CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1 Một số lý thuyết về nguyên vật liệu và nhiệm vụ kế toán 1.1 Khái niệm và phân loại nguyên vật liệu 1.1 Các khái niệm - Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp để chế tạo ra sản phẩm. Nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp sản xuất luôn đóng một vai trò hết sức quan trọng, nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn từ 60 – 90% tổng số hàng tồn kho của Doanh nghiệp và chiếm phần lớn tổng giá thành sản phẩm, chính vì vậy quá trình hạch toán nguyên vật liệu phải luôn được thực hiện một cách nghiêm túc và chính xác - Tài sản ngắn hạn là tiền và các tài sản khác có khả năng chuyển đổi thành tiền trong 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh. Bao gồm: Tiền, Chứng khoán đầu tư ngắn hạn, Nợ phải thu ở khách hàng, Hàng tồn kho, Các tài sản ngắn hạn khác. - Hàng tồn kho là tài sản trong khâu dự trữ của quá trình sản xuất kinh doanh, là loại tài sản ngắn hạn vì nó thường được bán đi trong vòng một chu kỳ hoạt động kinh doanh thông thường.
Ở DN thương mại HTK là hàng hóa mua về để bán, CCDC,… Ở DN SX thì HTK là: NVL, CCDC, Sản phẩm dở dang và thành phẩm 1.2 Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp xây dựng nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. ❖ Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: GVHD: TS Nguyễn Tuấn Duy 5 SVTH: Nguyễn Thị Hoài Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của các công trình tạo ra. Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt thành vật liệu xây dựng, vật liệu kết cấu và thiết bị xây dựng.
Các loại vât liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo nên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, sắt, thép, đá,… Vật liệu kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị xây dựng tạo ra như thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi, thiết bị nhà tắm… - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của các công trình xây dựng. Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình xây dựng các công trình, hạng mục công trình: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, đáp ứng nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ… phục vụ cho quá trình xây dựng các công trình.
- Nhiên liệu: là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình thi công, tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt,…dùng để phục vụ cho quá trình xây dựng cơ bản, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động phục vụ cho quá trình thi công XDCB. - Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất… GVHD: TS Nguyễn Tuấn Duy 6 SVTH: Nguyễn Thị Hoài Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình XDCB. - Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của công ty, yêu cầu kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật liệu. ❖ Căn cứ vào nguồn gốc vật liệu: -Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài. -Nguyên liệu, vật liệu tự gia công chế biến.
❖ Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên liệu, vật liệu: -Nguyên liệu, vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh. -Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý. -Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận là mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh.
Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60 - 70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật GVHD: TS Nguyễn Tuấn Duy 7 SVTH: Nguyễn Thị Hoài Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại thấp tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường.
Do vậy việc quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng. Trong khâu thu mua: Các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả của nguyên vật liệu được thu mua.
Quản lý chặt chẽ cả về mặt tiến độ, thời gian cần thiết cho quá trình thu mua. Trong khâu dự trữ, bảo quản: Để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện việc tổ chức kho hàng, bến bãi phải trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, chế độ bảo quản theo đúng tính chất lý hoá của nguyên vật liệu để giảm bớt hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng của nguyên vật liệu. Trong khâu sử dụng: Doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm.
Do vậy trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Các loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ. Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại nguyên vật liệu kể cả về số lượng, chất lượng, chủng loại nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. Để thực hiện được các công việc nêu trên, kế toàn cần làm tốt các nhiệm vụ sau: GVHD: TS Nguyễn Tuấn Duy 8 SVTH: Nguyễn Thị Hoài Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán - Ghi chép, tính toán, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho; đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ chính xác, kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình các mức tiêu hao nguyên vật liệu. - Phân bổ hợp lý nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu hụt, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời xử lý, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. - Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng loại nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ kế toánnguyên vật liệu, tổ chức kế toán cần làm tốt các yêu cầu sau: - Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài Chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ.