CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC TRONG CÁC TỔ CHỨC 1. Khái niệm tri thức Trước đây, trong thực tế tồn tại khá nhiều các khái niệm về tri thức. Có thể kể ra một số khái niệm như sau: - Nhiều người theo chủ nghĩa thực chứng tin rằng tri thức là những “niềm tin được chứng minh là đúng”(justified beliefs). - Nonaka và Takeuchi (1995) chỉ ra rằng “tri thức là quá trình năng động của con người trong việc minh chứng các niềm tin cá nhân với những “sự thật”.
Tuy nhiên, theo thời gian thì sự phát triển của nhận thức luận khoa học đã làm cho nhận thức về tri thức cũng đã phát triển và ngày càng đầy đủ hơn, người ta đã đưa ra sơ đồ về cấu trúc thứ bậc của việc tạo ra tri thức mà trong đó còn có một số khái niệm tương đồng như dữ liệu, thông tin. Để hiểu khái niệm tri thức thì chúng ta cần tìm hiểu các khái niệm tương đồng này. - Dữ liệu là những con số hoặc dữ liệu thuần tuý, rời rạc mà quan sát hoặc đo đếm được không có ngữ cảnh hay diễn giải. Dữ liệu được thể hiện ra ngoài bằng cách mã hóa và dễ dàng truyền tải.
Dữ liệu được chuyển thành thông tin bằng cách thêm giá trị thông qua ngữ cảnh, phân loại, tính toán, hiệu chỉnh và đánh giá. - Thông tin là những mô hình hay tập hợp dữ liệu đã được tổ chức lại và diễn giải đặt trong bối cảnh và nhằm một mục đích cụ thể. Thông tin là những thông điệp thường được thể hiện theo dạng văn bản hoặc giao tiếp có thể thấy được hoặc không thấy được nhằm mục đích thay đổi cách nhận thức của người nhận thông tin về vấn đề cụ thể, và gây ảnh hưởng đến sự đánh giá và Luan van 7 hành vi của người nhận. Thông tin là những dữ liệu được tổ chức lại với một mục đích nào đó, vì vậy mà nó sẽ giảm bớt sự không chắc chắn.
Đó cũng chính là sự khác biệt của thông tin với dữ liệu. Tương tự như dữ liệu, thông tin được mã hóa và tương đối dễ dàng truyền tải.1: Từ dữ liệu tới tri thức Nguồn: Serban, A., “Overview of knowledge management”. New Direction for Institutional Research, No. - Tri thức là việc sử dụng tối đa thông tin và dữ liệu kết hợp với tiềm năng con người về kỹ thuật, trình độ, ý tưởng, mức độ cam kết và động cơ làm việc.
Tri thức thường thể hiện trong những hoàn cảnh cụ thể kết hợp với Luan van 8 kinh nghiệm và việc phán quyết hay ra quyết định. Để truyền tải thì đòi hỏi sự học tập của người tiếp nhận tri thức. Như vậy nếu một thông tin giúp chúng ta nhận thức và đưa ra quyết định thì là tri thức. Thông tin trở thành “đầu vào” được nạp vào trong não, qua quá trình xử lý sẽ tạo ra tri thức.
Nhưng quá trình xử lý này với mỗi một cá nhân khác nhau sẽ cho ra những “đầu ra” khác nhau. Có nghĩa là cùng một thông tin như vậy nhưng với mỗi cá nhân thì tri thức mà anh ta nhận thức được sẽ khác với tri thức mà người khác nhận thức. Thông tin là những dữ liệu được cấu trúc hóa được thể hiện ra ngoài và ai cũng có thể tiếp cận. Nhưng tri thức thiên về những thông tin được cấu trúc hóa và cá nhân hóa nằm trong mỗi con người cụ thể, do đó khả năng tiếp cận khó hơn và sự thể hiện ra ngoài không phải lúc nào cũng chính xác.
Tri thức là những dữ liệu, thông tin được cấu trúc hóa, kiểm nghiệm và sử dụng được vào một mục đích cụ thể tạo ra giá trị. Phân loại tri thức Chúng ta có thể chia tri thức làm 2 loại là tri thức hiện (explicit knowledge) và tri thức ẩn (tacit knowledge). - Tri thức hiện (explicit knowledge): Đây là những tri thức được giải thích và mã hóa dưới dạng văn bản, tài liệu, âm thanh, phim, ảnh thông qua ngôn ngữ có lời hoặc không lời, nguyên tắc hệ thống, chương trình máy tính, chuẩn mực hay các phương tiện khác. Những tri thức có cấu trúc thường được thể hiện ra ngoài và dễ dàng chuyển giao.
Ví dụ như các tri thức về chuyên môn được trình bày trong giáo trình, sách, báo, tạp chí… Những tri thức đã được cấu trúc hóa thường là tri thức hiện. - Tri thức ẩn (Tacit knowledge): Tri thức mà một người có được một cách tự giác vô thức. Tri thức ẩn có thể không lý giải hay lập luận được bởi vì (1) tri thức ẩn không được hiểu cặn kẽ, (2) nó quen thuộc, tự động và vượt qua ý thức người sở hữu nó. Ví dụ như là bí quyết, niềm tin, kinh nghiệm, sự Luan van 9 nhạy cảm trong công việc… Nonaka và Takeuchi (1995) đã phân biệt tri thức hiện và tri thức ẩn.
Tri thức hiện là các tri thức được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, hoặc các báo cáo, chúng có thể được chuyển tải trong những ngôn ngữ chính thức và có hệ thống. Trong khi đó, tri thức ẩn là những tri thức không thể hoặc rất khó được hệ thống hoá trong các văn bản, tài liệu, các tri thức này mang tính cá nhân, gắn liền với bối cảnh và công việc cụ thể. Tri thức ẩn rất khó thể hiện trên các tài liệu nhưng lại có tính vận hành cao trong bộ não của con người. Sự phân biệt giữa tri thức hiện và tri thức ẩn có thể được thể hiện ở bảng sau: Bảng 1.1: Sự phân biệt giữa tri thức hiện và tri thức ẩn Tri thức hiện Tri thức ẩn (Hồ sơ hóa) (Bí quyết gắn liền với con người) · Mang tính cá nhân · Dễ dàng được hệ thống hóa · Mang tính bối cảnh cụ thể · Có thể lưu trữ Đặc · Khó khăn trong việc chính thức · Có thể chuyển giao, truyền đạt tính hóa · Được diễn đạt và chỉa sẻ một · Rất khó tiếp nhận, truyền đạt cách dễ dàng và chia sẻ · Các tài liệu chỉ dẫn họat động · Các quá trình kinh doanh và · Các chính sách và thủ tục của truyền đạt phi chính thức Nguồn tổ chức · Các kinh nghiệm cá nhân · Các báo cáo và cơ sở dữ liệu · Sự thấu hiểu mang tính lịch sử Nguồn: Serban, A.
“Overview of knowledge management.” New Direction for Institutional Research, No. Luan van 10 Những tri thức ẩn là dạng tri thức nằm trong đầu con người. Nhiều người cho rằng đây là phần lớn tri thức bên trong một tổ chức. Những gì mà con người biết thì thường giá trị hơn là những gì được viết ra.
Vì vậy tạo ra mối liên hệ giữa người không biết và người biết là một khía cạnh hết sức quan trọng của một tổ chức. Mục tiêu của quản trị tri thức là giúp chia sẻ những tri thức ẩn bên trong một tổ chức sao cho mọi người đều có thể sử dụng những kiến thức chuyên môn trong một lĩnh vực nhất định để giải quyết vấn đề cho khách hàng và tạo nên những sản phẩm hiệu quả hơn. Ta có thể ví tri thức trong mỗi con người và tổ chức giống như tảng băng trôi, nếu tri thức bộc lộ là phần nổi thì tri thức ẩn là phần chìm. Bên cạnh đó, trong quá trình phân tích quá trình chuyển đổi các tri thức ẩn thành các tri thức hiện được hệ thống hoá, Nonaka và Takeuchi (1995) đã nhận dạng bốn quá trình có quan hệ qua lại lẫn nhau theo đó tri thức luân chuyển trong tổ chức và chuyển hoá thành những dạng khác nhau: (1).
Xã hội hoá: Qúa trình chia sẻ những kinh nghiệm và tạo ra những tri thức ẩn; (2). Sự ngoại hoá: Qúa trình kết nối các tri thức ẩn thành các khái niệm rõ ràng; (3). Kết hợp: Qúa trình phân loại và hội nhập thành các tri thức hiện; (4). Sự tiếp thu: Qúa trình biến các tri thức hiện thành các tri thức ẩn.
Ngoài ra, hiện nay có một số quan điểm cho rằng ngoài hai loại tri thức là tri thức hiện (explicit knowledge) và tri thức ẩn (tacit knowledge) thì còn có tri thức tiềm năng (implicit knowledge). Tri thức tiềm năng (implicit knowledge) hay còn gọi là potential knowledge là tri thức được chứa dưới dạng ngôn ngữ có lời hoặc không lời, hành động (cả khi ghi hình hay thể hiện dưới dạng một phần của hệ thống truyền thông), mạng lưới những bộ óc đã được đào tạo, tri thức gắn trong công nghệ, văn hoá, thực tiễn,. Hầu hết các doanh nghiệp đều Luan van 11 có những dữ liệu thể hiện doanh số bán hàng, khách hàng. Những doanh số này thể hiện tri thức tiềm năng – là những số liệu mà từ đó tri thức mới có thể rút ra được nếu như dữ liệu này được truy cập và phân tích.
ĐỊNH NGHĨA VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ TRI THỨC 1. Định nghĩa quản trị tri thức Quản trị tri thức là một khái niệm mà hiện đang còn nhiều tranh luận. Tuy nhiên dù tranh luận thế nào thì bản chất quản trị tri thức vẫn là một. Sự khác biệt chỉ là cách chúng ta tiếp cận nghiên cứu và ứng dụng.
Sau đây chúng tôi trình bày tổng quan về các khái niệm về quản trị tri thức đang được các học giả trong và ngoài nước sử dụng, từ đó đưa ra khái niệm chung nhất mang tính ứng dụng. Có rất nhiều cách tiếp cận và định nghĩa khác nhau tuỳ theo cách nhìn và phương thức của mỗi cá nhân hay tổ chức. Sau đây là một số định nghĩa đã được đưa ra: - “Quản trị tri thức là quá trình tạo ra tri thức, và việc này được nối tiếp với việc thể hiện kiến thức, truyền bá và sử dụng kiến thức, và sự duy trì (lưu giữ, bảo tồn) và cải biến kiến thức” (De Jarnett, 1996). - “Quản trị tri thức là quá trình của việc quản lý một cách cẩn trọng tri thức để đáp ứng các nhu cầu hiện hữu, để nhận ra và khai thác những tài sản tri thức hiện có và có thể đạt được và để phát triển những cơ hội mới” (Quintas et al, 1997).
- “Quản trị tri thức là hoạt động mà họat động này quan tâm tới chiến lược và chiến thuật để quản lý những tài sản trọng tâm là con người (human center assets)” (Brooking, 1997). - “Quản trị tri thức là quá trình có hệ thống của việc nhận dạng, thu nhận, và chuyển tải những thông tin và tri thức mà con người có thể sử dụng để sáng tạo, cạnh tranh, và hoàn thiện” (Trung tâm Năng suất và Chất lượng Hoa Luan van 12 Kỳ - Trích dẫn bởi Serban và Luan).