này đến nơi khác theo những điều khoản đã cam kết.
3 Người giao nhận là người thực hiện các dịch vụ giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng hoặc người chuyên chở. Nói cách khác, người kinh doanh các dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận. Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi anh ta tự đứng ra thực hiện các công việc giao nhận cho hàng hoá của mình), là chủ tàu 2.2 Đặc điểm - Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là một trong những phương thức vận tải được ưa chuộng nhất trên thế giới. Hình thức này có những ưu điểm cực kỳ nổi trội như: + Chịu được trọng tải cực lớn, thậm chí gấp hàng trăm, hàng nghìn lần so với vận chuyển bằng đường hàng không.
Đồng thời với cách vận chuyển này, rất hiếm những trường hợp bị giới hạn về khối lượng và kích thước mặt hàng. + Được ưu đãi về mặt giá cả do chuyên chở hàng hóa số lượng lớn. + Tỷ lệ rủi ro về việc va chạm, tai nạn trong quá trình vận chuyển tương đối thấp, giúp đảm bảo tính an toàn cho hàng hóa khi chuyên chở. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên thì phương thức giao nhận bằng đường biển cũng tồn tại một số bất cập như bị sẽ hạn chế về mặt tốc độ so với đường hàng không nên với những mặt hàng khó bảo quản thì cần cân nhắc lựa chọn hình thức phù hợp.
Bên cạnh đó, tàu có kích thước rất lớn nên chỉ có thể vận chuyển hàng hóa đến cảng sau đó sử dụng đường bộ để đưa hàng hóa đến kho bãi, vì vậy doanh nghiệp cần làm rõ khoản chi phí này trong hợp đồng ngay từ ban đầu để tránh những vấn đề rắc rối về sau. - Vai trò của người giao nhận: Không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc thuê tàu, đặt chỗ mà còn cung cấp trọn gói các dịch vụ liên quan đến vận tải và các hoạt động phân phối hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra còn đảm nhận một số chức năng sau : + Người môi giới hải quan: người giao nhận sẽ thay mặt cho người xuất khẩu, nhập khẩu để khai báo quan, làm thủ tục hải quan hay môi giới hải quan. + Đại lý : người giao nhận nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện một số công việc khác như nhận hàng, giao hàng, lưu kho, thực hiện khai báo hải quan và các chứng từ liên quan… trên cơ sở hợp đồng ủy thác.
+ Người gom hàng: Trong vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng 4 là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL) để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải. + Người chuyên chở: Ngày nay, trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng từ nơi này đến nơi khác.3 Phân loại Vận chuyển đường biển được phân loại bằng 3 loại hình: - Vận chuyển hàng lẻ (LCL) + là một lô hàng không đủ hiệu quả để lấp đầy một container để vận chuyển. Nó được gom, nhóm với các lô hàng khác với cùng một điểm đến trong một container tại một kho hàng lẻ CFS (Container Freight Station). Quy trình giao hàng lẻ (LCL) Bước 1 – Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương: Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, trong đó có những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên.
Dựa vào quy định trong hợp đồng đã ký kết, người xuất khẩu biết được mình có trách nhiệm như thế nào trong các bước tiếp theo. Bước 2 – Xin giấy phép xuất khẩu TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường được sự cho phép của cơ quan ban ngành. TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: Thuốc tân dược, hạt giống, gỗ, cổ vật, vật liệu nổ, … thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý.
Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu theo Nghị định 187 Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Sau khi có giấy phép hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu, bạn có thể bỏ qua bước 2 và chuyển sang bước kế tiếp. 5 Bước 3: Xác Nhận Thanh Toán Một trong những nội dung quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa là vấn đề thanh toán. Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu.
Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng. Bước 4 – Chuẩn bị hàng xuất Sau khi nhận được tiền thanh toán đặt cọc từ khách hàng, doanh nghiệp lên kế hoạch kiểm tra đóng gói hàng hóa và lên lịch đóng hàng. Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng vận tải (Thuê tàu) Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển rủi ro hàng hóa.Nghĩa vụ thuê tàu đối với nhà xuất khẩu thuộc về các điều kiện thuộc nhóm C, D trong Incoterm 2000. Về cơ bản thực hiện việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau: 1.
Liên hệ với đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình và giá cước. Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển và đăng ký chuyển hàng, thuê dịch vụ cần thiết như vỏ công bốc xếp và vận chuyển hàng về cảng. Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở ký biên bản giao hàng. Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về cảng Sau khi lấy Booking note, doanh nghiệp sẽ đóng gói hàng hóa và vận chuyên về kho bãi theo chỉ định như trên Booking note của bên Consol.
Lưu ý: Với hàng lẻ cần đóng gói kỹ và dán shipping mark trên bao bì. Chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM). Hàng cần hạ trước giờ cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục) Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này. Bước 7 – Làm thủ tục hải quan hàng lẻ xuất khẩu đường biển Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm: - Hợp đồng ngoại thương 6 - Hóa đơn thương mại - Phiếu đóng gói (VGM) - Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 6 nêu trên) - Giấy giới thiệu Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.
Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây. Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có) Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn Cut- off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.
Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm. Lưu ý: Đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được là House Bill of Lading, chứ không phải là master bill như hàng FCL.