CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Tổng quan về quản trị mua 1.1 Khái niệm cơ bản Khái niệm Mua: Hiện nay, có nhiều quan điểm, cách tiếp cận về mua, tuy nhiên trong khóa luận tốt nghiệp này sử dụng khái niệm mua của M. Porter trong chuỗi giá trị. Bởi hiện nay, mua đang trở nên quan trọng với vị trí chiến lược và tầm ảnh hưởng ngày một rộng lớn trong chiến lược logistics chuỗi cung ứng: “Mua được hiểu là một phần của chiến lược logistics chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất cung cấp và phát triển các nhà cung cấp”. Khái niệm Quản trị: Có rất nhiều cách hiểu về quản trị tùy theo cách tiếp cận nghiên cứu về quản trị, trong khóa luận tốt nghiệp này sử dụng khái niệm về quản trị của Nguyễn Thị Bích Loan và cộng sự để làm cơ sở nghiên cứu: “Quản trị là hoạt động đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi.” Khái niệm Quản trị mua: Theo Lê Quân và cộng sự, “Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.2 Mục tiêu và vai trò 1.1 Mục tiêu mua Bảng 1.
1: Mục tiêu mua Mục tiêu mua Nội dung Mục tiêu Chất lượng dịch vụ phù hợp: Đáp ứng tốt yêu cầu sản xuất, thông chiến lược tin đảm bảo liên tục và ổn định. Tổng chi phí sở hữu thấp: tối ưu hóa tổng chi phí nguyên vật liệu, thiết bị và các chi phí khác. Gia tăng tổng giá trị: thỏa mãn nhu cầu khách hàng và thích nghi với biến động môi trường, thị trường. Phát triển quan hệ NCC: xây dựng, duy trì, phát triển các mối quan hệ, giảm rủi ro, tiếp cận công nghệ mới.
Mục tiêu Đúng chất lượng: chất lượng đảm báo đúng yêu cầu chiến thuật Đúng số lượng: không thiếu hàng, không ứ đọng, không quá tải Đúng thời gian: kịp thời, đúng hạn, rút ngắn chu kì mua Đúng giá: mức giá hợp lệ với doanh nghiệp và nhà cung cấp Đúng NCC: lựa chọn NCC đạt yêu cầu về hàng hóa và dịch vụ (Nguồn: Bộ môn Logistics & Chuỗi cung ứng, Bài giảng điện tử Mua và quản trị nguồn cung) 7 1.2 Vai trò của mua - Tăng cường sự thỏa mãn KH: mua giúp tạo sự thỏa mãn của KH từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí. - Liên kết mở rộng thị trường DN: mua kết nối với thị trường cung ứng, nắm bắt các thông tin về công nghệ mới, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ mới, các nguồn cung ứng mới và các thay đổi về điều kiện thị trường, cho phép doanh nghiệp tái định hình chiến lược tổ chức để nắm bắt các cơ hội thị trường mới. - Phát triển và quản lý mối quan hệ NCC: việc duy trì tốt mối quan hệ với các NCC hiện tại, phát triển các NCC mới, giúp DN nhanh chóng nắm bắt, dẫn đầu xu hướng và tiên phong về các sản phẩm/dịch vụ mới hoặc các ý tưởng đối mới. Từ đó mua hỗ trợ DN có được chiến lược kinh doanh thành công, nâng cao vị trí cạnh tranh trên thị trường.
- Hỗ trợ các chức năng chiến lược khác trong tổ chức: mua có liên quan chặt chẽ tới các chiến lược khác trong tổ chức và hỗ trợ tối đa về hiệu quả hoạt động như các chiến lược về mạng lưới, sản xuất, marketing, tài chính, vận hành, dự trữ,.3 Phân loại các đối tượng mua 1.1 Theo mục đích và đặc điểm người mua - Mua công nghiệp: Người mua là các DN sản xuất hàng công nghiệp, chế biến hàng nông sản, xây dựng,…mua nhiều yếu tố đầu vào khác nhau, có tính chất đa dạng như vật tư, bao bì, máy móc, dịch vụ…hoặc chuyển hóa vật liệu thành sản phẩm hoàn chỉnh. Mục đích của mua công nghiệp để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. - Mua thương mại: Người mua thường là các trung gian thương mại như bán buôn, bán lẻ, trung gian du lịch, khách sạn, logistics,. Hình thức này không làm thay đổi sản phẩm hay giá trị vật chất, cung ứng những lựa chọn đa dạng, tính tiện lợi, xuất hiện những dịch vụ mới, dịch vụ bổ sung,.
để đáp ứng nhu cầu của KH. Mục đích của mua thương mại có thể dùng để bán lại để kết hợp với năng lực lõi và tạo ra dịch vụ mới, thỏa mãn những nhu cầu đa dạng của khách hàng. - Mua sắm công: Người mua là các tổ chức chính quyền, cơ quan quản lý nhà nước, DN nhà nước hoặc các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước. Mua sắm công được thực hiện với quy trình, nguyên tắc chặt chẽ và đi cùng trách nhiệm giải trình giữa các bên thực hiện mua.
Mua sắm công thường được thực hiện dưới hình thức đấu thầu để đảm bảo tính minh bạch, công bằng nhằm tìm kiếm, lựa chọn nhà đầu tư, nhà thầu có tiềm lực về kinh tế, chất lượng và có mức giá tối ưu nhất đối với ngân sách nhà nước. Mục đích của mua sắm công là để phục vụ các hoạt động của các cơ quan công quyền, dựa trên lợi ích chung của người dân, cộng đồng và quốc gia.2 Theo đặc điểm sản phẩm đầu vào - Vật liệu vật tư: Đây là những sản phẩm được mua thường xuyên, thường chiếm tỷ trọng chi phí lớn và có tác động mạnh tới chất lượng và giá thành sản phẩm. Có 2 loại gồm vật liệu trực tiếp (thành phần trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, có trong cấu 8 tạo sản phẩm đầu ra) và vật tư gián tiếp (những hàng hóa dịch vụ cần thiết để vận hành doanh nghiệp mà không có trong cấu tạo sản phẩm). - Dịch vụ: đây là những sản phẩm có đa dạng loại hình và mang tính chuyên nghiệp cao, thường là các hợp đồng cung ứng dịch vụ dài hạn, mua phân tán và khó xác định tiêu chuẩn cụ thể.
Dịch vụ thường nhận được sự quan tâm và đòi hỏi nhiều hơn từ phía khách hàng (người mua). Dịch vụ được chia thành dịch vụ quan trọng (ví dụ: lắp ráp, gia công,…) và dịch vụ hỗ trợ (ví dụ: sửa chữa máy, nhập dữ liệu,…) - Trang thiết bị sản xuất: Sản phẩm này có giá trị lớn, cấu tạo phức tạp, hoạt động mua đối với mặt hàng này diễn ra không thường xuyên, các quyết định mua có tác động lâu dài. DN thường cân nhắc giữa việc mua mới, mua cũ hay thuê ngoài dựa vào việc phân tích chi phí khấu hao, mục tiêu sử dụng và năng lực của DN. Gồm 2 loại chính là tài sản cố định (gồm dây chuyền lắp ráp, máy chế tạo, nhà xưởng,.) và thiết bị (gồm xe tải, xe nâng hàng, thiết bị phòng cháy chữa cháy, cần cẩu, máy tính,.3 Theo cách thức mua/đặt hàng - Hợp đồng giao ngay: Việc mua bán hàng hóa/dịch vụ được thực hiện giữa hai bên theo mức giá giao ngay tại thời điểm giao dịch và kết thúc thanh toán trong vòng 2- 3 ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày cam kết mua bán.
Hình thức này dựa theo nhu cầu hiện tại của DN, thường nhanh và có hiệu lực thực hiện ngay, thị trường ổn định. Bởi hàng hóa và dịch vụ thường có sẵn, có nhiều NCC trên thị trường và giá cả ổn định, có thể dễ dàng thực hiện giao dịch qua điện thoại, fax, mạng máy tính, hoặc đàm phán 2 bên thỏa thuận với nhau các điều kiện mua bán sau đó xác nhận lại bằng văn bản. - Hợp đồng mua kỳ hạn: Thỏa thuận ràng buộc mang tính pháp lý giữa hai bên tham gia về việc mua và bán một loại tài sản tại một thời điểm nhất định trong tương lai với mức giá được thỏa thuận trước giữa hai bên. Lúc này, hai bên khóa giá các giao dịch thực tế xảy ra vào một thời điểm cụ thể trong tương lai, giảm rủi ro biến động giá cho tỉ suất nhất định cho đến ngày giao hàng, hình thức này áp dụng khi hạn chế NCC thay đổi giá, tránh thiếu hụt, tránh dự trữ.
- Đấu thầu: Đây là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ, mua sắm hàng hóa, xây lắp, lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư…trên cơ sở đảm bảo cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Đây được coi là cuộc thi về giá cả và chất lượng để lựa chọn NCC tốt nhất với một quy trình minh bạch, chặt chẽ.2 Các quyết định cơ bản trong quản trị mua 1.1 Quyết định về chất lượng Quyết định về chất lượng là tiêu chuẩn quan trọng nhất trong lựa chọn và phê duyệt NCC. Các quyết định cơ bản về chất lượng trong quản trị mua nhằm cải thiện chất lượng vật liệu và các yếu tố đầu vào, góp phần giảm chi phí nhờ ít sai sót hơn, ít chậm trễ, giảm tỉ lệ làm lại, sử dụng thời gian và vật liệu tối ưu hơn. Từ đó, nâng cao năng 9 suất, hiệu quả hoạt động CCU, là nền tảng để DN chiếm lĩnh thị trường nhờ chất lượng sản phẩm cao hơn và giá thấp hơn.
Quyết định về chất lượng bao gồm: - Quyết định chất lượng về sản phẩm: Đặc điểm vật chất, kỹ thuật kiểm định khi nhận vật liệu; đúng yêu cầu hợp đồng. - Quyết định chất lượng về dịch vụ: Tư vấn trước giao dịch, hướng dẫn, sửa chữa, đảm bảo tính ổn định, tin cậy. - Quyết định chất lượng về quá trình: Quá trình cung ứng liên tục, đồng bộ; thông tin kết nối nhịp nhàng. Mục tiêu của quyết định chất lượng trong quản trị mua là đảm bảo chất lượng ổn định và đúng yêu cầu của KH nội bộ và KH bên ngoài.
Đối với KH nội bộ, chất lượng phải đáp ứng nhu cầu của bộ phận sản xuất, đây là yêu cầu rất cần được chú trọng. Bởi nếu từng mức đầu ra, dịch chuyển giữa các thành viên trong nội bộ DN là kém phẩm chất thì nó sẽ tác động nghiêm trọng đến sự thành bại của DN khi đáp ứng nhu cầu của KH bên ngoài. Chỉ khi cơ chế KH nội bộ thực sự được thiết lập thì quy trình kiểm soát chất lượng mới được coi trọng.