mở đầu cho vấn đề tuyển dụng ngƣời lao động, là cơ sở cho việc bố trí, sử dụng, đánh giá hiệu quả lao động. Trong trƣờng ĐHDL đối với các công việc cụ thể với các chức danh khác nhau (cán bộ quản lý, chuyên viên, giảng viên, nhân viên,.) cần nghiên cứu các công việc mà ngƣời lao động phải thực hiện với các khía cạnh của nó nhƣ: nội dung công việc, điều kiện làm việc, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc. Trên cơ sở đó đƣa ra yêu cầu của công việc đối với các vị trí chức danh cụ thể. Kết quả của phân tích công việc là bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc.
Bản mô tả công việc liệt kê các chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt đƣợc trong quá trình thực hiện công việc. Bản tiêu chuẩn công việc liệt kê các yêu cầu về năng lực cá nhân nhƣ trình độ học vấn, kinh ngiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu trƣờng ĐHDL cần các loại lao động nhƣ thế nào để thực hiện các công việc khác nhau một cách có hiệu quả nhất. Phân tích công việc có ý nghĩa rất to lớn đối với công tác quản trị nhân lực.
Ngoài việc cung cấp thông tin cho công tác quản trị nhân lực, phân tích công việc còn là công cụ rất hữu ích cho các trƣờng đại học ngoài công lập (đại học tƣ 11 z thực) nói riêng mới thành lập hoặc các ĐHDL đang trong giai đoạn cải tổ, chuyển đổi sang loại hình trƣờng đại học mới - Đại học Tƣ thục. Nội dung, trình tự của thực hiện phân tích công việc ở các trƣờng ĐHDL thƣờng không giống nhau, nhƣng có thể tổng kết theo sáu bƣớc sau: Bƣớc 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất. Bƣớc 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của Nhà trƣờng, phòng ban, khoa trung tâm,. và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc Tuyển Đào Đánh Đánh Đãi dụng, tạo, giá giá ngộ chọn phát hiệu công nhân lựa triển quả việc lực nhân nhân làm lực lực việc Sơ đồ 1. Lợi ích của phân tích công việc 12 z Bƣớc 3: Chọn lựa các vị trí đặc trƣng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tƣơng tự nhƣ nhau. Bƣớc 4: Áp dụng các phƣơng pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ theo loại hình công việc và khả năng tài chính của các Trƣờng, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phƣơng pháp thu nhập thông tin sau đây: phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát.
+ Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể đƣợc thực hiện với từng cá nhân, với nhóm cán bộ, giảng viên, nhân viên thực hiện cùng công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó. Phƣơng pháp phỏng vấn đƣợc sử dụng rất có hiệu quả khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc. Phỏng vấn giúp phát hiện đƣợc nhiều thông tin về các hoạt động, các quan hệ quan trọng trong công việc mà các phƣơng pháp khác không thể tìm ra đƣợc đồng thời cho ta cơ hội để giải quyết các yêu cầu và chức năng của phân tích công việc. Một ƣu điểm cơ bản nữa của phỏng vấn là nhanh chóng và đơn giản khi thực hiện, từ đó giúp tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí.
Tuy nhiên, phỏng vấn phân tích công việc có nhƣợc điểm là ngƣời bị phỏng vấn có thể cung cấp thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của ngƣời phỏng vấn. + Bảng câu hỏi, đƣợc đánh giá là phƣơng pháp có hiệu quả nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bảng câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lƣỡng từ trƣớc và phân phát cho cán bộ, giảng viên, nhân viên điền vào các câu trả lời. Tổng kết các câu trả lời của cán bộ, giảng viên, nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có đƣợc những thông tin cơ bản, đặc trƣng về các 13 z công việc thực hiện trong trƣờng ĐHDL.
Khi cảm thấy thông tin thu thập qua bảng câu hỏi không đƣợc đầy đủ, cán bộ phân tích có thể thảo luận lại với cán bộ, giảng viên, nhân viên thực hiện công việc. + Quan sát tại nơi làm việc, quan sát tại nơi làm việc cho phép các cán bộ phân tích chỉ ra đầy đủ các chi tiết về thời gian, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, thông tin về điều kiện làm việc, các trang thiết bị, máy móc hỗ trợ trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Bƣớc 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bƣớc 4 cần đƣợc kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các cán bộ, giảng viên, nhân viên thực hiện công việc và các cán bộ, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Bƣớc 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. + Bản mô tả công việc, do đặc thù về quy mô, cách thức tổ chức khác nhau của các trƣờng ĐHDL và do mục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không có biểu mẫu thống nhất cho bản mô tả công việc. Tuy nhiên các bản mô tả công việc thƣờng có các nội dung chủ yếu sau đây: - Nhận diện công việc, gồm có: tên công việc, mã số công việc, cấp bậc của công việc, cán bộ, giảng viên, nhân viên thực hiện công việc đó, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện công việc, mức tiền lƣơng trả cho cán bộ, giảng viên, nhân viên thực hiện công việc, ngƣời thực hiện và phê duyệt bản mô tả công việc. - Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt nội dung công việc.
- Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: ghi rõ mối quan hệ của ngƣời thực hiện công việc với những bộ phận khác, ngƣời khác trong và ngoài Trƣờng đại học. 14 z - Chức năng, trách nhiệm trong công việc: liệt kê từng chức năng nhiệm vụ chính, sau đó giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ trách nhiệm đó. - Quyền hành của ngƣời thực hiện công việc: xác định rõ giới hạn và phạm vi quyền hành trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự. - Tiêu chuẩn trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: chỉ rõ những ngƣời thực hiện công việc cần đạt đƣợc tiêu chuẩn gì về khối lƣợng công việc, về chất lƣợng công việc cần thực hiện,.
- Điều kiện làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt nhƣ làm thêm giờ, dạy thêm giờ, áp lực làm việc,. + Bản tiêu chuẩn công việc: là văn bản liệt kê tất cả những yêu cầu đối với cán bộ, giảng viên, nhân viên thực hiện công việc. Do công việc trong trƣờng ĐHDL rất đa dạng, nên yêu cầu đối với cán bộ, giảng viên, nhân viên thực hiện các công việc cũng rất đa dạng. Những yếu tố chính đề cập trong bản tiêu chuẩn công việc là: - Trình độ chuyên môn, học vị, chức danh và các khoá đào tạo đã qua.
- Các môn học chủ yếu của các khoá đƣợc đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp. - Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe, nói và viết. - Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt đƣợc. - Tuổi đời; Sức khoẻ - Ngoại hình - Hoàn cảnh gia đình - Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân.
- Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc: tác phong, giọng nói, v. Hoạch định nhân lực Hoạch định nhân lực là tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích nhu cầu nhân lực của trƣờng ĐHDL dƣới những điều kiện thay đổi và sau đó triển khai những chính sách và biện pháp nhằm thoả mãn các nhu cầu đó. Đây là một quá trình giúp cho các nhà quản trị trong các trƣờng ĐHDL nhận thức đƣợc cách thức quản trị nhân lực của mình, cụ thể là việc họ có bố trí vào đúng việc, đúng số lƣợng và đúng thời điểm cần thiết hay không. Thừa cán bộ, giảng viên, nhân viên sẽ làm tăng chi phí, thiếu hoặc chất lƣợng cán bộ, giảng viên, nhân viên không đáp ứng yêu cầu sẽ ảnh hƣởng đến chất lƣợng thực hiện công việc, ảnh hƣởng đến việc thực hiện mục tiêu chung của Nhà trƣờng.
Tuy nhiên hoạch định nhân lực trong trƣờng ĐHDL không chỉ đơn thuần chú ý đến việc dự báo và tuyển đủ số lƣợng cán bộ, giảng viên, nhân viên nhân lực cần thiết cho Nhà trƣờng, đây còn là một bài toán về vấn đề chi phí, bài toán về vấn đề thực hiện những mục tiêu chiến lƣợc trong tƣơng lai. Phân Mô tả, Dự báo, Dự báo, Thực Kiểm tích phân tích xác định Phân tích hiện: môi công việc nhu cầu NL công việc tra, - Thu trƣờng đánh hút xác - Đào giá định tạo tình mục - Trả hình tiêu, công, lựa Phân tích thực Phân tích Phân tích kích chọn nhu cầu và hiện hiện trạng hiện trạng thích. chiến khả năng QTNL QTNL lƣợc đáp ứng Sơ đồ 1. Quy trình hoạch định nhân lực 16 z Quá trình hoạch định nhân lực của trƣờng ĐHDL cần đƣợc thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình và thực hiện các chiến lƣợc, chính sách và mục tiêu hoạt động khác của Nhà trƣờng.
Thông thƣờng, quá trình hoạch định đƣợc thực hiện theo các bƣớc sau: Bƣớc 1: Phân tích môi trƣờng, xác định mục tiêu và chiến lƣợc phát triển của Nhà trƣờng.