CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HOẠT DỘNG MUA HÀNG 1.1 Khái niêm về hoạt động mua hàng và quản trị hoạt động mua hàng 1.1 Khái niệm về hoạt động mua hàng Mua là hành vi thương mại nhưng đồng thời cũng là các hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa,… cho sản xuất, cung ứng hàng hóa cho khách hàng trong kinh doanh thương mại. Mua là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hóa… cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng với tổng chi phí thấp nhất. Mua sắm liên quan đến việc mua hàng hóa và dịch vụ cho phép một tổ chức hoạt động có lợi nhuận và có đạo đức (Viện hiến chương về mua sắm và cung ứng Anh- CIPS) Như vậy, mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa - tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được lợi ích của cả hai bên,trong đó người mua thỏa mãn về nhu cầu hàng hóa, nguyên vật liệu nhằm đáp ứng đầu vào của hoạt động sản xuất hoặc tiêu dùng cá nhân, người bán thu được lợi nhuận từ hoạt động bán hàng.Khái niêm về quản trị hoạt động mua hàng Theo Lê Quân và Hoàng Văn Hải (2010), quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu. Theo cách tiếp cận quản trị chức năng, quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Theo cách tiếp cận của quản trị tác nghiệp, quản trị mua hàng là việc triển khai qui trình mua hàng bắt đầu từ việc xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, Luan van 7 thương lượng và đặt hàng, kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hóa và đánh giá kết quả mua hàng.
Đây là quá trình phân tích, lựa chọn để ra được quyết định mua cái gì? Mua của ai? Mua như thế nào? Như vậy,quản trị mua hàng có thể được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát mọi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp trong quy trình mua hàng.3 Mục tiêu của quản trị mua hàng Mua hàng là khâu cơ bản đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Vì vậy để công tác quản trị hoạt động mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu quan trọng của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng và mua hàng với chi phí thấp nhất. Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hóa hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hóa. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra.
Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển…). Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng có thể chấp nhận được, hàng hóa cần có chất lượng tối ưu, đó là mức chất lượng mà tại đó hàng hóa đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua giúp người bán thu được nhiều lợi nhuận nhất. Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất: Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu… để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất.
tuy nhiên chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục Luan van 8 tiêu của doanh nghiệp và tùy từng điều kiện cụ thể mà sắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng, đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Vai trò và nội dung của quản trị hoạt động mua hàng 1.
Vai trò của quản trị hoạt động mua hàng Một là quản trị hoạt động mua hàng cần đảm bảo đủ về số lượng hàng hóa và dịch vụ phục vụ nhu cầu bán ra và nhu cầu vận hành của doanh nghiệp. Hàng hóa và dịch vụ mua về phải đúng chủng loại, kết cấu, mẫu mã… theo yêu cầu. Quản trị mua hàng cần đảm bảo tối ưu hóa chất lượng hàng hóa và dịch vụ theo đúng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng hóa và dịch vụ mua về phải đảm bảo đúng các tiêu chuẩn chất lượng đề ra; đảm bảo thời hạn trong mua hàng bao gồm thời hạn trong thanh toán và thời hạn giao hàng theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp.
Nhà quản trị mua hàng phải nghiên cứu, đánh giá nhà cung cấp và tiến hành các biện pháp tránh tình trạng hàng hóa và dịch vụ bị giao chậm hay sớm. Quản trị mua hàng tốt là doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa với chất lượng tốt và đúng thời điểm. Hai là giúp giảm chi phí mua hàng và giá thành hàng mua. Quản trị mua hàng phải tính toán các phương án mua hàng về số lượng, thời điểm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp… để giảm thiểu các chi phí mua hàng liên quan bao gồm cả giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, chi phí kho bãi.
Để hỗ trợ việc quản trị chi phí mua hàng, doanh nghiệp cần thiết lập được các quan hệ làm ăn lâu dài, uy tín với các nhà cung cấp. Từ đó khai thác các thông tin thị trường và phát triển các đối tác cho doanh nghiệp 1. Nội dung của quản trị hoạt động mua hàng Quản trị mua hàng chính là việc tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua được hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng được phản ánh thông qua việc phân tích các bước của quá trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng.
Nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng để triển khai hiệu quả hoạt Luan van 9 động mua hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động mua hàng là quá trình các hoạt động lặp đi, lặp lại theo chu kỳ (xem hình 2. Xác định nhu cầu Quảnlý X quan hệ nhà ác cung cấp đị Lựa chọn Phân Đánh giá nh nhàtích cung thị mua hàng nh cấp trường u cầ u K ý Thựchợhiện Ký hợp Đ hợp pđồng đông án đồ h ng giá Hình 1.1: Chu trình mua hàng hồ 1.1 Xác định nhu cầu sơ Xác định nhu cầu mua hàng nhằm xác định được danh mục các chủng loại hàng hóa và dịch vụ cần mua để đáp ứng các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhu cầu có thể vô hình hoặc hữu hình, khẩn cấp hay cho tương lai, nhu cầu có thể đến từ các khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài. Quản trị hoạt động xác định nhu cầu tốt sẽ giúp triển khai công tác mua hàng được hiệu quả.
Có nhiều tình huống khác nhau trong đó việc xem xét đánh giá nhu cầu hoặc các yêu cầu mua hàng có thể giúp công ty tiết kiệm được các chi phí không cần thiết. Bằng cách áp dụng các quy trình quản trị hiệu quả, đơn vị mua hàng có thể phân tích kỹ các nhu cầu thay vì chỉ đơn giản là đặt hàng ngay. Xác định nhu cầu hàng hóa cần mua như sau: M = B+ Dck+ Dhh - Ddk M: Lượng hàng cần mua trong toàn bộ chu kỳ kinh doanh Luan van 10 Ddk: Lượng hàng hóa tồn kho doanh nghiệp trong toàn bộ chu kỳ kinh doanh B: Lượng bán ra Dck: Lượng dự trữ cuối kỳ Dhh: Định mức hao hụt (nếu có) Khi xác định nhu cầu, cần kiểm tra xác thực các thông tin sau: - Mô tả hàng hóa/dịch vụ - Số lượng yêu cầu cần chính xác - Thời hạn yêu cầu - Địa điểm giao hàng - Sản phẩm cần đang có sẵn trong kho hay không - Sản phẩm có thể sẽ trở lên lỗi thời không - Xem xét tính kinh tế của quy mô đơn hàng để giảm giá - Nhu cầu có thể là không chính đáng - Nhu cầu mua hàng đã được phê duyệt hoặc ký duyệt bởi người có thẩm quyền chưa. Xây dựng tiêu chuẩn mua hàng Xây dựng chi tiết thông số kỹ thuật để đảm bảo tính nhất quán về giá cả, chất lượng sản phẩm, chức năng hoạt động và đảm bảo sản phẩm phù hợp với mục đích sử dụng để giảm tác động tài chính của việc cung cấp sai thông số kỹ thuật.
Đây cũng là một quy trình công bằng cho các nhà cung cấp để đảm bảo rằng họ đang báo giá trên cùng mặt bằng. Khi phát triển các thông số kỹ thuật, điều quan trọng là phải phân biệt giữa các yêu cầu của sản phẩm và sở thích về sản phẩm và xây dựng các dung sai để các nhà cung cấp tuân thủ, đồng thời không hạn chế nguồn cung cấp, tăng tính khả thi lựa chọn được sản phẩm phù hợp nhất. Quá trình này thường liên quan đến một số bên liên quan chức năng chéo. Đặc điểm kỹ thuật sẽ là một phần của yêu cầu báo giá hoặc hồ sơ mời thầu khi gửi cho các nhà cung cấp.
Việc xây dựng các thông số kỹ thuật.có thể liên quan và cần đến nỗ lực của nhiều cá nhân, bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, nhiều khi các cá nhân bộ phận Luan van 11 có những yêu cầu về kỹ thuật khác nhau, chẳng hạn bộ phận sử dụng, sản xuất luôn mong muốn nhận được hàng hóa có tiêu chuẩn tốt nhất, nhưng bộ phận quản lý chi phí mua hàng lại mong muốn mua được hàng hóa có tiêu chuẩn thấp hơn để giảm được chi phí. vì vậy người quản trị mua hàng cần phải dung hòa được các cá nhân, bộ phận để lựa chọn được tiêu chuẩn hàng hóa phù hợp nhất cho công ty.