MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ch.5 – QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN ThS. Tạ Việt Phương phuongtv@uit.vn Nội dung 1. Các quy trình quản lý thời gian dự án 3. Các kỹ thuật rút ngắn lịch biểu 2 1.
Giới thiệu • PMBOK 6 sử dụng Project Schedule Management thay vì Project Time Management (như trong PMBOK 4): Quản lý thời gian dự án, Quản lý lịch biểu dự án, Quản lý tiến độ dự án, Quản lý lịch trình dự án … • Bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn và theo kế hoạch. • Vai trò: Thời gian là một trong ba yếu tố quan trọng ràng buộc của dự án quyết định sự thành công của dự án (thời gian, chi phí và phạm vi). Giới thiệu • Tầm quan trọng Thời gian quá hạn • Kết thúc dự án đúng 250% 222% hạn là một trong 200% 163% những thách thức 150% lớn nhất. Vì thời gian 100% là thuộc tính có tính 50% linh hoạt ít nhất.
0% 1995 2001 • Vấn đề lịch biểu là lý do chính dẫn đến xung đột trong dự án, đặc biệt là trong nửa sau của dự án. • Hình: Báo cáo của Standish Group Chaos Report 5 1. Giới thiệu • Quản lý tiến độ dự án cung cấp một kế hoạch chi tiết trình bày cách thức và thời điểm dự án sẽ cung cấp các sản phẩm, dịch vụ và kết quả được xác định trong phạm vi dự án và đóng vai trò là công cụ để giao tiếp, quản lý kỳ vọng của các bên liên quan và làm cơ sở để báo cáo hiệu suất. • Nhóm quản lý dự án chọn phương pháp lập kế hoạch, chẳng hạn như critical path hoặc phương pháp tiếp cận linh hoạt (agile).
Sau đó, dữ liệu dự án như các hoạt động (activity), ngày dự kiến, thời lượng, nguồn lực, sự phụ thuộc và ràng buộc, được nhập vào công cụ quản lý tiến độ để tạo mô hình lịch trình cho dự án. Giới thiệu • Đối với các dự án nhỏ hơn, việc xác định các hoạt động, sắp xếp các hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động và phát triển mô hình lịch trình được liên kết chặt chẽ đến mức được xem như một quy trình duy nhất có thể được thực hiện bởi một người trong một khoảng thời gian tương đối ngắn. • Khi có thể, lịch trình chi tiết của dự án phải linh hoạt trong suốt dự án để điều chỉnh kiến thức thu được, nâng cao hiểu biết về rủi ro và các hoạt động có giá trị gia tăng. Giới thiệu • Xu hướng và phương pháp mới trong quản lý tiến độ dự án: Lập kế hoạch thích ứng: xác định một kế hoạch nhưng thừa nhận rằng khi công việc bắt đầu, các ưu tiên có thể thay đổi và kế hoạch cần thay đổi tương ứng.
• Lập kế hoạch lặp iterative với backlog. Đây là dạng lập kế hoạch cuốn chiếu dựa trên vòng đời adaptive, ví dụ như phương pháp agile để phát triển sản phẩm. Yêu cầu được lập tài liệu trong yêu cầu người dùng (user stories) sau đó được phân loại ưu tiên và làm rõ trước khi xây dựng, và đặc tính sản phẩm được phát triển sử dụng hộp thời gian (time-boxed). Phương pháp này thường được dùng để tạo ra giá trị tăng dần cho khách hàng.
Lợi ích của nó chính là cho phép thay đổi diễn ra trong quá trình dự án 8 1. Giới thiệu • Tiến độ theo nhu cầu (On-demand Scheduling). Phương pháp này, cụ thể là hệ thống Kanban. Phương pháp On- demand không dựa vào tiến độ đã được phát triển trước đó để tạo ra sản phẩm hoặc sản phẩm tăng dần, nhưng dựa vào việc kéo (pull) công việc từ backlog hoặc hàng chờ để thực hiện ngay lập tức với nguồn lực có sẵn.
Giới thiệu • Tailoring: Vì mỗi dự án là duy nhất, người quản lý dự án cần điều chỉnh các quy trình quản lý tiến độ một cách phù hợp: • Phương pháp vòng đời dự án (life cycle approach). Phương pháp nào phù hợp nhất với tiến độ chi tiết? • Nguồn lực có sẵn. Nhân tố nào ảnh hưởng đến thời lượng (nguồn lực, năng suất). • Quy mô dự án.
Độ phức tạp, mức độ không chắc chắn về kỹ thuật, tốc độ, theo dõi tiến độ? • Công nghệ hỗ trợ. Có công nghệ để hỗ trợ phát triển, lưu trữ, chuyển, nhận mô hình tiến độ? Có sẵn sàng để tiếp cận không? 10 2. CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN Nội dung Các quy trình quản lý thời gian dự án 1. Lập kế hoạch quản lý lịch biểu - Plan Schedule Management 2.
Xác định các hoạt động (Định nghĩa các hoạt động) - Define Activities 3. Sắp xếp thứ tự các hoạt động - Sequence Activities 4. Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động - Estimate Activity Durations 5. Phát triển lịch biểu - Develop Schedule 6.
Kiểm soát lịch biểu - Control Schedule 12 Nội dung Nội dung 14 2.1 Lập kế hoạch • Là quy trình thiết lập các chính sách, thủ tục và tài liệu cho việc lập kế hoạch, phát triển, quản lý, thực thi và kiểm soát lịch trình dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và định hướng về quản lý lịch trình trong suốt dự án.1 Lập kế hoạch 16 2.1 Lập kế hoạch • Kế hoạch quản lý tiến độ (Schedule management plan): một thành phần của kế hoạch quản lý dự án nhằm thiết lập các tiêu chí và hoạt động để phát triển, giám sát và kiểm soát tiến độ. Kế hoạch này có thể chính thức hoặc không chính thức, có mức độ chi tiết cao và được phổ biến dựa trên nhu cầu của dự án.2 Xác định các hoạt động • Quá trình xác định và ghi lại các hành động cụ thể sẽ được thực hiện để tạo ra các sản phẩm bàn giao của dự án. Lợi ích chính của quy trình này là nó phân tách các gói công việc thành các hoạt động theo lịch trình cung cấp cơ sở cho việc ước tính, lập lịch trình, thực hiện, giám sát và kiểm soát công việc của dự án.
• Quá trình này được thực hiện xuyên suốt dự án.2 Xác định các hoạt động 19 2.2 Xác định các hoạt động 20 2.2 Xác định các hoạt động • Làm nền tảng cho phát triển các lịch biểu • Lịch biểu dự án bắt nguồn từ tài liệu khởi động dự án • Bản tuyên bố dự án có chứa ngày bắt đầu và kết thúc, cùng với thông tin về ngân sách. • Tuyên bố phạm vi và WBS giúp xác định cần phải làm những gì. • Xác định hoạt động đòi hỏi phát triển WBS chi tiết hơn, cùng với những lời giải thích để hiểu được tất cả những việc cần làm, nhằm có được các ước lượng phù hợp với thực tế.2 Xác định các hoạt động • Các gói công việc của dự án được chia nhỏ thành những thành phần gọi là các hoạt động (activity), • Activity còn gọi là một thành phần của công việc thực hiện trong quá trình của một dự án. • Xác định các hoạt động cụ thể nhằm • Tạo ra những sản phẩm trung gian của dự án • Làm cơ sở cho việc ước lượng, lập lịch, thực thi và điều khiển công việc của dự án 22 2.2 Xác định các hoạt động • Danh sách hoạt động (activity list) là một bảng các hoạt động được đưa vào lịch trình dự án bao gồm: • Tên hoạt động • Mã số nhận dạng hoạt động • Mô tả ngắn gọn về hoạt động 23 2.2 Xác định các hoạt động • Các thuộc tính hoạt động: cung cấp nhiều thông tin • Hoạt động trước • Hoạt động kế • Mối quan hệ logic, • Thời gian sớm và trễ • Yêu cầu tài nguyên, • Các ràng buộc • Các giả định liên quan đến hoạt động 24 2.2 Xác định các hoạt động • Lập kế hoạch cuốn chiếu (Rolling wave planning): kỹ thuật lập kế hoạch lặp đi lặp lại, trong đó công việc cần hoàn thành trong thời gian tới (tương lai gần) được lên kế hoạch chi tiết, trong khi công việc tiếp theo trong tương lai (xa hơn) được lên kế hoạch ở cấp độ cao hơn (tổng quát hơn).2 Xác định các hoạt động • Kết quả của quy trình xác định các hoạt động • Danh sách hoạt động • Thuộc tính hoạt động • Danh sách các mốc thời gian quan trọng của dự án (milestone): Danh sách các mốc quan trọng xác định tất cả các mốc quan trọng của dự án và cho biết cột mốc đó là bắt buộc, chẳng hạn như những cột mốc theo yêu cầu của hợp đồng hay tùy chọn, chẳng hạn như những cột mốc dựa trên thông tin lịch sử.
• Yêu cầu thay đổi (Change requests) • Cập nhật kế hoạch quản lý dự án 26 2.3 Sắp xếp thứ tự các hoạt động • Quá trình xác định và lập thành văn bản các mối quan hệ giữa các hoạt động của dự án. • Xem xét các hoạt động và xác định quan hệ phụ thuộc. Phụ thuộc bắt buộc cố hữu do bản chất công việc Phụ thuộc tùy chọn xác định bởi nhóm dự án Phụ thuộc ngoài và quan hệ giữa các hoạt động bên phụ thuộc nội bộ ngoài và bên trong dự án • Phải xác định các quan hệ phụ thuộc mới dùng được phương pháp đường găng (CPM - Critical Path Method) 27 2.3 Sắp xếp thứ tự các hoạt động 28 2.3 Sắp xếp thứ tự các hoạt động 29 2.3 Sắp xếp thứ tự các hoạt động • Các công cụ và kỹ thuật: • Phương pháp lập sơ đồ ưu tiên. • Xác định và tích hợp phụ thuộc.
• Leads và lags (đẩy nhanh hay trì hoãn) • Hệ thống thông tin quản lý dự án 30 2.3 Sắp xếp thứ tự các hoạt động • Kỹ thuật biểu đồ mạng (network diagram) • Biểu đồ mạng là kỹ thuật được dùng để chỉ ra trình tự hoạt động. • Biểu đồ mạng hiển thị quan hệ logic giữa các hoạt động của dự án, hoặc thứ tự các hoạt động của dự án. • Trong một số tài liệu, sơ đồ được gọi là sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) bao gồm cả 2 phương pháp AOA và AON nhưng bổ sung thêm thời gian của các hoạt động dự án và 3 ước lượng thời gian.3 Sắp xếp thứ tự các hoạt động • Phương pháp biểu đồ mũi tên - Arrow Diagramming Method (ADM). • Còn gọi là biểu đồ Mạng Activity-On-Arrow (AOA).
• Hoạt động biểu diễn bằng mũi tên. • Node hay vòng tròn là điểm bắt đầu hay kết thúc của hoạt động. • Đôi khi yêu cầu các hoạt động giả • Nhấn mạnh các sự kiện; cột mốc có thể dễ dàng được gắn cờ 32 2.3 Sắp xếp thứ tự các hoạt động • Phương pháp biểu đồ mũi tên - Arrow Diagramming Method (ADM).