Quy chế thư viện đại học và thực trạng áp dụng tại các trường ở Hà Nội

Nghiên cứu chi tiết về quy chế thư viện đại học và thực trạng áp dụng tại các trường ở Hà Nội. Đánh giá hạn chế, nguyên nhân và đề xuất giải pháp.

• Tác giả: Tô Thị Thùy Dương
• Người hướng dẫn: Th.S Vũ Dương Thúy Ngà
• Trường học: Trường Đại học Văn Hoá Hà Nội
• Chuyên ngành: Thư viện - Thông tin
• Đề tài: Tìm hiểu quy chế thư viện đại học và việc áp dụng quy chế tại một số thư viện đại học trên địa bàn Hà Nội
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2009
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Quy chế Thư viện Đại học Nền tảng cho giáo dục hiện đại

Trong bối cảnh đổi mới giáo dục đại học tại Việt Nam, quy chế thư viện đại học đóng vai trò như một văn bản pháp lý định hướng, tạo ra khuôn khổ thống nhất cho sự phát triển của hệ thống thư viện. Vai trò của thư viện không còn chỉ là kho lưu trữ sách, mà đã trở thành “giảng đường thứ hai”, một yếu tố then chốt quyết định chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Sự ra đời của Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học, ban hành kèm Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL, đã đánh dấu một bước tiến quan trọng. Quy chế này cung cấp một cơ sở pháp lý vững chắc, giúp các trường chuẩn hóa hoạt động, từ cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, đến đầu tư cơ sở vật chất và phát triển tài nguyên thông tin. Việc áp dụng quy chế này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện mà còn góp phần xây dựng một không gian học tập chung chuyên nghiệp, thúc đẩy văn hóa đọc sinh viên và năng lực tự học. Thực tế cho thấy, các trường đại học áp dụng nghiêm túc và sáng tạo quy chế đã tạo ra những trung tâm học liệu hiện đại, đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của giảng viên và sinh viên trong kỷ nguyên số. Đây là tiền đề quan trọng cho việc nâng cao năng lực cạnh tranh của giáo dục đại học Việt Nam, hướng tới các chuẩn mực quốc tế.

1.1. Vai trò then chốt của thư viện trong đào tạo đại học

Thư viện đại học là một bộ phận không thể tách rời của quá trình giáo dục. Vai trò của nó đã vượt qua chức năng lưu trữ tài liệu truyền thống. Hiện nay, thư viện được xem là “giảng đường thứ hai” và “người thầy thứ hai”, nơi sinh viên có cơ hội thực hành, khám phá và phát triển kiến thức. Cựu thủ tướng Phạm Văn Đồng từng nhấn mạnh: “Người sinh viên phải làm việc với sách.” Thư viện cung cấp môi trường lý tưởng để sinh viên rèn luyện kỹ năng học tập độc lập, phân tích thông tin và biến chúng thành tri thức của riêng mình. Trong bối cảnh đào tạo theo tín chỉ, vai trò này càng trở nên quan trọng. Sinh viên phải chủ động tìm kiếm tài liệu để nghiên cứu, thảo luận. Thư viện với nguồn tài nguyên thông tin phong phú chính là công cụ đắc lực hỗ trợ phương pháp học tập mới này. Các trung tâm học liệu hiện đại không chỉ cung cấp sách mà còn trang bị các phương tiện công nghệ cao, hỗ trợ các phương pháp giảng dạy tiên tiến như học tập dựa trên vấn đề (problem-based learning) hay học tập trực tuyến (e-learning), góp phần thay đổi toàn diện phương pháp dạy và học.

1.2. Khái quát Quy chế mẫu của Bộ VHTTDL cho thư viện

Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học được ban hành theo Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10/03/2008. Văn bản này là cơ sở pháp lý quan trọng, quy định các khía cạnh cốt lõi của quản lý thư viện đại học. Quy chế gồm 4 chương và 12 điều, áp dụng cho tất cả thư viện các trường đại học, học viện công lập và ngoài công lập tại Việt Nam. Nội dung chính bao gồm: quy định chung về tên gọi, chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức và hoạt động chuyên môn; và các yêu cầu về cơ sở vật chất, kinh phí. Mục tiêu của quy chế là chuẩn hóa hoạt động, đảm bảo thư viện hoạt động hiệu quả, phục vụ tốt nhất cho công tác đào tạo và nghiên cứu. Quy chế nhấn mạnh thư viện phải là một đơn vị độc lập hoặc tương đương cấp khoa, có cơ cấu tổ chức rõ ràng, và đội ngũ cán bộ được đào tạo chuyên môn. Đây là kim chỉ nam giúp các trường xây dựng nội quy thư viện cụ thể, phù hợp với điều kiện thực tế nhưng vẫn đảm bảo các tiêu chuẩn chung của ngành.

II. Thách thức khi áp dụng Quy chế Thư viện Đại học tại Hà Nội

Mặc dù quy chế thư viện đại học đã tạo ra một hành lang pháp lý rõ ràng, việc triển khai trên thực tế tại các trường đại học ở Hà Nội vẫn đối mặt với nhiều thách thức và tồn tại sự không đồng đều. Khảo sát cho thấy một bức tranh đa chiều về thực trạng thư viện Việt Nam. Một mặt, các trường lớn như Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Bách Khoa Hà Nội đã có những bước tiến vượt bậc, xây dựng được các mô hình thư viện hiện đại. Mặt khác, nhiều thư viện vẫn còn hoạt động trong điều kiện cơ sở vật chất chật hẹp, nguồn tài nguyên thông tin nghèo nàn và lạc hậu. Một trong những thách thức lớn nhất là sự khác biệt về nhận thức của lãnh đạo nhà trường đối với vai trò của thư viện, dẫn đến sự chênh lệch lớn trong mức độ đầu tư. Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức cũng là một vấn đề. Khảo sát chỉ ra rằng một số thư viện chưa phải là đơn vị trực thuộc ban giám hiệu mà bị đặt dưới sự quản lý của các phòng chức năng khác, làm hạn chế tính chủ động và hiệu quả hoạt động thư viện. Năng lực của đội ngũ cán bộ cũng là một yếu tố quan trọng, khi nhiều nơi vẫn thiếu nhân sự được đào tạo bài bản, đặc biệt là các kỹ năng cần thiết cho quá trình chuyển đổi số thư viện.

2.1. Sự không đồng đều trong cơ cấu tổ chức và quản lý

Một trong những rào cản chính trong việc áp dụng thống nhất quy chế thư viện đại học là sự thiếu nhất quán trong cơ cấu tổ chức. Quy chế mẫu khuyến khích thư viện hoạt động như một đơn vị độc lập, tương đương cấp khoa. Tuy nhiên, khảo sát tại Hà Nội cho thấy nhiều biến thể. Ví dụ, Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự trực thuộc phòng Thông tin Khoa học, hay thư viện một số trường khác lại thuộc phòng đào tạo. Mô hình này làm giảm quyền tự chủ của thư viện trong việc xây dựng kế hoạch phát triển, phân bổ ngân sách và triển khai các dịch vụ thư viện mới. Việc quản lý thư viện đại học bị phân mảnh và phụ thuộc làm ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng nhu cầu của người dùng. Sự thiếu đồng bộ này cho thấy thực trạng thư viện Việt Nam vẫn còn nhiều bất cập, cần có sự chỉ đạo quyết liệt hơn từ các cấp quản lý để đảm bảo thư viện được đặt đúng vị trí và vai trò chiến lược của nó trong nhà trường.

2.2. Bất cập về cơ sở vật chất và tài nguyên thông tin

Sự chênh lệch về đầu tư dẫn đến tình trạng “nơi thừa, nơi thiếu” cả về cơ sở vật chất và tài nguyên thông tin. Trong khi Thư viện Tạ Quang Bửu (ĐHBK HN) được đầu tư tòa nhà 10 tầng hiện đại với kinh phí hàng trăm tỷ đồng, nhiều thư viện khác vẫn hoạt động trong không gian chật hẹp, trang thiết bị cũ kỹ. Vốn tài liệu là một vấn đề nhức nhối. Khảo sát cho thấy một số trường có vốn tài liệu “quá nghèo nàn và lạc hậu”, với số lượng chưa đạt 10.000 đơn vị bảo quản. Tài liệu chuyên sâu, tài liệu ngoại văn cập nhật còn rất hạn chế. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phục vụ thư viện và khả năng hỗ trợ nghiên cứu khoa học. Ngay cả khi có kinh phí, việc bổ sung tài liệu cũng gặp khó khăn do giá tài liệu nước ngoài cao. Sự thiếu hụt này tạo ra một rào cản lớn đối với sinh viên và giảng viên trong việc tiếp cận tri thức mới, làm giảm sức cạnh tranh của chương trình đào tạo.

III. Phương pháp xây dựng mô hình thư viện đại học hiện đại nhất

Để vượt qua các thách thức, việc nghiên cứu và áp dụng các mô hình thư viện hiện đại là giải pháp then chốt. Khảo sát tại Hà Nội đã chỉ ra những điển hình thành công trong việc vận dụng sáng tạo quy chế thư viện đại học để xây dựng các trung tâm thông tin tri thức tiên tiến. Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Tạ Quang Bửu (Đại học Bách Khoa Hà Nội) là hai ví dụ tiêu biểu. Phương pháp của họ tập trung vào ba trụ cột chính: (1) Xây dựng cơ cấu tổ chức tự chủ và chuyên nghiệp, đảm bảo quản lý thư viện đại học hiệu quả; (2) Đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng công nghệ, nền tảng cho thư viện số và các dịch vụ hiện đại; (3) Chú trọng phát triển nguồn tài nguyên thông tin đa dạng, bao gồm cả tài liệu in và tài liệu điện tử. Các thư viện này không chỉ là nơi mượn sách mà đã phát triển thành các trung tâm học liệu năng động, cung cấp nhiều dịch vụ thư viện giá trị gia tăng như đào tạo kỹ năng thông tin, truy cập cơ sở dữ liệu quốc tế, và tạo ra một không gian học tập chung truyền cảm hứng. Sự thành công của họ cung cấp những bài học kinh nghiệm quý báu cho các thư viện khác trên con đường hiện đại hóa.

3.1. Phân tích Trung tâm TT TV ĐHQG HN Mô hình kiểu mẫu

Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQG Hà Nội (LIC) là một điển hình về việc áp dụng thành công quy chế thư viện đại học. Được thành lập trên cơ sở hợp nhất thư viện các trường thành viên, LIC có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, đảm bảo tính tự chủ cao. Cơ cấu tổ chức được phân chia khoa học thành các phòng ban chuyên môn như Bổ sung, Phân loại-Biên mục, Tin học và Mạng, và hệ thống phòng phục vụ bạn đọc. Với đội ngũ 130 cán bộ có trình độ cao, trung tâm đã phát huy vai trò đầu tàu trong hệ thống thư viện đại học. Về tài nguyên thông tin, trung tâm sở hữu gần 750.000 bản sách, 2.000 tên tạp chí, và hàng triệu bản ghi trong các cơ sở dữ liệu điện tử. Trung tâm đã sớm xây dựng thư viện số, cho phép tra cứu trực tuyến qua OPAC và cung cấp truy cập vào các CSDL quốc tế như Sciencedirect, Springerlink. Đây thực sự là một mô hình thư viện hiện đại, tích hợp hiệu quả giữa thư viện truyền thống và thư viện điện tử.

3.2. Khám phá Thư viện Tạ Quang Bửu Đi đầu về công nghệ

Thư viện Tạ Quang Bửu của Đại học Bách Khoa Hà Nội là biểu tượng của sự đầu tư mạnh mẽ cho thư viện, biến nơi đây thành một trong những trung tâm học liệu lớn và hiện đại nhất Việt Nam. Với tòa nhà 10 tầng và tổng vốn đầu tư khoảng 200 tỷ đồng (thời điểm 2009), thư viện được trang bị hạ tầng công nghệ tiên tiến. Hệ thống quản lý thư viện tích hợp, hệ thống mượn-trả bằng thẻ từ RFID, và hàng trăm máy tính kết nối Internet tốc độ cao đã tối ưu hóa hiệu quả hoạt động thư viện. Vốn tài liệu của thư viện vô cùng phong phú với hơn 650.000 đơn vị, đặc biệt mạnh về các ngành khoa học-kỹ thuật. Thư viện đã và đang tích cực xây dựng bộ sưu tập số gồm luận án, bài giảng điện tử và e-book. Sự đầu tư này không chỉ nâng cao chất lượng phục vụ thư viện mà còn khẳng định tầm nhìn chiến lược của nhà trường, xem thư viện là trái tim của hoạt động đào tạo và nghiên cứu.

IV. Cách tối ưu hóa quản lý thư viện đại học theo quy chế mới

Việc áp dụng hiệu quả quy chế thư viện đại học đòi hỏi một chiến lược tối ưu hóa toàn diện trên nhiều phương diện. Đây không chỉ là việc tuân thủ các điều khoản mà là một quá trình cải tiến liên tục để nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện. Quá trình này bắt đầu từ việc kiện toàn cơ cấu tổ chức, đảm bảo thư viện có đủ quyền tự chủ và một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, có khả năng thích ứng với công nghệ mới. Tiếp theo, chiến lược phát triển tài nguyên thông tin cần được xây dựng một cách bài bản, cân bằng giữa tài liệu truyền thống và tài liệu số, ưu tiên các nguồn học liệu chất lượng cao phù hợp với chương trình đào tạo. Quan trọng không kém là việc cải tiến và đa dạng hóa các dịch vụ thư viện. Thay vì chỉ tập trung vào việc cho mượn tài liệu, các thư viện cần phát triển các dịch vụ hướng tới người dùng như tư vấn thông tin, đào tạo kỹ năng tra cứu, cung cấp tin theo yêu cầu. Việc xây dựng một nội quy thư viện rõ ràng, đặc biệt là các quy định mượn trả tài liệu, kết hợp với việc ứng dụng công nghệ để tự động hóa sẽ giúp cải thiện trải nghiệm người dùng và thúc đẩy văn hóa đọc sinh viên một cách tích cực.

4.1. Tối ưu cơ cấu tổ chức và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý là xương sống của hoạt động thư viện. Theo khảo sát, các thư viện thành công như tại ĐHQG Hà Nội hay ĐHBK Hà Nội đều có mô hình tổ chức rõ ràng, với các phòng ban chuyên môn hóa cao. Để tối ưu hóa, thư viện cần được trao quyền tự chủ, hoạt động như một đơn vị độc lập trực thuộc ban giám hiệu. Điều này cho phép thư viện chủ động trong việc lập kế hoạch, sử dụng ngân sách và ra quyết định. Song song đó, đầu tư vào con người là yếu tố quyết định. Đội ngũ cán bộ không chỉ cần có chuyên môn về thư viện mà còn phải thành thạo ngoại ngữ và công nghệ thông tin. Các trường cần có chính sách đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên để nhân sự có thể quản lý thư viện số, tư vấn cho người dùng về các nguồn tin điện tử và tham gia vào quá trình chuyển đổi số thư viện của nhà trường.

4.2. Xây dựng chiến lược phát triển tài nguyên thông tin

Nguồn tài nguyên thông tin là tài sản quý giá nhất của thư viện. Một chiến lược phát triển hiệu quả cần xác định rõ nhu cầu thông tin của các ngành đào tạo và hướng nghiên cứu của trường. Công tác bổ sung tài liệu phải được tiến hành thường xuyên, ưu tiên các giáo trình, sách chuyên khảo mới và các tạp chí khoa học uy tín. Bên cạnh tài liệu in, việc đầu tư mua quyền truy cập các cơ sở dữ liệu trực tuyến và xây dựng bộ sưu tập tài liệu số hóa (luận văn, bài giảng) là xu hướng tất yếu. Khảo sát cho thấy các thư viện hàng đầu đều chi một ngân sách đáng kể cho tài liệu điện tử. Việc tham gia các liên hiệp thư viện để chia sẻ nguồn lực, cùng mua chung các cơ sở dữ liệu cũng là một giải pháp thông minh để tiết kiệm chi phí và làm phong phú thêm vốn tài liệu, qua đó nâng cao chất lượng phục vụ thư viện.

4.3. Cải thiện dịch vụ thư viện và thúc đẩy văn hóa đọc

Các dịch vụ thư viện hiện đại phải vượt ra ngoài chức năng mượn trả truyền thống. Thư viện cần chủ động tiếp cận người dùng thông qua các hoạt động như tổ chức lớp hướng dẫn sử dụng thư viện, đào tạo kỹ năng tìm kiếm và đánh giá thông tin. Việc giới thiệu sách mới, biên soạn các thư mục chuyên đề, và cung cấp thông tin chọn lọc theo yêu cầu là những dịch vụ giá trị gia tăng được người dùng đánh giá cao. Ngoài ra, việc tạo dựng một không gian học tập chung thoải mái, tiện nghi với các khu vực học cá nhân, học nhóm, và khu vực thư giãn sẽ thu hút sinh viên đến thư viện. Một nội quy thư viện cởi mở nhưng khoa học, đặc biệt là các quy định mượn trả tài liệu linh hoạt và được quản lý bằng công nghệ, sẽ góp phần tạo ra một môi trường thân thiện, khuyến khích và nuôi dưỡng văn hóa đọc sinh viên.

V. Đánh giá hiệu quả thực tiễn Quy chế Thư viện Đại học mới

Việc ban hành và áp dụng quy chế thư viện đại học đã mang lại những chuyển biến tích cực cho hệ thống thư viện tại Hà Nội, tuy nhiên hiệu quả không đồng đều và vẫn còn nhiều tồn tại. Đánh giá thực tiễn cho thấy một bức tranh hai màu sáng tối. Về mặt tích cực, quy chế đã tạo ra một cơ sở pháp lý để các trường chuẩn hóa hoạt động, thúc đẩy quá trình hiện đại hóa. Các thư viện lớn đã có sự đầu tư mạnh mẽ, cải thiện rõ rệt cơ sở vật chất, làm phong phú nguồn tài nguyên thông tin, và triển khai thành công các yếu tố của thư viện số. Chất lượng phục vụ thư viện tại các đơn vị này được nâng lên, nhận được đánh giá của người dùng thư viện một cách tích cực hơn. Tuy nhiên, về mặt hạn chế, sự áp dụng quy chế ở nhiều nơi còn mang tính hình thức. Khoảng cách giữa các thư viện ngày càng doãng ra. Thực trạng thư viện Việt Nam nói chung vẫn còn các vấn đề cố hữu như kinh phí hạn hẹp, tài liệu lạc hậu, và dịch vụ đơn điệu. Nguyên nhân sâu xa nằm ở nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của thư viện và thiếu một cơ chế giám sát, hỗ trợ hiệu quả để thúc đẩy việc áp dụng quy chế một cách toàn diện.

5.1. Thành tựu nổi bật trong việc nâng cao chất lượng phục vụ

Thành tựu lớn nhất sau khi áp dụng quy chế thư viện đại học là sự cải thiện đáng kể về chất lượng phục vụ thư viện tại các đơn vị đi đầu. Việc đầu tư xây dựng các trung tâm học liệu khang trang, hiện đại đã tạo ra một không gian học tập chung hấp dẫn. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý thư viện đại học đã tự động hóa nhiều khâu nghiệp vụ, từ biên mục, quản lý bạn đọc đến mượn trả, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác. Sinh viên và giảng viên có thể dễ dàng tra cứu tài liệu 24/7 thông qua hệ thống OPAC. Việc truy cập vào các cơ sở dữ liệu khoa học quốc tế đã mở ra một chân trời tri thức mới, hỗ trợ đắc lực cho nghiên cứu. Những nỗ lực này đã góp phần thay đổi diện mạo của thư viện, từ một nơi tĩnh lặng trở thành một trung tâm tri thức năng động, một bộ phận không thể thiếu trong đời sống học thuật của nhà trường.

5.2. Hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân cốt lõi cần giải quyết

Bên cạnh những thành tựu, nhiều hạn chế vẫn còn tồn tại. Một bộ phận không nhỏ các thư viện vẫn chưa thoát khỏi tình trạng khó khăn. Vốn tài liệu, đặc biệt là tài liệu ngoại văn và tài liệu chuyên ngành mới, vẫn rất thiếu thốn. Cơ sở vật chất nhiều nơi còn tạm bợ, chưa có tính chuyên dụng. Các dịch vụ thư viện còn đơn điệu, chủ yếu là cho mượn tài liệu tại chỗ, thiếu các dịch vụ mang tính định hướng, cá nhân hóa. Nguyên nhân của những hạn chế này có cả khách quan và chủ quan. Về khách quan, kinh phí nhà nước cấp cho giáo dục nói chung và thư viện nói riêng còn hạn hẹp. Về chủ quan, nhận thức của lãnh đạo một số trường về vai trò của thư viện còn chưa đầy đủ, dẫn đến việc thiếu quan tâm đầu tư. Thêm vào đó, năng lực của một bộ phận cán bộ thư viện chưa đáp ứng được yêu cầu của quá trình chuyển đổi số thư viện, tạo ra sức ì trong quá trình đổi mới.

VI. Bí quyết chuyển đổi số thư viện đại học cho tương lai ngành

Hướng đi tương lai của hệ thống thư viện đại học Việt Nam gắn liền với quá trình chuyển đổi số thư viện và hội nhập quốc tế. Để thành công, cần có những giải pháp đồng bộ từ chính sách vĩ mô đến hành động cụ thể tại mỗi trường. Bí quyết cốt lõi nằm ở việc kết hợp hài hòa ba yếu tố: chính sách, công nghệ và con người. Về chính sách, cần tiếp tục hoàn thiện quy chế thư viện đại học và các văn bản liên quan, tạo ra một cơ chế tài chính bền vững và khuyến khích sự hợp tác, liên thông giữa các thư viện. Về công nghệ, việc đầu tư vào hạ tầng số, các phần mềm quản trị hiện đại và các nền tảng truy cập tài nguyên thông tin là yêu cầu bắt buộc. Đây là nền tảng để xây dựng thư viện số và phát triển các dịch vụ thư viện thông minh. Về con người, cần tập trung đào tạo lại và phát triển đội ngũ cán bộ thư viện có tư duy đổi mới, kỹ năng số và khả năng làm chủ công nghệ. Tương lai của thư viện đại học không phải là những kho sách khổng lồ, mà là những trung tâm học liệu số, nơi tri thức được kết nối và chia sẻ không giới hạn, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp giáo dục và đổi mới sáng tạo của đất nước.

6.1. Kiến nghị hoàn thiện nội quy thư viện và chính sách vĩ mô

Để quá trình hiện đại hóa diễn ra đồng bộ, cần có những điều chỉnh từ cấp vĩ mô. Trước hết, quy chế thư viện đại học cần được rà soát và cập nhật để phù hợp hơn với xu thế phát triển của công nghệ và giáo dục, đặc biệt là các quy định liên quan đến thư viện số và bản quyền. Nhà nước và Bộ Giáo dục & Đào tạo cần có chính sách đầu tư trọng điểm, đồng thời ban hành các tiêu chí kiểm định chất lượng thư viện đại học để tạo động lực cho các trường. Việc xây dựng một nội quy thư viện chung mang tính định hướng, bao gồm cả các tiêu chuẩn về không gian, tài liệu và dịch vụ, sẽ giúp đảm bảo một mặt bằng chất lượng tối thiểu trên toàn hệ thống. Hơn nữa, cần khuyến khích mạnh mẽ việc hình thành các liên hiệp thư viện, tạo cơ chế để các thư viện có thể chia sẻ tài nguyên thông tin và kinh nghiệm quản lý một cách hiệu quả.

6.2. Lộ trình chuyển đổi số và liên thông thư viện hiệu quả

Lộ trình chuyển đổi số thư viện cần được xây dựng một cách bài bản. Giai đoạn đầu tập trung vào số hóa các tài liệu nội sinh có giá trị cao như luận án, giáo trình, kết quả nghiên cứu khoa học. Song song đó là việc xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin vững chắc, bao gồm hệ thống máy chủ, mạng và phần mềm quản trị thư viện tích hợp. Giai đoạn tiếp theo là mở rộng việc mua và truy cập các nguồn tài liệu điện tử từ các nhà xuất bản quốc tế. Yếu tố then chốt cho thành công là khả năng liên thông. Các thư viện cần hướng tới việc sử dụng các chuẩn dữ liệu chung (như MARC 21, Dublin Core) để các cơ sở dữ liệu có thể “nói chuyện” với nhau. Xây dựng một cổng thông tin chung cho phép người dùng tìm kiếm trên tất cả các thư viện thành viên sẽ là một bước đột phá, hiện thực hóa mục tiêu chia sẻ tri thức và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động thư viện trên quy mô quốc gia.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Những quy định chung bao gồm 4 điều (điều 1 - điều 4). Điều 1 quy định phạm vi điều chỉnh và các đối tượng áp dụng quy chế này. Điều 2 quy định tên gọi của thư viện. Điều 3 quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của thư viện.

Điều 4 quy định đối tượng phục vụ của thư viện. Chương 2: Tổ chức và hoạt động thư viện bao gồm 4 điều (điều 5 - điều 8). Điều 5 quy định về cơ cấu tổ chức của thư viện. Điều 6 quy định việc thành lập Hội đồng thư viện.

Điều 7 quy định người làm công tác thư viện. Điều 8 quy định các hoạt động của thư viện. Chương 3: Cơ sở vật chất và kinh phí hoạt động của thư viện bao gồm 3 điều (điều 9 - điều 11). Điều 9 quy định cơ sở vật chất của thư viện về vốn tài liệu và trụ sở trang thiết bị của thư viện trường đại học.

Điều 10 quy định về kinh phí hoạt động của thư viện. Điều 11 quy định về quản lý cơ sở vật chất và kinh phí hoạt động của thư viện. Chương 4: Điều khoản thi hành bao gồm điều 12 quy định về tổ chức thực hiện của thư viện. Chương 2 THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG QUY CHẾ MẪU CỦA BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TẠI CÁC THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI 2.1 Khảo sát việc áp dụng thực hiện quy chế mẫu tại các thư viện đại học 2.1 Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội ( Trung tâm TT – TV ĐHQG HN) Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong những thư viện lớn đi đầu trong việc thực hiện quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học của Bộ Văn hóa, Thể thao & Du lịch.

Đây cũng là thư viện đại học có tương đối đầy đủ điều kiện để hoạt động với tư cách là một cơ quan TT – TV độc lập trong trường đại học, dưới sự lãnh đạo của ban Giám đốc Đại học Quốc gia. Chính vì hoạt động theo quy chế này nên Trung tâm TT – TV ĐHQG HN đã giải quyết được nhiều vấn đề mà các thư viện đại học thành viên trước kia chưa có điều kiện giải quyết.1 Những qui định chung  Tên gọi Tên gọi Tiếng Việt: Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Tên gọi Tiếng Anh: Library and Information Center Vietnam National University, HaNoi Tên giao dịch viết tắt: LIC Trung tâm TT – TV được thành lập theo quyết định số 66/TCCB ngày 14/2/1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQG HN ) trên cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc ĐHQG HN, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.  Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện - Chức năng : Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ các công tác: Đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí của ĐHQGHN. - Nhiệm vụ Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và cung cấp tin, tư liệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán bộ và sinh viên ĐHQGHN cụ thể là: Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức và hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong ĐHQGHN.

Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong ĐHQGHN. Thu thập, bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lí tài liệu và tin. Tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHQGHN bao gồm tất cả các loại hình ấn phẩm và vật mang tin. Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lí, cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện.

Trang bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phương pháp tra cứu, tìm kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN. Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông tin, thư viện, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước. Tham gia tổ chức và điều hành Liên hiệp thư viện các trường đại học và Hiệp hội thông tin - thư viện Việt nam. Tham gia các hiệp hội thư viện quốc tế.

Làm đầu mối nối mạng hệ thống thông tin - thư viện ĐHQGHN và ngành đại học vào mạng quốc gia, khu vực và thế giới. Tổ chức và quản lí đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các tài sản khác của Trung tâm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của ĐHQGHN.  Đối tượng phục vụ của thư viện ĐHQG HN là một đại học lớn trong cả nước, tại đó ngoài nhiệm vụ đào tạo của 3 trường đại học và 7 khoa trực thuộc còn tập trung một số viện nghiên cứu. Chính vì vậy đối tượng phục vụ chính của thư viện là cán bộ quản lý, giảng viên, học sinh, sinh viên của nhà trường.

Ngoài ra còn có một số lượng bạn đọc là cán bộ hợp đồng ngắn hạn của các đơn vị trực thuộc ĐHQG HN, sinh viên tại chức, học viên cao học, nghiên cứu sinh ĐHQG HN.2 Tổ chức và hoạt động của thư viện  Cơ cấu tổ chức của thư viện Bộ máy tổ chức của Trung tâm TT – TV ĐHQG HN bao gồm Ban giám đốc, các phòng chuyên môn và các phòng chức năng. Ban Giám đốc trung tâm gồm Giám đốc, các Phó giám đốc. Giám đốc trung tâm là người đứng đầu Trung tâm chịu trách nhiệm trước Giám đốc ĐHQG HN về toàn bộ hoạt động của Trung tâm, là người đại diện cho Trung tâm trong quan hệ với các cơ quan, tổ chức xã hội khác và trong quan hệ quốc tế. Các chức danh Giám đốc Trung tâm và Phó giám đốc Trung tâm do Giám đốc ĐHQG HN bổ nhiệm và miễn nhiệm.

Trung tâm được tổ chức theo quyết định số 947/TCCB của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội ngày 21/04/1998 (sơ đồ tổ chức xem ở rõ ở phần phụ lục của khoá luận) Các phòng chuyên môn của Trung tâm bao gồm: - Phòng bổ sung + trao đổi: Thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu( sách, báo, tạp chí, tài liệu in ấn, tài liệu điện tử…) phù hợp với các nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học trong toàn ĐHQG HN Liên hệ với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước trong công tác trao đổi thông tin, tư liệu Nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm của Nhà xuất bản ĐHQG HN; các luận án thạc sĩ, tiến sĩ của cán bộ ĐHQG HN; các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ĐHQG HN, cấp nhà nước do các tổ chức, cá nhân trong ĐHQG HN chủ trì, đã được bảo vệ. Đăng kí cá biệt và giao tài liệu cho các kho để tổ chức phục vụ độc giả. Tổ chức giới thiệu sách mới và triển lãm sách chuyên đề. Đầu mối thanh lý tài liệu.

- Phòng phân loại biên mục Xử lý tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu thư viện: định ký hiệu phân loại, từ khoá, tóm tắt nội dung, mô tả phiếu tiền máy, nhập máy. Tổ chức xây dựng và bảo quản hệ thống mục lục tra cứu truyền thống. Nghiên cứu, bổ sung, hoàn thiện bảng phân loại, hệ thống từ khoá - từ chuẩn có kiểm soát. - Phòng Thông tin – Thư mục - Nghiệp vụ Xuất bản bản tin điện tử hàng tháng Tổ chức lao động phục vụ thông tin chọn lọc cho cán bộ lãnh đạo, quản lý và nghiên cứu khoa học trong ĐHQG HN.

Tổ chức các khoá bồi dưỡng nghiệp vụ Thông tin – Thư viện cho cán bộ trung tâm và các đơn vị, cá nhân có nhu cầu. Tổ chức các đợt hướng dẫn sinh viên thực tập chuyên ngành Thông tin – Thư viện theo yêu cầu của các đơn vị trong và ngoài ĐHQG HN. - Phòng máy tính và mạng Quản trị hệ thống cơ sở dữ liệu về sách, luận án, tạp chí… và các dạng dữ liệu trên CD – ROM, vi phim, vi phiếu của Trung tâm. Tổ chức xây dựng và quản lý trang web của Trung tâm; xuất bản bản tin điện tử của Trung tâm dưới dạng website; đưa cơ sở dữ liệu của Trung tâm lên trang web.

Phụ trách các dịch vụ về Internet và truy cập từ xa vào mạng LAN của Trung tâm. Tổ chức quản lý, bảo dưỡng, duy trì hoạt động thường xuyên của toàn bộ hệ thống mạng, máy chủ, máy tính cá nhân và các trang thiết bị tin học trong Trung tâm. Là đầu mối liên hệ với Ban điều hành mạng ĐHQG HN để phối hợp hoạt động. - Hệ thống phòng phục vụ bạn đọc Nhận tài liệu bổ sung, tổ chức, sản xuất, bảo quản các kho tư liệu để phục vụ bạn đọc.

Tổ chức các loại hình phục vụ thông tin tại các khu vực phục vụ bạn đọc của Trung tâm. Quản lý bạn đọc và làm thẻ thư viện cho bạn đọc trong ĐHQG HN. Làm các thủ tục thanh toán thư viện đối với học sinh, sinh viên ĐHQG HN ra trường, chuyển trường. Hệ thống phòng phục vụ bạn đọc gồm: + Phòng phục vụ chung + Phòng phục vụ Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Khoa học xã hội và nhân văn gồm: phòng đọc, phòng mượn Thượng Đình, phòng đọc Mễ Trì, phòng đọc 19 Lê Thánh Tông.

+ Phòng phục vụ Đại học Ngoại ngữ. Các phòng phục vụ bạn đọc có nhiệm vụ chung : tổ chức, sắp xếp tài liệu trong các kho mở, kho đóng, phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin trong ĐHQG HN.  Người làm công tác thư viện Trong 11 năm qua (02/1997 – 02/2008) với 130 cán bộ công nhân viên có trình độ học vấn và kinh nghiệm lâu năm, trong đó có: 1 tiến sĩ, 9 thạc sĩ, 83 cử nhân và 37 cao đẳng, trung cấp, cùng với cơ chế hoạt động đặc biệt Trung tâm TT – TV ĐHQG HN đã phát huy quyền chủ động, sáng tạo và kế thừa các kinh nghiệm truyền thống, Trung tâm đã trở thành đơn vị dẫn đầu các cơ quan Thông tin – Thư viện trong hệ thống các trường Đại học trong cả nước. Trung tâm đã vinh dự được nhận bằng khen của ĐHQG HN về những thành tích xuất sắc trong sự nghiệp phục vụ Thông tin – Thư viện.

Giám đốc Trung tâm đã vinh dự được nhận bằng khen của Thủ tướng Chính phủ.