Tổng quan nghiên cứu

Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về tài chính, kế hoạch và đầu tư trên địa bàn. Từ năm 2010 đến 2015, dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn đạt khoảng 550.887 triệu đồng, tăng 1,01 lần so với năm 2010; dự toán chi ngân sách thành phố năm 2015 là 504.541 triệu đồng, tăng 1,23 lần so với năm 2010. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, phòng còn tồn tại nhiều lãng phí về sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị và lao động, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và sử dụng ngân sách.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm đề xuất các giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn (Lean management) tại Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh, nhằm giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các hoạt động quản trị tại phòng trong giai đoạn 2010-2015, với trọng tâm là việc nhận diện các loại lãng phí và đề xuất mô hình quản trị tinh gọn phù hợp.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính công, góp phần tiết kiệm ngân sách nhà nước, đồng thời tạo tiền đề cho việc áp dụng các phương pháp quản trị hiện đại trong các cơ quan hành chính công tại Việt Nam. Các chỉ số như tỷ lệ lãng phí về sử dụng máy tính (31%) và việc sử dụng máy tính cho mục đích cá nhân (72%) cho thấy tiềm năng cải tiến lớn khi áp dụng quản trị tinh gọn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản trị tinh gọn, bao gồm:

  • Khái niệm quản trị tinh gọn (Lean management): Tư duy quản trị nhằm tối đa hóa giá trị gia tăng bằng cách loại bỏ tối đa chi phí lãng phí, bao gồm lãng phí hữu hình và vô hình. Công thức cơ bản:
    [ \text{Lợi nhuận} = \text{Doanh thu} - (\text{Chi phí thực} + \text{Chi phí lãng phí}) ]

  • Phương pháp 5S: Bao gồm Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Chuẩn hóa (Seiketsu), Tâm thế (Shitsuke). Đây là nền tảng để tạo môi trường làm việc khoa học, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả.

  • Phương pháp Kaizen: Cải tiến liên tục dựa trên sự tham gia của tất cả nhân viên, nhằm loại bỏ lãng phí và nâng cao năng suất công việc từng bước nhỏ nhưng bền vững.

  • Quản lý trực quan (Mieruka): Sử dụng hình ảnh, bảng biểu, sơ đồ để cập nhật thông tin hoạt động nhanh chóng, giúp điều chỉnh kịp thời và nâng cao hiệu quả quản lý.

Các khái niệm chính bao gồm: lãng phí hữu hình và vô hình, chi phí lãng phí, cải tiến liên tục, quản lý trực quan, và tâm thế trong quản trị tinh gọn.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp phương pháp định tính và định lượng, thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp:

  • Nguồn dữ liệu:

    • Số liệu thứ cấp từ các báo cáo, bảng biểu, tài liệu của Phòng Tài chính - Kế hoạch.
    • Dữ liệu sơ cấp thu thập qua quan sát thực tế, bảng hỏi khảo sát 14 cán bộ nhân viên, phỏng vấn chuyên sâu với lãnh đạo và cán bộ chủ chốt.

  • Phương pháp phân tích:

    • Phân tích thống kê số liệu bằng phần mềm Excel để đánh giá thực trạng.
    • Phân tích nhân quả để xác định nguyên nhân các loại lãng phí.
    • So sánh thực trạng với lý thuyết quản trị tinh gọn để đề xuất giải pháp phù hợp.

  • Timeline nghiên cứu:

    • Thời gian nghiên cứu từ năm 2010 đến 2015 tại Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh.
    • Quy trình nghiên cứu gồm ba bước: thu thập và phân tích dữ liệu, xác định nguyên nhân lãng phí, đề xuất và kiểm chứng giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Lãng phí về sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị:

    • 31% nhân viên cho biết chưa sử dụng hết công năng máy tính.
    • 72% nhân viên sử dụng máy tính cho mục đích cá nhân trong giờ làm việc.
    • Văn phòng phẩm bị sử dụng lãng phí do in ấn không tiết kiệm, sử dụng máy photocopy bừa bãi.
    • Việc tắt thiết bị điện chưa được thực hiện nghiêm túc, gây lãng phí điện năng.

  2. Lãng phí về lao động:

    • Chỉ 11,1% nhân viên làm việc hết khả năng.
    • Thời gian làm việc chưa được sử dụng hiệu quả, có hiện tượng đi trễ, về sớm, làm việc riêng trong giờ hành chính.
    • Bố trí lao động chưa phù hợp với chuyên môn, gây lãng phí nhân lực và chi phí lương.

  3. Lãng phí do quy trình làm việc:

    • Thiếu quy trình làm việc chuẩn, dẫn đến trùng lặp, chờ đợi và lỗi trong xử lý hồ sơ, văn bản.
    • Chưa có cơ chế kiểm soát và xử lý kịp thời các lỗi phát sinh.

  4. Lãng phí do chưa phát huy sức sáng tạo của nhân viên:

    • Thiếu sự khuyến khích, tiếp nhận ý kiến đóng góp và sáng kiến cải tiến từ cán bộ nhân viên.
    • Tâm thế làm việc chưa thực sự chủ động và cam kết với công việc chung.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các loại lãng phí xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ về quản trị tinh gọn, thiếu sự cam kết từ lãnh đạo và nhân viên, cũng như chưa có hệ thống quy trình và công cụ quản lý hiệu quả. So với các nghiên cứu trong nước và quốc tế, kết quả này tương đồng với thực trạng nhiều cơ quan hành chính công khi mới bắt đầu áp dụng quản trị tinh gọn.

Việc sử dụng máy tính cho mục đích cá nhân và lãng phí văn phòng phẩm phản ánh sự thiếu kiểm soát và ý thức tiết kiệm trong tổ chức. Lãng phí lao động và quy trình làm việc chưa chuẩn hóa làm giảm năng suất và hiệu quả công việc, đồng thời tăng chi phí hoạt động.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tròn thể hiện tỷ lệ sử dụng máy tính đúng mục đích, biểu đồ cột so sánh năng suất lao động theo từng bộ phận, và bảng tổng hợp các loại lãng phí cùng nguyên nhân. Những biểu đồ này giúp minh họa rõ ràng mức độ và phân bố lãng phí, từ đó làm cơ sở cho việc đề xuất giải pháp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và triển khai hệ thống 5S tại Phòng Tài chính - Kế hoạch:

    • Mục tiêu: Tạo môi trường làm việc khoa học, giảm thiểu lãng phí vật tư và thời gian tìm kiếm.
    • Thời gian: Triển khai trong 6 tháng đầu năm.
    • Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo phối hợp với toàn thể cán bộ nhân viên.

  2. Đào tạo nâng cao nhận thức và kỹ năng quản trị tinh gọn cho cán bộ nhân viên:

    • Mục tiêu: Nâng cao ý thức tiết kiệm, cải tiến liên tục và phát huy sáng tạo.
    • Thời gian: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ hàng quý.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Tổ chức cán bộ phối hợp với chuyên gia tư vấn.

  3. Xây dựng quy trình làm việc chuẩn hóa và áp dụng quản lý trực quan:

    • Mục tiêu: Giảm thiểu lỗi, trùng lặp và chờ đợi trong xử lý công việc.
    • Thời gian: Hoàn thiện quy trình trong 3 tháng, áp dụng liên tục.
    • Chủ thể thực hiện: Ban quản lý dự án cải tiến quy trình.

  4. Thiết lập cơ chế khuyến khích và khen thưởng sáng kiến cải tiến:

    • Mục tiêu: Khuyến khích sự tham gia tích cực của nhân viên trong cải tiến công việc.
    • Thời gian: Áp dụng ngay từ quý tiếp theo.
    • Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo phòng phối hợp với công đoàn.

  5. Tăng cường kiểm soát và giám sát việc sử dụng tài sản, thiết bị và thời gian làm việc:

    • Mục tiêu: Giảm lãng phí điện năng, văn phòng phẩm và nâng cao hiệu quả lao động.
    • Thời gian: Triển khai ngay và duy trì thường xuyên.
    • Chủ thể thực hiện: Ban quản lý hành chính và nhân sự.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các cơ quan hành chính công:

    • Lợi ích: Hiểu rõ về quản trị tinh gọn và cách áp dụng để nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm ngân sách.
    • Use case: Xây dựng kế hoạch cải tiến quy trình làm việc tại đơn vị mình.

  2. Chuyên viên quản lý tài chính và kế hoạch:

    • Lợi ích: Nắm bắt các phương pháp giảm lãng phí trong quản lý tài chính công.
    • Use case: Áp dụng 5S và quản lý trực quan trong công tác hàng ngày.

  3. Nhà nghiên cứu và giảng viên trong lĩnh vực quản trị công:

    • Lợi ích: Tham khảo mô hình quản trị tinh gọn "Made in Vietnam" và các kết quả thực tiễn.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu hoặc giảng dạy về quản trị tinh gọn.

  4. Các tổ chức tư vấn quản lý và cải tiến quy trình:

    • Lợi ích: Có cơ sở thực tiễn để tư vấn, hỗ trợ các cơ quan hành chính công áp dụng quản trị tinh gọn.
    • Use case: Thiết kế chương trình đào tạo và cải tiến quy trình cho khách hàng.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản trị tinh gọn là gì và tại sao cần áp dụng trong cơ quan hành chính?
    Quản trị tinh gọn là tư duy quản lý nhằm loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa quy trình để nâng cao hiệu quả công việc. Áp dụng trong cơ quan hành chính giúp tiết kiệm ngân sách, nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ công.

  2. Phương pháp 5S gồm những bước nào và lợi ích ra sao?
    5S gồm Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Chuẩn hóa và Tâm thế. Lợi ích là tạo môi trường làm việc khoa học, giảm thời gian tìm kiếm, nâng cao an toàn và tinh thần làm việc.

  3. Làm thế nào để phát hiện và giảm thiểu lãng phí trong công việc?
    Bằng cách quan sát thực tế, khảo sát ý kiến nhân viên, phân tích quy trình làm việc và áp dụng các công cụ quản trị tinh gọn như 5S, Kaizen, quản lý trực quan để nhận diện và loại bỏ các hoạt động không tạo giá trị.

  4. Tại sao tâm thế của nhân viên lại quan trọng trong quản trị tinh gọn?
    Tâm thế thể hiện sự tự giác, chủ động và cam kết của nhân viên trong việc duy trì và cải tiến quy trình. Đây là yếu tố quyết định thành công của việc áp dụng quản trị tinh gọn.

  5. Làm thế nào để duy trì và phát triển văn hóa quản trị tinh gọn trong cơ quan?
    Cần có sự cam kết lâu dài của lãnh đạo, tổ chức đào tạo liên tục, thiết lập cơ chế khen thưởng sáng kiến, đồng thời áp dụng các công cụ quản lý trực quan để duy trì sự minh bạch và hiệu quả.

Kết luận

  • Quản trị tinh gọn là giải pháp hiệu quả để giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động tại Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh.
  • Các loại lãng phí chính gồm lãng phí về sử dụng thiết bị, lao động, quy trình làm việc và chưa phát huy sáng tạo của nhân viên.
  • Áp dụng phương pháp 5S, Kaizen và quản lý trực quan là nền tảng để cải tiến môi trường làm việc và quy trình công tác.
  • Cần có sự cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo và sự tham gia tích cực của toàn thể cán bộ nhân viên để triển khai thành công quản trị tinh gọn.
  • Các bước tiếp theo bao gồm đào tạo, xây dựng quy trình chuẩn, thiết lập cơ chế khuyến khích và giám sát thực hiện nhằm duy trì và phát triển văn hóa quản trị tinh gọn trong cơ quan.

Hãy bắt đầu hành trình cải tiến quản trị tinh gọn ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả công việc và đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững của thành phố Bắc Ninh.