Tổng quan nghiên cứu

Trong nền kinh tế quốc dân, ngành xây dựng cơ bản giữ vị trí đòn bẩy chiến lược với tổng kinh phí ngân sách nhà nước chi cho lĩnh vực này hàng năm chiếm tới 80% tổng vốn đầu tư toàn xã hội. Trong cơ cấu giá thành sản phẩm xây lắp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng áp đảo từ 65% đến 80%, trong khi chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 10% đến 20% tổng chi phí. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, áp lực cạnh tranh gay gắt trong cơ chế đấu thầu đòi hỏi công tác quản trị chi phí phải được thực hiện chuẩn xác, kịp thời nhằm hạ giá thành mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật công trình.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm xuất phát từ thực trạng quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Hải Thanh, tọa lạc tại huyện Cẩm Giàng, tỉnh Hải Dương. Doanh nghiệp đối mặt với nhiều khó khăn trong việc kiểm soát các dòng chi phí phát sinh, chất lượng lập dự toán ban đầu chưa sát thực tế và hiện tượng đội chi phí thi công so với kế hoạch dự kiến.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát là đánh giá toàn diện thực trạng công tác quản trị chi phí xây lắp tại doanh nghiệp, nhận diện các nhân tố ảnh hưởng bên trong và bên ngoài, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác quản lý tài chính, kiểm soát định mức. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào chuỗi dữ liệu sản xuất kinh doanh giai đoạn 2016 - 2018 và đi sâu mổ xẻ case study điển hình là dự án Công trình xây dựng đường giao thông liên xã huyện Cẩm Giàng, tỉnh Hải Dương trong mốc thời gian thực hiện đề tài từ tháng 10/2018 đến tháng 10/2019.

Ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu giúp doanh nghiệp kiểm soát sai số dự toán xuống dưới 3%, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn lưu động và nâng cao tỷ suất sinh lời của các gói thầu lên mức 7% đến 9%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng hệ thống lý thuyết quản trị hiện đại kết hợp với nguyên lý kế toán quản trị chi phí chuyên sâu trong lĩnh vực xây lắp. Về bản chất, quản trị chi phí là quá trình vận hành liên tục qua 4 chức năng cốt lõi: hoạch định dự toán, tổ chức thực hiện, kiểm tra kiểm soát và hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Mô hình quản trị chi phí xây dựng dựa trên việc nhận diện dòng phí tổn phát sinh từ lao động sống và lao động vật hóa cấu thành nên sản phẩm công trình.

Hệ thống lý thuyết phân loại chi phí được triển khai đồng bộ theo nhiều giác độ:

  • Phân loại theo công dụng kinh tế và chức năng hoạt động: Bóc tách thành 4 khoản mục trọng yếu gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí quản lý chung công trình (thường chiếm tỷ lệ định mức từ 5% đến 6% trên tổng chi phí trực tiếp).
  • Phân loại theo thẩm quyền ra quyết định: Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được, chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
  • Phân loại phục vụ quá trình kiểm tra và lựa chọn phương án: Phân tích chi phí chìm, chi phí chênh lệch và chi phí cơ hội.

Bên cạnh đó, nghiên cứu tích hợp hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật xây dựng theo Văn bản số 1776/BXD-VP và 1777/BXD-VP của Bộ Xây dựng làm hệ quy chiếu tiêu chuẩn để xác định hao phí vật tư, đơn giá nhân công và định mức ca máy trên một đơn vị khối lượng công tác hoàn thành.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, hồ sơ dự toán thiết kế kỹ thuật, báo cáo kiểm kê tài sản cố định và hồ sơ nghiệm thu thanh toán của Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Hải Thanh trong 3 năm liên tục từ 2016 đến 2018.

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp điều tra khảo sát bằng bảng hỏi cấu trúc với quy mô 50 phiếu phát ra và thu về 50 phiếu hợp lệ (tỷ lệ phản hồi đạt 100%). Cơ cấu mẫu khảo sát được phân bổ phân tầng có chủ đích tới từng bộ phận chuyên môn:

  • Ban Giám đốc công ty: 3 phiếu
  • Phòng Tổ chức hành chính: 3 phiếu
  • Phòng Kế toán: 5 phiếu
  • Phòng Kế hoạch - Vật tư: 5 phiếu
  • Phòng Kỹ thuật: 10 phiếu
  • Các Đội thi công xây dựng trực tiếp tại công trường: 24 phiếu

Phương pháp chọn mẫu phân tầng có chủ đích được lựa chọn vì tính chất đặc thù của hoạt động xây dựng đòi hỏi thông tin đánh giá phải bao quát đa chiều từ cấp quản lý chiến lược, bộ phận gián tiếp văn phòng đến lực lượng kỹ thuật chỉ huy trực tiếp ngoài công trường.

Phương pháp phân tích số liệu kết hợp giữa thống kê mô tả, phương pháp so sánh tuyệt đối - tương đối và phương pháp phân tích biến động hai nhân tố (nhân tố giá và nhân tố lượng). Lý do lựa chọn phương pháp này nhằm bóc tách rành mạch mức độ ảnh hưởng của biến động giá cả thị trường bên ngoài và mức độ lãng phí hay tiết kiệm định mức tiêu hao bên trong doanh nghiệp. Timeline tiến hành nghiên cứu kéo dài trọn vẹn 12 tháng, từ tháng 10/2018 đến tháng 10/2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực trạng quản trị chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Hải Thanh, đặc biệt là tại dự án Công trình đường giao thông liên xã huyện Cẩm Giàng, đã làm sáng tỏ 4 phát hiện cốt lõi:

Thứ nhất, công tác lập dự toán nội bộ còn tồn tại sai lệch đáng kể so với chi phí thực tế phát sinh. Chi phí nguyên vật liệu chính (cát, đá cấp phối, xi măng, sắt thép) thực tế vượt dự toán từ 5,2% đến 7,8%. Nguyên nhân xuất phát từ việc tính toán lượng hao hụt vật tư trong khâu vận chuyển, lưu kho bãi và hệ số đầm nén hiện trường chưa sát với điều kiện thi công thực tế tại địa bàn.

Thứ hai, chi phí máy thi công và nhân công trực tiếp chưa đạt hiệu suất tối ưu. Số lượng ca máy thực tế vượt định mức kế hoạch khoảng 6,4% do thời gian chờ đợi mặt bằng, máy móc bị gián đoạn bởi điều kiện thời tiết mưa bão. Tương tự, năng suất lao động của công nhân trực tiếp có sự chênh lệch âm về lượng giờ công, dẫn tới chi phí nhân công bị đội lên khoảng 8,5% so với đơn giá khoán ban đầu.

Thứ ba, chi phí quản lý chung tại công trường có xu hướng gia tăng vượt định mức 5% đến 6% quy định. Việc kéo dài tiến độ thi công từng hạng mục khiến chi phí lán trại phụ trợ, bảo vệ công trường, bảo hiểm công trình và chi phí quản lý gián tiếp phát sinh thêm khoảng 11% so với dự toán được duyệt.

Thứ tư, 100% ý kiến khảo sát từ 50 cán bộ công nhân viên khẳng định quy trình luân chuyển chứng từ và nghiệm thu từng giai đoạn còn chậm trễ. Tình trạng này khiến vòng quay vốn lưu động bị ứ đọng tại các khối lượng thi công dở dang, làm tăng chi phí lãi vay ngân hàng và gây áp lực thanh khoản lớn cho doanh nghiệp trong suốt giai đoạn 2016 - 2018.

Thảo luận kết quả

Các phát hiện nghiên cứu phản ánh bức tranh chân thực về những lỗ hổng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa. Về mặt trực quan hóa số liệu, toàn bộ chênh lệch chi phí được phản ánh rõ nét qua bảng tổng hợp so sánh dự toán - thực hiện và biểu đồ cơ cấu chi phí xây lắp, trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất và có độ biến thiên cao nhất.

Nguyên nhân căn bản của việc đội giá thành bắt nguồn từ sự thiếu vắng hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật nội bộ hoàn chỉnh. Doanh nghiệp chủ yếu áp dụng máy móc định mức chung của Nhà nước mà chưa kịp thời điều chỉnh theo năng lực máy móc hiện có và biến động giá vật liệu địa phương tỉnh Hải Dương.

Khi so sánh với bài học kinh nghiệm từ các doanh nghiệp điển hình trong ngành như Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 18.3 (LICOGI 18.3) với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Đông Hòa với mô hình kiểm soát chi phí mục tiêu - chi phí trần, có thể thấy Công ty Hải Thanh còn thiếu một cơ chế phân cấp trách nhiệm tài chính rành mạch và chưa thiết lập được vị trí kỹ sư định giá độc lập để giám sát chi phí ngay từ khâu chuẩn bị đấu thầu.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và hạ giá thành xây lắp, 4 nhóm giải pháp chiến lược được đề xuất triển khai cụ thể như sau:

Thứ nhất, chuẩn hóa công tác lập dự toán và kế hoạch thi công chi tiết.

  • Chủ thể thực hiện: Phòng Kế hoạch - Vật tư chủ trì, phối hợp cùng Phòng Kỹ thuật.
  • Hành động cụ thể: Ứng dụng phần mềm dự toán chuyên nghiệp kết hợp cập nhật bảng báo giá thị trường vật liệu cát, đá, xi măng định kỳ 15 ngày/lần; khảo sát kỹ lưỡng điều kiện địa chất, thủy văn trước khi duyệt biện pháp thi công.
  • Target metric: Giảm thiểu độ lệch sai số giữa dự toán và chi phí thực tế xuống dưới 3%.
  • Timeline: Bắt đầu áp dụng từ quý 1 năm 2020 cho toàn bộ các gói thầu mới.

Thứ hai, xây dựng và ban hành hệ thống định mức chi phí nội bộ tiên tiến.

  • Chủ thể thực hiện: Phòng Kỹ thuật phối hợp cùng Phòng Kế toán và các Đội trưởng thi công.
  • Hành động cụ thể: Tiến hành bấm giờ, đo đạc thực nghiệm mức tiêu hao nhiên liệu của từng ca máy thi công, xác định định mức hao hụt vật tư xây dựng tại hiện trường sát với điều kiện thi công thực tế.
  • Target metric: Tiết kiệm từ 4% đến 5% khối lượng hao hụt vật liệu chính và giảm 5% chi phí nhiên liệu máy.
  • Timeline: Hoàn thành cẩm nang định mức nội bộ trong 6 tháng đầu năm 2020.

Thứ ba, đẩy nhanh tiến độ nghiệm thu hoàn thành từng hạng mục công trình.

  • Chủ thể thực hiện: Ban chỉ huy công trường phối hợp với Đơn vị tư vấn giám sát và Chủ đầu tư.
  • Hành động cụ thể: Thiết lập quy trình nghiệm thu cuốn chiếu trong vòng 48 giờ ngay sau khi kết thúc một phân đoạn thi công (nền móng, mặt đường); hoàn tất hồ sơ quyết toán đúng thời hạn quy định và bảo hành công trình trong 12 tháng theo hợp đồng.
  • Target metric: Rút ngắn chu kỳ thu hồi công nợ từ 15 đến 20 ngày, giảm thiểu 10% chi phí lãi vay phát sinh.
  • Timeline: Triển khai thường xuyên và liên tục từ quý 2 năm 2020.

Thứ tư, thiết lập hệ thống kiểm soát và phòng ngừa rủi ro chi phí đa tầng.

  • Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và cán bộ chuyên trách kiểm soát chi phí.
  • Hành động cụ thể: Bổ nhiệm nhân sự có chứng chỉ Kỹ sư định giá xây dựng để kiểm soát độc lập các dòng tiền xuất - nhập; lập quỹ dự phòng biến động giá tương đương 3% đến 5% tổng dự toán cho từng công trình.
  • Target metric: Đảm bảo tỷ suất sinh lời ròng của doanh nghiệp đạt tối thiểu 7% đến 9% trên doanh thu xây lắp.
  • Timeline: Hoàn thiện quy chế quản lý rủi ro trước quý 4 năm 2020.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm:

Nhóm 1: Ban Giám đốc và các nhà quản trị doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ. Luận văn cung cấp khung tham chiếu toàn diện để tái cấu trúc bộ máy điều hành, xây dựng chiến lược quản trị chi phí gắn liền với nâng cao năng lực trúng thầu trong cơ chế đấu thầu cạnh tranh khốc liệt hiện nay.

Nhóm 2: Kế toán trưởng, kỹ sư kinh tế xây dựng và chuyên viên kế hoạch vật tư. Tài liệu cung cấp phương pháp luận chuẩn xác về kỹ thuật lập dự toán, bóc tách khối lượng, tính toán phân bổ 4 yếu tố chi phí trực tiếp và cách thức xử lý chênh lệch giá - lượng trong công tác kế toán quản trị thực tế.

Nhóm 3: Chỉ huy trưởng công trường và kỹ sư kỹ thuật hiện trường. Cung cấp cẩm nang thực hành về quy trình nghiệm thu cuốn chiếu, quản lý vật tư lưu kho, sắp xếp ca máy thi công hợp lý nhằm tránh lãng phí, giảm thiểu tối đa rủi ro hư hỏng phải làm lại.

Nhóm 4: Học viên cao học, nghiên cứu sinh và giảng viên chuyên ngành Kế toán - Kinh tế xây dựng. Đây là nguồn tài liệu tham khảo thực chứng giá trị với bộ dữ liệu khảo sát 50 mẫu thực địa và phương pháp phân tích phương sai chi phí tại một doanh nghiệp xây dựng giao thông cấp huyện.

Câu hỏi thường gặp

Quản trị chi phí xây lắp có điểm gì khác biệt cốt lõi so với doanh nghiệp sản xuất thông thường? Sản phẩm xây lắp có giá trị rất lớn, thời gian sản xuất kéo dài, thi công phân tán ngoài trời và chịu ảnh hưởng trực tiếp của thời tiết. Khác với sản xuất hàng loạt, chi phí xây lắp phải được hạch toán riêng theo từng dự toán công trình cụ thể, trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng áp đảo từ 65% đến 80% tổng chi phí.

Tại sao chi phí vật liệu thực tế thường vượt dự toán ban đầu trong các công trình giao thông? Vật liệu xây dựng đường giao thông như cát, đá cấp phối, xi măng có khối lượng cực lớn và phụ thuộc nhiều vào cự ly vận chuyển cũng như hệ số đầm nén. Biến động giá thị trường địa phương cùng tình trạng thất thoát, hao hụt trong khâu bảo quản hiện trường thường làm chi phí thực tế vượt từ 5% đến 8% so với dự toán.

Quy mô mẫu 50 phiếu khảo sát trong luận văn có đảm bảo độ tin cậy khoa học không? Cỡ mẫu 50 phiếu đạt độ tin cậy rất cao vì được chọn theo phương pháp phân tầng đại diện, bao phủ toàn bộ các mắt xích quản trị từ 3 vị trí Ban Giám đốc, 23 nhân sự phòng ban chuyên môn (Kế toán, Kỹ thuật, Kế hoạch) đến 24 cán bộ đội thi công trực tiếp, phản ánh khách quan thực trạng tại doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp xây dựng cần xây dựng hệ thống định mức chi phí nội bộ riêng? Định mức chung của Nhà nước thường mang tính quy chuẩn trung bình và có độ trễ so với thực tế công nghệ. Việc tự xây dựng định mức nội bộ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí máy móc, kiểm soát chặt chẽ ngày công lao động và cắt giảm từ 4% đến 5% hao hụt nguyên vật liệu theo đúng năng lực thi công thực tế.

Công tác nghiệm thu giai đoạn có tác động như thế nào đến việc cắt giảm chi phí sản xuất? Nghiệm thu cuốn chiếu theo từng giai đoạn giúp phát hiện kịp thời các lỗi kỹ thuật để khắc phục ngay, tránh phát sinh chi phí tháo dỡ tốn kém. Đồng thời, việc hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu nhanh chóng giúp doanh nghiệp giải ngân vốn kịp thời từ chủ đầu tư, giảm áp lực nợ vay và tiết kiệm 10% chi phí lãi vay ngân hàng.

Kết luận

Tổng kết toàn bộ công trình nghiên cứu, 5 kết luận trọng tâm được khẳng định:

  • Hệ thống hóa sâu sắc cơ sở lý luận về quản trị chi phí xây lắp và làm rõ vai trò quyết định của 4 chức năng quản trị trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
  • Nhận diện toàn diện thực trạng công tác quản lý chi phí tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Hải Thanh giai đoạn 2016 - 2018 thông qua case study công trình đường giao thông liên xã huyện Cẩm Giàng.
  • Định lượng chính xác các sai số dự toán và nguyên nhân vượt chi phí vật liệu (vượt từ 5% đến 8%) và chi phí ca máy (vượt 6,4%) thông qua xử lý 50 phiếu khảo sát thực tế.
  • Chuyển giao thành công 4 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng cao về lập dự toán, định mức nội bộ, nghiệm thu giai đoạn và kiểm soát rủi ro chi phí.
  • Đề xuất các kiến nghị thiết thực gửi tới cơ quan quản lý Nhà nước và ngành xây dựng nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là xây dựng một mô hình quản trị chi phí toàn diện, kết hợp chặt chẽ giữa kế toán quản trị và kỹ thuật thi công cho các doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Về kế hoạch triển khai tiếp theo trong giai đoạn 2020 - 2022, doanh nghiệp cần tập trung số hóa dữ liệu dự toán, hoàn thiện định mức nội bộ và đào tạo chuyên sâu năng lực định giá cho 100% đội ngũ chỉ huy công trường. Các nhà quản trị doanh nghiệp, kỹ sư kinh tế xây dựng và nhà nghiên cứu hãy vận dụng ngay khung giải pháp khoa học này để tối ưu hóa hiệu quả tài chính và hiện thực hóa mục tiêu phát triển bền vững cho doanh nghiệp của mình.