Chương 1: Giới thiệu tình huống 1. Hàng tồn kho (Product Master) Product type: Item Product subtype: Product masters Product Dimensions: SizeCol - Site Color • Size: S, M, L • Color: Red, Black Item model groups: WA - Weight Average Item groups: HH - Hàng hóa Storage dimension group: SW - Site Warehouse Tracking dimension group: None Inventory/Purchase/Sales unit: pcs Item sale tax group (Purchase taxation): VAT10 Item sale tax group (Sales taxation): VAT10 1. Nhà cung cấp (Vendor account) Record type: Organization Vendor group: 010 - Nhà cung cấp trong nước Sale tax group: 01 - Hàng hóa, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT Terms of payment: Bank 1. Khách hàng (Customer Account) Record type: Organization Customer group: 010 - Khách hàng trong nước Sale tax group: 01 - Hàng hóa, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT Terms of payment: N30 Delivery terms: 1.
Tài sản cố định (Fixed asset) Fixed asset group: 2111 - Nhà cửa vật kiến trúc Type: Tangible Property type: Fixed asset Value models: V01 Posting layer: Current Depreciation profile: PRO Depreciation run day: 12/20/2022 Service life: 8.00 Posting profile: GEN Chương 2: Giải quyết tình huống 2. Tạo mới mã Hàng tồn kho (Product Master) Bước 1: Chọn UEH 2 Bước 2: Chọn Product information management Bước 3: Chọn Common → Products → Product Master Bước 4: Trên thanh công cụ của giao diện Product Masters hiện ra, chọn nút Product trên thanh công cụ để tạo mã hàng tồn kho mới 3 Bước 5: Điền các thông tin như hình để tạo mới mã Hàng tồn kho ERP (S7)_09, sau đó nhấn nút OK để tiến hành tạo mới mã Hàng tồn kho vừa điền Sau khi tạo thành công mã Hàng tồn kho mới sẽ được cập nhật lên hệ thống. 4 Bước 6: Mở mã Hàng tồn kho ERP (S7)_09 vừa tạo bằng cách nhấn đúp vào tên mã Hàng tồn kho cần mở hoặc nhấn chuột phải chọn Open. Đây là giao diện của chi tiết mã Hàng tồn kho.
Bước 7: Chọn Product dimensions để tạo Size và Colour cho mã Hàng tồn kho vừa tạo. • Ở mục Size, chọn New để thêm các size mới cho mã Hàng tồn kho vừa tạo, bao gồm các size S, M, L 5 • Ở mục Colors, chọn New để thêm các màu mới cho mã Hàng tồn kho vừa tạo, bao gồm các màu Red, Black 6 Bước 8: Chọn Product variants để chọn nhóm thuộc tính Giao diện Product variants của mã Hàng tồn kho ERP (S7)_09 hiện ra như sau: 7 Chọn New để thêm nhóm thuộc tính mới Nhập các thông tin như sau để thêm một thuộc tính vào Product variants, sau khi hoàn tất thêm thuộc tính thì nhấn Close thì hệ thống sẽ tự động lưu những thuộc tính vừa thêm 8 Bước 9: Vào group Set up, Dimension group để thiết lập Storage Dimension SW và Tracking Dimension None. Bước 10: Trên thanh công cụ, ở group Product authorization chọn Release Product, chọn các Products và chọn Companies UEH, sau khi hoàn tất các thao tác chọn, nhấn OK. 9 Giao diện sau khi nhấn OK sẽ hiện ra như sau, nhấn OK tiếp tục để hoàn tất thao tác chọn.
Bước 11: Vào chức năng Released products để bổ sung các thông số 10 Tìm kiếm mã Hàng tồn kho ERP (S7)_09 vừa Released trước đó Trên thanh công cụ, chọn nút Edit để bổ sung các thông số 11 12 13 2. Tạo mới mã Nhà cung cấp (Vendor account) Đặt tên mã Nhà cung cấp (Vendor account): ERP (S7)_ 09 Search Vender account: 819 Bước 1: Chọn UEH 14 Bước 2: Chọn chức năng Procurement & Sourcing Bước 3: Trong mục Common → Vendors → Chọn All Vendors, Màn hình sẽ hiển thị như sau 15 Bước 4: Tạo mới Vender ở mục New trên thanh công cụ: Bước 5: Điền vào các thông tin theo yêu cầu như sau: 16 Bước 6: Kết quả đã được lưu và khi tra cứu sẽ được như hình dưới: 17 2. Tạo mới mã Khách hàng (Customer Account) Đặt tên mã Khách hàng (Customer Account): ERP (S7)_09 Bước 1: Chọn UEH Bước 2: Thực hiện chọn một trong hai đường dẫn sau: (1) Chọn Sales and marketing → Common → Customers → All customers 18 (2) Chọn Accounts receivable → Common → Customers → All customers 19 Bước 3: Trên thanh công cụ của giao diện All customers hiện ra, vào New, chọn Customer để tạo mã khách hàng Bước 4: Điền các thông tin như hình để tạo mới mã Hàng tồn kho ERP (S7)_09 20 Bước 5: Sau đó chọn (1) Save and close để lưu thông tin và đóng (2) Save and open → Customer để bổ sung thêm các thông tin 21 Bước 6: Kiểm tra mã khách hàng (Customer Account) đã tạo trên hệ thống 2. Thực hiện quy trình Mua hàng (Purchase order) Mua từ Nhà cung cấp 1.000 đơn vị hàng S/Black với giá 5.000 đơn vị hàng M/Red với giá 7.700đ (bao gồm thuế GTGT 10%) nhập về kho HCM 01.
Bước 1: Chọn UEH 22 Bước 2: Chọn Account Payable Bước 3: Chọn Common → Purchase Orders → All Purchase Orders 23 Bước 4: Trên thanh công cụ, chọn Purchase order để tạo mới một Purchase order Bước 5: Điền các thông tin để tạo mới Purchase order, sau đó bấm OK để hoàn tất tạo mới. 24 Bước 6: Giao diện của Purchase order vừa tạo hiện ra. Nhấn Add line để thêm một yêu cầu mua hàng mới. Điền các thông tin của đơn hàng vào các cột cần thiết.
Sau khi điền xong các thông tin yêu cầu mua hàng, vào Line details để kiểm tra các thông tin về Sale tax trong tab Setupvà Storage dimensions trong tab Product 25 Sau khi kiểm tra, nhấn close để hoàn tất việc thêm yêu cầu mua hàng. 26 Bước 7: Kiểm tra thông tin tiền thuế bằng cách vào tab Purchase, chọn Sales tax Bước 8: Xác nhận đơn hàng bằng cách vào tab Purchase, chọn Confirmation 27 Giao diện Confirmation hiện ra như sau, nhấn OK để xác nhận Purchase order. Bước 9: Tiến hành nhận hàng, trong tab Receive chọn Product receipt Giao diện Posting product receipt hiện ra và nhập mã chứng từ giao hàng ERP (S7)_09 vào ô Product receipt 28 Kiểm tra lại các thông tin nhận hàng ở thẻ Lines, sau đó nhấn OK để hoàn thành nhận hàng. Bước 10: Nhập hóa đơn mua hàng bằng cách vào tab Invoice Giao diện nhập hóa đơn mua hàng hiện ra như sau, nhập mã hóa đơn, ngày ghi hóa đơn 29 Chọn Match product receipts ở group Action để kiểm tra số lượng giữa Purchase order và Receipt Vào Line details để kiểm tra lại các thông tin 30 Sau khi kiểm tra, chọn Post để xuất hóa đơn.
Thanh toán tiền cho Nhà cung cấp Thực hiện lệnh thanh toán toàn bộ tiền hàng cho Nhà cung cấp bằng Tiền gửi ngân hàng. Bước 1: Đầu tiên chọn UEH Bước 2: Chọn Account Payable → Common → Payment → Payment Journal 32 33 Bước 3: Tạo mới APJ → Nhập thông tin như ảnh dưới và lưu lại Journal Batch Number Bước 4: Chọn Lines để vào Journal Voucher 34 Bước 5: Sau khi vào Journal Voucher, chọn Functions → Settlement để lựa chọn hóa đơn cần thanh toán, và đóng cửa sổ này lại. Khi đó, mục debit đã được cập nhật mới, điền thêm các thông tin như ảnh dưới: Bước 6: Cuối cùng, chọn Post → Post and transfer 35 2. Thực hiện quy trình Bán hàng (Sales order) Xuất từ kho HCM 01 200 đơn vị hàng S/Black bán với giá 11.000đ (bao gồm thuế GTGT 10%) và 500 đơn vị hàng M/Red bán với giá 16.
Bước 1: Đầu tiên chọn UEH Bước 2: Chọn Sale and Marketing hoặc Account Receivable → Chọn Common → Chọn Sales Orders Bước 3: Chọn All Sales orders 36 Bước 4: Tạo mới sale order Tại ô Customer account chọn UEH-000199: ERP (S7)_09 Tại Storage dimensions, ô site chọn HCM, ô Warehouse chọn HCM-01 Rồi nhấn OK Bước 5: Sau đó màn hình hiển thị như sau: Nhấn chọn Add Line → Sau đó tại mục Item number, chọn UEH-000003756 Tiếp theo, Chọn Line Details → Nhấn vào Tab Setup Tại Mục Sale tax group : Chọn 01 37 Tại Mục Item sales tax group : Chọn VAT10 Tiếp tục chọn Tab Product Tại Mục Size, chọn S Tại Mục Color, chọn Black Tại Mục Site, Chọn HCM Tại Mục Warehouse, Chọn HCM-01 Làm tương tự cho đơn vị hàng/Red Bước 6: Vào Tab Sell, Chọn Sale Order UEH-000369, nhấn tiếp vào ô Confirmation để xác nhận. 38 Sau khi kiểm tra thông tin chính xác thì nhấn OK để xác nhận. Bước 7: Vào Tab Pick and Pack, sau đó chọn Picking List 39 Tại mục Quantity, Chọn All Sau đó nhấn OK Bước 8: Tại Tab Pick and Pack, Chọn Picking List registration Vào Tab Update, Chọn Update All 40 Bước 9: Để lấy hàng và xuất kho, tại Tab Pick and Pack, Chọn Picking Slip Tại Quantity, Chọn Picked. Sau đó nhấn OK.
Picking list sẽ cập nhật như sau: Bước 10: Để tạo hóa đơn bán hàng, trong tab Invoice chọn Invoice để kiểm tra thông tin. Sau khi kiểm tra nhấn OK để hoàn tất tạo hóa đơn bán hàng. Invoice journal sẽ cập nhật như sau. Thu tiền Khách hàng Thu toàn bộ tiền hàng của Khách hàng thanh toán bằng Tiền gửi ngân hàng.
Chọn UEH Chọn Account Receivable → Common → Payments → Payment journals 42 Màn hình hiển thị 43 Thực hiện thu tiền khách hàng theo các bước sau: Bước 1: Chọn New, tạo mới ARJ 44 Bước 2: Chọn Lines để vào Journal Voucher, lựa chọn hoá đơn để thanh toán, tài khoản đối ứng và trạng thái thanh toán 45 Nhập Customer account và chọn Description là Thu tiền bằng TGNH Chọn tài khoản 1121 là tài khoản đối ứng Offset account Chọn trạng thái thanh toán Payment Status là Approved Bước 3: Chọn chức năng Post and transfer để định khoản 46 Bước 4: Kiểm tra hạch toán 2. Tạo mã Tài sản cố định (Fixed asset) Bước 1: Đầu tiên chọn UEH 47 Bước 2: Chọn Fixed assets Bước 3: Chọn Common → Fixed assets → Fixed assets 48 Bước 4: Vào New, tạo mới mã Tài sản cố định Điền các thông tin về tài sản cố định 49