CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ THỰC HIỆN QUY CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC 1. Quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học 1. Khái niệm, vai trò, nguyên tắc thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học - Nghị định số 61/2018/NĐ-CP đưa ra khái niệm rằng: + Cơ chế một cửa trong giải quyết thủ tục hành chính là phương thức tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân của một cơ quan có thẩm quyền thông qua bộ phận một cửa. + Cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính là phương thức phối hợp giữa các cơ quan có thẩm quyền trong tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết một thủ tục hành chính hoặc một nhóm thủ tục hành chính có liên quan với nhau, theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân thông qua bộ phận một cửa.
- Quy chế nói chung là một văn bản hoặc toàn thể các văn bản có chứa quy phạm pháp luật hoặc quy phạm xã hội do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự nhất định, có hiệu lực bắt buộc thi hành đối với các thành viên của cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế đó. - Như vậy, áp dụng các khái niệm nêu trên vào phạm vi của một trường đại học, đề án thống nhất rằng: + Cơ chế một cửa tại trường đại học là phương thức giải quyết công việc thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của trường đại học trong việc công khai, hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận một cửa của Nhà trường. + Cơ chế một cửa liên thông tại trường đại học là phương thức phối hợp giữa các đơn vị trực thuộc của trường đại học trong việc công khai, hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận một cửa của Nhà trường. + Quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học (hay viết đầy đủ là quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học) là một văn bản do 5 trường đại học ban hành quy định về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính cho sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh, cán bộ viên chức, cá nhân và tổ chức ngoài Nhà trường.
Nói cách khác, quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học là một văn bản do trường đại học ban hành quy định nguyên tắc làm việc, trách nhiệm, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của bộ phận một cửa. - Vai trò của quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học như sau: + Đảm bảo chất lượng và nâng cao hiệu quả dịch vụ hành chính công, từng bước nâng cao tính chuyên nghiệp, hiện đại trong việc giải quyết các thủ tục hành chính, tạo bước đột phá mạnh mẽ đối với nhiệm vụ cải cách hành chính, tạo điều kiện tốt nhất cho sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh, cán bộ viên chức, cá nhân và tổ chức ngoài Nhà trường trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính tại Nhà trường. + Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính, theo hướng chuyên nghiệp, hiệu quả, đảm bảo tính liên thông đồng bộ, thống nhất góp phần vào sự phát triển chung của Nhà trường. - Việc thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học cần tuân thủ một số nguyên tắc sau: + Công khai, đầy đủ, kịp thời các thủ tục hành chính, các mẫu biểu trên website của Nhà trường.
Các đối tượng sử dụng dịch vụ hành chính tại Nhà trường nộp hồ sơ và nhận kết quả tại bộ phận một cửa theo quy chế mà không phải trực tiếp đến bất kỳ đơn vị nào khác trong Nhà trường để làm việc. + Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại bộ phận một cửa. + Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị trong toàn Nhà trường trong giải quyết thủ tục hành chính. Nội dung quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học Ở mỗi trường đại học, nội dung của quy chế một cửa, một cửa liên thông sẽ có những khác biệt nhất định, phụ thuộc vào cách xây dựng quy chế của trường đại học đó.
Tuy nhiên, mục tiêu của quy chế ở mỗi trường đại học là như nhau, nên về cơ bản, quy chế sẽ có một số nội dung chính sau: - Thứ nhất, những quy định chung, thường bao gồm: Phạm vi, đối tượng áp dụng; Giải thích từ ngữ trong quy chế; Giải thích về chức năng, nhiệm vụ của bộ phận một cửa; Cơ chế phối hợp giữa bộ phận một cửa với các phòng chức năng liên quan; Nguyên 6 tắc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông; Phạm vi áp dụng cơ chế một cửa, một cửa liên thông. - Thứ hai, quy trình thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông: nội dung này trình bày quy trình thủ tục từ khâu tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ, giải quyết hồ sơ, trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa. - Thứ ba, tổ chức thực hiện: nội dung này đưa ra trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc Nhà trường trong việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông; quy định về khen thưởng, kỷ luật trong việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông. - Thứ tư, phụ lục: quy định về các biểu mẫu, các bộ quy trình giải quyết thủ tục hành chính cho từng nhóm đối tượng.
Quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học 1. Khái niệm và mục tiêu quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông - Khái niệm: Thuật ngữ “Quản lý” hiện nay được sử dụng rất rộng rãi, đã có nhiều tác giả đưa ra quan điểm của mình về khái niệm quản lý với những sự diễn đạt khác nhau. Nhưng tựu chung lại, những khái niệm đó đều có những điểm chung, thể hiện quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên các đối tượng quản lý thông qua các công cụ quản lý nhằm đạt được những mục tiêu nhất định. Trong cuốn giáo trình Quản lý học của Trường Đại học Kinh tế quốc dân, các tác giả đã đưa ra khái niệm như sau: Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức hoạt động và kiểm soát các nguồn lực và các hoạt động của tổ chức nhằm giúp tổ chức đạt được mục đích của mình với hiệu lực và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động.
(Nguyễn Thị Ngọc Huyền và cộng sự, 2019) Dựa vào khái niệm quản lý nêu trên và khái niệm về quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học, khái niệm về quản lý, đề án thống nhất khái niệm như sau: Quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông là quá trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát hoạt động thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông của bộ phận một cửa, nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ hành chính của trường đại học, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Nhà trường. - Mục tiêu: Mục tiêu của quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học là: Đảm bảo quy chế được thực hiện hiệu quả; Góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính của trường đại học và hiệu quả hoạt động của Nhà trường. Bộ máy quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông 1. Cơ cấu bộ máy quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông Chịu trách nhiệm quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học bao gồm: Hiệu trưởng trường đại học; 01 Phó Hiệu trường phụ trách hành chính; Phòng Hành chính, Tổng hợp.
Trong đó, phòng Hành chính, Tổng hợp là cơ quan đầu mối quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học, phòng này thực hiện quản lý thông qua bộ phận một cửa trực thuộc. Theo đó, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học bao gồm các cá nhân, bộ phận như sau: - Hiệu trưởng trường đại học: có vai trò định hướng, chỉ đạo và điều hành chung công tác quản lý thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Hiệu trưởng xác định tầm nhìn và mục tiêu của nhà trường trong việc triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông, gắn liền với mục tiêu chung của nhà trường; ban hành các quy định, quy chế cụ thể về tổ chức và hoạt động của bộ phận một cửa, đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong công việc. - Phó Hiệu trưởng trường đại học phụ trách hành chính: tham mưu, giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác quản lý phòng Hành chính, Tổng hợp- là đầu mối quản lý thực hiện quy chế một cửa, một cửa liên thông tại trường đại học.
- Trưởng phòng Hành chính, Tổng hợp, chịu trách nhiệm sau: + Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác quản lý thực hiện quy chế tại bộ phận một cửa. + Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể cho từng cán bộ, viên chức thuộc bộ phận một cửa. + Hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức thuộc bộ phận một cửa về công tác quản lý thực hiện quy chế. + Thực hiện kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế tại bộ phận một cửa.
+ Báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện quy chế tại bộ phận một cửa. + Báo cáo đột xuất về những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện quy chế tại bộ phận một cửa. + Tham mưu cho lãnh đạo trường đại học về công tác quản lý thực hiện quy chế. - Phó Trưởng phòng Hành chính, Tổng hợp phụ trách bộ phận một cửa, chịu trách nhiệm giúp Trưởng phòng quản lý thực hiện quy chế tại bộ phận một cửa.