Phần mở đầu Chƣơng 1 – Tổng quan tình hình nghiên cứu và cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn. Chƣơng 2 – Phƣơng pháp nghiên cứu. Chƣơng 3 – Thực trạng và nguyên nhân hoạt động quản trị tại phòng Tài chính - Kế hoạch dƣới góc độ quản trị tinh gọn. Chƣơng 4 – Giải pháp áp dụng Quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc UBND thành phố Bắc Ninh.
Kết luận 5 z CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN 1. Tổng quan tình hình nghiên cứu về quản trị tinh gọn và áp dụng quản trị tinh gọn 1. Tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn trên thế giới Từ lý luận về phân công lao động của Adam Smith, lý thuyết này đã giúp các nhà sản xuất nâng cao hiệu quả lao động hơn, tiết kiệm thời gian sản xuất bằng cách thay vì phân một công việc lớn cho một ngƣời làm, công việc lớn đƣợc chia nhỏ thành các công việc phụ cho nhiều ngƣời khác cùng thực hiện. Tiếp đó ngƣời đóng góp rất lớn trong lịch sử hình thành thuyết về quản trị tinh gọn là Frederick Taylor – kỹ sƣ cơ khí ngƣời Mỹ đƣợc coi là cha đẻ của „„ quản lý khoa theo khoa học‟‟.
Ông cho rằng để nâng cao năng suất công nghiệp, cần nghiên cứu cẩn thận quá trình làm việc để khai thác chính xác chuỗi thao tác và làm theo cách tốt nhất. Từ cuối những năm 1970, quản trị tinh gọn trở thành một phƣơng pháp đƣợc nhiều nhà quản trị Mỹ lựa chọn để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đến năm 2000, James Womack cho ra đời cuốn sách đầu tiên đi sâu mô tả về một hình thức thực hành quản trị tinh gọn là The Machine that Change the World (Cỗ máy làm thay đổi thế giới) và tạo ra làn sóng mới với khái niệm „sản xuất tinh gọn‟ (Lean manufacturing). Ông đã so sánh hệ thống so sánh với các sản xuất ô tô Nhật Bản với các khác trên thế giới chỉ ra tính hiệu quả và minh chứng bằng sự thành công của phƣơng pháp sản xuất này.
Tất cả những tƣ duy trên đã xây dựng nền tảng hình thành để tạo thành tƣ duy, phƣơng thức quản trị mới – quản trị tinh gọn, giúp rút ngắn thời gian sản xuất, nâng cao tính hiệu quả của hệ thống bằng cách loại bỏ lãng phí từng công đoạn của chu trình sản xuất để đạt đƣợc chất lƣợng tốt nhất với chi phí thấp nhất, trong khi vẫn nâng cao đƣợc mức an toàn và tinh thần ngƣời lao động (Like, 2004). 6 z Xuất phát từ việc nghiên cứu bí quyết để thực hiện phƣơng pháp sản xuất tinh gọn thành công, triết lý và tƣ duy quản trị ra đời, Thomas L. Jakson (1996) đã chỉ ra một doanh nghiệp muốn xây dựng đƣợc hệ thống sản xuất tinh gọn cần phải có hệ thống quản trị tinh gọn trƣớc, vì ba lý do sau : - Để triển khai đƣợc hệ thống sản xuất tinh gọn, doanh nghiệp cần chiến lƣợc phát triển dài hạn và đủ cam kết để chuyển sang phƣơng pháp sản xuất mới. - Quá trình chuyển đổi từ mô hình sản xuất cũ sang mô hình sản xuất mới cần thay đổi về quy chế quy trình vận hành, cơ cấu tổ chức cũng nhƣ con ngƣời, máy móc và thiết bị.
- Quyết định chuyển đổi từ mô hình sản xuất cũ sang sản xuất tinh gọn cần sự nhiệt tâm của ngƣời lãnh đạo có quyền quyết định cao nhất trong tổ chức. Cũng từ đây, các nội dung tạo lên nguyên lý quản trị tinh gọn bắt đƣợc đƣợc nghiên cứu, phát triển và áp dụng rộng rãi trên thế giới. Thực hành quản trị tinh gọn hiệu quả sẽ giúp nâng cao năng lực hoạt động cho cả hệ thống và bên trong và bên ngoài tổ chức, tạo tiền để để nâng cao khả năng cạnh tranh thông qua sử dụng các nguyên tắc tinh gọn, các quá trình đƣợc hoạch định và các công cụ hỗ trợ (Imai, 1986, 1997; Womack và cộng sự, 1990; Nishiguchi, 1994; Fujimoto, 1999; Emiliani và công sự, 2003). Tuy nhiên, việc áp dụng cần đảm bảo tính linh hoạt và phù hợp, dựa theo các bối cảnh và đặc điểm của từng doanh nghiệp, từng địa phƣơng khác nhau.
Các nghiên cứu về quản trị tinh gọn trong nước Sau khi nghiên cứu và khảo sát tình hình nghiên cứu về quản trị tinh gọn thông qua các công trình nghiên cứu đã đƣợc thực hiện, tác giả liệt kê một số tác giả và nội dung điển hình nhƣ sau: Vận dụng kế toán quản trị theo hƣớng tinh gọn tại Công ty TNHH QMI INDUSTRIAL Việt Nam của tác giả Lê Hƣơng Trà, 201 Tác giả đã nêu ra đƣợc tổng quan về quản trị tinh gọn. Sau đó, bằng những lập luận dựa trên lý thuyết về quản trị tinh gọn, tác giả đã áp dụng một cách có chọn lọc các công cụ của quản trị tinh gọn vào chuyên ngành kế toán theo phƣơng pháp truyền thống và theo phƣơng pháp tinh gọn. Việc áp dụng linh hoạt quản trị tinh gọn đã mang lại nhiều 7 z lợi ích, tăng năng xuất lao động, tăng doanh thu cho từ đó tăng thu nhập cho ngƣời lao động. Trong năm 2012-2013, Tiến sĩ Nguyễn Đăng Minh – Giảng viên Trƣờng Đại học Kinh tế- Đại học Quốc Gia Hà Nội và nhóm nghiên cứu của mình đã thực hiện đề tài „Thực trạng áp dụng 5S tại các Doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hà Nội‟.
Nội dung đề tài đã phản ánh thực trạng áp dụng 5S tại các doanh nghiệp MSME thuộc cụm khu công nghiệp vừa và nhỏ Từ Liêm và khu công nghiệp Sài Đồng. Kết quả nghiên cứu cho thấy 5S đã đƣợc các doanh nghiệp quan tâm và thấy rõ đƣợc tầm quan trọng trong việc giảm thiểu những lãng phí không đáng có nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất. Nhóm tác giả cũng đƣa ra đƣợc giải pháp để thực hiện và duy trì 5S trong doanh nghiệp cần phải thay đổi về chính sách, sự quyết tâm cao của ngƣời lãnh đạo và sự tƣ vấn của các chuyên gia. Tuy nhiên, số lƣợng các MSME đƣợc tiếp cận với 5S còn rất hạn chế.
Năm 2014, Tiến sĩ Nguyễn Đăng Minh đã thực hiện đề tài nghiên cứu „Xây dựng mô hình quản trị tinh gọn nhằm nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp Việt Nam‟. Đề tài nghiên cứu về lý thuyết quản trị tinh gọn, về tình hình cụ thể của các doanh nhiệp Việt Nam khi áp dụng phƣơng pháp quản trị tinh gọn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp phát triển, đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp trong nƣớc.2 Cơ sở lý luận về Quản trị tinh gọn 1.1 Khái Niệm Quản trị tinh gọn là tƣ duy quản trị tạo ra lợi nhuận hoặc giá trị gia tăng cho doanh nghiệp bằng cách dùng trí tuệ của con ngƣời cắt giảm tối đa chi phí lãng phí. Lợi nhuận (Giá trị gia tăng) = Doanh thu – Chi phí Chi phí = Chi phí thực + Chi phí lãng phí. Chi phí lãng phí = Chi phí lãng phí hữu hình + Chi phí lãng phí vô hình (TS.
Nguyễn Đăng Minh và cộng sự, 2013) 8 z Cách thức hiệu quả giúp tăng lợi nhuận/giá trị gia tăng cho doanh nghiệp chính là cắt giảm chi phí hoặc tăng doanh thu. Việc gia tăng doanh thu thông qua việc tăng giá bán hoặc tăng sản lƣợng thƣờng có giới hạn do phụ thuộc vào tâm lý ngƣời tiêu dùng cũng nhƣ quan hệ cung cầu trên thị trƣờng. Cắt giảm chi phí đƣơng nhiên doanh nghiệp không thể cắt giảm chi phí cần thiết để duy trì sản xuất kinh doanh, đảm bảo chất lƣợng của sản phẩm nhƣ chi phí nguyên vật liệu, lƣơng công nhân. Vì vậy giải pháp giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận một cách bền vững đó là không ngừng cắt giảm các chi phí lãng phí.
Chi phí lãng phí tồn tại dƣới hai hình thức là chi phí vô hình và chi phí lãng phí hữu hình. Lãng phí vô hình là lãng phí trong tƣ duy làm việc và lãng phí trong phƣơng pháp làm việc. Lãng phí hữu hình là lãng phí quên tắt đèn, tắt van nƣớc, hàng hoá hỏng, phế phẩm… 1.2 Các phương pháp trong quản trị tinh gọn 1.1 Phương pháp 5S 5S là từ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiketsu và Shitsuke. Đối với các nƣớc châu Âu và châu Mỹ, 5S đƣợc dịch thành Sorting, Straitening, Shining, Standardizing và Sustaining.
Khi du nhập vào Việt Nam, 5S mang ý nghĩa Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, chuẩn hóa, tâm thế. Mục đích của 5S *Tạo nên và duy trì một môi trƣờng làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc từ khu vực văn phòng, nơi sản xuất, kho hàng, nguyên vật liệu hay các vị trí xung quanh nhƣ sân bãi, chỗ để xe ,. * Đòi hỏi sự cam kết, nhận thức và sự tham gia của tất cả mọi ngƣời từ Lãnh đạo cho tới ngƣời công nhân bởi vì hoạt động 5S dành cho tất cả mọi ngƣời và không loại trừ bất kì ai trong Lợi ích khi áp dụng 5S *Tạo ra một môi trƣờng làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí. * Giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình nhƣ rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con ngƣời.
9 z *Giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ƣu thế cạnh tranh. *Với một môi trƣờng làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động. *Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể đƣợc nhận thức rõ và nâng cao, tăng cƣờng tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên. *Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5S.
*Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của trong con mắt khách hàng. Các bƣớc thực hiện 5S *Seiri - Sorting - Sàng lọc: chỉ giữ lại những gì cần thiết, xác định các nhân tố “tạo ra giá trị” - có ích, loại bỏ các yếu tố gây lãng phí không có giá trị để tạo ra nhiều không gian hơn cho sản xuất và cải thiện quy trình sản xuất. Việc đánh giá và triển khai Seri- Sàng lọc bao gồm: + Lập kế hoạch và tiến hành tổng vệ sinh định kỳ + Xây dựng tiêu chí và phân loại đồ vật cần thiết, không cần thiết trong công việc. + Xác định và phân loại đồ vật cần thiết và không cần thiết theo tiêu chí trên.
+ Loại bỏ đồ vật không cần thiết ra khỏi nơi làm việc.