CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Đặc điểm chung về kế toán NVL 1. Khái quát chung về NVL 1. Khái niệm Theo Võ Văn Nhị (2001) “Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được sản xuất”.
Đặc điểm, phân loại NVL a. Đặc điểm NVL NVL là một trong những yếu tố quan trọng cơ bản của quá trình sản xuất để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Vậy nên khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, đặc điểm nổi bật của NVL là: Chỉ tham gia vào một chu kì kinh doanh. Khi tham gia quá trình sản xuất kinh doanh để cấu tạo nên sản phẩm thì nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái sản xuất vật chất của sản phẩm.
NVL thuộc tài sản lưu động, giá trị NVL thuộc nguồn vốn lưu động dự trữ và thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm. Phân loại NVL Nguyên liệu, vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có nhiều loại với công dụng, vai trò khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong một doanh nghiệp sản xuất, NVL thường được phân loại căn cứ vào chức năng và nội dung kinh tế của nó như sau: Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra thành phẩm.
Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay SVTH: Nguyễn Thị Thu Thảo 5 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Nhật Linh đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động. Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí.
Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản.vn/m/nguyen-vat-lieu-va-cong-cu-dung-cu-trong-doanh-nghiep-san- xuat/48ee250e) 1. Vai trò của NVL Quá trình sản xuất là sự kết hợp của 3 yếu tố: Sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động.
Đối tượng lao động trong đó chủ yếu là NVL - cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm đóng một vai trò hết sức quan trọng trong sản xuất. NVL là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. Việc cung cấp NVL có đầy đủ kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đầu tiên, việc sản xuất sẽ không thể tiến hành được nếu như không có NVL.
Nhưng đến khi đã có NVL rồi thì sản xuất có thuận lợi hay không lại phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của NVL được sử dụng. NVL sẽ tác động rất lớn đến chất lượng sản phẩm nên doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng và chủng loại. Vì vậy đảm bảo các phẩm chất của NVL trong sản xuất là một biện pháp giúp nâng cao chất lượng sản phẩm. Xét về mặt hiện vật lẫn giá trị, NVL là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động cũng như là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kì quá trình sản xuất nào.
Chính vì vậy, quản lí NVL cũng chính là quản lí vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của công tác kế toán NVL 1. Sự cần thiết phải quản lý và hạch toán NVL SVTH: Nguyễn Thị Thu Thảo 6 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Lê Thị Nhật Linh Đối với các doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất nói riêng thì khi tiến hành hoạt động phải đầu tư nhiều loại chi phí khác nhau mà một trong số đó là chi phí NVL – thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành.
Sự biến động về các yếu tố của NVL như chất lượng, số lượng, nguồn cung, dự trữ hay quy cách chủng loại sẽ tác động đến chất lượng sản phẩm và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, công tác quản lí và hạch toán NVL là công việc thiết yếu đối với bất kì doanh nghiệp sản xuất nào. Nếu công tác quản lý và hạch toán tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí NVL, góp phần giúp giá thành được hạ thấp mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời, do đặc tính là tài sản thường xuyên biến động nên việc tăng cường công tác quản lí và hạch toán NVL sẽ giúp doanh nghiệp quản lí triệt để sự hao hụt hay dư thừa NVL cũng như đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu NVL đảm bảo cho quá trình sản xuất được thuận lợi và liên tục.
Yêu cầu quản lí NVL Bởi vì tầm quan trọng của NVL đối với việc tạo nên sản phẩm là vô cùng lớn nên việc sử dụng hợp lí và tiết kiệm NVL đã trở thành một vấn đề mang tính tất yếu, khách quan và cần thiết cho mọi phương thức sản xuất kinh doanh. Bài toán hạ giá thành sản phẩm đến thấp nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng cũng như cũng 1 khối lượng NVL có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Chính vì thế, nhằm giúp các nhà quản trị doanh nghiệp giải quyết bài toán này thì công tác quản lý NVL đã ra đời. Theo đó, doanh nghiệp càn chuẩn bị và tiến hành thực hiện tốt từ khâu lập kế hoạch, đến khâu thực hiện và kiểm tra, giám sát để tránh thất thoát và giảm được chi phí trong sản xuất cũng như sử dụng tiết kiệm và hợp lý NVL để quá trình sản xuất được liên tục và hiệu quả.
Quản lý càng khoa học thì càng đạt hiệu quả kinh tế cao. Do đó yêu cầu quản lí NVL cần phải chặt chẽ trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Để quản lí tốt NVL thì trong từng khâu của quá trình sản xuất phải đảm bảo được những yêu cầu nhất định: Khâu lập kế hoạch: NVL đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp cần phải xây dựng tốt kế hoạch NVL, bao gồm kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ cả về số lượng và giá trị của từng tháng, quý và cả năm để có thể chủ động về nguồn NVL nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất SVTH: Nguyễn Thị Thu Thảo 7 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Lê Thị Nhật Linh diễn ra được liên tục và hiệu quả. Để kế hoạch lập ra không quá chênh lệch với thực tế doanh nghiệp cần nghiên cứu kĩ mục tiêu phát triển cho kỳ tới và khả năng có thể thực hiện được của doanh nghiệp, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt quá lớn trong quá trình sản xuất. Khâu thu mua: NVL là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất thì doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua NVL.
Ở khâu này, một mặt đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về chất lượng, khối lượng và quy cách chủng loại, giá mua, chi phí mua thì mặt khác việc thực hiện kế hoạch theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh cũng quan trọng không kém. Khâu bảo quản, dự trữ: Xác định và phân tích chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời nguyên nhân thừa thiếu, ứ đọng, hư hỏng, mất phẩm chất của vật liệu, bảo quản nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn và ứ đọng vốn. Khâu sử dụng: Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng, giá trị vật tư khi xuất kho, vật liệu thực tế tiêu hao trong sản xuất, phân bổ cho các đối tượng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao sử dụng vật liệu, sao cho sử dụng hợp lý và tiết kiệm nhất. Khâu thu hồi phế liệu: Bất cứ một doanh nghiệp hay một đơn vị sản xuất nào cũng có phế liệu, phế phẩm có thể chia thành nhiều loại khác nhau, mỗi loại có thể đưa vào sử dụng hay tái sản xuất, hoặc có thể thanh lý hay bán cho các đơn vị có thế tái sản xuất, chế biến thành sản phẩm khác.
Do vậy, việc tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm cần được tổ chức tốt và chặt chẽ nhằm tiết kiệm được chi phí NVL đồng thời có thể giảm giá thành. Nhiệm vụ của công tác kế toán NVL Xuất phát từ yêu cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp sản xuất cũng như vai trò và vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của NVL về giá cả và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của NVL nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. SVTH: Nguyễn Thị Thu Thảo 8 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.