Tổng quan nghiên cứu

Trường Đại học Kinh tế quốc dân là một trong những trường đại học trọng điểm quốc gia, đóng vai trò trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ hàng đầu trong lĩnh vực kinh tế - xã hội tại Việt Nam. Trong giai đoạn 2021-2023, Nhà trường đã triển khai thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính cho sinh viên, học viên, giảng viên và các tổ chức, cá nhân liên quan. Theo thống kê, thời gian giải quyết thủ tục hành chính đã được rút ngắn trung bình từ 30% đến 50% so với trước đây, góp phần tăng cường tính công khai, minh bạch và thuận tiện trong tiếp cận dịch vụ hành chính.

Tuy nhiên, quá trình quản lý thực hiện quy chế này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế như việc lập kế hoạch chưa được quan tâm đúng mức, công tác phối hợp giữa các đơn vị chưa đồng bộ, và đội ngũ cán bộ bộ phận một cửa còn thiếu kinh nghiệm chuyên sâu. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là xác định khung nghiên cứu về quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học, phân tích thực trạng quản lý tại Trường Đại học Kinh tế quốc dân trong giai đoạn 2021-2023, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân, từ đó đề xuất định hướng và giải pháp hoàn thiện đến năm 2030. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động quản lý thực hiện quy chế tại Trường Đại học Kinh tế quốc dân, với số liệu thu thập từ năm 2021 đến 2023 và khảo sát sơ cấp tháng 4/2024.

Việc nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính trong giáo dục đại học, đồng thời hỗ trợ Nhà trường trong việc xây dựng bộ máy quản lý hiện đại, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng khung lý thuyết dựa trên hai mô hình chính: mô hình quản lý hành chính công và mô hình quản lý chất lượng dịch vụ. Khái niệm quản lý được hiểu là quá trình lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các nguồn lực nhằm đạt mục tiêu hiệu quả trong môi trường biến động. Quy chế một cửa, một cửa liên thông được định nghĩa theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, là phương thức tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính qua bộ phận một cửa, đồng thời phối hợp giữa các cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo tính liên thông, minh bạch.

Ba khái niệm chính được tập trung nghiên cứu gồm: (1) Bộ máy quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông; (2) Nội dung quản lý thực hiện quy chế gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát; (3) Nhân tố ảnh hưởng đến quản lý thực hiện quy chế, bao gồm các yếu tố bên trong như cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, ứng dụng công nghệ thông tin và các yếu tố bên ngoài như nhu cầu sử dụng dịch vụ, quy định pháp luật.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm số liệu thứ cấp thu thập từ các báo cáo, tài liệu nội bộ của Trường Đại học Kinh tế quốc dân giai đoạn 2021-2023 và số liệu sơ cấp thu thập qua khảo sát 50 người gồm cán bộ, nhân viên bộ phận một cửa và người sử dụng dịch vụ hành chính trong tháng 4/2024. Bảng hỏi sử dụng thang đo Likert 5 bậc tập trung đánh giá các nội dung quản lý thực hiện quy chế.

Phương pháp phân tích bao gồm mô hình hóa, phân tích hệ thống, so sánh, đối chiếu, thống kê mô tả và phân tích định lượng. Cỡ mẫu 50 phiếu khảo sát được chọn theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện nhằm đảm bảo tính đại diện cho đội ngũ cán bộ và người sử dụng dịch vụ. Timeline nghiên cứu trải dài từ thu thập số liệu thứ cấp (2021-2023), khảo sát sơ cấp (tháng 4/2024) đến phân tích và đề xuất giải pháp (2024-2030).

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Bộ máy quản lý thực hiện quy chế: Cơ cấu bộ máy gồm Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng phụ trách hành chính, Phòng Hành chính Tổng hợp và bộ phận một cửa trực thuộc. Đội ngũ viên chức bộ phận một cửa có trình độ đại học trở lên chiếm 100%, đảm bảo năng lực chuyên môn. Số lượng viên chức bộ phận một cửa duy trì ổn định với 15 người trong giai đoạn 2021-2023.

  2. Lập kế hoạch thực hiện quy chế: Kế hoạch được xây dựng hàng năm với mục tiêu chi tiết như tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn đạt 100%, tỷ lệ hài lòng người sử dụng dịch vụ tăng từ trên 90% năm 2021 lên trên 95% năm 2023. Tuy nhiên, việc phân tích môi trường hoạt động còn hình thức, mục tiêu kế hoạch chủ yếu dựa trên kết quả năm trước, thiếu đột phá.

  3. Triển khai kế hoạch: Phân công nhiệm vụ cho cán bộ bộ phận một cửa đạt tỷ lệ 100% phù hợp năng lực, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ trên 90%. Hoạt động truyền thông quy chế được thực hiện qua hội thảo, website, email và mạng xã hội nhưng tần suất còn thấp, nhiều người chưa nắm rõ quy chế. Công tác đào tạo, bồi dưỡng viên chức tập trung vào nghiệp vụ và sử dụng công nghệ, số đợt tập huấn mỗi năm từ 1-2 đợt với kinh phí hạn chế.

  4. Kiểm soát thực hiện quy chế: Hoạt động kiểm soát được thực hiện thường xuyên và định kỳ với số cuộc kiểm soát tăng từ 2 lên 4 cuộc/năm, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm. Tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn đạt trên 99%, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính và sự hài lòng của người sử dụng.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy quy chế một cửa, một cửa liên thông tại Trường Đại học Kinh tế quốc dân đã góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, giảm thời gian xử lý từ 30-50%, đồng thời tăng cường tính minh bạch và thuận tiện cho người sử dụng. Bộ máy quản lý được tổ chức chặt chẽ, đội ngũ viên chức có trình độ phù hợp, tuy nhiên công tác lập kế hoạch còn mang tính hình thức, chưa khai thác triệt để các yếu tố môi trường và nhu cầu thực tế.

So với các nghiên cứu trong lĩnh vực quản lý hành chính công, việc ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số tại Nhà trường đã tạo điều kiện thuận lợi nhưng vẫn cần đẩy mạnh hơn nữa để giảm tải áp lực cho bộ phận một cửa. Việc truyền thông và đào tạo viên chức chưa đồng đều ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ, đặc biệt kỹ năng giao tiếp và tư vấn còn hạn chế. Các biểu đồ thể hiện tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn, số lượng hồ sơ xử lý và mức độ hài lòng người dùng sẽ minh họa rõ nét hiệu quả và những điểm cần cải thiện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường phân tích môi trường và nhu cầu trong lập kế hoạch: Phòng Hành chính Tổng hợp cần áp dụng các công cụ phân tích môi trường hoạt động và khảo sát nhu cầu người sử dụng dịch vụ để xây dựng kế hoạch thực hiện quy chế sát thực tế hơn, đảm bảo mục tiêu cụ thể, khả thi. Thời gian thực hiện: hàng năm; Chủ thể: Phòng Hành chính Tổng hợp.

  2. Nâng cao năng lực đội ngũ viên chức bộ phận một cửa: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ hành chính, kỹ năng giao tiếp, tư vấn và sử dụng công nghệ thông tin. Đa dạng hóa hình thức đào tạo, kết hợp trực tiếp và trực tuyến. Thời gian: liên tục hàng năm; Chủ thể: Phòng Hành chính Tổng hợp phối hợp với các đơn vị đào tạo.

  3. Đẩy mạnh truyền thông quy chế một cửa, một cửa liên thông: Tăng cường tần suất và đa dạng kênh truyền thông như hội thảo, website, mạng xã hội, email để nâng cao nhận thức và hiểu biết của sinh viên, giảng viên và cán bộ về quy trình, quyền lợi và trách nhiệm khi sử dụng dịch vụ. Thời gian: liên tục; Chủ thể: Phòng Truyền thông phối hợp Phòng Hành chính Tổng hợp.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số sâu rộng hơn: Hoàn thiện hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ, tích hợp dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 để giảm thiểu thủ tục giấy tờ, tăng tính minh bạch và rút ngắn thời gian xử lý. Thời gian: đến năm 2030; Chủ thể: Ban Giám hiệu, Trung tâm Ứng dụng Công nghệ thông tin.

  5. Tăng cường kiểm soát và giám sát thực hiện quy chế: Thiết lập quy trình kiểm soát định kỳ và đột xuất chặt chẽ hơn, xử lý nghiêm các sai phạm, đồng thời công khai kết quả kiểm soát để nâng cao trách nhiệm và minh bạch. Thời gian: liên tục; Chủ thể: Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo các trường đại học: Giúp hiểu rõ về mô hình quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông, từ đó áp dụng hoặc điều chỉnh phù hợp với đặc thù từng trường nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hành chính.

  2. Cán bộ quản lý bộ phận một cửa và phòng hành chính: Cung cấp kiến thức về quy trình, phương pháp lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát quy chế, giúp nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng quản lý.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành quản lý kinh tế, chính sách công: Là tài liệu tham khảo quý giá về nghiên cứu thực tiễn quản lý hành chính trong giáo dục đại học, đồng thời cung cấp khung lý thuyết và phương pháp nghiên cứu bài bản.

  4. Các cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục và cải cách hành chính: Hỗ trợ đánh giá hiệu quả triển khai quy chế một cửa, một cửa liên thông tại các cơ sở giáo dục đại học, từ đó xây dựng chính sách, hướng dẫn phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quy chế một cửa, một cửa liên thông là gì?
    Quy chế một cửa là phương thức tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính tại một đầu mối duy nhất. Một cửa liên thông là sự phối hợp giữa các đơn vị trong trường để giải quyết thủ tục liên quan qua bộ phận một cửa, giúp giảm thời gian và tăng tính minh bạch.

  2. Những nhân tố nào ảnh hưởng đến quản lý thực hiện quy chế?
    Bao gồm nhân tố bên trong như cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, ứng dụng công nghệ thông tin và nhân tố bên ngoài như nhu cầu sử dụng dịch vụ, quy định pháp luật. Ví dụ, công nghệ thông tin giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý thực hiện quy chế?
    Cần tăng cường lập kế hoạch sát thực tế, đào tạo nâng cao năng lực viên chức, đẩy mạnh truyền thông, ứng dụng công nghệ và kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện. Ví dụ, đào tạo kỹ năng giao tiếp giúp viên chức phục vụ tốt hơn.

  4. Bộ phận một cửa tại Trường Đại học Kinh tế quốc dân hoạt động như thế nào?
    Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, chuyển hồ sơ đến đơn vị liên quan, theo dõi tiến độ, giải quyết và trả kết quả cho người sử dụng dịch vụ theo quy trình chuẩn, đảm bảo thời gian và chất lượng.

  5. Tại sao việc kiểm soát thực hiện quy chế lại quan trọng?
    Kiểm soát giúp phát hiện sai sót, điều chỉnh kịp thời, nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của người sử dụng. Ví dụ, qua kiểm soát định kỳ, bộ phận một cửa đã giảm thiểu các sai phạm và cải tiến quy trình.

Kết luận

  • Luận văn đã xây dựng thành công khung nghiên cứu quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học, làm rõ các khái niệm, bộ máy quản lý và nhân tố ảnh hưởng.
  • Phân tích thực trạng tại Trường Đại học Kinh tế quốc dân giai đoạn 2021-2023 cho thấy nhiều điểm mạnh như đội ngũ viên chức có trình độ cao, tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn trên 99%, nhưng cũng còn hạn chế trong lập kế hoạch và truyền thông.
  • Đề xuất các giải pháp trọng tâm gồm nâng cao lập kế hoạch, đào tạo viên chức, đẩy mạnh truyền thông, ứng dụng công nghệ và tăng cường kiểm soát thực hiện quy chế.
  • Định hướng hoàn thiện quản lý thực hiện quy chế đến năm 2030 nhằm xây dựng bộ máy quản lý hiện đại, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững của Nhà trường.
  • Khuyến nghị các đơn vị liên quan triển khai nghiêm túc các giải pháp, đồng thời tiếp tục nghiên cứu, đánh giá để điều chỉnh phù hợp trong từng giai đoạn phát triển.

Hành động tiếp theo là tổ chức các khóa đào tạo nâng cao năng lực cho viên chức bộ phận một cửa và hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý quy trình thủ tục hành chính. Các nhà quản lý và cán bộ liên quan được khuyến khích áp dụng kết quả nghiên cứu để nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính tại đơn vị mình.