CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1. TỔNG QUAN VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU 1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu a. Khái niệm NVL là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Đặc điểm - Mỗi loại NVL đều có những đặc tính tự nhiên riêng rất khác nhau nhưng đặc điểm chung nhất là mọi loại NVL chỉ tham gia một lần vào quá trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ. Toàn bộ giá trị được kết tinh vào giá trị sản phẩm, dịch vụ. Sự tham gia này có thể dẫn đến quá trình biến dạng NVL.
- NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh, chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. - NVL là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, phức tạp về tính lý hóa nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh. Phân loại NVL sử dụng ở các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản trị NVL.
Theo vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh 9 doanh và theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, NVL trong doanh nghiệp sản xuất được phân ra thành: NVL chính: là loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. NVL phụ: là những loại NVL chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, khi tham gia vào sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hay phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật bảo quản, đóng gói,… Nhiên liệu: là những NVL dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường như than, củi, xăng dầu, chất đốt tự nhiên,… Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư được sử dụng thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ sản xuất. Chức năng, vai trò của nguyên vật liệu - NVL là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó cung ứng NVL kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường.
- Trong quá trình sản xuất không thể thiếu nhân tố NVL vì thiếu nó quá trình sản xuất sẽ không thể thực hiện được hoặc sẽ bị gián đoạn. - NVL là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Chính vì vậy, hoạt động quản trị NVL là hoạt động quản trị vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Chất lượng NVL sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, nếu NVL kém chất lượng thì không thể có sản phẩm chất lượng tốt.
Do vậy, cần 10 phải có kế hoạch đảm bảo nguồn NVL cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên liên tục, cung cấp đúng, đủ số lượng, quy cách, chủng loại NVL … trên cơ sở đó mới nâng cao được các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật. Sự luân chuyển của dòng nguyên vật liệu Sự luân chuyển của dòng NVL mô tả xu hướng vận động, giai đoạn di chuyển của NVL. Các vật liệu dịch chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác khi các yếu tố đầu vào được chuyển thành đầu ra thông qua quá trình chế biến. Trong một hệ thống sản xuất chế tạo mà đầu ra là các sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hóa là một quá trình dịch chuyển vật chất qua các công đoạn của quá trình tác động cơ hóa, quá trình sinh học, …chuyển hóa thành các đầu ra.
Ở đầu vào của luồng vật liệu gồm các hoạt động cần thiết là : mua sắm, kiểm soát vận tải và tiếp nhận. Ở đầu ra của luồng vật liệu gồm: bao gói, gửi hàng, xếp dở hàng tồn kho. Mua sắm Đặt hàng Kho Kho NVL sản phẩm Kho nhà phân phối Khách hàng Gởi hàng Người cung cấp Các giai đoạn sản xuất Tiếp nhận Kho bán sản phẩm Hình 1.1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo. QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.
Định nghĩa và mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu a. Định nghĩa Quản trị NVL là một chức năng chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và kiểm soát NVL nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực cho việc phục vụ khách hàng đáp ứng mục tiêu của công ty. Mục tiêu Hoạch định tổng hợp giải quyết các vấn đề liên quan chủ yếu đến khả năng sản xuất. Hoạch định tổng hợp đã xác định khái quát mức sản xuất và giá trị tồn kho ở đầu ra của hệ thống sản xuất.
Nhưng trong hoạch định tổng hợp vẫn còn một số vấn đề chưa đề cập, trong đó yếu tố NVL thường được xem là không phải đối tượng của hoạch định tổng hợp. Trong khi đó, nó là một bộ phận cấu thành nên khả năng sản xuất ngắn hạn và cũng sẽ tác động đến khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực sản xuất. Một công ty cần phải biết nó cần những NVL gì? khi nào? bao nhiêu? để nó có thể có NVL khi cần. Mặc dù vậy, sự tích lũy quá mức các NVL sẽ bị ứ đọng vốn, giảm hiệu quả.
Mục tiêu của quản trị NVL là phải giữ NVL ở mức hợp lý và tiếp nhận hay sản xuất giá trị này vào thời điểm thích hợp. Cụ thể: + Đáp ứng yêu cầu về NVL cho sản xuất trên cơ sở có đúng chủng loại nơi nó cần và thời gian nó được yêu cầu. + Có tất cả chủng loại NVL khi doanh nghiệp cần tới. + Đảm bảo sự ăn khớp của dòng NVL để làm cho chúng có sẵn khi cần đến.
Vai trò của quản trị nguyên vật liệu NVL là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm nên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng và dự trữ NVL. 12 - Quản trị NVL tốt sẽ tạo điều kiện tiền đề cho hoạt động sản xuất có thể tiến hành và tiến hành có hiệu quả cao. - Quản trị NVL tốt sẽ tạo cho điều kiện cho hoạt động sản xuất diễn ra một cách liên tục, không bị gián đoạn góp phần đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. - Là một trong những khâu rất quan trọng, không thể tách rời với các khâu khác trong quản trị doanh nghiệp.
- Nó quyết định tới chất lượng của sản phẩm, đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe, khó tính của khách hàng. Một vai trò rất quan trọng nữa của quản trị NVL đó là nó góp phần làm giảm chi phí kinh doanh, giảm giá thành sản phẩm, từ đó tạo điều kiện nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh. Nhiệm vụ của quản trị nguyên vật liệu NVL là loại tài sản thường xuyên biến động nên doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua, theo dõi và dự trữ NVL. Quản trị NVL là quản trị các hoạt động bao gồm các hoạt động: mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận, kiểm soát sản xuất, kiểm soát tồn kho.
Như vậy, nhiệm vụ của quản trị NVL là quản trị tất cả các hoạt động liên quan đến NVL từ khâu lên kế hoạch mua hay làm NVL đến tất cả các khâu cuối cùng liên quan đến việc sử dụng NVL. + Tính toán số lượng mua sắm và dự trữ tối ưu. + Đưa ra các phương án và quyết định phương án mua sắm cũng như kho tàng. + Đường vận chuyển và quyết định vận chuyển tối ưu.
+ Tổ chức công tác mua sắm bao gồm công tác từ khâu xác định NCƯ, tổ chức nghiệp vụ đặt hàng, lựa chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán. + Tổ chức hoạt động vận chuyển NVL bao gồm: lựa chọn và quyết 13 định phương án vận chuyển (đối tác vận chuyển đến hay vận chuyển bằng phương tiện của doanh nghiệp), kho doanh nghiệp thuê ngoài hay tự tổ chức, bố trí và tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý (vận chuyển nội bộ). + Tổ chức cung ứng và cấp phát kịp thời cho sản xuất. Nội dung quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất a.
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu Để có cơ sở tiến hành mua sắm NVL cần phải xác định số lượng NVL cần thiết cho toàn bộ thời kỳ nào đó và cho từng thời điểm mua sắm trong kỳ cũng như xác định giá cả của NVL trong từng thời điểm mua sắm. Việc hoạch định nhu cầu NVL giúp cho doanh nghiệp xác định bao nhiêu loại vật tư được cần tới, số lượng bao nhiêu và khi nào theo tiến độ sản xuất, đảm bảo cung cấp đầy đủ nhưng không cần phải dự trữ quá mức, tránh được những chi phí tồn kho do dự trữ quá mức, giảm được thời gian đặt hàng và phân phối. Kế hoạch cầu NVL giúp cho doanh nghiệp xác định tính sẵn có của việc mua và các hoạt động sản xuất yêu cầu để đáp ứng thời gian phân phối đúng hạn. Bằng cách phối hợp các hoạt động tồn kho, mua và sản xuất có thể tránh được sự chậm trễ trong sản xuất nhờ việc thiết lập trật tự các hoạt động thông qua việc đặt thời gian đến hạn các công việc theo đơn đặt hàng của khách hàng để thiết lập việc cung ứng.
Để hoạch định nhu cầu NVL dựa trên 3 chỉ tiêu sau đây: v Lượng NVL cần dùng: là lượng NVL cần thiết để sản xuất ra một khối lượng sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm nhất, đảm bảo kế hoạch sản xuất cả về mặt giá trị và hiện vật. Lượng NVL cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại NVL và toàn bộ lượng NVL cần cho sản xuất trong kỳ.