Luận văn thạc sĩ về quản lý tồn kho tại THM Company - Lu Thi Tam Hien

Nghiên cứu luận văn thạc sĩ về quản lý tồn kho, phân tích tình trạng tồn kho dư thừa tại công ty THM, đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả.

• Tác giả: Lu Thi Tam Hien
• Người hướng dẫn: Dr. Pham Phu Quoc
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: Inefficiency Inventory Management: Case of Excess Inventory of THM Company
• Loại tài liệu: thesis
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• ACKNOWLEDGEMENT
• ABSTRACT
• 1. TABLE OF CONTENT
• 1.1. ACKNOWLEDGEMENT
• 1.2. PROBLEM IDENTIFICATION- CASE OF THM COMPANY
• 1.3. Perceived Problems from Financial Statement context
• 1.4. The first tentative problems- Inventory record inaccuracies
• 1.5. The second tentative problems- Product samples and differentiation, failure customer service
• 1.6. The third tentative problems- The obsolescence
• 1.7. The four tentative problem- The inadequate planning and execution system
• 1.8. The fifth tentative problem- Low Expectations and forecasting
• 1.9. The sixth tentative problems- External factors economic growth, competitive
• 1.10. Cause- effect tree of real problems- Low Expectations and forecasting
• 1.11. POSSIBLE SOLUTIONS DESIGN
• 2. List of Chart
• 3. List of Tables
• 4. List of figures
• 5. INTRODUCTION
• 6. PROBLEMS IDENTIFICATION - CASE OF THM COMPANY
• 6.1. Overview of THM
• 6.2. Scale and organization Chart of THM Company
• 6.3. Main products
• 6.4. Competitors information
• 6.5. Perceived Problem from the Financial Statement context
• 6.6. Return on Assets
• 6.7. Return on Equity (ROE)
• 6.8. Inventory Turnover ratios (ITO)
• 6.9. Days Sales of Inventory (DSI)
• 6.10. The first tentative problem- Inventory record inaccuracies
• 6.11. The Second tentative problem- firm size, product samples and differentiation, failure customer service

Tóm tắt

I. Tổng quan về quản lý tồn kho hiệu quả tại THM Company

Quản lý tồn kho là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của THM Company. Việc quản lý tồn kho hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí mà còn nâng cao khả năng phục vụ khách hàng. THM Company, với bề dày kinh nghiệm trong ngành vật liệu xây dựng, cần áp dụng các phương pháp quản lý tồn kho hiện đại để tối ưu hóa quy trình và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

1.1. Tại sao quản lý tồn kho lại quan trọng

Quản lý tồn kho không chỉ ảnh hưởng đến chi phí mà còn đến khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả giúp giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho quá mức, từ đó giảm chi phí lưu kho và tăng cường khả năng cạnh tranh.

1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý tồn kho

Nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến quản lý tồn kho tại THM Company, bao gồm nhu cầu thị trường, chuỗi cung ứng, và công nghệ quản lý tồn kho. Việc phân tích các yếu tố này sẽ giúp công ty đưa ra các quyết định chính xác hơn trong việc quản lý hàng hóa.

II. Vấn đề tồn kho tại THM Company và thách thức hiện tại

THM Company đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý tồn kho, bao gồm hàng tồn kho quá mức và chi phí lưu kho cao. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận mà còn làm giảm khả năng phục vụ khách hàng. Việc nhận diện và phân tích các vấn đề này là bước đầu tiên để tìm ra giải pháp hiệu quả.

2.1. Hàng tồn kho quá mức và nguyên nhân

Hàng tồn kho quá mức tại THM Company chủ yếu do dự đoán nhu cầu không chính xác và quản lý hàng hóa kém. Việc không theo dõi sát sao tình hình tiêu thụ hàng hóa dẫn đến tình trạng hàng hóa không được bán ra, gây lãng phí tài nguyên.

2.2. Chi phí lưu kho và tác động đến lợi nhuận

Chi phí lưu kho cao làm giảm lợi nhuận của THM Company. Các chi phí này bao gồm chi phí thuê kho, chi phí bảo trì hàng hóa và chi phí quản lý. Việc giảm thiểu chi phí này là cần thiết để cải thiện tình hình tài chính của công ty.

III. Phương pháp tối ưu hóa tồn kho tại THM Company

Để quản lý tồn kho hiệu quả, THM Company cần áp dụng các phương pháp tối ưu hóa như phân tích dữ liệu, dự báo nhu cầu và sử dụng công nghệ quản lý tồn kho. Những phương pháp này sẽ giúp công ty cải thiện quy trình quản lý và giảm thiểu hàng tồn kho không cần thiết.

3.1. Phân tích dữ liệu để dự đoán nhu cầu

Phân tích dữ liệu giúp THM Company hiểu rõ hơn về xu hướng tiêu thụ hàng hóa. Việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu hiện đại sẽ giúp công ty dự đoán chính xác hơn về nhu cầu của khách hàng, từ đó điều chỉnh lượng hàng tồn kho phù hợp.

3.2. Ứng dụng công nghệ trong quản lý tồn kho

Công nghệ quản lý tồn kho như phần mềm ERP có thể giúp THM Company theo dõi tình hình hàng hóa một cách hiệu quả. Việc tự động hóa quy trình quản lý tồn kho sẽ giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại THM Company

Việc áp dụng các phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho THM Company. Nghiên cứu cho thấy rằng việc tối ưu hóa tồn kho không chỉ giúp giảm chi phí mà còn nâng cao khả năng phục vụ khách hàng. Các kết quả này cần được duy trì và phát triển trong tương lai.

4.1. Kết quả từ việc tối ưu hóa tồn kho

Sau khi áp dụng các phương pháp tối ưu hóa, THM Company đã giảm được chi phí lưu kho và tăng cường khả năng phục vụ khách hàng. Điều này không chỉ giúp cải thiện lợi nhuận mà còn nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.

4.2. Các bài học rút ra từ thực tiễn

Các bài học từ việc quản lý tồn kho tại THM Company cho thấy rằng việc theo dõi và điều chỉnh liên tục là rất quan trọng. Công ty cần thường xuyên đánh giá lại quy trình quản lý tồn kho để đảm bảo tính hiệu quả và đáp ứng nhu cầu thị trường.

V. Kết luận và tương lai của quản lý tồn kho tại THM Company

Quản lý tồn kho hiệu quả là một yếu tố sống còn đối với sự phát triển bền vững của THM Company. Trong tương lai, công ty cần tiếp tục cải tiến quy trình quản lý tồn kho và áp dụng các công nghệ mới để duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.

5.1. Tầm quan trọng của việc cải tiến liên tục

Cải tiến liên tục trong quản lý tồn kho sẽ giúp THM Company duy trì lợi thế cạnh tranh. Việc áp dụng các phương pháp mới và công nghệ hiện đại sẽ là chìa khóa để công ty phát triển bền vững.

5.2. Hướng đi tương lai cho THM Company

THM Company cần xác định rõ hướng đi tương lai trong quản lý tồn kho. Việc đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh thị trường phân phối vật liệu xây dựng tại Việt Nam có hơn 600 doanh nghiệp cạnh tranh gay gắt, quản trị vốn lưu động và kiểm soát hàng tồn kho đóng vai trò quyết định đến sự sống còn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nghiên cứu tập trung giải quyết cuộc khủng hoảng vận hành tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thế Hệ Mới (THM) – một đơn vị phân phối sơn quy mô lớn tại Thành phố Hồ Chí Minh. Giai đoạn 2011–2014, THM đối mặt với sự sụt giảm nghiêm trọng khi doanh thu bán hàng lao dốc từ 83,87 tỷ đồng xuống chỉ còn 26,44 tỷ đồng (giảm 68,48%), kéo theo lợi nhuận sau thuế chuyển từ mức lãi 1,185 tỷ đồng thành khoản lỗ 252,31 triệu đồng.

Mục tiêu cốt lõi của nghiên cứu là nhận diện toàn diện các nguyên nhân gốc rễ dẫn đến tình trạng tồn kho ứ đọng, từ đó thiết kế hệ thống giải pháp tối ưu hóa hàng tồn kho phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp thương mại. Phạm vi nghiên cứu bao quát dữ liệu tài chính, chuỗi cung ứng và hoạt động kho vận của THM từ năm 2010 đến 2014, đồng thời xây dựng kế hoạch hành động cụ thể cho giai đoạn 2016–2017. Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi đưa ra lộ trình giảm 10% lượng tồn kho bình quân mỗi quý, giải phóng dòng vốn lưu động bị đóng băng và nâng hệ số vòng quay tồn kho (ITO) từ 1,82 lần lên mục tiêu 3,09 lần, giúp doanh nghiệp tái thiết lập tỷ suất sinh lời và bảo toàn khả năng thanh toán.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu kết hợp các mô hình lý thuyết kinh điển trong quản trị chuỗi cung ứng và tài chính doanh nghiệp:

• Lý thuyết quản trị vốn lưu động (Working Capital Management): Đánh giá mối quan hệ tương hỗ giữa chu kỳ chuyển đổi tiền mặt, các khoản phải thu, phải trả và giá trị hàng tồn kho đối với hiệu quả hoạt động kinh doanh.
• Mô hình phân tích tài chính DuPont: Tách biệt và đo lường tác động của vòng quay tài sản và biên lợi nhuận ròng lên tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản (ROA) và tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu (ROE).
• Mô hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và Phương pháp lượng đặt hàng thay thế (Alternative Order Quantity Approach): Cung cấp công thức toán học xác định quy mô lô hàng tối ưu nhằm giảm thiểu tổng chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng.
• Chu trình quản lý chất lượng PDCA (Plan - Do - Check - Act): Thiết lập khung làm việc cải tiến liên tục cho quy trình lập kế hoạch, thực thi, kiểm soát và điều chỉnh chính sách tồn kho.

Các khái niệm chuyên ngành then chốt được lượng hóa gồm: Vòng quay hàng tồn kho (ITO), Số ngày bán hàng của tồn kho (DSI), Tồn kho an toàn (Safety Stock) và Điểm đặt hàng lại (Reorder Point).

Phương pháp nghiên cứu

Đề tài áp dụng phương pháp kết hợp giữa nghiên cứu định lượng dữ liệu tài chính thứ cấp và nghiên cứu tình huống định tính chuyên sâu:

• Nguồn dữ liệu: Báo cáo tài chính, báo cáo nhập xuất tồn kho giai đoạn 2010–2014 của THM, dữ liệu đối chuẩn từ Công ty Cổ phần Sơn Mộc Thủy và báo cáo ngành từ Hiệp hội Sơn và Mực in Việt Nam (VPIA).
• Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Nghiên cứu thực hiện phỏng vấn sâu với 5 nhân sự quản lý chủ chốt (gồm Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng Kinh doanh, Trưởng kho) và phân tích toàn bộ dữ liệu luân chuyển của 22 nhóm danh mục sơn thương mại (Dulux, Maxilite, Joton, Jotun...). Phương pháp chọn mẫu chuyên gia có chủ đích (Purposive Sampling) được lựa chọn nhằm bóc tách chính xác các vướng mắc vận hành thực tế.
• Phương pháp phân tích: Ứng dụng kỹ thuật phân tích ma trận ABC dựa trên giá trị tiêu thụ, kết hợp sơ đồ Cây nguyên nhân - kết quả (Cause-Effect Tree). Lý do lựa chọn phương pháp này là giúp liên kết chặt chẽ các chỉ báo suy thoái tài chính vĩ mô với từng sai sót vi mô trong khâu dự báo và mua hàng tại doanh nghiệp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực nghiệm tại THM đã chỉ rõ bốn phát hiện trọng yếu:

1. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho suy giảm nghiêm trọng: Hệ số vòng quay tồn kho (ITO) giảm liên tục hơn 3 lần, từ 5,62 lần năm 2011 xuống 3,45 lần (2012), 2,15 lần (2013) và chạm đáy 1,82 lần năm 2014. Tương ứng, số ngày lưu kho (DSI) kéo dài từ 64,96 ngày lên 200,96 ngày (tăng 209,36%), khiến vốn lưu động bị ứ đọng kéo dài.
2. Hiệu quả sinh lời suy thoái chạm ngưỡng âm: Chỉ số ROA sụt giảm từ 5,1% năm 2011 xuống -0,2% (2013) và -2,0% năm 2014. Chỉ số ROE rơi tự do từ 45,6% năm 2011 xuống -45,6% năm 2014, kém xa mức ROE 22,0% của đối thủ Mộc Thủy và mức trung bình ngành 20,0%.
3. Chi phí lưu kho và vận hành tăng cao: Tồn kho phình to buộc doanh nghiệp phải thuê thêm kho bãi thứ 2, phát sinh thêm chi phí nhân công quản lý, bảo hiểm, rủi ro biến chất sản phẩm và gia tăng chi phí lãi vay ngắn hạn tài trợ cho hàng tồn.
4. Căn nguyên cốt lõi từ lỗi dự báo và áp lực doanh số: Dự báo nhu cầu thị trường sai lệch kết hợp với việc ôm hàng số lượng lớn để đạt chỉ tiêu doanh số từ nhà sản xuất (như AkzoNobel) đã gây ra tình trạng mua thừa (over-purchasing) các sản phẩm có sức mua thấp.

Thảo luận kết quả

Các phát hiện tại THM hoàn toàn củng cố các nghiên cứu học thuật quốc tế. Hiện tượng sai lệch số liệu kho thực tế so với sổ sách tại THM phản ánh đúng công bố của Raman và cộng sự (2001) rằng 65% hồ sơ kiểm kê bán lẻ không khớp thực tế. Việc tích trữ hàng hóa quá mức làm suy giảm nghiêm trọng dòng tiền thuần và bào mòn giá trị doanh nghiệp, tương đồng với kết luận của Hendrick và Singhal (2009) khi chỉ ra tồn kho dư thừa làm giảm 37,22% tỷ suất sinh lợi bất thường của tổ chức. Đồng thời, sự gia tăng quá mức các chủng loại sản phẩm (sơn lót, sơn phủ, chất tạo màu) đã gây nhiễu loạn công tác dự báo theo đúng cảnh báo của Lee (1994).

Về mặt trực quan hóa dữ liệu, các biến động tài chính của THM được thể hiện sinh động qua biểu đồ đường xu hướng doanh thu và lợi nhuận thuần giai đoạn 2011–2014, kết hợp bảng đối chuẩn đa kỳ giữa THM và đối thủ cạnh tranh Mộc Thủy. Ma trận phân tích ABC phân định rõ 22 nhóm mặt hàng thành các nhóm ưu tiên, giúp nhà quản trị nhận diện nhóm A (chiếm giá trị luân chuyển cao nhưng bị ứ đọng) để đưa ra chính sách điều tiết hàng kịp thời.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực nghiệm, luận văn đề xuất bốn giải pháp đồng bộ:

1. Tái cấu trúc danh mục và kiểm soát tồn kho bằng ma trận ABC:
   • Hành động: Phân loại toàn bộ 22 nhóm sản phẩm, tập trung vốn và giám sát nghiêm ngặt nhóm A (gồm Dulux A502, Maxilite, Joton); kiểm soát định kỳ nhóm B; chủ động xả hàng nhóm C qua các chương trình bán hàng ưu đãi.
   • Chủ thể & Thời gian: Trưởng kho phối hợp Kế toán trưởng, hoàn thành trong Quý 1/2016.
   • Chỉ số mục tiêu: Giảm 10% giá trị tồn kho bình quân mỗi quý.
2. Xác lập định mức tồn kho an toàn và lượng đặt hàng tối ưu (EOQ):
   • Hành động: Ứng dụng công thức tính tồn kho an toàn theo mức phục vụ 90% (hệ số Z = 1,28) và thời gian đặt hàng 3 tháng. Xác lập điểm đặt hàng lại (Reorder Point) ở mức 7,81 tỷ đồng cho nhóm A (gồm 6,49 tỷ đồng nhu cầu chu kỳ và 1,32 tỷ đồng tồn kho an toàn).
   • Chủ thể & Thời gian: Phòng Mua hàng và Ban Giám đốc, triển khai từ tháng 3/2016.
   • Chỉ số mục tiêu: Duy trì mức tồn kho an toàn nhóm A trong 2 tuần tiêu thụ, nhóm B trong 4 tuần.
3. Hiện đại hóa mô hình dự báo nhu cầu bám sát khách hàng cuối:
   • Hành động: Ứng dụng mô hình chuỗi thời gian (Time Series) kết hợp dữ liệu bán lẻ tại điểm bán (POS), xóa bỏ thói quen dự báo cảm tính.
   • Chủ thể & Thời gian: Phòng Kinh doanh, thực hiện từ Quý 2/2016.
   • Chỉ số mục tiêu: Nâng độ chính xác dự báo lên trên 85%.
4. Vận hành quy trình S&OP theo chu trình PDCA liên phòng ban:
   • Hành động: Thiết lập cơ chế chia sẻ dữ liệu thực thời giữa Kinh doanh, Kho vận và Kế toán; chấm dứt tình trạng nhập hàng chạy chỉ tiêu ngắn hạn.
   • Chủ thể & Thời gian: Ban Giám đốc điều phối xuyên suốt giai đoạn 2016–2017.
   • Chỉ số mục tiêu: Phục hồi hệ số vòng quay tồn kho (ITO) lên 3,09 lần vào cuối năm 2016.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn mang lại giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn cao cho bốn nhóm độc giả:

1. Chủ doanh nghiệp và Giám đốc điều hành thương mại phân phối: Tiếp cận bài học thực tế về nhận diện rủi ro dòng tiền và giải pháp tránh bẫy chạy đua doanh số của nhà sản xuất để bảo vệ thanh khoản.
2. Giám đốc chuỗi cung ứng và Trưởng bộ phận kho vận: Áp dụng trực tiếp ma trận phân loại ABC, công thức tính toán điểm đặt hàng lại và định mức tồn kho an toàn để tinh gọn kho bãi.
3. Chuyên viên kế toán quản trị và phân tích tài chính: Nắm bắt phương pháp kết hợp mô hình DuPont với các chỉ số ITO, DSI nhằm xây dựng hệ thống cảnh báo sớm rủi ro đóng băng vốn lưu động.
4. Giảng viên, học viên cao học và nhà nghiên cứu quản trị kinh doanh: Sử dụng làm tài liệu nghiên cứu tình huống (case study) chuẩn mực về quản trị vận hành và tái cấu trúc chuỗi cung ứng tại các thị trường mới nổi.

Câu hỏi thường gặp

1. Nguyên nhân sâu xa nào dẫn đến tình trạng tồn kho dư thừa tại THM? Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ sai lệch trong công tác dự báo nhu cầu thị trường và áp lực ôm hàng chạy chỉ tiêu doanh số từ các hãng sản xuất sơn lớn. Điều này khiến số ngày tồn kho DSI tăng vọt từ 64,96 ngày lên 200,96 ngày trong giai đoạn 2011–2014, gây ứ đọng nguồn vốn lưu động lớn.

2. Chỉ số vòng quay tồn kho suy giảm đã tác động tiêu cực thế nào đến tài chính công ty? Hệ số ITO giảm từ 5,62 lần xuống 1,82 lần làm gia tăng chi phí thuê kho bãi thứ 2 và chi phí lãi vay ngắn hạn. Hệ quả trực tiếp là lợi nhuận sau thuế của công ty từ mức dương 1,185 tỷ đồng năm 2011 chuyển thành lỗ 252,31 triệu đồng vào năm 2014, kéo tỷ suất ROA giảm về mức âm 2,0%.

3. Phân tích ma trận ABC giúp giải quyết bài toán tồn kho như thế nào? Ma trận ABC phân loại 22 nhóm danh mục sơn; tập trung nguồn lực kiểm soát chặt chẽ nhóm A với định mức tồn kho an toàn 2 tuần và đặt hàng định kỳ hàng tuần, đồng thời chủ động thanh lý nhóm C để thu hồi vốn mà vẫn bảo đảm mức phục vụ khách hàng đạt 90%.

4. Điểm đặt hàng lại cho nhóm sản phẩm chủ lực được xác định trên cơ sở nào? Điểm đặt hàng lại (Reorder Point) được tính toán dựa trên thời gian giao hàng 3 tháng, mức độ phục vụ mong muốn 90% và độ lệch chuẩn doanh số quá khứ. Kết quả xác định điểm đặt hàng lại tối ưu cho nhóm mặt hàng A là 7,81 tỷ đồng, bao gồm 6,49 tỷ đồng nhu cầu chu kỳ và 1,32 tỷ đồng tồn kho an toàn.

5. Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên đổi mới công tác dự báo nhu cầu theo hướng nào? Doanh nghiệp cần chuyển điểm dự báo xuống gần người tiêu dùng cuối thông qua dữ liệu bán hàng thực tế (POS), kết hợp phương pháp chuỗi thời gian (Time Series) với kinh nghiệm thị trường của đội ngũ bán hàng nhằm hạn chế hiện tượng méo mó thông tin đơn hàng trong chuỗi cung ứng.

Kết luận

• Xác định sai lệch trong dự báo nhu cầu và áp lực ôm hàng chạy chỉ tiêu là căn nguyên cốt lõi gây khủng hoảng tồn kho tại THM.
• Lượng hóa tác động tiêu cực của chỉ số DSI vượt 200 ngày, đẩy doanh nghiệp từ vị thế dẫn đầu thị trường sang thua lỗ 252,31 triệu đồng vào năm 2014.
• Xây dựng hệ thống giải pháp kỹ thuật toàn diện kết hợp ma trận ABC, mô hình EOQ và chu trình quản lý chất lượng PDCA.
• Thiết lập mục tiêu khả thi đưa hệ số vòng quay tồn kho (ITO) phục hồi lên 3,09 lần và giảm 10% lượng tồn kho bình quân mỗi quý trong năm 2016.
• Hoàn thiện quy trình phối hợp liên phòng ban S&OP nhằm bảo vệ tính thanh khoản và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

Lộ trình thực hiện tiếp theo: Hoàn tất rà soát phân loại kho trong Quý 1/2016, áp dụng công thức đặt hàng tối ưu từ tháng 3/2016, và định kỳ kiểm tra hiệu chỉnh theo quý xuyên suốt giai đoạn 2016–2017.

Công trình nghiên cứu cung cấp khung tham chiếu giá trị cho các nhà quản trị doanh nghiệp thương mại đang tìm kiếm lời giải toàn diện để tinh gọn bộ máy vận hành, giải phóng dòng tiền và nâng cao năng lực cạnh tranh bền vững.

Trích đoạn nội dung tài liệu

UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ LU THI TAM HIEN INEFFICIENCY INVENTORY MANAGEMENT: CASE OF EXCESS INVENTORY OF THM COMPANY ID: 22130022 MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION SUPERVISOR: DR. PHAM PHU QUOC Ho Chi Minh City – March 2016 1|Page TIEU LUAN MOI download : [e-mail] ACKNOWLEDGEMENT This thesis becomes a reality with the kind support and help of many individuals. I would like to extend my truthful thanks to all of them. First of all , I would like to express my gratitude and sincere thanks to my advisor, PhD.

Pham Phu Quoc for hid guidance, imparting his knowledge and expertise my study. Special thanks to members of THM Company for cooperating, supporting and providing necessary information regarding this thesis. Besides, the contribution of my group mates who have cooperated with me to complete this thesis and classmates who have willingly helped me out with their abilities, play an important role for my thesis finishing. More interest, I would like to give my warmest thanks to my family who always support and encourage me in completion of this thesis.

2|Page TIEU LUAN MOI download : [e-mail] ABSTRACT In every industry, every enterprise or business, operating and managing their organization are very important. The company will grow and make profit if they utilities their working capital including the inventory, debtors, loans and Advances, Gross working Cycle, Creditor and Net working Cycle. Therefore, inventory, account receivable, account payable, cash management are the factors that impacts on the profitability .The object of the research find the problems of working capital management of THM including the inventory management, account receivable management, account receivable, cash flow management. In segment of inventory management, the study also makes clear the factors that impacts on the inventory management including product samples and design, product feature differentiation, specific software request, objective of inventory, failure customer service, using too much working capital in inventory and low of control the market demand.

Beside the external factors such as market trends, customer‟s demand, competitive impact on the high inventory in the company directly. It is important to find the best solutions of excess inventory and effective inventory management. Exploring of methods of reducing the current inventory and enhance the Inventory Turnover (ITO), the best ratio to measure the inventory management. Additionally, it is necessary to find the properly inventory management models to apply for the company.

3|Page TIEU LUAN MOI download : [e-mail] TABLE OF CONTENT ACKNOWLEDGEMENT. PROBLEM IDENTIFICATION- CASE OF THM COMPANY .2 Perceived Problems from Financial Statement context .3 The first tentative problems- Inventory record inaccuracies.4 The second tentative problems- Product samples and differentiation, failure customer service……………………………………………………………………………………….5 The third tentative problems- The obsolescence .6 The four tentative problem- The inadequate planning and execution system .7 The fifth tentative problem- Low Expectations and forecasting .8 The sixth tentative problems- External factors economic growth, competitive .9 Cause- effect tree of real problems- Low Expectations and forecasting. POSSIBLE SOLUTIONS DESIGN. 32 4|Page TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.1 Alternation 1- Using the proper Forecasting Methods .2 Alternative 2-Forecast as Close to the Customer as Possible- .3 Alternative 3-Communicate, Share, and Use the Data to Drive Your Sales and Operations Planning Process-.4 Alternative 4 -Consider Inventory planning , controlling inventory more efficiency Long- term Strategies .1 Methodology of collecting data- .2 The consequences of excess inventory .3 Forecasting demand models .4 Inventory Management models .5 Model for suitable purchasing.

79 5|Page TIEU LUAN MOI download : [e-mail] List of Chart Chart 1. Sales revenues of THMC from 2011- 2014 Chart 2. THMC‟S of sales and service Chart 3. ROA and ROE ratios of THMC from 2010-2014.

Lists of Tables Table 1. ROA Ratios Table 2: ROE ratios Table 3: Inventory Turnover Table 4: Day Sales of Inventory Table 5. Target of Increase ITO Table 6: Estimate the reducing in average inventory Table 7: Planning the Action Plan of THM Table 8: ABC Analysis of Items in Stock of THM Table 9 : Safety and Stock Level Table 10 : Estimate the Safety Stock and Order Quantity of A- items List of figures Figure 1: The THM Organization Chart 6|Page TIEU LUAN MOI download : [e-mail] Figure 2 : The cause-effect trees exploring from the analysis: Figure 3: PDCA Model Figure 4: Inventory management and Asset protection ( IMAP) 7|Page TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. INTRODUCTION This study found the reasons of decline of revenues and profitability over the years 2011- 2014.

The decrease of Return on Asset ( ROA) and Return on Equity ( ROE) exhibited many tentative problems of the THM company. The declines of sales, increase of holding costs effect to the low of revenues and low of profitability. The costs from increasing of COGS, renting more warehouses, labors, cash investment in payments, short-term loans, or called working Capital Management impact on the company performances. The primary findings of measurement of Inventory Turnover Ratios (ITO) , Days sales of Inventory (DSI) and internal, external factors that impact on Inventory Management of the company.

The ineffective Inventory Management of THM‟s presented through the low of ITO and declines over the years. In addition, factors of internal like Capital management of THM the product sample and design, product feature differentiation, specific software request, objective of working management play an important role in effective of Inventory Management of the company. The too much slow moving or obsolete inventory, customer service failures and back orders due to lack of the correct inventory, product type, inventory size, are listed as reasons for inefficiency inventory management. The changes in product design, excessive purchasing and forecasting errors are reasons for overstocking.

Among, forecasting errors, mismatching the demand- supply, or un-predicting customer‟s demand are substantial factors to excess inventory. 8|Page TIEU LUAN MOI download : [e-mail] External environment factors like economic growth, market demands, competitive, customer behavior, recession periods contribute to the management of inventory. Theories of inventory management will prove for those variables. The analysis will analyze the most influenced factors to high or excess inventories, correlation between the variables.

Finally, base on the analysis, we found the possible solution to solve the excess inventory and manage the inventory effectively. The improvement of ITO should be done by most of the Directors by reducing the average inventory and reducing the number of merchandises. Applying the accurate forecasting method, qualitative or quantitative methods likes Times Series, Exponential Smoothing (ES), liner regression will make the company reduce the un- expectation inventory ( R. To a SMEs, as THM, applying the suitable inventory management, PDCA inventory management methods, which categories the inventory by ABC analysis, calculating the EOQ, Alternative Order Quantity Approach (Mathur, Kamlesh, et al.697; Morales, Sierra, Lopez 2015) which used for SMEs, and setting target depending on the Manager‟ Experiences.

Alternative Order Quantity Approach, establish purchasing review criteria to the inventory characteristics, collaboration with vendors to improve the purchasing practice. 9|Page TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. PROBLEMS IDENTIFICATION -CASE OF THM COMPANY 2.2 Overview of THM Name : THE HE MOI TRADING AND CONSTRUCTION LTD. TAX CODE: 0302696827 ADDRESS: 299, TAN KY TAN QUY STREET, TAN SON NHI WARD, TAN PHU DISTRICT, HO CHI MINH CITY.38472838 Since 1996, THM is a shop, which sold construction materials like stone, steel, paints, civil tools…Since then THM have been developing, creating many good relationships with other constructions; materials agencies.

Moreover, the company have been catching the market conditions, customer behaviors. Therefore, the THE HE MOI TRADING AND CONSTRUCTION LTD., CO has been established, specialized in paintings and painting tools. Until now, the company has created the prestige and determined the its strong in the market. Amount of orders has substantial increased, and expanded the market segment whole the country.

10 | P a g e TIEU LUAN MOI download : [e-mail] About the labor force, the company has the senior sales teams, which trained carefully. Human resources department set up to treat management, contribute to the development of the company.2 Scale and organization Chart of THM Company - Capital : VND 4.000 - Human resource: 1 Director, 1 vice- director, 1 chief accountant, 1 warehouse manager, 1 sales manager, and 20 employees in department. - Infrastructure: Representative in 299, Tan Ky Tan Quy Street, Tan Son Nhi ward, Tan Phu district, Ho chi Minh. Warehouse is in 259 Tan Ky Tan Quy, Tan Son Nhi ward, Tan Phu District, Ho Chi Minh City DIRECTOR VICE-DIRECTOR ACCOUNTING DEPT WAREHOUSE DEPT SALES DEPT TAX Accountant Sales accountant employees employees Figure 1.

Organization Chart 11 | P a g e TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.3 Main products: Since establishment, THM specialized in trading paints and supporting materials, as followings: - Dulux interior paint: Inspire, Easyclean, 5 in 1 - Maxilite interior paints - DULUX base interior paints: inspire BA( BB), Easyclean P1( p2,p3,p4), 5 in 1 PA( BB, BC, BD). - Maxilite Base interior base: BA, BB - Dulux standards interior paint: Inspire, Wheathershield ( solid surface-anti-water - PowerFlexx) - Maxilite outside paints - Dulux Base outside paints: Inspire BA (BB), Wheathershield BA (BB, BC, BD) - Maxilite Base outside paints: BA, BB - Dulux Indoor cover paints - Dulux Outdoor cover paint - Maxilite outside cover layer - Dulux inside and outdoor power - Maxilite, Expo Lucky.anticorrosive - Joton, Jotun, Expo, Nippon, Apollo, Maltcoat, USA…powers - Anti-heat, anti fade color, anti- - Supporting tools….4 Competitors information According to VPIA ( Vietnam Paint and Printing Ink Association), there are over 600 enterprises which product and trade painting. Most of big painting firm are presenting in Vietnam. In the next period, the competitive in the market will be more aggressive.

Foreign 12 | P a g e TIEU LUAN MOI download : [e-mail] brand occur 65%.while, the biggest productivity is Akzo Nobel Vietnam ( 30,000 tons/ year) and Expo ( 40,000 tons/ year). However, there are remaining a lot of opportunities for Vietnam enterprises. It is dividend into 4 segments, high- quality brands from Japan, America or English AKZO NOBEL, NIPPON, JOTUN, occur 35% market. The second segment is Asia brand likes 4 Organges, TOA, SeaMaster, occur 25%.

And the last is domestic brands Joton, Kova, Tison…occur 15% market and others is 25%.2 Perceived Problem from the Financial Statement context It is proven that THM were the leader about the amount of sales and revenues in 2011. In the period of 2002- 2011, the growth ratio was increased over the year both markets, volumes of customers and volume of sales. However, since 2012, the situation has changed rapidly, the volume of sales, revenues and profitability have declined sharply. Findings are that there are many reasons for this reduction.

With increasing of warehouse costs, managing costs, low sales caused by excess inventories. It is considered one of the reasons for low profit. The proven for the low of revenues and profitability over the years through the financial statements from 2010 to 2014. Due to high inventory, the sales revenues of THM also decreased accordingly from 2011 to 2014.

Chart 1 below show the declines of the sales revenue. Sales revenues of THMC from 2011- 2014 13 | P a g e TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 100,000,000,000 80,000,000,000 83,873,256,871 60,000,000,000 50,348,740,377 40,000,000,000 34,229,467,209 26,441,898,754 20,000,000,000 0 2014 2013 2012 2011 Source: Financial Statement of THMC from 2011- 2014( Appendix 2) The declines of sales revenues has an affect on the profit of THMC, it leads the profits go down over the years, eventually some years the profits are minus. THMC’S of sales and service NET INCOME 1,400,000,000 1,200,000,000 1,185,546,709 1,000,000,000 800,000,000 600,000,000 400,000,000 200,000,000 26,389,069 - 2014 -252,311,429 -45,377,948 2013 2012 2011 -200,000,000 -400,000,000 Source: Financial Statement of THMC from 2011- 2014 14 | P a g e TIEU LUAN MOI download : [e-mail] Return on Assets The Return on Asset (ROA), and Return on Equity ( ROE) have also gone down, in the low level from the findings from the Financial Statements.